10 tips til styring af delte filer på Google Drev

Tag Google Drive ud over et fillagringssystem med de mange tips og tricks, som det tilbyder til real-time samarbejde. Her er ti tip til at hjælpe med at administrere dine filer på Google Drev.

Tag Google Drive ud over et fillagringssystem med de mange tips og tricks, som det tilbyder til real-time samarbejde.  Her er ti tip til at hjælpe med at administrere dine filer på Google Drev.
Reklame

Dette er en af ​​de tidspunkter, hvor jeg vil have dig til at hoppe lige til bunden af ​​siden. Google Drive var på arbejde med tre forfattere fra tre hjørner af USA. De tre forfattere havde en time til at skrive og samarbejde om en novelle. De lykkedes. Det er virkelig partnerskab på sit bedste.

Lås op på cheatarket "Essential Google Drive Keyboard Shortcuts" nu!

Dette vil tilmelde dig til vores nyhedsbrev

Indtast din e-mail-oplåsning Læs vores privatlivspolitik

Deling med samarbejdsvilkårede skyplatforme som Google Drev er ikke mere roman. Giganter i teknologiske verden kæmper for krigene over virksomheder og forbrugere. Støvet kommer ikke til at afvikle når som helst snart. Det er gode nyheder for vores forbrugere, da vi forbedrer vores arbejdsdag med delte filer, mapper og hold.

Så jeg skal spørge dig - er det stadig super nemt at dele filer med Google Drive 7 Virkelig enkle tips til at styre dine filer og mapper på Google Drive 7 Virkelig enkle tips til at administrere dine filer og mapper på Google Drive Der er meget du kan gøre med 15 GB gratis lagerplads. I sidste ende betyder forvaltningen det godt at vide, hvordan man håndterer de filer og mapper, du vil holde på Google Drev. Disse tips hjælper. Læs mere ? Eller får du stadig hænge af det? Under alle omstændigheder skal disse ti tips hjælpe dig med at styre delte filer bare lidt bedre fra i dag.

Grundlæggende om deling

Det drejer sig om at skabe den rigtige form for aktierettigheder og niveauet for deling. Du kan dele enhver fil eller mappe på Google Drev. De to minutters video opsummerer processen.

Som ejer kan du give andre fuldstændig ejerskab til en fil eller et visst niveau for visning og redigering af adgang.

  • Kan redigere: Samarbejdsarket, du arbejder på med dit team.
  • Kan kommentere: Bogen udkast du skriver. Andre kan se og tilføje kommentarer til filen, men kan ikke redigere den. Mapper har ikke kommentarer.
  • Kan se: Weekend part invitation du netop lavet med Præsentation.

Her er et diagram, der sammenligner adgangen til en seer, kommentator, editor eller ejer:

Sammenligningsark for deling og adgang til Google Drev

Kilde: Google Support

1. Sådan deaktiveres kopiering, download og udskrivning af delte filer?

Du kan ikke tillade downloading, udskrivning og kopiering af delte filer. Den avancerede informationsrettelsesfunktion fjerner disse valgmuligheder fra visningens menu. Dette er et andet kontrollag over dine dokumenter.

Åbn Google Drev. Vælg den delte fil, og klik på ikonet Del øverst til højre.

I dialogboksen Del med andre skal du tilføje navnet på samarbejdspartneren og klikke på knappen Avanceret nederst til højre.

Deaktiver kopiering i Google Drev

Vælg deaktiver mulighederne for at downloade, udskrive og kopiere til kommentatorer og seere . Klik på Gem ændringer.

Google Drev - Deaktiver option

Seerne vil se en "Eksporter indstillet" -meddelelse øverst i menuen Filer og rediger for de specifikke dokumenter, regneark og præsentationer.

Eksportindstillinger er deaktiveret i Google Drev

Bemærk, at de med "rediger" tilladelser stadig vil kunne downloade, udskrive og kopiere din fil, selvom denne indstilling er tændt.

