Uanset om du bruger Gmail, Outlook, Google Indbakke, Yahoo Mail eller noget andet, er e-mail e-mail, og før eller senere er din indbakke oversvømmet. Men et simpelt sorteringssystem sikrer, at du aldrig føler, at den er gået ud af hånden og altid er oven på dine beskeder.
Har du nogensinde prøvet at anvende to-do-liste tricks til din e-mail-indbakke? Jeg gjorde. Oftere end ikke, de virker ikke. Hvad vi ikke forstår om forskellen mellem e-mail og opgavelister er, at opgaver kun kræver en handling fra dig, mens e-mails handler om at kommunikere med mennesker.
Men at ændre et populært produktivitetssystem er svaret på at tæmme den konstante flurry af e-mails. USAs præsident Dwight Eisenhowers matrix til sortering af opgaver er fantastisk effektiv til at sortere e-mails også, hvis du justerer det rigtigt.
Ændret Eisenhower Matrix til e-mails
Eisenhower Matrix er, hvordan han sorterede sin to-do liste i fire kvadranter, som hjalp ham med at finde ud af, hvilken opgave han skulle gøre næste gang. Basismatrixen ser ud som dette, og vi vil holde det intakt:
Du vil klassificere hver e-mail i en af disse fire kvadranter. Kvadranterne vil diktere hvad du gør med den email, og når du handler om det. Glem alt om "indbakke nul", vi skal bare koncentrere os om at få tingene gjort.
Det er bedst at kombinere matrixen med mapper i Outlook eller bruge Gmail-etiketter til at tæmme din indbakke Genopdag Gmail-etiketter og endelig tamme din indbakke Genopdag Gmail-etiketter og endelig tamme din indbakke Der er masser af tricks til at håndtere e-mailoverload, men der er en rigtig under din næse, som du måske ikke bruger: gode gamle Gmail-etiketter. Læs mere . Så hver kvadrant vil have sit eget label / mappenavn og måske også sin egen farve.
Uanset hvad du gør, skal du ikke ændre navnet på disse kvadranter. Så dine mapper eller etiketter vil kun have disse fire kategorier:
- Vigtigt og presserende
- Vigtig (ikke uopsættelig)
- Uopsættelig (ikke vigtig)
- Ikke vigtigt eller Uopsættelig
Hvad er "Urgent"?
Det er nemt at identificere, hvad "vigtigt" er - det er et subjektivt opkald, som vi nemt kan tage, afhængigt af vores prioriteter. Men "presserende" sætter et billede af en tidsbaseret beregning, og det smider folk ud.
Slap af, tag ikke panik. "Urgent" her vil betyde, hvad du vil have det til at betyde. Hvis du har en travl dag uden et øjeblik at spare, tager "Urgent" en ny betydning. Hvis du har en dag fyldt med møder, tager "Urgent" en anden betydning. Lad det være fleksibelt; Faktisk er det vigtigt, at det er fleksibelt.
Flere produktivitetseksperter synes faktisk at sætte en tidsbegrænsning til Eisenhower Matrix "Haster" -kolonnen, men det er bare ikke levedygtigt, da de tidsbaserede behov for liv og arbejde fortsætter med at ændre sig.
Der er ingen magisk formel eller sæt tidsbegrænsning for at definere "Urgent". Du ved det, når du ser det. Det er ikke et vanskeligt ord at forstå, så tænk det ikke over.
Hold det enkelt, ikke har "kvadrantregler"
Du vil blive fristet til at knytte en handling med din kvadrant. For eksempel bruger Tutums Bryan Lee systemet og har sat en specifik handling for hver kvadrant, som "Beslut når du skal gøre det" for "Vigtigt, men ikke Haster" og "Delegere det" til "Haster, men ikke vigtigt".
Modstå det. Der er to problemer med dette.
For det første forhindrer disse "handlingsregler" dig, hvordan du tagger en e-mail. Hvis du ved, at du skal handle på en e-mail lige nu, men ikke har tid til at gøre det, finder du din hjerne at narre dig ind i at klassificere det forkert.
