I flere uger har jeg nu søgt efter et brugervenligt websted eller en applikation, der giver mig mulighed for at holde og gemme protokollen fra møder. Den traditionelle tekstdokumentfremgangsmåde er ikke længere en produktiv måde at tage minutter på. Det er simpelthen at skrive på en tom fil, der ikke giver mulighed for hurtigt samarbejde, opdateringer af protokollen eller et sted at sikkerhedskopiere og gennemgå de seneste minutter.
Tilbage i januar dækkede vi de 6 bedste gratis online mødeværktøjer til samarbejde med dit team De 6 bedste gratis online mødeværktøjer til samarbejde med dit team De 6 bedste gratis online mødeværktøjer til at samarbejde med dit team Små teams behøver ikke dyre enterprise apps til samarbejde. Her er seks fantastiske værktøjer, som du kan bruge til at styre dit holds data, kommunikation og meget mere. Gratis. Læs mere, men nu vil jeg tilføje Agreedo som et nyttigt værktøj til indstilling af dagsorden, minutoptagelse og rapportering.
Opsætning af møder
Du starter med at oprette et møde på Agreedo og sende en invitation til holdmedlemmer til at logge ind på webstedet for at se og endda give input til møde dagsorden.
Du kan oprette online møder som Offentlige - som er synlige for alle - eller Privat, hvor det kun er synligt for personer, der er opført som deltagere. Du kan vælge at få minutter "modereret", hvilket kun betyder, at skaberen af mødet kan tilføje eller ændre elementer. Alle andre deltagere kan kun tilføje kommentarer.
Når du sender ud invitationer, modtager inviterede en mail med en vedhæftet kalenderdato, der kan åbnes i Outlook, Notes eller iCal. Onlineværktøjet selv virker i alle større browsere.
Mødeforberedelse
Agreedo tilbyder fire forskellige dagsordner: Info, Beslutning, Opgave og Emne . Disse elementer hjælper dig faktisk med at se, hvad der er de vigtigste oplysninger, der skal tilføjes til mødereferatet. Der er typisk masser af diskussioner og undertiden argumenter om meget vigtige spørgsmål på et møde, men for at få det gjort skal opgaver identificeres og tildeles, og vigtige beslutninger skal træffes.
Så før der afholdes et møde, er det vigtigt at lave og prioritere en liste over dagsordenspunkter til mødet. Hvis et møde består af de samme holdmedlemmer, kan du måske lade protokollen være umoderne, så andre kan tilføje elementer til protokollen.
Mødeelementer kan flyttes rundt, men desværre er der ingen måde at tildele varighedstider til hver dagsorden, selvom du kan oprette en varighed for hele mødet selv.
Du kan også sætte underelementer under hvert hovedelement, og hver sektion af elementer kan gemmes, da de er færdige i mødet.
Samarbejdsfunktioner
Det, der er mest nyttigt om Agreedo, er, at dagsordenerne bliver sendt online, hvilket giver mulighed for samarbejde. Teammedlemmer kan også logge ind på Agreedo ved enten at registrere sig på webstedet eller ved at bruge deres Google-login.
Hvis du tillader, at protokollen bliver unmoderated, kan inviterede deltagere ændre dagsordensobjekter. Dette er en god ide, men en mere avanceret proces vil kun give udvalgte inviterede mulighed for at ændre dagsordensobjekter og ikke alle deltagere inviteret til et møde.
Hvis du vælger at have et møde modereret, betyder det, at deltagerne kun kan tilføje kommentarer til dagsordensobjekter. Selv denne form for samarbejde er nyttigt for at gøre møderne mere produktive, fordi du faktisk kan begynde at få input til mødet, før mødet afholdes. Ud over at kommentarer tilføjes til at møde emner, kan filer også vedhæftes til dagsordensobjekter. Links til online ressourcer skal dog oplyses i kommentarfeltet. Der er ikke et dedikeret værktøj til webadresser.
Et andet træk, jeg ville ønske til Agreedo, er, at beslutningselementet oprettes, så direkte afstemninger kan sendes for at sige datoen for en begivenhed, det beløb, der skal bruges til en budgetteret genstand og andre afstemningsbeslutninger, der skal være lavet.
Holding møder
Når du holder møder, indeholder Agreedo en indbygget timer. Hvis du holder et møde online, kan deltagerne bruge et værktøj som WebEx til at se minutterne online. Eller deltagerne kan logge ind i mødeprotokollen og opdatere siden, da minutter opdateres under mødet.
Før og under mødet kan du tildele opgaver og forfaldsdatoer til personer i mødet.
Indlægsmøder
Hvad der gør et onlineværktøj som Agreedo mere nyttigt end traditionelle metoder, er, at alle minutter kan gemmes online til gennemgang, samt trykt eller eksporteres som et Excel-dokument. Du kan også sende et link til minutter online. Deltagerne kan modtage e-mail påmindelser om de opgaver, de har tilmeldt, samt se alle de opgaver, de er tildelt.
Der er også en "opfølgende" mødefunktion, som giver dig mulighed for at kontrollere og overføre dagsordener fra det foregående møde til det næste. Dette er en lille tidsbesparende, især for personer, der er pålagt at tage minutter og følge opfølgningen.
Der er ingen tvivl om, at mange brugere af Agreedo vil have forskellige funktionsanmodninger til denne online side, men for nu er jeg bare glad for, at den eksisterer, for det er lang tid.
Agreedo er i øjeblikket helt gratis uden prisplaner. Lad os vide, hvad du synes om dette websted, og hvad du gerne vil se tilføjet til det.
Billedkredit: Shutterstock