Nogle gange gør det mindste af ting den største forskel. Indstil Auto Recover-varigheden lige højre, og du kan gendanne et ikke-gemt dokument uden flad. Prøv det med en sommeropgave.
Lås op på "Essential Microsoft Office Shortcuts" snydeark nu!
Dette vil tilmelde dig til vores nyhedsbrev
Indtast din e-mail-oplåsning Læs vores privatlivspolitikMicrosoft Office 2016 præsenterer en simpel front, men under hele den er en kraftig motor med masser af tandhjul og nødder. Mange af Office-funktionerne er skjult 10 Skjulte Microsoft Word-funktioner, der vil gøre dit liv lettere 10 Skjulte Microsoft Word-funktioner, der vil gøre dit liv lettere Microsoft Word er bedragerisk simpelt. Du har det fint, så længe du fyrer et dokument og skriver bare. Men Microsoft Word ville ikke være den schweiziske kniv, det er uden sine produktive egenskaber. Læs mere, fordi vi ikke ved om dem. Og hvis vi ikke ved om dem, så kan vi ikke bruge dem til vores produktivitet.
Denne artikel handler om det - afdækker små kendte Microsoft Office-funktioner. Men jeg kan ikke bore deres betydning uden at udvinde deres fordele for dig. Så her er mit forsøg på at forklare "mærkelige" Microsoft Office-funktioner på den enkleste måde.
1. Fortæl mig
For Word 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016 og Access 2016.
Ikke så lidt mere kendt som den helt nye " Fortæl mig hvad du vil gøre " -boksen er måske den mest nyttige forbedring i Microsoft Office 2016 13+ Årsager, du skal opgradere til Microsoft Office 2016 13+ Grunde du skal opgradere til Microsoft Office 2016 Microsoft Office 2016 er her, og det er på tide, at du træffer en beslutning. Produktivitetsspørgsmålet er - skal du opgradere? Vi giver dig de nye funktioner og de friskere grunde til at hjælpe dig ... Læs mere. Tekstfeltet på båndet er den hurtigste måde at komme til funktioner, du vil bruge eller handlinger, du vil udføre. Indtast et naturligt ord eller en sætning, der vedrører det, du vil gøre, og boksen reagerer med en rullemenu med foreslåede kampe. Vælg den funktion du synes er rigtig, og Office åbner den rigtige dialog for at hjælpe dig med at gøre det.
Tænk på det som en mere dynamisk måde at få hjælp til enhver Office-kommando. Du kan fortsætte med at hjælpe ved at klikke på Få hjælp på som vist på ovenstående skærmbillede. Det åbner den traditionelle Hjælp-seer.
2. Hold dokumentets dato og klokkeslæt
For Word 2016 og PowerPoint 2016.
Tilføjelse af den aktuelle dato til dit dokument er let som at skrive og giver Microsoft Office mulighed for automatisk at udfylde resten. Når du genbruger det samme dokument på en anden dato, er ændring af dato og klokkeslæt en lille opgave for en enkelt dato, men en stor, hvis du har tilføjet et par flere. For eksempel - i foden af hver side.
Det er også noget, du måske glemmer. Microsoft har en enkel funktion, der opdaterer datoen automatisk. Det er nok til at redde dig fra din glemsomhed.
Placer markøren, hvor du vil indsætte datoen. Gå derefter til Ribbon> Insert> Date & Time .
Vælg det datoformat, du vil bruge i dialogboksen. Aktivér opdateringen Automatisk automatisk for at sikre, at datoen holdes gældende hver gang du åbner dokumentet.
3. Hurtige dele
For Word 2016.
Hurtige dele er "Building Blocks" tilgængelige i Word og Outlook. Tænk på dem som skabeloner, der endnu ikke er vokset op. Som navnet siger, er de genbrugelige dele af ethvert indhold, du vil bruge i Microsoft Word. De kan være enkelte eller flere afsnit i tekst, tekstbokse, tabeller, lister, forsiden, vandmærker, bibliografier eller andre former for indhold. Disse byggesten som enhver genanvendelig skabelon kan være enorme tidsbesparende, især i områder, hvor formater og indhold er gentagne.
