At have flere projekter både på arbejdspladsen og hjemme er som en mugg, der vokser på dine kabinevægge. En meldug, der udstråler angst og forfærdelse, når du blomstre længere bagud og taber på, hvor du er færdig, og hvad der skal gøres. Heldigvis er der et relativt simpelt system, der tilbydes for at rydde op den meldug, pålideligt styre disse projekter tilbage på sporet og holde det på den måde.
Indtast fuld horisontplanlægning
Dette system kaldes "Full Horizon Planning" (FHP), et begreb udarbejdet og illustreret af matematik professor og produktivitets salvie, Cal Newport. FHP er et workflow-system, der tager din stort set uhensigtsmæssige liste 4 Populære produktivitetstips, der bør ignoreres 4 Populære produktivitetstips, der skal ignoreres Nogle af produktivitetsforslagene, der sælges til os, er nogle gange ubegrundet og ofte forvekslet. Lad os debunkere nogle af disse produktivitetsmyter ved at vise, at det modsatte kan lige så sandsynligt være sandt. Læs mere og omdanne det til noget, der både er mere håndterbart og mere respektfuldt af din tid. Det er også fantastisk ubrydeligt når det kommer til de garanterede, daglige distraktioner.
Når Newport taler om workflow-systemer, definerer han disse som et "sæt vaner og værktøjer, der bruges til at organisere, hvad du gør, og når du gør det. Og når han siger "effektiv", refererer han til mængden af værdi, du producerer ".
Fra denne definition er det klart, at FHP ikke fremmes som systemet til at styre alle systemer. Det kan ikke være egnet til dit eget arbejde, men det er absolut værd at overveje. Kort sagt, det er et alternativ, der ligner andre systemer som David Allens Få ting færdige. Organiser 2015: Lær kampsporten om at få færdige ting. [Ting at se] Organiser 2015: Lær kampsporten om at få ting færdige [Ting at se ] Har du nogensinde spekuleret på, hvorfor de succesrige, over-achievers altid synes at holde et køligt hoved? Læs mere, monotasking Få ting færdige: 10 Inspirerende videoer til at øge din produktivitet Få ting gjort: 10 Inspirerende videoer til at øge din produktivitet I stedet for at du går gennem hver videokanal på YouTube, troede vi, at vi ville lette byrden og anbefale nogle få valg klip, der fortæller dig, hvordan du øger din produktivitet. Læs mere, og tid blokerer Time Blocking - Den hemmelige våben til bedre fokuseringstid - Den hemmelige våben til bedre fokus Leder du efter en mere effektiv måde at organisere dine arbejdsdage på? Prøv tidspærring. Denne tidshåndtering taktik kan hjælpe med at holde dig på rette spor, mens du holder distraktioner, udskydning og uproduktive multitasking i bugt. Læs mere . Fuld horisontplanlægning er både en agglomeration og afskæring af dele af disse ideer. Tillad mig at omskrive Newport's forklaring.
- Hvert projekt du er midt i, bør kategoriseres som enten sovende eller aktiv .
- Sovende projekter skal indleveres uden afvejs, men revideres regelmæssigt.
- Når et projekt fremmes til aktiv status, skal der udarbejdes en detaljeret plan for, hvordan projektet skal gennemføres.
Når det drejer sig om at planlægge aktive projekter, bør du ikke beskæftige sig med abstraktioner, men "direkte med tidens brutale fysikalitet". Det betyder:
"På månedsniveau ved jeg, hvilke uger jeg vil arbejde på projektet, og først når jeg kommer til disse uger planlægger jeg hvilke dage jeg vil arbejde på det, og først når jeg kommer til de specifikke dage, finder jeg ud af hvilke timer det vil forbruge. "
Denne tilgang gør det langt mindre sandsynligt, at du vil overcommit, så du kan planlægge mere effektivt og få mere ud af din tid.
For mange mennesker planlægger præcis hvilke opgaver de vil udfylde, på hvilke bestemte dage, måske endda måneder i forvejen. Dette giver ingen plads til det virkelige liv. Med blot et par syge dage eller ekstra opgaver kan hele systemet falde i forfald.
Jeg tror, at et eksempel er i orden. Jeg vil bruge skærmbilleder fra Trello (læs vores opskrivning Trello - Et unikt, enkelt og kraftfuldt projektstyringssystem fra et godt hjem Trello - Et unikt, simpelt og kraftfuldt projektstyringssystem fra et godt hjem betyder navnet Joel Spolsky noget til dig? Hvis du vil, vil du læse dette indlæg, fordi det viser Spolskys nyeste og største projekt. Og hvis ikke, skal du vide, at dette er ... Læs mere) for at vise dig, hvordan du kan organisere denne arbejdsgang system inden for en sådan platform.
