Indbakke Nul er et af de mest populære buzz-ord i produktivitetssamfundet. Apps som den populære iPhone-e-mail-klient, postkasse Tag din indbakkeboks til nul med postkasse til iPhone Tag din indbakkeboks til nul med postkasse til iPhone Standard mailklienten til iPhone er efter min mening blevet forældet, eller det er bestemt ikke så avanceret som den hardware, den ligger i. Mail er ikke sjovt at navigere, og dets nyeste funktioner ... Læs mere gør det nemt for dig hurtigt at håndtere alle e-mails i din indbakke. Hvis du virkelig er overbelastet, kan du endda bruge en tjeneste som Mailstrom Begravet i e-mails? Skrumpe din massive indbakke til nul med Mailstrom Begravet i e-mails? Skrumpe din massive indbakke til nul med Mailstrom Vi har tilbudt en række løsninger igennem årene for at administrere din Gmail-konto og rydde op i en rod indbakke. Intet er mere praktisk end en central online-løsning som Mailstrom. Læs mere for at slette e-mails i bulk. Idéen om at erklære e-mail-konkurs - bare at slette alt og begynde over - bliver overvejet i nogle kredse.
Alt dette fokus på at rydde din indbakke, når du opnår den undvigende Indbakke Nul, savner to af de grundlæggende problemer med overbelastning af e-mails. For virkelig at løse dine e-mail-problemer skal du gå ud over Indbakke Nul og adressere de underliggende problemer:
- Hvorfor din indbakke oversvømmes i første omgang.
- Hvad dit forhold til email er som.
E-mail overbelastningsproblemet
Det meste af samtalen omkring e-mail overbelastning undlader at skelne mellem ønsket og uønsket email. Behandling af hvert element i din indbakke som et mål, der skal ryddes, ignorerer virkeligheden af situationen. En email fra din chef, der giver dig feedback på en præsentation, er tydeligvis ikke den samme som en email fra Groupon, der tilbyder tilbud i den by, du forlod sidste år. Ligeledes er en email fra en gammel ven sandsynligvis velkommen, mens en e-mail fra Facebook fortæller dig, at den samme ven, der tagger dig på et billede, sandsynligvis ikke er.
Hvis du har hundredvis af e-mails, der sidder i din indbakke, som alle ønskede at modtage, men ikke har behandlet endnu, har du et tidsstyringsproblem, som ingen e-mail-app kan løse. Hvis du har ti uønskede e-mails derinde, har du et e-mail-problem, men igen vil ingen e-mail-app løse det for dig.
Det meste af samtalen omkring e-mail overbelastning undlader at skelne mellem ønsket og uønsket email
For de fleste er de to hyppigste årsager til uønsket email sociale medier, e-mail-nyhedsbreve og redundante arbejdsemails. Hvis du er en offentlig person, kan du også blive udsat for en betydelig mængde uopfordret fan-mail eller anmodninger om rådgivning.
Spam er ikke længere det problem, det engang var, hvis du bruger en moderne e-mail-tjeneste som Gmail, vil du meget sjældent se spam i din indbakke.
Pavlovian Email
Indbakke Nul, som et koncept, undlader også at løse de fleste folks forhold til e-mail . Har en tom indbakke, fordi du tjekker det hvert 20. minut, eller hver gang du modtager en besked, og reagerer på det hele med det samme, er det næppe en god ting. Tilsvarende, hvis du bruger 4 timer om dagen i frem og tilbage email-udvekslinger, er du ikke produktiv, selvom du når indbakke nul i slutningen af dagen.
Ivan Pavlov var en russisk nobelprisvindende videnskabsmand kendt for sit arbejde med klassisk konditionering. Ved at ringe en klokke hver gang han fodrede en hund, kunne han få hunden til at salivere selv uden at der var mad. Som psykologkandidat spiser jeg nu hver gang jeg taler om Pavlov!
Kernen i klassisk konditionering er, at jo flere gange en stimulus følges af et svar, desto sværere er det at adskille dem. Hver gang du tjekker dine e-mails første ting om morgenen, eller når en ny meddelelse kommer ind, er du konditionere dig selv for at fortsætte med at gøre det samme.
For virkelig at gå ud over indbakke nul, skal du opnå kontrol over, hvordan du modtager og svarer på e-mail - du skal bryde Pavlovian-cyklen. En tom indbakke er kun et muligt skridt på vejen for at opnå dette.
De fem principper
Heldigvis er det nemt at løse uønsket email overload og Pavlovian forholdet. Der er et par enkle principper, at hvis du træder i praksis, vil du sikre dig, at du vil modtage næsten alle e-mails, og at du har kontrol over, hvornår og hvor du tjekker det.
