JRR Tolkien skrev engang gennem Gandalfs karakter: "Alt, hvad vi skal beslutte, er hvad vi skal gøre med den tid, der er givet til os." Hvis du vil vide hemmeligheden om at skabe verdens perfekte tidsstyringssystem, har du brug for at lytte til Gandalf.
Deltag i vores gratis 10-dages time management email kursus og spar 10 + timer hver uge!
Dette vil tilmelde dig til vores nyhedsbrev
Indtast din e-mail-oplåsning Læs vores privatlivspolitikMin egen personlige vej til det perfekte tidsstyringssystem var en lang en, og den er fyldt med slagtekroppe af tidligere forsøg. De siger vejen til helvede er brolagt med gode hensigter. Nå, lad os bare sige, at jeg altid begyndte at bruge hvert nyt system med meget gode hensigter.
Jeg har forsøgt Gqueues Tag Google Task Management og planlægning til et helt nyt niveau med GQueues Tag Google Task Management og planlægning til et helt nyt niveau med GQueues Google Opgaver virker ikke, hvis du vil bevæge dig ud over dagens tidsstyring i visionær planlægning af i morgen. Det er her, hvor GQueues træder op til pladen. Læs mere, Forsøg Hvor meget mere produktiv er ToDoist Premium? Her er 6 gode grunde til at opgradere, hvor meget mere produktiv er toDoist Premium? Her er 6 gode grunde til at opgradere Jeg har brugt ToDoist gratis i et stykke tid. Men fortsatte med at komme imod ting, jeg ville gøre og kunne ikke. Email påmindelser. Tilføjelse af noter til opgaven. Ting, der virkelig ville tilføje en hel masse ... Læs mere, Google Opgaver Omdanner Google Opgaver til en task management-suite med Google Opgaver offline [Chrome] Omdanne Google Opgaver til en task management-suite med Google Opgaver offline [Chrome] Brug af Google Opgaver er som et kærlighedshat forhold. Problemet med at bruge Google Opgaver direkte i f.eks. Google Kalender eller inde i Google Mail er, at layoutet og brugergrænsefladen er yderst forenklet og ... Læs mere og ethvert livsstyrings trick imellem. Hvis du er ligesom mig, har du sikkert gjort det samme. Det er en konstant søgning efter mere organisation med mindre arbejde. En måde at skabe mere tid på i din tidsplan, for at opnå alt, hvad du drømmer om at opnå, uden at tabe dig i søvn.
Hvad er det perfekte Time Management System?
Hvis du er ligesom mig, føler du sandsynligvis, at du har et system, der næsten er hvad du har brug for, men ikke helt. Der mangler næsten altid noget.
Det perfekte tidsstyringssystem skal have følgende kvaliteter.
- Tillader dig et "stille sted" for at overveje dine livsmål og drømme
- Giver problemfri integration af opgaver relateret til dine mål
- Tillader dig nemt at organisere og planlægge dit ugentlige og daglige ansvar
- Hjælper dig med at undgå at glemme vigtige opgaver
- Er kompakt og enkel, men effektiv og altomfattende
Den sidste er som at spørge om månen, er det ikke? Det er behovet for enkelhed kombineret med kravet om at det skal være altomfattende, der gør det muligt at finde det perfekte system så umuligt.
Opret en Time Management Assembly Line
Det ideelle tidsstyringssystem skal fungere som en effektiv samlebånd. Du har indgående arbejde (opgaver), og de skal organiseres og planlægges og integreres derefter i din kalender. Denne proces ser sådan ud:
Problemet med de fleste forsøg på at bruge en enkelt app som gTasks Brug gTasks til at synkronisere dine opgaver med Google [Android] Brug gTasks til at synkronisere dine opgaver med Google [Android] I disse dage er der en million og en fantastisk måde at styre en to- gøre listen online og via mobile apps. Når det er sagt, er der ofte stadig et par personer, der endnu ikke bruger en af ... Læs mere eller noget af den slags er, at disse apps er specialiserede til at håndtere en eller to dele af denne proces virkelig godt.