Opsæt Trello Board
Det er på ingen måde den eneste måde at konfigurere Trello til dette system, men det er en der har arbejdet for mig. Opsæt fire "lister".
- En liste over alle aktive og sovende projekter.
- En liste over, hvad du skal tackle i den kommende måned, og de uger, hvor visse ting skal færdiggøre (ikke tilføj nogen info til dette endnu).
- En liste over, hvad du skal gøre i denne uge, og på hvilke dage.
- En liste over opgaver, der skal færdiggøre i dag.
Når du har tilføjet alle dine projekter til "Project" -listen, skal du markere dem, der er aktive med en farvet "label". Jeg kapitaliserer også disse projekter for at sikre, at de skiller sig ud.
Skriv projektoversigter
Klik derefter på den første af dine aktive projekter, og skriv en kommentar med detaljer om hvad du skal gøre, bredt og praktisk, og stort set hvornår. I dette eksempel antager jeg, at hvert projekt varer et antal måneder. Dette giver dig mulighed for virkelig at forstå hvad der er nødvendigt af dig, og du kan begynde at forstå, hvordan du bedst kan strukturere opgaverne. Gør dette for hver af dine aktive projekter.
Bemærk: Dette er det første niveau af granularitet. Du behøver ikke at tildele bestemte uger, dage eller gange til disse opgaver endnu.
Planlæg ud denne måned (en gang om måneden)
Du bør sigte mod at gøre dette i begyndelsen af hver måned. Baseret på de kommentarer, du netop skrev til hver af dine aktive projekter, skal du kunne se, hvilke behov der skal udføres inden udgangen af denne måned.
Læg hver af disse milepæle ud som en separat "flise" på denne liste og mærket disse med den tilsvarende farve (samme farve som den aktive opgave den vedrører), så du nemt kan se, hvilket projekt den opgave handler om. Bestem nu hvilke uger i løbet af denne måned du vil arbejde på disse individuelle milepæle.
Du er velkommen til at duplikere opgaven, eller opdele den i underopgaver, hvis du skal arbejde på det i løbet af nogle uger i denne måned.
Nu ved starten af hver måned ved du stort set hvilke opgaver du skal gøre inden udgangen af hver uge . Hvis du ikke opfylder nogen af disse milepæle, skal du blot flytte tingene rundt lidt, så du stadig kan gennemføre det samlede projekt inden for den endelige frist.
Planlæg ud denne uge (en gang om ugen)
Første ting på mandag morgen, tjek den relevante uge på listen "Denne måned" for at se, hvad du skal tackle i løbet af de næste par dage.
Tag denne tid til at trække hver af disse opgaver på tværs af listen "Denne uge", og beslut om, hvilke dage du vil bruge tid til disse elementer.
Igen, hvis du skal opdele opgaverne i underopgaver eller duplikere dem, skal du gå videre. Hvis du fandt ud af i sidste uge, at du havde et kursus til at deltage i onsdag, kan du nu strukturere din tidsplan omkring dette nemt.
Planlæg i dag (en gang om dagen)
I starten af hver dag skal du bruge 10-15 minutter planlægning, baseret på opgaverne i denne uge, hvordan du bruger din tid for at sikre at du rammer disse milepæle. Så dra igen de relevante elementer fra listen Denne uge til listen Today .
På dette stadium af granularitet kan tingene ændres hurtigt, så husk det, og vær forberedt på at ændre din plan baseret på disse distraktioner. Men ved at bevidst sætte til side specifikke klokkeslæt og har selvdisciplinen at holde fast i tidsplanen så vidt som muligt, er du langt mere tilbøjelig til at fuldføre, hvad der skal fuldføres.
I eksemplet ovenfor kan du se, at hele arbejdsdagen er blevet planlagt, herunder møder, opkald og svar på e-mails. Nøgleopgaven er opdelt i to separate blokke af tid.
I slutningen af hver dag skal du slette listen Today . I slutningen af hver uge rydder du denne uge liste. Og i slutningen af hver måned rydder du denne månedsliste, og begynder igen ved at gennemgå dine projekter.
Gør dette til en vane
Som du forhåbentlig kan se, er dette et system bygget til dem, der følger en række forholdsvis komplekse projekter. Det er for folk, der skal opfylde en række frister uden at låse sig ind i en forudindstillet rutine og tidsplan, der er dikterede uger, eller endda måneder på forhånd.
