Har du nogensinde modtaget en mødeanmodning på arbejdspladsen og blot ridset dit hoved? Du spekulerer på, hvad nøjagtigt mødet handler om, hvad der vil blive diskuteret, og måske endda hvorfor du blev inviteret. Du kigger på de andre inviterede i håb om et tip, men er stadig uklart.
Nogle siger, at hvis du modtager en vag møde invitation, skal du bare afvise det. Nu, om du er enig i det eller ej, hvis du er koordinator, er det værd at risikere, at hovedskrabere vil falde, bare fordi de er forvirrede?
Med lidt fortanke og de rigtige værktøjer kan du sørge for at dit mødemål er klart Fed Up Of Inefficient Meetings? Send disse 8 regler til din chef Fed op af ineffektive møder? Send disse 8 regler til din chef Hvis et møde er velorganiseret, er der ingen grund til, at det ikke kan øge produktivitet, følelse af formål og moral. Her er nogle regler, der skal følges for effektive møder. Læs mere og reducer risikoen for faldende deltagere på grund af en uklar mødeforespørgsel.
Planlæg i forkant med 5 Ws
Før du tilfældigt sender mødeforespørgslen, tænk det igennem ved hjælp af hvem, hvad, hvornår, hvor og hvorfor.
1. Hvem skal invitere
Mange gange sender folk mødeindbydelser, der omfatter for mange deltagere eller bare de forkerte. Gør dit legwork på forhånd for at besvare disse spørgsmål:
- Hvem skal inviteres?
- Hvem er nødvendigt for diskussionen?
- Hvem har den nødvendige viden til formålet?
Lad være med at bare invitere alle Sandheden om møder - og det er grimt Sandheden om møder - og det er grimt Møde er ment at være produktivt, ikke sandt? Læs mere i afdelingen fordi du er usikker.
2. Hvad mødet handler om
Dette er den vigtigste del af din planlægning. Tænk på, hvad mødet er lige om, hvad målet er, og hvad det forventede resultat skal være. Hvis du ikke selv kan bestemme punktet for mødet, er det sandsynligvis for tidligt.
3. Når mødet tager plads
Det kan ikke virke som et vigtigt stykke, hvis du arbejder i et lille kontormiljø. Men for større virksomheder eller større møder er det vigtigt. Har du deltagere, der er fjerntliggende, opholder de sig i en anden tidszone, og arbejder de samme timer som de andre?
Sørg for, at du vælger en tid, der er tilgængelig for alle Undgå stresset med overplanlægning med 10 smarte Google Kalender-tip Undgå stresset med overplanlægning med 10 smarte Google Kalender-tips Hemmeligheden at afbelaste ved hjælp af en kalender er enkel: skære de ting, du ikke behøver, tag tid til de ting, du elsker, og hold det hele organiseret. Brug disse ti tips. Læs mere .
4. Hvor mødet vil blive fastholdt
Dette er også nøglen, når du planlægger dit møde, hvis du har off-site deltagere. Vil der være et konferenceopkald? Skal et webmøde GoToMeeting Tips til dit næste online møde GoToMeeting Tips til dit næste online møde GoToMeeting kan hjælpe dig med at gøre dine onlinemøder til en succes. Det er gratis for op til tre deltagere. Vi viser dig, hvordan du opretter, deltager og forbereder optagne møder. Læs mere planlægges? Eller skal du blot reservere et lokalt mødelokale? Sørg for at tænke frem for at imødekomme dem, du forventer at deltage i.
5. Hvorfor mødet er nødvendigt
Det er lige så vigtigt som det spørgsmål. Hvorfor er et møde nødvendigt? Kan målet løses uden et rumfyldt folk? Kunne lidt forskning give svaret? Har du nok information til at holde mødet på dette tidspunkt?
Husk, at møder tager tid væk fra alle involveredes opgaver. Det sidste, du vil gøre, er at spilde dine deltagernes tid. Stop at spilde tid og begynd at have produktive møder med minutter. Lad være med at gå i gang med Android Stop med at afholde produktive møder med MinutesPad til Android Møder har en dårlig rap, da ineffektiv tid synker. Det behøver ikke at være sådan: Det kan være håb om et produktivt møde endnu. Læs mere .
