Hvis du nogensinde skulle co-producere skriftligt arbejde, vil du vide om, hvor mange niveauer det kan være svært. Venter på din skriftlige partner (e) eller fastsættelse af modstridende versioner af et dokument skal være mindst af dine bekymringer. Tværtimod gør internettet et samarbejde om at skrive en brise.
Efter at have skrevet en 100-siders afhandling i et hold på tre, ved hjælp af Google Drive, vidste jeg, at dette var sandt. Alligevel har jeg for nylig ikke skubbet Google Drive til at gennemføre et dokument på mindre end 10 sider i et team på fem. Vi endte med at sende Word-dokumenter frem og tilbage, som næsten kørte mig skør. Hjælp dit team til at undgå følgende problemer ved at gå med et real-time samarbejdsvilligt skriveværktøj Tekstbehandling i Google Dokumenter? 5 Vigtige tips til at huske ordbehandling i Google Dokumenter? 5 Vigtige tips at huske på For hovedparten af mit liv var Microsoft Word tekstbehandlingsværktøjet til at bruge, hvis du skulle gøre noget seriøst arbejde. Sikker på, at der var alternativer som Corel WordPerfect og senere OpenOffice, ... Læs mere fra starten.
Venter på hinanden
Hvad sker der, når du ikke bruger et værktøj, der understøtter samarbejdskommunikation i realtid?
Du ender med at vente på hinanden. Kun en person vil kunne skrive eller redigere dokumentet, inden den næste person kan fortsætte. Når du jager en deadline, vil det koste dig værdifuld tid.
For effektivt samarbejde skal teammedlemmer have ubegrænset adgang til det dokument, du arbejder med. Dette vil gøre det muligt for alle at skrive eller redigere i deres fritid. Du vil opdage, at intet er mere magtfuldt end at bruge tid til at skrive sammen i realtid på et enkelt dokument, især hvis du ikke er i samme rum.
Parret med dårlig kommunikation og arbejde eksternt, venter på hinanden koster mine hold uger. Heldigvis behøvede vi ikke at møde en hård deadline. Men det er ikke det værste problem du kan forvente, når du arbejder i et fjernt hold.
Messing Up Formateringen af hinandens versioner
Chancerne er, at ikke alle jer bruger det samme operativsystem, den samme tekstbehandler eller den samme softwareversion. Dette kan ødelægge tingene og spilde timer i dit arbejde.
Du kan undgå at formatere problemer ved at give alle det samme værktøj. Den nemmeste måde at gøre dette på er for alle at arbejde i det nøjagtige samme dokument på en OS-neutral platform, som en online tekstbehandler.
På vores team var jeg skylden for dette problem, fordi jeg ikke bruger Microsoft Office. Hvorfor skulle jeg betale for Word, hvis jeg normalt kun har brug for det til at åbne dokumenter, og hvis der er mange gode gratis Office-alternativer 9 af de bedste gratis og billige alternativer til Microsoft Office 9 af de bedste gratis og billige alternativer til Microsoft Office Microsoft Office har domineret markedet for tekstdokumenter, regneark og diasshow i årevis, og med god grund - det er en af de allerbedste. Der er dog en ulempe, og det er prisen .... Læs mere? Desværre gik jeg med et alternativ - LibreOffice - som ikke spiller godt med Word.
Oprettelse af konfliktdokumenter og tab af sporede ændringer
Når folk ikke kan vente på hinanden, fordi fristen trækker nærmere, vil du ende med forskellige versioner af dokumentet. Til sidst skal man sætte sig ned og fusionere de forskellige versioner i ét dokument. Det er ikke kun spild af tid, men også en kilde til fejl.
Når du igen synkroniserer modstridende versioner i et enkelt dokument, vil du også ende med at miste mindst nogle af de sporede ændringer. Sådan samarbejder du med sporændringer i Microsoft Word. Sådan samarbejder du med sporændringer i Microsoft Word Læs mere og kommentarer. . Det kan afbryde det kollektive tankegang og føre til misforståelser. Hvordan kan du undgå dette?
I min erfaring sker der ikke noget herom, når du bruger et samarbejdsværktøj. I vores team blev folk utålmodige og den sidste runde af feedback og redigering blev udført samtidig. Dette betød, at en person måtte fusionere alle dokumenterne, hvilket næsten førte til en pinlig fejltagelse.
Fordele ved samarbejdsskrivning ud over at undgå problemer
Samarbejdsværktøjer kan være mere sikre end at overføre filer via internettet.
På grund af sikkerhedshensyn (NSA et al.) Har mange institutioner begrænset brug af værktøjer som Dropbox. Mens Dropbox ikke er ideel i første omgang, undgår man en særlig dårlig praksis: sende frem og tilbage dokumenter via email.
Generelt er e-mail ikke meget sikker. 7 Vigtige e-mail-sikkerheds tips, du bør vide om 7 Vigtige e-mail-sikkerheds tips, du bør vide om internet-sikkerhed er et emne, som vi alle ved at være vigtige, men det sidder ofte langt tilbage i vores sind, narre os selv til at tro at "det vil ikke ske for mig". Om ... Læs mere for at dele dokumenter. Ikke kun er e-mail let at opfange, du kan også glemme at inkludere nogen eller ved et uheld vælge en forkert modtager. Indtast samarbejdsvillige skriveplatforme, som kan løse alle disse problemer.
Hvis du ikke vil gå med tjenester fra store virksomheder, som Google Drive eller SkyDrive (snart at være OneDrive), vælg fra mange alternative online tekstbehandlere. 5 Store alternativer til Google Docs Du bør overveje 5 gode alternativer til Google Docs, du bør Overvej Google Docs har sine mangler. Måske vil du undgå Google for bekymringer for privatlivets fred. Eller du har måske brug for forskellige funktioner. Vi fandt fem gode alternativer, og en af dem vil fungere for dig. Læs mere . Alvorlig om sikkerhed? Brug et værktøj som EtherPad til at oprette din egen, selvstændige, private og cloud-baserede samarbejdsvillige skriveplatform.
Endelig, som tidligere nævnt, er det et rigtigt rush at arbejde på et dokument, samtidig med at de kreative input fra andre på samme tid overholdes. Det er, når du kommer ind i terrænet med ægte co-creation, og det er her holdånden er født.
Hvordan samarbejder du om dokumenter og hvilke tricks eller værktøjer har bidraget til at holde dig sund?
Billedkreditter: Man venter via Shutterstock