Tidsporingsværktøjer 4 Fremragende gratis tidsporingsværktøjer [Android] 4 Fremragende gratis tidsporingsværktøjer [Android] Uanset hvem du er, er tiden en utrolig vigtig vare. Vi er alle tildelt samme tid - 86.400 sekunder hver dag - og det er op til os, hvordan vi bruger den tid .... Læs mere eller brug af Pomodoro teknikken Pomodoro Web App Tomato.es Er Time Management Made Simple Pomodoro Web App Tomato.es Er Time Management Made Simple Kan ikke fokusere? Kom nu til arbejde. Tomato.es er en gratis Pomodoro-timer, du kan bruge direkte i din browser - og det er muligvis den bedste sådan app jeg nogensinde har brugt. Pomodoro-teknikken er enkel: ... Læs mere gør du procrastinate mindre Hvorfor udryddelse ikke kan hærdes af task management Apps [Udtalelse] Hvorfor udryddelse kan ikke hærdes af task management Apps [Udtalelse] I længstiden har jeg kæmpet med tidsstyring, og i nogle aspekter gør jeg stadig. En af mine mange metoder til at "overvinde" min mangel på tidsstyring var at bruge task management applikationer. Jeg ... Læs mere ved at administrere din ugentlige tidsplan, men hjælper dig ikke med at organisere dine opgaver.
Det var først, før Justin viste mig sin teknik med at bruge LEGOS som en tidsstyringsmetode. Sådan bruges LEGOs til at styre din tid bedre Sådan bruger du LEGO'er til at styre din tid bedre Jeg tror, jeg har fundet det ultimative produktivitetsværktøj: LEGOs. Forlad ikke! Lad mig forklare. Læs mere, at jeg begyndte at få et inkling af noget, der kunne virke bedre for mig. Dette førte til, hvad jeg troede ville blive mit bedste og sidste gangs management system fra tid til anden, ved hjælp af Trello Trello - et unikt, simpelt og kraftfuldt projektstyringssystem fra et godt hjem Trello - et unikt, simpelt og kraftfuldt projektstyringssystem fra et godt Hjem betyder navnet Joel Spolsky noget for dig? I så fald vil du gerne læse dette indlæg, fordi det viser Spolskys nyeste og største projekt. Og hvis ikke, skal du vide, at dette er ... Læs mere.
At sætte stykkerne sammen
Imidlertid var Trello stadig ikke et nemt sted at planlægge livsmål. Sådan opretter du et visionskort og møder dine store mål Sådan opretter du et visionskort og møder dine store mål Du kan kalde dem som store klipper eller store, hårede, hæslige mål. Nogle kalder det en skovliste. Tømmer, at skovlen kræver handling. Det er her et visuelt værktøj som Trello viser sig nyttigt. Læs mere, og at administrere opgaver fra et skridt i skemaet til det næste var meget klodset.
Af disse grunde besluttede jeg endelig at tage alle de erfaringer, jeg har lært fra tidligere systemer, jeg har testet, og kombinere alt sammen i et enkelt automatiseret tidsstyringssystem, der gør det hele.
1. - Opret dit Master Time Management Sheet
Arbejdsgennemstrømningen, som jeg stjal fra Justin og bruges i Trello-systemet, virker godt. I grund og grund starter du på den ene side med alle dine indkomne nye opgaver, som du har brug for på en eller anden måde at passe ind i din tidsplan. Derefter, til venstre for det, har du en liste over alle de opgaver, du vil gennemføre denne måned. Til venstre for det, denne uge.
Dette system fungerede for mig i omkring fire eller fem måneder. Jeg begyndte at glemme ting, der var på nogle af listerne. De blev ikke flyttet til "i dag" og blev lige begravet. Systemet begyndte at mislykkes mig.
Så her er hvad jeg gjorde. Du skal først oprette et Google-regneark og oprette fire ark.
I dette tilfælde starter du til venstre og opretter et indgående ark. Dette vil liste alle de indgående opgaver fra dine forskellige andre systemer.
Til højre for dette opretter du et Månedskrav ark. Til højre for det oprette et ugentligt krav ark. Til højre for det opretter du dit ugentlige planlægningsark .
Vi får formateringen af de enkelte ark om et øjeblik. Men først opret en ugentlig kalender i Weekly Schedule- arket ved at oprette en række ugedage og en kolonne hver halve time for en hel dag.
Nu hvor du har din ugentlige tidsplan klar til brug, er det tid til at starte indlæsning af opgaver i dit nye tidsstyringssystem!