Princip One: Non-Overlapping Silos
For at løse problemet med sociale medier, bruger jeg ideen om ikke-overlappende siloer. Alle Facebook-meddelelser skal forblive i Facebook-slutningen af historien. De skal ikke vises i min e-mail-indbakke, i min telefons underretningsmenu eller andre steder end Facebook. Intet Facebook-besked bliver nogensinde lige så vigtigt som en email fra min editor, så de bør ikke få den samme behandling.
Handlingsforanstaltninger
Brug 30 minutter til at logge ind på alle dine sociale medier-konti og afmelde fra hver underretnings-email. Du kan blive overrasket over, hvor mange afkrydsningsfelter du skal afkrydsningsfeltet. Min kollega MakeUseOf forfatter Justin har skrevet en god artikel om, hvordan man stopper irriterende sociale medier e-mails med NotifyMeNot. NotifyMeNot tager dig gennem trinene for at afmelde dig fra alle vigtige sociale netværkswebsteds e-mail-meddelelser.
Princippet To: Deal eller Slet
Nyhedsbrevet er lidt sværere at håndtere. Problemet er, at du i mange tilfælde har tilmeldt dig et nyhedsbrev, fordi det indeholdt de oplysninger, du ønskede at modtage. Hvis du er en digital hoarder som mig, kan du prøve at overbevise dig selv om, at du stadig vil have de daglige Groupon tilbud. Princippet om aftale eller sletning hjælper dig med at overvinde disse hamsterinstinkter.
Handlingsforanstaltninger
Sæt 15 minutter hver dag for at gennemgå alle nyhedsbreve i din indbakke. For hver enkelt skal du læse det fuldt ud eller afmeld. Hvis du ikke vil læse det i løbet af tiden afsat til at gøre netop det, vil du aldrig.
I løbet af to uger afmeldte jeg mig fra næsten tre fjerdedele af de nyhedsbreve, jeg havde tilmeldt mig. Nu hver gang jeg ser ulæste nyhedsbreve begynder at krybe ind i min indbakke, geninstallerer jeg aftale eller sletter.
Princippet Tre: Max Email Time
For mange mennesker - herunder mig, når jeg ikke er forsigtig med at kontrollere e-mail, er en refleksiv handling. Hvis du ikke aktivt gør noget, eller distraheres i et split sekund, åbner du din indbakke og tjekker dine e-mails. Selv om det måske ikke ser ud som en big deal, bryder det din strøm, og du kan være chokeret over, hvor længe du rent faktisk bruger kontrol af e-mail. Sådan slår du e-mail-afhængighed ved at spore indbakkevaner Sådan slår du e-mail-afhængighed ved at spore indbakke Habits E-mail kaprer din dage, og det er snigende om det. Du kan genvinde kontrol over din tid. Find ud af, hvor meget tid du bruger til e-mail lige nu og stjæle den tilbage. Læs mere .
Meget bedre, som min kollegaforfatter Akshata anbefaler, er at tildele bestemte tidspunkter og kun kontrollere e-mail derefter. Jeg vil gå videre og foreslå, at for at adressere både e-mail overload og Pavlovian forholdet - sæt en maksimal e-mail tid .
Hvis du er midtvejs ved at svare på en email, når din tid er op, gem den til udkast og hent den op næste dag.
Handlingsforanstaltninger
Vælg en eller to gange for at tjekke e-mail om dagen og finde ud af, hvor længe det tager dig at håndtere dine vigtige e-mails; Dette er din maksimale e-mail tid. Alt i løbet af 45 minutter er nok for langt. Kontroller kun e-mail på disse tidspunkter og overskrider ikke din maksimale e-mail-tid. Hvis du er midtvejs ved at svare på en email, når din tid er op, gem den til udkast og hent den op næste dag.
Selvom dette er en ekstrem løsning, vil du være i stand til at håndtere alle de virkelig vigtige e-mails, mens du ignorerer dem, der kun er akut. Hvis du ikke er i stand til at håndtere mængden af e-mails, skal du bruge nogle af principperne i denne artikel til at reducere det beløb, du modtager.
Prinsipp Fire: Spørg dig selv "hvorfor?"
Nogle mennesker vil ikke have lyst til at erklære at de kun tjekker e-mail på bestemte tidspunkter - hvis du er en af dem, kan du stadig angive uopsættelig e-mail-kontrol. I løbet af dagen vil der være tidspunkter, hvor du skal tjekke din email; måske har din chef spurgt, om John sendte en rapport. Men der vil også være tidspunkter, når du bare tjekker det uden nogen reel grund.