I Word og Outlook kan du bruge Quick Part Gallery til at gemme disse genbrugelige indholdsstumper. Gå til Ribbon> Insert tab > Text Group > Quick Parts .
Dropdown indeholder tre forskellige typer af Quick Parts og Building Block Organizer. AutoText kan være umiddelbart nyttigt, da det giver dig mulighed for at genbruge indholdet igen og igen som en genvej. For eksempel bruger jeg "Microsoft Office" som en automatisk tekst for at undgå at skrive det gentagne gange i dette dokument.
Hvis du vil gemme noget til Quick Part Gallery, skal du vælge indholdet. Klik på Insert> Quick Parts, og klik derefter på Save Selection til Quick Part Gallery . Skift navn og tilføj en beskrivelse, hvis du vil. Klik på OK .
Hvis du vil genbruge denne del af indhold, skal du placere markøren på den rigtige placering i dit dokument, klikke på Indsæt> Hurtige dele og derefter vælge det gemte valg.
Brug Building Blocks Organizer lister alle de byggesten, der er tilgængelige for dig i Word. Du kan altid redigere deres egenskaber, slette og indsætte nye bygningsblokke.
Denne Microsoft Office-supportartikel forklarer de forskellige typer hurtigdele i korte træk.
4. Vandmærke
For Word 2016.
Vandmærker kan bruges til at etablere et mærke eller som en sikkerhedsforanstaltning. Du kan endda bruge tekst eller et billede til at vise status for et dokument. Et fælles vandmærke er "Udkast".
Gå til Ribbon> Design> Vandmærke . Brug et af de fire standard vandmærker eller lav din egen.
Klik på Brugerdefineret Vandmærke> Tekst vandmærke . Vælg en fra listen, eller skriv din egen tekst. Dernæst tweak vandmærket ved at indstille skrifttypen, layoutet, størrelsen, farverne, orienteringen og gennemsigtigheden.
Klik på Brugerdefineret Vandmærke> Billede vandmærke og bladre til et billede. Den lyser automatisk for ikke at forstyrre dokumentteksten, medmindre du fjerner afkrydsningsfeltet.
Du kan gemme dine kreationer til Vandmærke Galleri . Bemærk, at kommandoen Tilpasset vandmærke er aktiveret kun i udskriftsvisningen.
Oprettelse af vandmærker i Excel 2016 og PowerPoint 2016 er ikke så automatisk, som supportoplysningerne viser.
5. Flesch Reading Ease
For Word 2016 og Outlook 2016.
Den hurtigste måde at gøre dine dokumenter og e-mails mere læsbare på? Brug læsbarhedsscoren til at måle læsbarhedsniveauet for dine dokumenter Sådan får du læsbarhedsresultatet for ethvert orddokument Sådan får du læsbarhedsresultatet for et hvilket som helst orddokument Ved at vide, hvor svært dit dokument er at forstå kan hjælpe dig med at blive en bedre forfatter. Sådan gør du Microsoft Word for at give dig læsbar information. Læs mere . Word og Outlook bruger to foranstaltninger:
- Flesch Reading Ease test
- Flesch-Kincaid Grade Level test
Reading Ease- testen måler det gennemsnitlige antal stavelser pr. Ord og ord pr. Sætning på en 100-punkts skala. Jo højere score, jo lettere er det at forstå dokumentet. Mål for 60-70 rækkevidde.
Grade Level testen benchmarks indholdet med amerikanske skole niveauer. For eksempel betyder en score på 7, 0, at en syvende grader kan forstå dokumentet. Mål for 7, 0 til 8, 0.
I Word: Gå til Ribbon> File> Valg og klik på Proofing .
Under Når du retter op stavning og grammatik i Word, skal du kontrollere, at afkrydsningsfeltet Kontrollér grammatik med stavekontrol er markeret.