2. Del en mappe med brugere uden for Google

Dine venner og kolleger har ikke brug for en Google-konto for at få vist en mappe eller et dokument i Google Drev. Dette er en af ​​de lidt kendte evner hos Google Drev. Du kan sende en invitation til deres e-mail-adresse. Eller brug et delbart link.

Deling fra Google Drev med brugere uden for Google

Vælg mellem Kan se eller kan redigere eller kan kommentere . Klik på knappen Gem.

Du kan gå ind i Avancerede delingsindstillinger og vælge andre delingsindstillinger. Den person, der modtager invitationen, behøver ikke at registrere og logge ind med en Google-konto for at se på filen. Men de skal bruge en Google-konto til at redigere en fil eller kommentere.

Deling fra Google Drev med brugere uden for Google

Deling via et link er en sikkerhedsrisiko Hvor sikker er dine dokumenter i Google Drev? Hvor sikre er dine dokumenter i Google Drev? Læs mere for følsomme dokumenter, fordi alle med linket kan få adgang til filen.

3. Download en hel delt mappe

Google Drev giver dig mulighed for at downloade hele indholdet af en delt mappe som et ZIP-arkiv. Dette er nyttigt for at gemme lokale kopier af delte dokumenter. Mappestrukturen med eventuelle undermapper bevares i arkivet.

Gå til Delt med mig på din Google Drev. Højreklik på mappen og vælg Download .

Download Google Drive-mappe

Du kan også bruge ikonet med triple dots i værktøjslinjen for at downloade mappen.

Højreklik for download-indstilling

Hvis du downloader et Google Doc, ark eller dias, downloades det som et Office-dokument. Alle andre filer downloades i deres eget format.

4. Overfør ejerskab af filer til nogen anden

Der er mange grunde til at overføre ejendomsretten til dokumenter til en anden. Måske tager en anden over et projekt. Måske fyrede nogen dig. I en bedre bemærkning går du på ferie og ønsker bare at overdrage ansvaret for de delte dokumenter. Processen til digitalt at "overdrage" Google Drev-dokumenter og mapper er nemt.

Overfør ejerskab af filer til nogen anden

Åbn Google Drev. Vælg den delte mappe eller fil i Dokumenter, Ark eller Slides og klik på ikonet Del øverst til højre. Når den presumptive ejer ikke har deladgang ... inviterer du ved at skrive e-mail-adressen i feltet "Inviter folk". Derefter Gem .

Klik på Avanceret i nederste højre hjørne af delingsboksen. Klik på rullemenuen ud for navnet på den person, du vil eje filen eller mappen. Vælg Er ejer . Klik på Udført .

Din rolle bliver byttet fra en ejer til en editor, efter du har overført ejerskab.

Bemærk: Du kan ikke overføre ejerskab til en synkroniseret eller uploadet fil (som en PDF eller en billedfil).

5. Sådan anmodes du om adgang til delte filer?

Når du forsøger at få adgang til en fil via et delt link, kan du muligvis se en meddelelse, der siger "Du har brug for tilladelse".

Anmod om adgang til Google Drev

Nogle gange deler ejere et link, før de har indstillet tilladelserne. Du kan også åbne filen med et andet Google-id. Det er nemt at anmode om adgang med et enkelt klik.

På skrivebordet:

  • Åbn et link til filen.
  • Klik på Request access.

På Android:

Med appen Drive for Android kan du anmode om adgang med et enkelt tryk, når meddelelsen "Ikke adgang til dokument" dukker op. Anmodning om tilladelse vil sende en email til ejeren inde fra appen. Fil ejere får straks en besked på Android og iOS. Mobilappen er blevet opdateret med denne funktion for nylig.

6. Søg efter en samarbejdspartner

Det er nemt at dele et dokument med 10 medlemmer. Deling det med 50 opfordrer til mere planlægning. Administrering af delte filer betyder også sporing af, hvilken samarbejdspartner der arbejder på hvilket dokument.

