Eller skal du bruge begge dele? Microsoft Access og Excel har både datafiltrering, sortering og forespørgsel, men hvilket program passer til dine arbejdskrav, og hvordan får du det bedste ud af begge verdener?
Forstå hvad hvert værktøj er til
Ovennævnte tabel skal give dig en oversigt over nøglesammenligningerne mellem at bruge Microsoft Access eller Excel til dine datakrav. I en ideel verden bruger vi alle Microsoft Excel og Access interchangeably, en til sine avancerede matematiske beregninger og statistiske sammenligninger, den anden for sin evne til at organisere og vise dataflåder på en struktureret måde.
Nøgle spørgsmål inden dit valg
Du bør spørge dig selv om disse centrale spørgsmål, inden du går i gang med et stykke software over det andet:
- Hvordan vil du organisere dine data?
- Gentagne? Duplikering?
- Handlingssporing / arrangementshåndtering?
- Opbevarer og styrer du eller opbevarer og analyserer?
- Hvor mange data har du?
- Tekst?
- Numerisk?
- Har du brug for formatering for delbar produktion?
Excel er til dataanalyse
Excel udmærker sig ved numeriske data, dens opbevaring og de mange permuteringer af analyse, du måtte bruge for at afdække mønstre, tendenser eller misnomer i dine data. Lærings kurven for Excel er ret kort - det kan forekomme meget skræmmende at begynde med, men du vil hurtigt bøje pivottabeller. Sådan bruges en Excel-pivottabel til dataanalyse. Sådan bruges en Excel-pivottabel til dataanalyse. pivottabellen er et af de mest kraftfulde værktøjer i Excel 2013-repertoaret. Det bruges ofte til stor dataanalyse. Følg vores trinvise demonstration for at lære alt om det. Læs mere til din egen brug på ingen tid.
De nyeste versioner kommer helt fastklemt med skabeloner 10+ Nyttige Excel-skabeloner til projektstyring og -sporing 10 + Nyttige Excel-skabeloner til projektstyring og sporing Skabeloner er at projektledere, hvilke knive er til professionelle kokke: uundværlige. Vi viser dig, hvordan du kan replikere succesfulde projekter ved at bruge færdige skabeloner i Microsoft Excel og videre. Læs mere, brugbare genveje og en meget venlig GUI, men der er overvejelser at lave. Excel er et fantastisk værktøj, når du bruger nogle regneark ad gangen, men når du begynder at forøge størrelsen på din database, f.eks. Med et statsdatasæt, begynder Excel at knuse under belastningen.
Vedligeholdelse af et massivt Excel-regneark med tusindvis, hvis ikke titusindvis af poster bliver stadig vanskeligere, og da dine data udvikler behovet for at opdatere dine formler, kan opsummeringsområder og makroer medføre fejl i dine data.
Excel Ressourcer
Her er nogle gode online ressourcer, vejledninger og skabeloner, der giver dig den øverste hånd, når du får fat i Excel:
- Lær Excel uden at bruge en penny - referenceliste til Excel-tutorials, der dækker bogstaveligt talt alt hvad du behøver via en af linkene
- Skabeloner til Excel - MS Office-butikken til Excel-skabeloner. Excel 2013 har en udvidet liste, når du åbner softwaren - giv det en gennemgang for flere muligheder!
- Chandoo.org - tonsvis af gratis information, der dækker alle læringsniveauer
- MrExcel - ligner Chandoo, har tusindvis af hands-on how-to videoer og vejledninger
- YouTube: Howcast Tech - store introduktionsserier, der bevæger sig mod nogle mellemliggende Excel-værktøjer
Chandoo, MrExcel og YouTube-serien fra Howcast Tech er særligt gode, der hver især giver fremragende tutorials, der dækker stort set alle værktøjer, du måske støder på i Excel, fantastiske ressourcer til ydmyge begyndere lige til Excel savants blandt os.
Adgang Excels ved Data Management
Microsoft Access er et lidt andet dyr til Excel. Hvor Microsoft Excel fastholder fokus på numeriske, potentielt engangssegmenter, giver Access en lageropløsning til information, der kan tilbagekaldes og henvises på tværs af flere steder. Jeg vil indrømme læringskurven for Access A Hurtig guide til at komme i gang med Microsoft Access 2007 En hurtig guide til at komme i gang med Microsoft Access 2007 Read More er problematisk på steder, men når du har lært det grundlæggende i softwaren, finder du dem færdigheder, der er relativt udskiftelige med næsten alle databaseprogrammer.
