Det er en færdighed, som få mennesker har perfektioneret; det perfekte møde minutter.
Det er en velkendt historie i en ufuldkommen verden. Du arbejder på et projekt af afgørende betydning på arbejdspladsen. Dette er en interdepartemental affære med alle de smertefulde tværministerielle politikker, der følger med. Da tidsfristen venter med projektet, er det ikke tættere på afslutningen, planlægger du et møde med dine kolleger. Efter at have lavet en dagsorden for mødet Opret nemt mødeaftaler ved hjælp af mødeforventninger [iPad] Opret nemt mødeagenter ved hjælp af mødeforventninger [iPad] Selv om ingen af os ser frem til at deltage i møder, er der heldigvis en række nyttige online- og mobilapplikationer, som f.eks. som AgreeDo, der gør opgaven med at planlægge møder lettere. Alle vellykkede møder starter ... Læs mere og to timers kedelig diskussion, du ender med en aftalt tidsplan og handlingsplan.
Og så er den aftalte tidsplan ikke opfyldt, og den aftalte handlingsplan er ikke udført. Du kalder vredt dine kolleger - "Hvad fanden foregår derovre? Det er ikke det, vi er enige om ". De adamant de gør, hvad de lovede. De er overbeviste om, at du er den der er forkert. Og desværre er der intet at bestride deres udgave af begivenhederne. Du tog ikke nogle minutter.
Desværre er det en af de mest vitale færdigheder, der er nødvendige for den moderne arbejdsplads. De giver dig mulighed for at oprette en fastlagt oversigt over begivenheder, der er aftalt af alle parter, hvilket sparer hovedpine længere nede i køen. Sådan tager du effektive minutter i et møde.
Tag ikke minutter
Det lyder mod-intuitivt, ikke? Dette er en artikel om, hvordan man tager effektive minutter, og jeg siger, at du ikke bør tage dem? Hvilken galskab er det her?
Det er svært at gøre to ting samtidigt. Hvis du forsøger at holde styr på en samtale, mens du tager minutter, vil du sandsynligvis gøre et dårligt arbejde med mindst en af disse ting. Og husk, hvordan jeg sagde, at minutter skulle være en præcis repræsentation af begivenhederne? De er virkelig noget, du bør ikke rydde op.
Når du går ind i et møde, skal du medbringe nogen i, som ikke vil være deltager i samtalen, og bede ham eller hende om at tage minutter. Det giver dig mulighed for at fokusere på samtalen, og du kan være sikker på at mødet noterer samarbejder og rediger mødenotater i realtid ved hjælp af Sync. I samarbejd og rediger mødenotater i realtid ved hjælp af sync.in når du skal arbejde med et team online, eller selvom du bare skal samarbejde med andre kolleger, der kan arbejde på andre fjerntliggende steder, har evnen til at få noget visuelt at se ... Læs mere vil være af god kvalitet. Hvis du deltager i et online-møde (måske ved hjælp af WebEx eller Google Hangouts), hvorfor fyrer du ikke Audacity Record-lydfiler med Audacity Record-lydfiler med Audacity Read More og optager samtalen til fremtidig reference?
Husk 5 W's
Tænk tilbage til en af dine engelske klasser i grundskolen. Du skrev sandsynligvis en historie på et tidspunkt, og du blev lært "5 W's". For at opdatere din hukommelse er de 'hvem', 'hvad', 'hvornår', 'hvorfor' og 'hvor'.
Når du tænker på det, er det hvad minutter er. De skaber en fortælling om noget der skete, eller noget der vil ske. Og meget som du ville, når du komponerer en rapport eller en artikel, skal du tilføje detaljer.
Så, hvor du måske har noget som dette.
Opgrader WordPress til 3.7
Du kunne have noget lignende.
Ben Smith til at opgradere WordPress til 3.7 næste uge for sikkerheds patches.
Meget mere meningsfuldt, ja?
... Men tag det ikke for langt.
Ingen bryr sig om, at Ben Smith kun opgraderer WordPress 3.7 næste uge, fordi han i denne uge er på ferie i Barbados med sin kone og hans to børn, men hans kæledyr Chihuahua Gee-Fee opholder sig i de lokale kenneler, mens de er væk. Hvorfor vil du sætte det i dine noter?