Opret møde dagsorden
Nu hvor du har besvaret de fem Ws, skal du bruge dem til at arbejde på mødeinvitationen og dagsordenen. Og ja, en møde dagsorden er næsten altid nødvendig af en række grunde.
En møde dagsorden lader deltagerne:
- Kend formålet med og målet for mødet.
- Se diskussionspunkter og være i stand til at planlægge forude eller forberede spørgsmål.
- Se hvad der forventes i slutningen af mødet eller hvad mødet skal løse.
- Følg med i hele mødet og hold dig på sporet.
Start med en skabelon
Den bedste måde at oprette din dagsorden på er at starte med en skabelon. Dette sparer dig ikke kun tid, men indeholder allerede den disposition, du har brug for til detaljerne. Her er blot nogle få muligheder for at møde dagsordenskabeloner. 15 Bedste mødeagendagsskabeloner til Word 15 Bedste mødeagendagsskabeloner til Word Når det er på tide at planlægge et møde, skal du ikke spilde tid på at oprette en dagsorden helt fra bunden. Mange møde dagsorden skabeloner til Microsoft Word kan få dig til en god start. Læs mere, du kan tjekke ud for Microsoft Word. De er fleksible nok til enhver form for møde eller størrelse.
Denne dagsordenskabelon er stor, fordi den indeholder et velformateret mødemalls skabelon med det. Med en download får du begge. Med et flot bordlayout kan alle tydeligt se mål, deltagerliste og dagsorden for emner. Et andet nyttigt afsnit viser, hvad deltagerne skal medbringe til mødet, hvilket ofte er et glemt stykke.
Denne næste dagsordenskabelon er også en god mulighed. Ligesom den anden kan du nemt se mål, dagsorden emner og eventuelle tidligere handling elementer. Men det indeholder også områder til nye handlinger, du kan skrive ned under mødet, samt et sted for noter.
Her er en mere skabelon for at se på det, der er rent og klart. Ligesom den første viste, har den et grundlæggende bordformat med letlæselige afsnit. Plus, det giver området for, hvad deltagerne skal bringe til mødet.
Sådan udarbejder du en effektiv dagsorden
Når du først har besluttet dig for mødedagen skabelonen, er det vigtigt at faktisk gennemføre det effektivt. Vær klar, præcis og gør dit bedste for at lade intet stå åbent for fortolkning. Deltagerdelen er det enkleste stykke, men de andre skal kommunikeres godt.
Mødemål
Dette skal være en simpel til to sætninger (højst) mål for mødet. Dette kommer fra det Hvilke spørgsmål ovenfra, at du vil spørge dig selv. For eksempel, skal du sige, at dit møde er at gennemgå de tre muligheder for brugergrænsefladelayout til den nye hjemmeside.
Dit mål bør præcisere det og ikke noget som "tale om ny hjemmeside". Sidstnævnte er vag, viser ikke den del af hjemmesiden, der skal diskuteres, og er generelt uklar.
Møde dagsorden emner
Her vil du liste hver del, som du har til hensigt at diskutere. Igen skal dette være klart, så de, der forventes at behandle et emne, kan forberede sig.
Ved hjælp af ovenstående eksempel, hvis webudviklerens regning forventes at give fordelene, ulemperne og de tre layoutindstillinger, sig så. Du skal ikke blot angive: Tal om layout. Vil Bill vide, hvad du præcist vil diskutere? Hvis du angiver det, vil han.
Varer til at bringe
Hvis du forventer, at dine deltagere skal give oplysninger, materialer, billeder eller noget overhovedet, skal du bruge dette afsnit. Lad os ikke antage det simpelthen fordi en deltager viser sig at de vil give hvad du håber.
For vores eksempel med Bill var du klar på dagsordenen emnet, hvilket er perfekt. For at sikre, at han giver en liste over fordele og ulemper for hvert layout sammen med billeder af disse layouter, skal du føje det til det relevante afsnit på dagsordenen.