Måske er den største forskel mellem Microsoft Access og Excel den metode til optagelse af optagelser. Microsoft Access-poster er til enhver tid fri til ændring. Ovenstående billede viser Microsoft Access (top) og Excel (nederst) til sammenligning. Bemærk, når du bruger Microsoft Access, får hver enkelt post et specifikt ID-nummer - den første kolonne - for at du kan sortere, filtrere og søge hele din database. Så hvad er en database, alligevel? [MakeUseOf Forklarer] Så hvad er en database, alligevel? [MakeUseOf Forklarer] For en programmør eller en teknologi entusiast er begrebet en database noget, der virkelig kan tages for givet. Men for mange mennesker er begrebet en database selv en smule fremmed .... Læs mere. Og din database er netop det - en digital butik med information. Tilføjelse af flere oplysninger, ændring, fjernelse, filtrering og forespørgsel har ingen indflydelse på den eksisterende post eller formlerne, sammendragsområder, tabeller og rapportering, du allerede har oprettet. Når du bruger et massivt datasæt i Excel, er der en mulighed for at udføre nogen af de ovennævnte opgaver kunne bryde noget, et eller andet sted.
Et skridt videre end Excel
Microsoft Access går et skridt videre end Excel i form af ren datalagring, der indeholder specifikke interne værktøjer til at sikre datakvaliteten:
- Brug opslagslister og valideringsregler for enkelte felter på bordniveau
- Formularer kan tilføje yderligere regler til din adgangstabel En hurtig vejledning til tabeller i Microsoft Access 2007 En hurtig vejledning til tabeller i Microsoft Access 2007 Læs mere under dataindtastning
- Responsive til brugervalg og foruddefinerede begivenheder
- Referential integritet mellem tabeller konsekvent vedligeholdt af Microsoft Access - sørg for at alle dine data giver mening, næsten hele tiden
Samlinger af enorme databaser er også relativt enkle i Microsoft Access. Forespørgsel og filtrering kan ske uanset din oplagringsmåde med Microsoft Access, der giver effektive dataanalyseløsninger - men ingen pivottabel!
Microsoft Access Resources
I lighed med vores Microsoft Excel-tilbud er her nogle gode online ressourcer, vejledninger og skabeloner, der giver dig den øverste hånd, når du får fat i Access:
- Nem adgang med skabeloner - officielt MS Office-vejledning til brug af Adgangskabel for at fremskynde dit arbejde
- Introduktion til Access 2010 Skabeloner - en introduktion til valg og implementering af Access skabeloner
- GCF Learn Free - 14 del tutorial spænder over dataindtastning til data præsentation og meget mere
- Alt adgang - absolut massiv liste over adgangsspørgsmål og vejledninger
- Baycon Group - dybtgående tutorials lige fra indtastning af dine data til avancerede forespørgselsborde
Og vinderen er…
Ingen af dem!
Åh, hvad en udkørsel, undskyld ... men jeg håber, at vi har illustreret hvert stykke software, så din næste datalagring / analyse beslutning bliver lettere. Du kan importere Microsoft Access-data til Excel og omvendt på en række måder, der uendeligt udvider potentialet i begge dele af software. Løsningerne fra Microsoft Access og Excel giver et spektrum af datahåndteringsteknikker, som udvikler sig sammen med vores datakrav.
Den øverste bjælke viser import- og eksportindstillingerne, der er tilgængelige via fanen Microsoft Access> Eksterne data . Den anden viser lignende eksportindstillinger via fanen Excel> Data . Begge data faner giver brugerne en udvidet krydsfunktionalitet, der giver dig det bedste fra begge verdener: overordnede matematiske beregninger, formatering og tabeller, sammen med fremragende datahåndtering, analyse og rapportering. 
Keen-eyed læsere vil bemærke manglen på en Excel eksport faneblad. Datadeling mellem Microsoft Excel og Access er som regel en envejs gade, det vil sige, at der ikke er nogen permanent dataforbindelse indstillet mellem de to MS Office-platforme, når de flyttes fra Microsoft Excel til Access. Ved hjælp af fanen Microsoft Access "Import & Link" kan specifikke tabeller eller rammer i Excel vælges, knyttet til og henvist til i din database, men de numeriske data skal opdateres ved kilden, dvs. i Microsoft Excel. Din tabel i Microsoft Access opdateres konsekvent med din Excel-indgang, men når du lukker Excel, lukker du datalinket (men hold dine data!). For alt andet er der altid CTRL + C Windows Genveje Windows Genveje Læs mere eller CMD + C! Alt du behøver at vide om tastaturgenveje til Mac OS X Alt hvad du behøver at vide om Mac OS X Tastaturgenveje Uanset hvilket operativsystem eller program du bruger, er tastaturgenveje et værktøj, du kan bruge til at gøre tingene ret lettere for dig selv. Du behøver bare ikke at tage dine hænder ud af ... Læs mere
Forstå, hvad hvert værktøj kan gøre for dig, og dine data kan gøre en enorm forskel, så brug begge til din fordel ved at læse og se nogle af vejledningerne for at få en vis praktisk erfaring med disse kraftfulde dataredskaber.
Savnede vi noget? Hvad er dine foretrukne Microsoft Access og Excel-alternativer? Lad os vide nedenfor!