Vælg Vis læsbarhedsstatistik .
(I Outlook: Gå til Fil> Indstillinger og klik på Mail> Komponér besked> Staveord og AutoCorrect .)
Efter en stavekontrol viser dialogboksen læsbarhedsniveauet for dokumentet.
6. Simple Markup View
For Word 2016.
Office-dokumenter bruger sporændringer til at overvåge ændringer, når et team samarbejder på et dokument. Disse omfatter indikatorer som indholdsredigeringer, formatering af ændringer, kommentarer og andre indsætninger og sletninger. Jo flere forfattere på et dokument, jo mere bliver visuel rod. Gå til Ribbon> Review> Tracking Group for at finjustere de ændringer, der overvåges.
Hvis du mener, at dokumentet er svært at læse, skal du tænde for simpel markering . Den visuelle rod vil forsvinde, og kun en rød vertikal nær margen vil indikere, at der er foretaget ændringer. Word viser en lille ballon til en kommentar.
Ved at klikke på den røde lodrette bjælke (den bliver til en grå lodret bjælke) skifter dokumentet tilbage til All Markup View med alle sporede ændringer synlige igen. Klik på den grå bjælke for at skifte den igen til visningen Simple Markup .
7. Signaturlinje
For Word 2016, Excel 2016 og PowerPoint 2016
En signaturlinje er en simpel pladsholder til et dokument, du planlægger at sende digitalt eller udskrive. Men det kommer med endnu en fordel. Du kan medtage deres personlige oplysninger eller anden instruktion til den underskriver, du måtte finde nødvendige.
Gå til Ribbon> Insert> (Tekstgruppe)> Signature Line.
Signaturlinjen kan tilpasses fra boksen Signaturopsætning .
Signaturen kan bruge deres digitale id'er til at underskrive dokumentet ved at højreklikke på pladsholderen og klikke på Sign .
Hvis du ikke bruger en digital signatur, kan du oprette dit eget signaturformat og gemme det som en byggeklods og genbruge fra Quick Parts på hvert dokument.
8. usynlig digital signatur
For Word 2016, Excel 2016 og PowerPoint 2016.
Digitale signaturer er ikke elektroniske signaturer. Er din elektroniske signatur juridisk rundt om i verden? Er din elektroniske signatur juridisk rundt om i verden? Er elektroniske signaturer gyldige og lovlige rundt om i verden? Er de mere foretrukne end den håndtrykte håndskrevne underskrift i en papirløs verden? Vi ser på, hvad loven siger globalt. Læs mere . De er stærkere autorisationsværktøjer og krypteres for at sikre dine dokumenter. Du kan tilføje dine egne usynlige digitale signaturer i Word, Excel eller PowerPoint for at beskytte et dokument.
Få et digitalt ID for dig selv. Microsoft har samarbejdet med nogle få digitale signaturtjenester bortset fra DocuSign.
Gå til fanen Filer> Info> Beskyt dokument, Beskyt arbejdsbog eller Beskyt præsentation, og klik på Tilføj en digital signatur .
I dialogboksen Tegn skal du angive årsagen til signaturen i boksen Formål og klikke på Sign .
Når du signerer dokumentet digitalt, vises knappen Signaturer, og filen er nu skrivebeskyttet for at forhindre eventuelle ændringer.
Denne Microsoft Support-artikel forklarer metoden til Outlook 2016.
9. Accessibility Checker
For Word 2016, Excel 2016 og PowerPoint 2016.
Accessibility Checker hjælper dig med at oprette rent læsbart indhold til personer med handicap. Den vises som en rapport om problemer, som den finder i et dokument, og forklarer også hvorfor hvert problem kan være et problem for en person med et handicap.
For eksempel vil et billede, der mangler alternativ tekst, gøre det svært for en skærmlæser og en visuelt udfordret person. Der findes også løsninger, der hjælper dig med at oprette fejlfrie dokumenter til alle og ikke kun for personer med handicap.