For det andet har en kvadrant ikke altid den samme handling. Delegering af en opgave er ikke altid en mulighed. "Ikke presserende eller vigtigt" betyder ikke, at du skal slette det, du kan muligvis stadig bruge den email senere.
I stedet stoler på Eisenhowers matrix og stoler på din egen evne til at få tingene gjort. Et overkompliceret, overspecifikt produktivitetssystem er en, som du ender med at dumpe med 3-strejke produktivitetsreglen. 3-Strike-systemet: Sådan prioriterer du din to-do-liste 3-Strike-systemet: Sådan prioriterer du din To- Do List Får du ikke igennem din opgaveliste? Problemet er måske ikke din produktivitet, det kan bare være dine prioriteter. Lad os lære at prioritere opgavelisten og få tingene gjort. Læs mere . Navne på disse kvadranter giver dig faktisk en god ide om, hvad en email handler om, og du vil kunne træffe den rigtige beslutning i overensstemmelse hermed.
En gylden regel: Ingen bevægelse uden mærkning
Tanken er at sortere dine e-mails mådeløst, kan ikke slukke for email hver morgen? Prøv dette ritual i stedet kan ikke slukke for email hver morgen? Prøv dette ritual i stedet starter din dag mailen måde er jævnligt lagt ned - selv om de fleste af os gør det. Kontrollerer e-mail efter at have vågnet virkelig så slemt? Læs mere, og involverer en handling af selvdisciplin - du kan ikke flytte til den næste e-mail uden at mærke den, du læser.
Dette er kritisk. Hver gang du åbner en email, skal du absolut sortere den. Lad ikke dig selv kontrollere næste mail, hvis du ikke har klassificeret denne i en kvadrant.
Som vi har diskuteret før, er det ikke grunden til, at din produktivitetsapp ikke virker 5 Årsager til, at du skal gøre app, gør dig mindre produktiv 5 Grunde til at gøre App gør dig mindre produktiv At give op til din -do lister? Dit problem er ikke din ambition eller den planlægning af app, du bruger. Problemet er, hvordan du bruger din opgaveliste generelt. Læs mere . Du skal få sorteringstrinnet til højre, og så falder alt andet på plads.
Sådan angriber du dine e-mails
Her er skønheden: Når din indbakke er sorteret, har du faktisk ikke brug for meget råd om, hvornår og hvordan du skal adressere din email. For de presserende og vigtige ting vil du ende med at adressere det i det øjeblik du har lidt fritid.
For alt andet, som ActiveInboxs Andy Mitchell fortalte MakeUseOf, hvordan man håndterer Indbakke Overload og To-Do lister i e-mails. Hvordan man håndterer Indbakke Overload og To-Do lister i e-mails. E-mail er ikke kun kommunikation, men også i vid udstrækning dikterer du at gøre liste. Lad os tale om de bedste tips til at forbinde indbakken til vores produktivitet med Andy Mitchell - grundlæggeren af ActiveInbox. Læs mere,
Vælg lav-energipunkter i din dag (som den søvnige halv time efter frokosten) og slip ind i din indbakke for at zoome gennem den.
Hvis det allerede er prioriteret, er det nemt at få tingene færdige uden at gå glip af et must-do element.
I slutningen af hver dag skal du handle på alle dine sorterede e-mails, selvom du er fra din smartphone-app. Tro på mig, når det allerede er prioriteret, kommer du igennem det på halvdelen af tiden du tager ellers.
Er det let eller hårdt?
Personligt finder jeg Eisenhower Matrix-metoden til sortering af e-mails for at være den nemmeste jeg har brugt. Det har faktisk gjort min indbakke meget mere håndterbar for mig, og jeg har ikke gået glip af noget på grund af det.
Synes du, at dette system er let at implementere eller vil du finde det svært? Fortæl os hvorfor!
Billedkreditter: Hey Paul Studios / Flickr