At arbejde med regneark kan være en tidskrævende opgave. Selvom du er meget bekendt med Excel, er det vigtigt at sikre, at dine metoder er så effektive som muligt, så du spilder ikke nogen tid.
Microsoft har pakket Excel med alle mulige forskellige måder at få tingene gjort hurtigere 35 Everyday Microsoft Excel-tastaturgenveje til Windows og Mac 35 Everyday Microsoft Excel-tastaturgenveje til Windows & Mac Tastaturgenveje kan spare dig for meget tid! Brug disse genvejstaster i Microsoft Excel til at fremskynde arbejdet med regneark på Windows og Mac. Læs mere . Du kan dog ikke udnytte disse funktioner, hvis du ikke ved om dem.
Disse ti teknikker kan kun spare dig et par sekunder hver gang du bruger dem. Det lyder måske ikke så meget, men hvis du kan integrere dem i din workflow, er du sikker på at høste fordelene over tid.
1. Rediger celler med F2
Her er noget virkelig simpelt, der sparer tid. Den mest oplagte måde at redigere en celle på i regnearket er, ved at dobbeltklikke på den. Hvis du laver en stor mængde dataindtastning Sådan bruger du Excel's Flash Fill og Auto Fill for at automatisere dataindtastning Sådan bruger du Excel's Flash Fill og Auto Fill for at automatisere dataindtastning Når du regelmæssigt opretter Excel-regneark og fylder dem med data, skal du skal vide om Auto Fill og Flash Fill. Lad os vise dig, hvad disse funktioner gør, og hvordan de kan hjælpe dig. Læs mere, det er ikke meget effektivt at skifte fra musen til dit tastatur igen og igen.
Ved at trykke på F2 kan du redigere den aktuelt fremhævede celle. Det betyder, at du kan navigere rundt i dit dokument og redigere celler uden at have taget hånden ud af tastaturet. Det kan tage lidt tid for dig at komme instinktivt til F2-tasten, men når det bliver anden natur, er det sikkert at fremskynde dataindtastningen.
2. Split Windows i stedet for frysepaneler
Frysepaneler er en praktisk måde at se på flere forskellige dele af et regneark samtidigt. Men hvis du kun behøver at gøre det midlertidigt, er der en hurtigere metode.
Gå til fanen Vis, find vinduesafsnittet og klik på Split . Dette vil opdele dit vindue i fire separate sektioner, som du kan justere ved at trække grænserne imellem. Det er meget mere fleksibelt end frysepaneler, hvis du bare har brug for denne slags oversigt i en kort periode.
3. Brug F4 til at gentage processer
Hvis du gentager den samme opgave flere gange, kan F4-tasten ofte automatisere processen. For eksempel vil jeg måske slette flere rækker fra dette regneark.
Jeg kan bruge Shift + Space til at vælge en hel række på én gang.
Så kan jeg bruge Ctrl + - for at slette den pågældende række.
Nu kan jeg simpelthen trykke på F4 for at gentage sletningskommandoen igen og igen.
Denne teknik virker med alle mulige forskellige processer. Du kan f.eks. Markere en bestemt celle og derefter anvende den samme stil til andre regioner i dit dokument ved blot at trykke på F4 Disse Excel genveje vil spare dig tid og bestræbelser Disse Excel genveje vil spare dig tid og bestræbelser Læs mere.
4. Indsæt tid og dato
Det er ikke ualmindeligt at skulle indsætte den aktuelle dato eller klokkeslæt i et Excel-regneark. Med det for øje har Microsoft gjort det meget nemt at gøre det.
Ctrl +; vil indsætte den aktuelle dato i den aktive celle. Ctrl + Skift +; vil indsætte den aktuelle systemtid.
5. Brug Alt-tasten til at tilpasse til celler
Det er nemt at oprette et diagram Sådan opretter du kraftfulde grafer og diagrammer i Microsoft Excel Sådan oprettes kraftfulde grafer og diagrammer i Microsoft Excel En god graf kan gøre forskellen mellem at få dit punkt på tværs eller forlade alle at slukke. Vi viser dig, hvordan du opretter kraftige grafer i Microsoft Excel, der involverer og informerer dit publikum. Læs mere i Excel, men det kan være lidt sværere at præsentere korrekt i dit regneark. At lave dit diagram linje med omgivende celler ser pæne og professionelle ud, men der er ingen grund til at spilde tid, der orienterer det for øjet.
Opret dit diagram, og hold Alt da, når du justerer størrelsen. Det klikker for at passe til cellerne ved siden af det automatisk.
Denne funktionalitet er standard på tværs af Office-pakken, så hvis du vil have et bestemt element at snappe til omgivelserne, skal du prøve at holde Alt- tasten nede.
6. Duplikere en formel præcist
Når du trækker hjørnet af en celle, der indeholder en formel, ændrer Excel cellehenvisningerne i overensstemmelse hermed. Dette er meget nyttigt i de fleste tilfælde, men nogle gange vil det være mere gavnligt at indsætte nøjagtig samme formel.
Gå direkte til cellen under den formel, du vil duplikere, og tryk på Ctrl + ' . Dette vil fylde cellen med en nøjagtig kopi af formlen, uden ændringer i dens cellehenvisninger.