På det Indkommende ark oprettes overskrifter til Opgave, Projekt, Dato tilføjet, Etiket, Prioritet, Link, Planlagt og Udført.
Disse felter vil alle give mening i et øjeblik, når vi begynder at fodre dit "Indkommende" ark med automatiske feeds.
2. - Opret og automatiser dine livsmål
Den første af disse feeds vil være dit livsmål.
Den vigtigste lektion jeg lærte er, at når det kommer til de store mål, har du brug for et rum, der er rent og kun beregnet til ét formål - overvejer de ting, der er vigtigst for dig.
Af alle de tidsstyringsapps, jeg nogensinde har prøvet, er dette et formål, som ToDoist er perfekt til.
Det er rent og simpelt. Du skaber de store livsmål til venstre, og så på højre side bryder du ned de virkelig store mål i de undermål, som du arbejder hen imod hele dit liv.
For eksempel er et af mit livs mål at have en lykkelig familie. Nogle undermål af dette ville være "Giv en positiv barndom" for mine børn, eller at "være en hengiven og omsorgsfuld mand". Under disse delmål er der mere specifikke forhold. For eksempel ville opbygge et soveværelse til min datter helt sikkert give hende en mere positiv barndomsoplevelse.
Nu er det en handlingsbar opgave. Hvad du vil gøre er at oprette etiketter til disse handlinger, så ToDoist sender dem automatisk til dit master Time Management System.
Du skal bruge ToDoist Premium for at få adgang til etiketter (det er billigt og det er det værd!)
I ToDoist skal du bare klikke på etiketter i den venstre navigationslinje og derefter klikke på knappen Tilføj etiket .
I eksemplet ovenfor, for at opbygge en soveværelsesopgave, efter at have oprettet en happy_family-etiket, tilføjede jeg "@happy_family" til opgaven selv for at mærke den.
Hvorfor hjælper disse etiketter dig? Fordi du nu kan bruge IFTTT til at få vist de mærkede opgaver, og indsæt opgaverne i dit helt nye indkommende ark i Google Sheets.
I IFTTT skal du bare vælge ToDoist-udløseren og vælge Ny opgave oprettet med etiket . 
Dernæst kan du vælge fra en dropdown liste over de etiketter, du oprettede, samt projektet hvor du brugte etiketten.
Endelig skal du angive handlingen til Google Drev, vælge Tilføj række til regneark og indtaste det korrekte navn på dit Google Regneark, hvor du oprettede "Indkommende" ark.
Bemærk felterne i den output? Det er de samme felter, du lige har oprettet i regnearket.
Så nu, når du opretter en Life Goal-relateret opgave i ToDoist og anvender et af de etiketter, du har oprettet IFTTT udløser, bliver denne opgave automatisk indlæst i Indgående regneark.
Tænk over det. Nu kan du læne dig tilbage, rydde dit sind og bare planlægge dine livsmål. Ingen bekymringer for, hvordan du planlægger, hvad du skal gøre for at opnå dem - bare brainstorm og etiketopgaver, som du skal udføre for at komme derhen. Lad automationen tage sig af resten.
3. - Automatiser dine krævede krav
Selvfølgelig er dit liv mere end bare dine livsmål. Lad os se det, daglige krav, telefonopkald og e-mails alle bombarderer dig konstant med nye krav og nye opgaver. Du har brug for en måde at håndtere disse krav også.
Svaret herpå automatiserer også et "Indkommende" feed fra din e-mail-konto. Bare rolig, det er virkelig nemt. Opret bare en IFTTT-trigger, hver gang du stjæler en email i din indbakke.
Opret derefter den samme handling som du gjorde før - Tilføj række til regneark . Sørg for at indtaste det samme regnearknavn korrekt. Du skal også tilpasse den formaterede række, så den udsender de krævede felter til den indgående tabel, du oprettede.
Det vigtige er kun at sikre, at emnet i e-mail linjerne op med feltet "Opgave" i dit regneark.
Nu, hver gang du stjæler en email i din indbakke, bliver denne emnefeltlinje føjet til dit regneark som en anden indgående opgave.
Skønheden ved dette er, at når du scanner e-mails, og du ser en e-mail, der kræver din tid, skal den blive en opgave, der er planlagt i din workflow. Spild ikke din tid på at forsøge at udføre opgaven straks. Bare stjerne det og gå videre.
