Hvis dit computerdokumentarkiveringssystem er mere i skyen end på din aktuelle computer, vil du være interesseret i Doo, i øjeblikket en Mac-app, der synkroniserer dokumenter på din computer til skyen, hvor de kan deles med andre understøttede computere og mobilapps.
Udviklerne siger, at Doo, som er i beta, også snart vil være tilgængelig for Windows 8 og senere til Windows Phone, iPad / iPhone og Android.
Hvordan det virker
Hvis du tænker, svarer Doo til Dropbox og Apples iCloud, du har ret. Det giver dig mulighed for at synkronisere og gemme alle dokumenter til din cloud-konto og hente dem på andre enheder. Doo kan dog, hvis du tillader det, gå et par skridt videre ved automatisk at kopiere dine dokumenter på din computer til Doo databiblioteket og derefter tagge og styre disse kopier.
På det nuværende udviklingsstadium berører Doo ikke eller flytter dine dokumenter, det kopierer dem bare til Doo-databasen (ligner hvordan dine iTunes- og iPhoto-filer importeres til en database), der som standard er placeret i din Dokumenter-mappe, og derefter Doo forsøger faktisk at oprette et smart indeks (ligner OS X Smart Finder Enkle måder at organisere dine filer på Mac Enkle måder at organisere dine filer på i Mac Læs flere mapper) ved at tilføje tags og etiketter til kopier af dine dokumenter. Hvis dine dokumenter i øjeblikket indeholder tags, bliver de bevaret.
Efter at have downloadet og installeret Doo, og registrerer din konto, vil Doo spørge dig om hvilke filer (f.eks. PDF-filer, regneark, billeder, tekstdokumenter, præsentationer), du vil importere. Fangsten er imidlertid, at den gratis konto med Doo kun tillader 2000 filer og op til en gigabyte lagerplads. Så hvis du har mange billedfiler og PDF-filer på din Mac, vil du sandsynligvis ikke have dem kopieret.
Doo kan også importere dokumenter fra din Dropbox, Google Docs og den udpegede Mail-konto også. Men igen er dette et rumproblem, så du vil måske ikke tjekke disse elementer, medmindre du planlægger at opgradere til premiumkontoen.
De fleste af mine dokumenter er nu i min Dropbox-konto, men de 600 + filer, der stadig findes på min computer, tog kun et par minutter for Doo at kopiere til sin database. Doo kopierer løbende og tilføjer alle dine nye filer, så længe selvfølgelig er appen åben.
Filhåndtering
Doo er også en filhåndteringsklient, der søger at præsentere dine filer som hvordan iTunes organiserer og præsenterer dine MP3'er. Ligesom du ikke går i jagten i iTunes-databasen for at finde musikfiler, tror udviklere af Doo, at du ikke skal kigge efter dine dokumenter i Finder.
Men her er hvor det bliver vanskelig. Doo-filhåndteringsklienten føler mig lidt for stor og besværlig. Det virker næsten som Mac Finder, men Doo forsøger automatisk at administrere dine filer i henhold til etiketter, virksomheder, personer, typer, steder og filtyper.
Det baserer sit mærkningssystem på indholdet af dine filer. I mange tilfælde kan det være korrekt, mens det i nogle tilfælde kan være forvirrende. Hvis du blot ønsker at vise dokumenter efter filtype, sig i den sidste måned, så vil du sikkert finde det, du leder efter. Men hvis du leder efter en bestemt fil uden ide om dato eller type, skal du sandsynligvis lave en søgning, medmindre Doo gør et godt arbejde med at mærke dine dokumenter.
Jeg bruger sjældent meget tid på at kigge efter gamle dokumenter. De fleste af mine dage bruges til at trække op dokumenter, der er en del af de igangværende projekter, jeg arbejder på. Hvis du stort set arbejder med filer via projekter, kan du oprette projektmapper i Doos hovedvindue og trække filer til deres udpegede projektmappe.
Det ville være endnu mere nyttigt, hvis du kunne trække en etiket og individuelle mærkningsposter eller kategorier til sidelinjen i hovedvinduet, så dokumenter hurtigt kan hentes uden at skulle foretage en søgning hver gang.
Du kan også manuelt trække filer til Doo-ikonet i menulinjen og give den brugerdefinerede etiket, du vil have til dem.
På mange måder ønsker Doo at brugerne ikke bliver generet af et detaljeret arkivsystem af mapper og undermapper på deres computer. Uanset hvor dine dokumenter er gemt, vil Doo kopiere og organisere dem til dig. Det er ligesom, hvad Apple lovede med sin Smart Folder og Spotlight-system i de tidlige versioner af OS X.
Vil Doo indhente og være lige så nyttig og populær som Dropbox? Det vil tiden vise. For øjeblikket er appen i beta, og brugergrænsefladen kan bruge noget mere arbejde. For det første bør hovedvinduet ikke tage op så meget plads; og to, der burde muligvis være en måde at oprette arkiveringsregler i Doo, sådan som Smart Folders, hvor du kan fortælle det, hvordan du specifikt sorterer bestemte filer.
Disse kritikker til side er ideen om Doo tiltalende, fordi de fleste computerbrugere stort set bruger for meget (eller ikke nok) tid manuelt at styre filer, og der burde være enklere måder at gøre det på.
Så hvad synes du om Doo? Hvad finder du som dets styrker og svagheder på dette tidspunkt?