Gå til Filer> Info . Eventuelle tilgængelighedsproblemer vises som en besked ud for knappen Check for Issues .
Hvis du vil køre og reparere problemerne i din fil, skal du klikke på Søg efter problemer> Kontroller tilgængelighed .
Opgaveruten Accessibility Accessibility Checker viser potentielle problemer og løsninger på, hvordan du løser eventuelle problemer i dokumenterne.
At køre et dokument gennem en tilgængelighedskontrol afslører ofte fejl, som kan gøre eller ødelægge et professionelt dokument. For eksempel mangler overskrifter eller formateringsproblemer.
10. Tagged PDF-filer
For Word 2016, Excel 2016 og PowerPoint 2016.
Tagged PDF er ikke det samme som at tilføje "tags" for at organisere PDF-filer. A Tagged PDF er en hjælpefunktion til at skabe mere brugervenlige PDF-filer Gør dine PDF-filer mere tilgængelige og læservenlige med disse tips Gør dine PDF-filer mere tilgængelige og læser venlige med disse tips Enhver god PDF skal være tilgængelig for at kommunikere ideer - Følg disse tip for at sikre, at dit dokument rammer målet. Læs mere fra Microsoft Office. Tagged PDF er også vigtigt for at skabe genoprettelige dokumenter, der fungerer i alle typer skærme. På de enkleste måder definerer "Tags" strukturen i en PDF. Tænk på dem som kort, der forklarer de logiske forhold mellem de forskellige elementer i et komplekst PDF-dokument. For eksempel: lister, tabeller og billeder.
Microsoft forklarer det grundlæggende i tagget PDF-filer:
Tagging tilføjer et lag af information kaldet "semantik" til et PDF-dokument, hvilket angiver, hvilke typer objekter der er inkluderet [i] en fil, for eksempel: overskrifter, afsnit, billeder og tabeller. Når du gemmer din fil som PDF, identificeres og mærkes disse semantik af Office-programmet, du bruger og tilføjes til filen.
Microsoft Office mærker automatisk dokumentet, når det konverteres til PDF, men du bør være opmærksom på den indstilling, der styrer den.
Klik på Filer> Gem som og bliv til en placering.
I dialogboksen Gem som, skal du vælge PDF i listen Gem som type .
Klik på Flere muligheder . I dialogboksen Gem som, skal du vælge PDF igen og klikke på knappen Indstillinger . Kontroller, at afkrydsningsfeltet Dokumentstrukturmærker for tilgængelighed er markeret, og klik på OK .
Lidt kendte funktioner er produktivitetssporer
Tænk på en usædvanlig funktion du opdagede fra et tip. Det var måske en lille tastaturgenvej 60 Nødvendige Microsoft Office-tastaturgenveje til Word, Excel og PowerPoint 60 Vigtige Microsoft Office-tastaturgenveje til Word, Excel og PowerPoint Der findes hundredvis af tastaturgenveje i Office, men disse er de vigtigste du bør vide, fordi de vil spare dig for meget tid. Læs mere eller noget stærkere som kryptering eller adgangskodebeskyttelse Sådan kan du kodeordbeskytte og kryptere dine Microsoft Office-filer Sådan kan du beskytte og kryptere dine Microsoft Office-filer Kan du huske, hvis nogen kigger gennem dine OneNote-notesbøger eller havde adgang til dine Word-dokumenter? Hvis dit svar er ja, lad os vise dig, hvordan du beskytter dine Office-filer. Læs mere . Måske er det evnen til at udgive dine Office-dokumenter til Docs.com.
Hver ny funktion, der indføres i vores personlige arbejdsgange, gør ikke kun os til at sætte pris på en software, men også et trin til vores indlærings kurve.
Nu er det din tur at fortælle os om den ene Microsoft Office-funktion, der er næsten lige så vigtig som din højre hånd. Hvor mange af ovenstående funktioner fra listen ovenfor var "nye" for dig?