Hvad får du, når du kombinerer en to ugers ferie med et travlt arbejdsliv? Et kæmpe projekt venter på dig, når du vender hjem - bare sigtning gennem alle disse e-mails! Vent - hvorfor ikke aktivere Out of Office Responder i Outlook og automatisere nogle af disse svar til dig?
Her på MakeUseOf har vi afdækket, hvordan du gør det i Gmail, ligesom Tinas vejledning til ferieresponder Sådan opsætter du en Email Out of Office Responder, inden du går på tur Sådan opretter du en Email Out of Office Responder, inden du går videre en tur Vil du ikke elske at tage på ferie ved at vide, at du ikke behøver at tjekke din email? Hvis du ikke kan stole på en assistent, mens du er væk, skal du henvende dig til autoresponders i Gmail. Læs mere, og Marks metode til at gøre det ved hjælp af et e-mail-filter Opret en automatisk e-mail-reaktion med Gmails nye filter Opret en automatisk e-mail-reaktion med Gmails nye filter Læs mere. Den ene klient, vi endnu ikke har dækket, er Outlook. Til forskel fra Gmail tilbyder den gratis version af Outlook.com ikke funktionen Out of Office-svar. Men hvis du har Outlook 2010 og en konto på en MS Exchange-server - som mange virksomheder leverer til medarbejdere - så har du held og lykke.
Brug af Office Responder i Outlook
Microsoft har gjort det ekstremt nemt at oprette et automatiseret system, der vil sende øjeblikkelige svar til alle, der e-mailer dig, mens du er væk fra dit kontor. Det er ligegyldigt, om det kun er i løbet af 24 timer eller i løbet af en 2 ugers ferie, kan du konfigurere Outlook-klienten til at svare præcis, hvordan du vil have det, og for præcist det tidsrum, du har brug for det til.
For at komme til disse indstillinger i Outlook 2010, skal du vælge Info under Windows Logo-knappen. Her ser du en stor knap, der læser "Automatisk svar" med et dør og et pilikon.
Klik på knappen Automatisk svar for at starte Outlook's Out of Office-værktøj. Pop-up vinduet, du vil se, er meget mere avanceret end du måske indser. Ved første øjekast er det en hurtig måde at aktivere "Send automatiske svar", og skriv bare en hurtig note, som Outlook automatisk sender på dine vegne til alle, der sender dig e-mails. Enhver Google+ bruger kan sende dig e-mails på Gmail nu (og hvordan Deaktiver det). Enhver Google+ bruger kan sende dig e-mails på Gmail nu (og sådan kan du deaktivere den) Fra i dag vil enhver Google+ bruger kunne sende dig en besked på din Gmail. For at sende en besked er alt, hvad du skal gøre, tilføjet den person til din Google+. Læs mere .
Men ved nærmere eftersyn ser du, at der er meget mere funktionalitet her end at opfylde øjet.
Først og fremmest kan du definere et bestemt datointerval for at aktivere automatisk svarfunktionen, så når du kommer tilbage fra din ferie, behøver du ikke bekymre dig om at huske at slukke for det!
Du vil også bemærke, at der er to faner. Den til venstre er at oprette et automatisk svar. Ikke tekst mig: Autosvar tekstbeskeder mens du er optaget. Skriv mig ikke: Autosvar tekstbeskeder mens du er optaget. Læs kun mere for personer, der sender dig e-mail fra inde i virksomheden.
Fanen til venstre er, hvor du kan oprette et specifikt svar til alle, der sender dig fra uden for dit firma.
Opsætning af e-mail-regler
Du vil bemærke nederst i dette vindue, der er en tilsyneladende ubetydelig lille knap mærket "Regler ..."
Denne knap er faktisk ret betydelig, fordi den giver dig mulighed for yderligere at definere, hvordan Outlook automatisk svarer ved at definere bestemte personer, ord i emnet eller kroppen, eller om e-mailen blev sendt direkte eller CC'd.
Du kan oprette meget specifikke regler her. Du kan f.eks. Oprette en regel om, at hvis din mor sender e-mails til dig, kan du videresende den e-mail til en personlig konto, som du vil overvåge i løbet af din ferie (eller send det direkte til skraldet, afhængigt af dit forhold til din mor).
Det bliver endnu mere interessant, når du klikker på knappen "Avanceret ...".
Her kan du definere flere specifikationer om, hvilke meddelelser du vil svare på på en anden måde end standard automatisk svar. Du kan vælge beskeder over eller under en vis størrelse, når de blev modtaget, deres vigtighedsniveau og mere.
Opret ud af Office Responder Med Email Regler
Saikat gav nogle tips om at bruge Outlook-filtre MS Outlook Tip: Sådan organiseres indgående e-mails. MS Outlook Tip: Sådan organiseres automatisk indkommende e-mails Læs mere før, og Jack gjorde det samme for Google, Hotmail og Yahoo-filtre Sådan opsættes e-mailfiltre i Gmail, Yahoo Mail og Outlook Sådan opsættes emailfiltre i Gmail, Yahoo Mail og Outlook Email-filtrering er dit bedste værktøj til at holde din indbakke ren og organiseret. Sådan konfigurerer du og bruger emailfiltre i Gmail, Yahoo Mail og Outlook. Læs mere . Hvis du tænker på det, er Out of Office Responder faktisk en alternativ version af hvad du kunne gøre, hvis du bare klikede på Administrer regler fra Outlook-menuen.
Brug Regelguiden ved blot at rulle ned til indstillingen for at kontrollere efter meddelelser "modtaget i et bestemt dataområde".
Definer datatiden som fra det øjeblik du går ud til ferie, til det øjeblik du planlægger at vende hjem.
Endelig er alt, hvad du skal gøre, defineret, hvilket svar eller en handling du vil have, at reglen skal tage, når indgående meddelelser opfylder dette kriterium, og du har i det væsentlige ikke svar på kontoret!
Som du kan se, er der ingen grund til, at du ikke kan svare på e-mails, selv når du er ude på ferie! Alt du skal gøre er at tage tid til at fortælle Outlook, hvordan du vil reagere for dig, og folk vil tro at du er lige så produktiv som du nogensinde var, selvom du sidder på en strand, der smutter en margarita.
På hvilke kreative måder bruger du Outlook Out of Office Responder? Har nogle gode tips eller historier at fortælle? Del dem i kommentarfeltet nedenfor!
Billedkreditter: Robothånd Via Shutterstock