7 E-mail-effektivitetstips for at få flere email-færdige, hurtigere

Livet drejer sig om kommunikation og bogstaveligt talt opnås ingenting uden det. Email er et kommunikationsværktøj med det formål at gøre dit liv lettere.

Livet drejer sig om kommunikation og bogstaveligt talt opnås ingenting uden det.  Email er et kommunikationsværktøj med det formål at gøre dit liv lettere.
Reklame

e-mail effektivitet tips Livet drejer sig om kommunikation og bogstaveligt talt opnås ingenting uden det. Email er et kommunikationsværktøj med det formål at gøre dit liv lettere. I stedet for at skulle skrive et brev eller prøve at fange nogen i telefon eller personligt, kan du hurtigt skrive et par linjer og være over det.

Men e-mail kan også være en betydelig tidssynk. Dette sker typisk, når det bruges på den forkerte måde. Mange sender dig e-mails, du ikke behøver, med emnelinjer, der ikke afspejler indholdet og i flere ord end nødvendigt. Men det kan også være din egen skyld, for eksempel hvis du ikke behandler e-mails rigtigt eller misbruger din indbakke som en Til-eller læseliste. Faktum er, at du hurtigere kan komme igennem dine e-mails ved at forbedre dine vaner og nøjagtigt vedtage nogle få e-mail-effektivitets tips.

Planlæg Email Time

Hvis du frygter at overveje dine e-mails, eller hvis du regelmæssigt bruger alt for meget tid til at rydde din indbakke, skal du prøve at begå en tidsplan. Nogle mennesker anbefaler at lave e-mails for en bestemt tid to gange om dagen. Planlægningstiden er smart, fordi den skaber tidsrammen og sindet til at koncentrere sig om at få opgaven udført. Desuden vil du finde ud af, hvor meget tid du virkelig bruger med e-mails.

Kontrol af e-mails kun to gange om dagen virker ikke for alle. Hvis du bliver nødt til at holde øje med ting og tjekke dine e-mails flere gange i løbet af dagen, giv dig selv et par minutter hver time foruden at kontrollere og behandle e-mails om morgenen og aftenen. Disse korte email sprints er en mulighed for at reagere på presserende e-mails eller svare på en e-mail, som du først havde brug for at hente information til.

e-mail effektivitet tips

Tanken er at ...

  • opret en tidsbegrænsning ved at planlægge e-mail tid,
  • har ambitionen at forblive inden for denne grænse
  • bliver hurtigere, og
  • gradvist frigøre tid på din tidsplan.

Denne tankegang hjælper dig med at fokusere og blive mere effektiv. Kombiner det med alle de andre e-mail effektivitetstips i denne artikel, og du vil hurtigt fremskynde dine e-mails som aldrig før.

Behandle hver e-mail, du åbner

Hver e-mail, du åbner, kræver, at du handler på en eller anden måde. Gør det med det samme sparer tid, fordi du ikke behøver at behandle den email igen. Du vil også rydde din indbakke mindst en gang om dagen, hvilket er en befriende følelse.

For hver e-mail, du åbner, handle omgående, hvis det er muligt, eller planlæg en opgave om nødvendigt, og arkiver eller slet derefter e-mailen. Hvis du handler straks, kan det betyde, at du reagerer hurtigt, lav et kortopkald, overfør datoer til din kalender, tilføj opgaver til din To Do-liste, filemails eller andet indhold, der skal læses senere. Når du ikke kan svare eller handle med det samme, skal du udarbejde et svar og planlægge en opgave for at løse, hvad det er, du skal gøre. Under alle omstændigheder skal du få alle e-mails ud af din indbakke.

Bemærk, at i Gmail har hver e-mail en unik webadresse Vidste du, at du kan bogmærke bestemte Gmail-meddelelser? Her er hvordan og hvorfor vidste du, at du kan bogmærke bestemte Gmail-meddelelser? Her er hvordan og hvorfor Der er mange tilfælde af, hvorfor Gmail er en genial webmail-klient. Nu selvom det er næsten trivielt at finde e-mails i Gmail, ved at vide, at du kan finde dem, betyder det ikke, at du vil ... Læs mere. Brug nu ikke det til at bogmærke dine e-mails! I stedet skal du føje linket til den pågældende opgave på din opgaveliste eller kalenderpost. Det er meget bedre end at holde styr på disse e-mails i din indbakke.

e-mail effektivitet

For at få mest muligt ud af din tid ...

  • handle på hver e-mail, du åbner
  • overfør opgaver og datoer til din Til-gør-liste eller kalender og
  • tilføj email-adresser til reference,
  • reagere straks hvis det er muligt
  • udarbejde et svar, hvis det er nødvendigt
  • arkiver eller slet alle e-mails, du har åbnet, og
  • behandle Udkast mappe og Opgave liste en gang om dagen.

Filtrer og etiket e-mails

Mange mennesker holder e-mails i deres indbakke, fordi de ikke ved en bedre måde at holde styr på dem. Det bidrager til rod og med tiden gør det faktisk sværere at finde ting. I Gmail kan du let finde en e-mail ved hjælp af den kraftfulde søgefunktion 5 Avancerede Gmail-søgoperatører Du skal vide 5 avancerede Gmail-søgoperatører Du skal vide Gmail er en genial webmail-klient med mange fantastiske funktioner. At være en Google-tjeneste er en af ​​dens styrker åbenbart Søg. Og det er præcis, hvordan Google revolutionerede email. I Gmail har du ikke rigtig ... Læs mere. Alternativt kan du mærke e-mails for hurtigt at finde dem, hvis du skal beholde dem i din indbakke eller sortere dem i mapper for at hente dem senere.