Giv varer forud for tiden
Tilføj eventuelt dagsordenen til mødeforespørgslen, når du sender den. Dette gør det muligt for dine deltagere, når mødetiden kommer, og lader dem vide, hvad de skal forvente. Dette er endnu vigtigere, hvis du planlægger et møde i sidste øjeblik.
Hvis du sender mødeforespørgslen langt i forvejen, kan du helst vente på dagsordenen. Det kunne være et igangværende arbejde, eller du kunne vente på yderligere detaljer for det. Hvis dette er tilfældet, skal du blot være med til at inkludere målsætningen, et kort resumé af emnerne og de indledende elementer, der skal indgive anmodningen.
Derefter angives, at den officielle dagsorden vil blive sendt på X- dato, som skulle være mindst tre dage før mødet. Hvis du kan, er det også en smart ide at udskrive kopier af dagsordenen Sådan udskrives Microsoft Office Documents på den rigtige måde Sådan udskrives Microsoft Office Documents på den rigtige måde Det forekommer det nogle gange umuligt at udskrive dokumenter præcis som du vil? Vi kan hjælpe! Vi viser dig alle dine udskriftsindstillinger og hjælper dig med at vælge de rigtige indstillinger for perfekt udskrevne dokumenter. Læs mere og bring dem til mødet. Der ser altid ud til at være en deltager, der glemmer deres.
Forbered dig til at fange mødet protokollen
Hvis du har fulgt denne blueprint hidtil, så er dit møde allerede til en god start. Men der er endnu en ting, du skal gøre på forhånd. Forbered dig på at fange mødet minutter.
Her er det også ideelt at bruge en skabelon. Du kan udskrive disse Microsoft Word-skabelonindstillinger. 12 Bedste mødelokaler til professionelle brugere 12 Bedste mødeminutter Skabeloner til professionelle Hvis du tager notater, er knytnæve til at holde alle mødedeltagere på samme side. Skabeloner gør det nemt at indfange de møde minutter. Vi sammensatte en række skabeloner til Word, OneNote, Evernote og Google Docs. Læs mere, hvis du foretrækker at skrive eller bruge dem på din digitale enhed, hvis det er relevant.
Denne skabelon, som du kan finde i Microsoft Word, er en fantastisk mulighed, fordi den udvider på hver dagsorden emne. For hvert emne kan du inkludere noter om diskussionspunkter, konklusioner, aktionspunkter, ansvarlige parter og deadlines for hvert emne.
Hvis du foretrækker et mødemønster, der ikke beskriver diskussionspunkterne, er dette en solid løsning. Du kan liste de dagsordsposter, der blev diskuteret, af hvem og hvor længe. Du kan derefter afklare beslutninger, der blev foretaget, og nye handlingsposter med ansvarlige parter og forfaldsdatoer.
Tag gode noter
Vi har alle mulighed for at tage noter under et møde. Men hvis du er koordinator, skal du absolut tage stærke noter. Der er ikke noget værre end at skrive ned en note kun for at se på det senere og spekulere på, hvad der står eller betyder.
Fange så meget som muligt under mødet, og gennemgå det før afbrud. Du bør gennemgå, hvad der blev diskuteret, alt hvad der blev besluttet, og vigtigst af alt, de nye handlingsposter. Kort gå over dette højt med dine deltagere som en anmeldelse for dig såvel som dem. Hvis noget mangler eller fejler, er det bedst at finde ud af, før alle forlader rummet.
Gå frem og mød
Selvom der måske ikke er en nøjagtig eller positivt perfekt måde at sikre dig et effektivt møde 3 Gratis skabeloner til at holde møder på spor og brugbare 3 gratis skabeloner til at holde møder på sporet og nøjagtigt Gør dine møder bedre med en velstruktureret skabelon. Her viser vi dig gratis mødeskabeloner til at forberede, registrere og samle dine møder til et effektivt resultat. Læs mere, denne blueprint kan få dig på vej. Gør hvad du kan for at forberede dig selv og dine deltagere i god tid.
Hvilke tips har du til at planlægge et møde? Er der noget du gør som koordinator, der hjælper? Lad os vide dine forslag i kommentarerne nedenfor!