Handlingsforanstaltninger
Hvis du ikke kan angive tidspunkter for at tjekke e-mails, skal du hver gang du ser på din indbakke, spørge dig selv, hvorfor du gør det, og skriv svaret ned i en tekstfil eller på et ark papir. Tale op alle de gode grunde - "chef bad mig om", "væk fra skrivebord i en time" - og alle de dårlige grunde - "procrastinating", "på telefonen og gennemsyret", "svar på en anmeldelse" i sidste ende. Målet er at minimere antallet af dårlige grunde. Når du er klar over hvorfor du kontrollerer email, kan du sikre dig, at du kun gør det, når der er en klar grund til at gøre det.
Princippet Fem: Minimering af indgange
Hvis du har implementeret alle de tidligere principper, og du stadig bliver snowed under med e-mails, skal du adressere input. Den vigtigste tilbageværende kilde til uønsket e-mail er fra udløser-glad kollegaer; der er to trin til at løse det - den første er at ændre de e-mails, du sender, den anden er at tale med dine kollegaer .
Handlingsforanstaltninger
Overvej hver e-mail, du skriver. Hvis det er et ord med et ord som "perfekt" eller "tak", send det ikke; Hvis du handler om oplysningerne i den email, du modtog, vil det være tydeligt, at du læser det, og derfor er bekræftelsen ikke nødvendig. Hvis der er nogen tvetydighed, fjern det I stedet for at spørge om nogen er ledig om eftermiddagen, spørg, om de er gratis på et bestemt tidspunkt.
Hvis der er potentiale frem og tilbage, skal du hente din telefon og ringe i stedet; hvad der kan tage fem e-mails til at hamre ud, kan tage mindre end et minut på telefonen.
Overvej hver e-mail, du skriver.
Afslut dine e-mails ved at sige, hvad du forventer af modtageren. Fortæl dem, at du ikke vil kontrollere efter et svar, men vil antage, at de vil begynde at arbejde på, hvad du har sendt over. Sørg for at give dem alt, hvad de har brug for, så de ikke behøver at komme tilbage til dig.
Når du har struktureret dine e-mails, så du ikke reagerer unødigt og minimerer behovet for andre til at svare, er det tid til at tale med dine kolleger. Begynd med de værste lovovertrædere, beder høfligt om ikke at blive CC'd til e-mails, medmindre de er vigtige og relevante. På samme måde bede om, at hvis det er muligt, svarer folk kun til afsenderen i stedet for at slå svar på alle.
En note om fan-mail
Hvis du er kendt eller opfattet som ekspert, får du email fra fremmede, der spørger om råd. Nøglen til at håndtere disse slags e-mails er at overveje, om de er ønskede eller uønskede; mens det kan være en byrde at tilbringe en time om dagen svarende til uopfordrede anmodninger om rådgivning, hvis disse mennesker er potentielle eller nuværende kunder, så vil du sikkert høre fra dem.
Hvis du på den anden side ikke får noget ved at svare, skal du overveje, hvordan de har adgang til din email i første omgang. Hvis det offentliggøres offentligt på dit websted, skal du fjerne det. Hvis du ikke kan, og mængden af e-mails er uhåndterlig, kan du overveje at delegere alle ubetydelige e-mailopgaver til en assistent, virtuelt eller på anden måde.
De fleste dage modtager jeg email fra folk, der har læst selvstudier, som jeg skrev. Mens jeg vågner op til en tirade, der forklarer, hvorfor Software X er bedre end Software Y, og at jeg er en idiot for at skrive om Y, er ubehagelig, er jeg i balance med at modtage tilbagemelding fra folk, der har læst mit arbejde; Jeg har gode ideer til at følge med på tutorials fra deres spørgsmål.
Konklusion
Indbakke Nul er en god ide i princippet, men det undlader at behandle kernen i e-mail-spørgsmålet: Sørg for, at du kun får e-mail, du vil modtage, og at du behandler det på dine egne vilkår. Hvis du bruger tid på at slette sociale medier, er ulæste e-mail-nyhedsbreve og unødvendige e-mails for arbejde bare for at nå indbakke nul, det er meningsløst; langt bedre at tage et par minutter om dagen i et kort stykke tid og anvende nogle af principperne i denne vejledning og adressere dit forhold til e-mail én gang for alle.
Billedkreditter: Harry Guinness, Pavlov's Dog (Shutterstock), Spam (Shutterstock)