I stedet for manuelt at sortere e-mails, kan du konfigurere filtre til automatisk at behandle e-mails, du modtager regelmæssigt 5 Gmail-filtre til hjælp Prioritere og organisere din indbakke 5 Gmail-filtre til hjælp Prioritere og organisere din indbakke Hvilke filtre skal hver person have i deres arsenal så at deres indbakke er så ordnet som min? Jeg er her for at hjælpe dig med at komme i gang med at konfigurere dine fem første filtre, eller ... Læs mere, herunder meddelelser, abonnementer, fordøjelser, men også e-mails fra bestemte personer. I stedet for at oprette et nyt filter til hver enkelt kilde, skal du oprette et e-mail-alias. Deltag og overfør din email med kraften i Gmail-aliaser. Deltag og overvinde din e-mail med kraften i Gmail-aliaser. Når det kommer til e-mail-organisation, er den umiddelbare reaktion ofte alt om mapper, tags, filtre, prioritetsmærker og ting af den slags. Ikke at nogen af ​​dem er dårlige - faktisk de fleste ... Læs mere for typer af e-mails (fx forummeddelelser eller nyhedsbrev abonnementer) og filtrer e-mails baseret på hvilken e-mail-adresse de sendes til. Ved at rette disse e-mails til deres egen dedikerede mappe, vil de aldrig tæppe op i din indbakke, du vil ikke spilde tid på at behandle dem, og du kan stadig læse dem, når du har tid.

e-mail effektivitet

Den bedste måde at styre dine e-mails på er at ...

  • lære at søge din email,
  • etiket og
  • sortere e-mails,
  • ideelt med automatiserede filtre, hvor det er muligt, og
  • gøre dem omgå din indbakke, hvis du aldrig behøver at håndtere dem med det samme.

Reducer indgående e-mail

Når du begynder at rydde din indbakke dagligt, vil du se, hvilke e-mails du ikke behøver. I stedet for at oprette filtre til e-mails, ønsker du ikke rigtig at modtage eller vil aldrig have tid til at læse, handle. Dette kan betyde, at du afmelder dig fra et nyhedsbrev, du aldrig læser, fortæl dig en ven om ikke at videresende dig tegnefilm længere, eller spørg en kollega til kun CC om vigtige e-mails.

Kort sagt, adresser unødvendige e-mails, afmeld strenge og filtrer til papirkurven om nødvendigt.

Angiv et eksempel: Hold dine egne e-mails klar og kort

Det tager tid at komponere en udførlig email. Og det tager tid at læse og behandle det. Spar dig selv og andre tid og lær at holde dine e-mails klar og kort.

Dette starter med en god emnelinje. Sørg for, at det afspejler klart indholdet af din email. Dette bliver lettere, hvis du holder dig til et enkelt emne pr. E-mail. Endelig skal du holde din email kort. Jeg vil ikke anbefale en en-sætningspolitik, men hverdagens e-mails skal være korte. Gør tanken og uddrag essensen af ​​det, du vil kommunikere, før du sender.

e-mail effektivitet tips

Dine modtagere vil elske dine e-mails, hvis de indeholder ...

  • en klar emnelinje,
  • et emne pr. e-mail,
  • centrale ideer udtrykt klart i
  • ikke mere end 1-5 sætninger.

Brug Canned Responses

Hvis du modtager mange e-mails, der mere eller mindre kræver et og samme svar, skal du oprette en skabelon og oprette et dåse svar. Dette kan spare meget tid og det er meget nemt at gøre med Gmail. Vi har dedikeret en hel artikel om, hvordan du e-mail hurtigere og bedre med dåse-svar E-mail hurtigere og bedre med dåse-svar E-mail hurtigere og bedre med dåse-svar Har du ikke tid til at lave mad? Intet problem, tag en dåse. Har du brug for en campingplads, der ikke går dårligt? Nemt, få lidt dåse mad. Træt af at skrive de samme email svar? Prøv dåse e-mails! Tænk ... Læs mere.

Brug tastaturgenveje

De fleste e-mail-programmer tilbyder tastaturgenveje. Gmail har for eksempel genveje til at reagere (a), slette (SHIFT + 3) eller arkivere en email (a). Vi har samlet en PDF-oversigt over nyttige Gmail Genveje her. Bemærk, at du måske skal aktivere tastaturgenveje. Brug et par minutter til at lære tastaturgenveje til din valgte e-mail-klient, og du vil behandle dine e-mails meget hurtigere hver dag.

Her er nogle flere e-mail effektivitets tips til at hjælpe dig med at bruge email mere effektivt 10 tips til at hjælpe dig med at e-maile mere effektivt 10 tips til at hjælpe dig med at sende e-mail mere effektivt Det bedste råd jeg har hørt om e-mail og email produktivitet er - ikke svar på e-mails første ting om morgenen. Det er en smule paradoksal, men sandt, at e-mail og produktivitet er ved loggerheads ... Læs mere.

Konklusion

Email er et kommunikationsværktøj, der skal tjene dig, ikke styre dit liv. Vær klar over, hvad du vil opnå med dette kommunikationsværktøj, hvordan du vil bruge din tid, og automatiser eller fjern alt, hvad der står imellem dig, og behandle din email hurtigt. Hvis det gøres rigtigt, behøver det ikke at tage meget tid at rydde din indbakke. Og når du har en god rutine, vil du ikke bekymre dig om ikke at kontrollere dine e-mails i et par timer eller en dag, som du gør vigtigere arbejde. Du vil vide, at din rutine vil lade dig pløje gennem en oversvømmet indbakke på ingen tid.

Har du nogen e-mail-behandlingstips, som jeg har savnet?

Billedkreditter: Email Logo via Shutterstock, Ur og Email via Shutterstock, Indbakke via Shutterstock, Indgående Email via Shutterstock, Talebobler via Shutterstock

In this article