Nu hvor du har dine livsmål og dine daglige e-mails alle automatiserede til at udfylde den kommende opgaverkø for dit nye tidsstyringssystem, er det på tide at komme ned for at organisere arbejdsgangen i det pågældende system.
4. - Organiser din Workflow for Time Management
Nu kommer den sjove del. Hvis du har brugt ToDoist til at planlægge dine langsigtede mål, og du har hovedrollet vigtige ting i dine e-mails, ser du en flok nye opgaver er ankommet i arket!
Husk de Planlagte og Udførte felter, du oprettede? Nå, de var ekstramateriale, der ikke bliver fyldt op af automationen. Dette skyldes, at når du vælger hvert opgave navn og flytter dem til denne måned eller denne uge ark, skal du notere, at du har planlagt denne opgave. Når du fuldfører opgaven, kan du markere den som færdig med feltet Udført.
Når en opgave er planlagt, findes den i måneden eller ugen. Ideen er, at du hver måned skal flytte alle indgående opgaver, som du tror, du kan opnå denne måned i denne månedsark .
Denne måned og denne uge ark skal have følgende felter: Opgave, hvem for?, Frekvens, Gentag og Livsmål .
Når du flytter et opgavens navn fra Indkommende til denne måned, tager du tid til at udfylde disse felter. Hvem (hvilken klient eller person) er opgaven for? Er det en opgave, du skal gentage hver måned? Er det fra et af dine livsmål?
Vigtigst er det at definere, hvornår opgaven skal udfyldes af. Sortering ved dette felt hjælper dig med at prioritere hvilke opgaver der skal udføres, når du planlægger din uge.
Husk, gør det hver måned. Også tage tid i begyndelsen af ugen for at flytte opgaver fra denne måned ark til det samme denne uges ark. Eller i de tilfælde, hvor opgaven gentages hver måned, kan du bare tilføje opgaven direkte til din ugentlige kalender og opdatere feltet "Next Due".
Dette er skønheden i dette system. Det kan hjælpe dig med at styre alt - opgaver relateret til de vigtige livsmål, almindelige daglige opgaver, der kommer ud af e-mails, månedlige og ugentlige pligter, som du skal udføre uanset hvad, og derefter de vigtige opgaver, du tilføjer til det indkommende ark .
Da opgaverne bliver behandlet og strømmer fra fanen til fanen, bliver de dateret og prioriteret, og så vil du endelig tilføje det til din tidsplan for den kommende uge. Dette er skemaet på den allerførste fane, som du oprettede i starten af denne artikel. Dette bruger tidsblokerende strategi. Tidblokering - Den hemmelige våben til bedre fokuseringstidspunkt - Den hemmelige våben til bedre fokus Leder du efter en mere effektiv måde at organisere dine arbejdsdage på? Prøv tidspærring. Denne tidshåndtering taktik kan hjælpe med at holde dig på rette spor, mens du holder distraktioner, udskydning og uproduktive multitasking i bugt. Læs mere, som Rob for nylig skrev om - som virker ret godt.
Du kan overveje at farvekodning disse opgaver, som du tilføjer dem til din tidsplan for ugen. Måske opretter du en farvekode for hver anden klient eller bruger forskellige farver til at betyde forskellige projekter eller prioriteter.
Nøglen med dette system er, at den er i stand til at håndtere alt, fra din livsplanlægning og målretning. 5 Kritiske fejl, der skal undgås, når man sætter mål 5 Kritiske fejl, der skal undgås, når man indstiller mål. Målindstilling er en god måde at skære ned på udsættelse og øge produktiviteten. Hvis du ikke har mål, har du ikke retning. Uden retning er det let for dig at føle sig fortabt og forvirret. Heldigvis ... Læs mere, til de projekter, du arbejder på lige nu.
De er derefter slated for at blive fuldført på den anden og tredje faner, og endelig planlagt og udført på den sidste fane. Så længe du er disciplineret nok til at sætte dig ned og bruge dette system til at planlægge din kommende måned og uge, vil det øge din produktivitet mange gange.
Har du fundet dit perfekte tidsstyringssystem endnu? Ser det ud som om det kan virke for dig? Del dine egne tidshåndteringserfaringer og tips i kommentarfeltet nedenfor!
Billedkreditter: Tidshåndtering Via Shutterstock