Gå til Vis detaljer (Klik på ikonet "I" på værktøjslinjen). Gennemse fanen Aktivitet for hurtigt at se, hvilke filer du har delt, for nylig.

Aktivitet i delte mapper.

Klik på Delt med mig i den venstre menu på Google Drev. Du får en liste over alle de dokumenter, du deler adgang til.

Brug Power of Google Search Filters . Produktivitetsfordelene kommer ikke som en overraskelse for dem, der er bekendt med Gmail-filtre 5 Gmail-filtre til hjælp Prioritere og organisere din indbakke 5 Gmail-filtre til hjælp Prioritere og organisere din indbakke Hvilke filtre skal hver person have i deres arsenal, så deres Indbakken er lige så ordentlig som min? Jeg er her for at hjælpe dig med at komme i gang med at konfigurere dine første fem filtre, eller ... Læs mere.

Brug Google Drive-filtre til en strømsøgning.

Brug søgefeltet øverst på Google Drev. Google Drevs søgning søger også i dokumentets krop. Du kan søge de første 100 sider af tekstdokumenter eller tekstbaserede PDF-filer, som du har uploadet. Du kan også søge efter tekst, der findes på de første 10 sider af et billed PDF-dokument. I stedet for at grave gennem mapper, brug denne kraftfulde funktion til hurtigt at komme til en fil.

Mens du er i Google Drev, tryk på tasten fremad skråstreg for at placere markøren lige i søgefeltet. Klik på den lille dropdown-pil i søgefeltet for at afsløre de grundlæggende søgefiltre. At lære nogle få manuelle parametre kan spare tid.

For eksempel: For at finde dokumenter, du delte med nogen, skal du bruge : [email protected] .

Google Hjælp har den komplette liste.

7. Forenkle deling ved at oprette kontaktgrupper

Med e-mail-kontaktgrupper behøver du ikke indstille individuelle dokumenttilladelser til dine medarbejdere.

Log ind på Google Kontakter. Klik på Ny gruppe på venstre sidepanel.

Brug Google Drev-kontaktgrupper

Giv det et beskrivende navn i henhold til holdprojektet. Eller noget andet, der gør dem nemme at huske. Du kan navngive grupper med tilladelser for at gøre dem nemme at huske.

For eksempel: [email protected] eller [email protected]

Udvikl den nye gruppe med e-mailadresserne til teammedlemmerne.

Brug disse specifikke kontaktgrupper i indstillingerne for fil eller mappedeling.

8. Se visningstal for et delt dokument

Google opretholder en versionshistorik, men der er ingen måde at se, hvor mange gange et delt dokument er blevet vist. Jeg fik svaret på dette spørgsmål fra en Stack Exchange-diskussion.

Indsend dit dokumentlink til http://goo.gl URL-afkortningstjenesten og del kun denne webadresse. Denne service giver oplysninger om, hvor mange gange dette link blev klikket, hvilket er omkring så tæt, som du i øjeblikket kan lære at vide, hvor mange gange dit dokument blev åbnet.

Dette er nyttigt i tilfælde, hvor du måske vil dele et dokument offentligt og kontrollere svaret. Bemærk, at offentlige dokumenter og filer vises i søgeresultater.

Nogle ideer til deling offentligt:

  • Upload og del en eBook.
  • Test det oprindelige svar på et kreativt produkt.
  • Slip en diaspræsentation til offentlig visning (som SlideShare).
  • Find åbent uddannelsesmæssigt indhold.