Når du får fat i denne rutine i løbet af et par uger, lærer du hurtigt, om det er for dig. Hvis du kan lide dette system, skal tidsrammen være tilstrækkelig til at redigere systemet som angivet ovenfor, så det fungerer effektivt for dine specifikke behov. Først da vil det synke ind som en vane.
Andre opsætninger
Fysiske notesbøger
Hvis du ikke kan lide at bruge Trello, eller hellere vil bruge dette system i en anden indstilling, er der et par muligheder. Newport selv bruger et udvalg af notesbøger . Brug af fysisk pen og papir kan faktisk bidrage mere 6 Simple Årsager til, at papir stadig kan være din Killer Productivity App 6 Simple grunde til, at papiret stadig kan være din Killer Productivity App Papir kan være et mere kraftigt værktøj til produktivitet end en computer eller en berøringsenhed, og bør ikke umiddelbart afskediges. Ikke overbevist? Her er seks grunde til, at papir stadig er relevant. Læs mere end du måske tror på din produktivitet. Hver notesbog repræsenterer et andet niveau af granularitet: måned, uge og dag, så han kan hurtigt skifte skift til hans tidsplaner, hvis og når de er nødvendige.
Evernote & OneNote
Et andet alternativ er værktøjer som Evernote eller OneNote . Du kan indstille dette på nøjagtig samme måde som Newport bruger fysiske notesbøger. Oprettelse af en ny notesbog OneNote er nu helt gratis med flere funktioner end før OneNote er nu helt gratis med flere funktioner end før Evernote regulerer ikke længere roost for notatoptagende apps. Microsoft meddelte for nylig OneNote ville være mere gratis end nogensinde før. Lad os vise dig, hvad det betyder hvad angår funktioner og funktionalitet. Læs mere for hvert niveau af granularitet, du har brug for (se nedenfor). Følg derefter trinene, som ligner ovenstående, for at holde disse opdaterede. Mit eneste problem med denne tilgang er, at der er meget at klikke frem og tilbage mellem forskellige notesbøger, hvorfor jeg foretrækker at bruge Trello, hvor de fleste af oplysningerne kan ses med et blik og kan flyttes meget nemt.
Excel
Hvis du er en Excel slags person, er en potentiel løsning at genskabe det layout, vi oprettede i Trello. Dette gør det, men at flytte opgaver rundt og ændre deres ordre er vanskeligere, når du har celler til at bevæge sig. Spar tid med tekstoperationer i Excel. Spar tid med tekstoperationer i Excel. Excel kan gøre magi med tal, og det kan håndtere tegn lige så godt. Denne vejledning viser, hvordan du analyserer, konverterer, erstatter og redigerer tekst i regneark. Disse grundlæggende grunde giver dig mulighed for at udføre komplekse transformationer. Læs mere, snarere end blot at trække og slippe. Hvis du hellere vil have mindre information på en side, kan du altid oprette nye faner til projekter, denne måned, denne uge og i dag.
Kunne FHP arbejde for dig?
Full Horizon Planning er et workflow-system, som betyder at du kan styre flere projekter uden at skulle forpligte sig til skemaer, som du heller ikke rigtig kan forudsige eller ikke kan kontrollere.
Der er ingen tvivl om, at dette "system kræver mere forudgående investering i mental energi end at kaste fra frist til deadline, og det ville bestemt ikke fungere for alle typer job". Men det har været en stor bidragyder til Newports egen bemærkelsesværdige produktivitet i akademiet, blogging og forfatterskab, samtidig med at han sørger for, at han sjældent arbejder forbi 17:00 uden at blive brændt ud. Programmering Burnout: Sådan genvinder du din tabte motivation Programmering Burnout: Sådan genvinder du din tabte motivation Skriver alle disse linjer af kode kan dræne fysisk og følelsesmæssigt. Alt du behøver for at komme op igen er bevidstheden om, at motivation kan genfindes. Læs mere .
Tror du, at dette er et workflow system, du kan gøre brug af? Hvordan skulle du vedtage det til din egen karriere? Eller er der et system, der virker mere effektivt 3-Strike-systemet: Sådan prioriterer du din opgaveliste 3-Strike-systemet: Sådan prioriterer du din opgaveliste Får du ikke igennem din opgaveliste? Problemet er måske ikke din produktivitet, det kan bare være dine prioriteter. Lad os lære at prioritere opgavelisten og få tingene gjort. Læs mere for dig?
Billedkredit: Udmattet forretningskvinde af Piotr Marcinski via Shutterstock, 40 + 235 af Bark via Flickr