7. Indstil dine standard regnearkindstillinger
Mange Excel-brugere har en sæt rutine, når de opretter et nyt dokument, ændrer skrifttypen, justerer antallet af ark osv. Du kan dog justere et par indstillinger for at tilpasse standardindstillingerne til en ny arbejdsbog Sådan oprettes en hurtig Excel-skabelon for at spare tid Sådan oprettes en skabelon med tilpasset Excel til at spare tid Excel-skabeloner er universelt nyttige - de kan hjælpe dig med at holde din finansiere i orden, styre et projekt og organisere dit liv. Vi viser dig, hvordan du opretter din egen brugerdefinerede skabelon. Læs mere, og spar dig selv besværet med at gøre dette hver gang.
Gå til File > Options . I sektionen Generelt skal du se efter indstillingerne, der hedder Når du opretter nye arbejdsbøger .
Som du kan se ovenfor, ændrer du standard skrifttype og dens størrelse, standardvisningen og hvor mange ark en ny projektmappe vil indeholde. Dette er møtrikker og bolte i ethvert Excel-dokument, så det er sikkert at spare tid og kræfter i det lange løb.
8. Brug værktøjslinjen Hurtig adgang
De fleste Excel-brugere bruger sikkert værktøjslinjen Hurtig adgang. Men ved du hvordan du kan tilpasse det?
Excel giver brugerne adgang til at gemme, fortryde og omdanne funktionalitet som standard i øverste venstre hjørne af skærmen. Du kan tilføje en lang række andre kommandoer ved at højreklikke på båndet og vælge Tilpas hurtigtilgængelig værktøjslinje .
Du kan tilføje alt fra en nem måde til at indsætte diagrammer, til genveje, der hjælper dig med at bruge Windows Ink med det samme. Det er værd at sortere gennem de forskellige muligheder for at finde ud af, hvilke fordele din typiske arbejdsgang er. Skræddersy Excel til din brug 9 Simple Tweaks til at tilpasse Excel til dine behov 9 Simple Tweaks til at tilpasse Excel til dine behov Excel er et kraftfuldt værktøj, men det bliver endnu bedre, når du kan tilpasse det til dine behov. Nogle af de bedste muligheder er gemt inde og vi trækker gardinet tilbage til dig. Læs mere, og du vil bruge mindre tid på at navigere rundt om båndet.
9. Forklar dine funktioner
Finder du dig selv at oprette komplekse Excel-regneark, så skal du forklare, hvordan de fungerer til dine kolleger? Du kan muligvis springe over dette ansvar, hvis du annoterer dine formler.
Tilføj følgende til slutningen af en formel for at give dig selv mulighed for at forklare dit arbejde:
+N("your comment goes here") Dette giver en diskret måde at tilføje lidt ekstra indsigt i, hvad der foregår bag kulisserne.
Overstyr ikke denne funktionalitet, fordi du hurtigt kan ende med at introducere for meget skriftlig information til dit dokument. Men hvis du forventer, at andre brugere har brug for en forklaring, kan du efterlade en hurtig note sparke tid senere.
10. Lær disse formateringsgenveje
Formatering af celler, så deres indhold vises korrekt, er en god måde at perfektere dit regneark på. Det kan dog være tidskrævende at bruge rullemenuen i båndets nummerafsnit til at gøre det. Prøv i stedet at begrænse disse genveje til hukommelse:
- Ctrl + Shift + 1 - Formater som et tal med to decimaler.
- Ctrl + Shift + 4 - Format som valuta.
- Ctrl + Shift + 5 - Format som en procentdel.
- Ctrl + Shift + 6 - Format som et indeksnummer.
Disse genveje kan virke svært at huske, men de svarer til specialtegnene på et standardtastatur, med undtagelse af nummerformatering, hvilket er de facto-standard.
Hvis du vil formatere som valuta, skal du bare kigge efter dollarsymbolet, i procent, se efter procenttegnet, og for et indeksnummer (ellers kendt som videnskabelig notation) skal du kigge efter effektsymbolet.
Spar tid for vigtige ting
I essensen er Excel et produktivitetsværktøj. Dens primære mål er at tage legwork ud af at arbejde med regneark. Oprettelse af en projektmappe kan kræve en vis mængde menialt arbejde, men husk, at der er masser af måder at fremskynde forskellige dele af processen.
Udvidelse af din viden om Excel handler ikke altid om at lære nye funktioner eller at fordybe dig i kompleks funktionalitet som VBA Excel VBA Programmering Tutorial for Beginners Excel VBA Programmering Tutorial for Beginners VBA er et Microsoft Office-værktøj. Du kan bruge den til at automatisere opgaver med makroer, sæt triggere og meget mere. Vi introducerer dig til Excel Visual Basic Programmering med et simpelt projekt. Læs mere . At forpligte en genvej til hukommelse eller finde ud af en måde at gøre en gentagelig opgave hurtigere på, kan være lige så gavnlig for din brug.
Har du et tip om hvordan brugerne kan spare tid og kræfter i Excel? Eller leder du efter mere information om en af teknikkerne i denne artikel? Uanset hvad, hvorfor ikke deltage i samtalen i kommentarfeltet nedenfor?
Billedkredit: Volha Nalhachova via Shutterstock.com