Tip: Du kan bruge en simpel Google Site Search til at søge efter offentlige dokumenter. F.eks. Søgeordsside: drive.google.com

9. Del med Slack

Slack er den nye arbejdsplads eller kontorets digitale vandkøler. Hvis du ikke arbejder med Slack Slack Gør Group Communication hurtigere og lettere slap Gør gruppekommunikation Hurtigere og lettere Gruppemeddelelser kan virkelig dræbe produktiviteten. Det er på tide at sætte postklienterne i ro og bruge samarbejdstjenester som nyligt lanceret Slack. Læs mere endnu, det er på tide at introducere det til dit team. Der er mange måder at få dine yndlingsydelser til at fungere med Slack Den ultimative måde at gøre slap arbejde med dine favorittjenester Den ultimative måde at gøre slap arbejde på med dine foretrukne tjenester Ud over kommunikation er der mange måder at bringe information inde i Slack, men der er få integrationer, der giver dig mulighed for at styre eksterne tjenester fra Slack - indtil nu. Læs mere . Integration af Google Drev er blandt de populære.

Slap kan du importere Google Drive-filer og dele dem via Slack. Alle importerede Google Drive-filer er også indekseret af Slack for nem søgning og reference. Filerne gemmes ikke på Slack - de fortsætter med at forblive i dine Google Drive-mapper. Slap fungerer som en kanal.

Slack og Google Drive

Et lille eksempel: Indsæt et link til et Google-dokument i Slack chatroom. Slap viser en uddrag af indhold fra filen under linket, når den er integreret. Dette er mere nyttigt end blot at dele blinde links.

Slack Help Center viser, hvordan du kan forbinde din Google Drev til Slack på to nemme måder.

10. Del Google Docs fra Microsoft Office

Google Drev vs Microsoft Word Google Dokumenter vs. Microsoft Word: Dødssammenligningen til forskning Skrivning af Google Dokumenter vs. Microsoft Word: Dødssammenkomsten til forskningsskrive Online-løsninger bliver normen. Vi besluttede at se, hvordan Microsoft Word stakkes op imod Google Docs. Hvilken vil gøre det bedre forskningspapir? Læs mere kan være en daglig kamp af to kontorsuiter, men de to krafthuse spiller endelig fint. Du kan nu åbne Word, Excel og PowerPoint-filer, der er gemt på drevet, arbejde på dem i Microsoft Office og dele dem tilbage via Google-drev. Det er alt takket være en praktisk plug-in, der er fantasifuldt betegnet som - Google Drive-plugin til Microsoft Office .

Plug-in fungerer sammen med Microsoft Office 2007, 2010, 2013 og 2016.

Installer tilføjelsen og giv den tilladelse til at få adgang til dine Google Drev-mapper. Tilføjelsen vises som en ekstra fane på båndet og som et nyt sted på skærmen Gem.

Google Drev Plugin til MS Office

Kontor-dokument, der er gemt på drevet, er også versionskontrolleret. Du kan spore tidligere versioner af en Office-fil, eller gå tilbage til en ældre version. Når du vil arbejde på et Google-dokument, åbnes det i det relevante Google Drev-program i et separat browservindue.

Deler ikke vidunderligt!

Du kan ikke gå alene i det 21. århundrede. Der er en række fordele, når du samarbejder i real-time Team Working: 10 tips til effektiv real-time online samarbejde team: 10 tips til effektiv real-time online samarbejde Læs mere. Der er også udfordringer. Men reducer antallet af hoops til bare at dele et stykke information, og gode ting vil ske.

Skriveprojektvideoen demonstrerer, hvordan flere kan opnås med mindre, når der sker samarbejdssynergi.

Tilbring lidt tid med samarbejdsfunktionerne i Google Drev. Samarbejdet om samarbejdet afhænger af det. Tag Google Drive ud over et fillagringssystem med de mange tips og tricks, det tilbyder på alle platforme. Fortæl os om, hvilken rolle Google Drev har i din tilsluttede verden.

Bruger du det aktivt til at trække hinanden sammen omkring et fælles projekt? Hvad er det ene tip, du gerne vil dele, der gør Google Drive-styringen lidt bedre for os? Eller endda en klage, der holder dig tilbage?

Billedkredit: puslespil af Rido via Shutterstock

In this article