Ja, det er vigtigt at notere alle vigtige detaljer. At være eksplicit er super vigtigt. Når det er sagt, tag det ikke for langt, hvor du optager data, der ikke nyder nogen.
Enig på protokollen
Så du har et tre timers møde. Når det er færdigt, vil det være temmelig lavt at holde fast i konferencelokalet på listen over ting, du gerne vil gøre. Du er træt. Du er tørstig. Folk forlader kontoret og går hjem til varme senge og America's Got Talent.
Leder du ud? Ingen! Hvis du har håndskrevet dine minutter, går du og skriver dem op. Når du har dem i et format, der er vagt brugbart, sender du dem til hver deltager. Du beder dem om at anerkende, at de har læst protokollen, og at de er tilfredse med indholdet.
Det præciserer den rolle, som hver person skal holde, såvel som deres ansvar, og hvis nogen har en uenighed med den officielle rekord af begivenheder, kan de rette op på det. Et samarbejdsmøde De 6 bedste gratis online mødeværktøjer til samarbejde med dit team De 6 bedste gratis online mødeværktøjer til samarbejde med dit team Små teams behøver ikke dyre enterprise apps til samarbejde. Her er seks fantastiske værktøjer, som du kan bruge til at styre dit holds data, kommunikation og meget mere. Gratis. Læs mere viser sig bedre på grund af dette.
Lær shorthand
Afhængigt af hvem du spørger, er shorthand enten en rigtig god måde at skrive ting på hurtigt, eller det er en form for kryptering, der er modstandsdygtig selv i NSA's nysgerrige øjne. Men du føler dig om det, det er en nyttig færdighed at have i dit notetaking arsenal.
Mens det er ganske skræmmende at se på, er stenografi ikke for svært at groke. Det erstatter almindelige skrivekonstruktioner med symboler og forkortelser, så du kan skrive hundredvis af ord i minuttet. Det er det, Kim Fletcher, formand for det nationale råd for uddannelse af journalister, siger om det.
Hvis du har en shorthand note, kan du finde tilbuddet meget hurtigt. Du går ind med en båndoptager eller en digital optager, og hvis du har brugt en time derinde med din optager, har du en timers bånd til at gå igennem, det tager lang tid
Der er mange systemer til skrivning af stenografi, med de alfabetiske baserede systemer (AlphaHand osv.) Blandt de hurtigste, mens Gregg-årsdagen, Gregg-årsdagen Gør protokollen arbejde: Sådan tager du effektive noter under et møde Gør protokollen arbejde: Sådan Tag effektive noter under et møde Det er en færdighed, som få mennesker har perfektioneret; det perfekte møde minutter. Optegnelsen over begivenheder sparer dig hovedpine længere nede i køen. Sådan tager du effektive minutter i et møde. Læs mere, og New Era Pitman er den hurtigste af bunken. Spil rundt med et par og find en du kan lide! Jeg har fundet ud af, at dette websted er utroligt nyttigt at nedbryde forskellene mellem hver af de mange metoder derude.
Struktur dine noter
Når du tager notater, doodler du en arbejdsgang, eller går du i fuld Buzzfeed og sætter den på en liste? Effektiviteten af dine noter afhænger helt af, hvordan du strukturerer de oplysninger, du optager.
Optager du trin eller gør noter til handlinger, som folk vil gøre i fremtiden? Bullet point kan være nyttigt her. Giver du detaljerede optegnelser om en begivenhed, der tidligere fandt sted? Du vil måske bruge en stil, der er mere stykkeformet.
Følelse arty? En anden teknik, som du måske finder brugbar, er at tage notater. Her tilføjer du kontekst til tekst ved at tilføje farve, grafik og billeder. Ved at tilføje illustrationer kan du tilføje ekstra information uden at gøre dine noter for 'word heavy'.
Endelig vil du være glad for at vide, at der er nogle værktøjer derude, der gør strukturering af dine noter til en doddle. Microsoft har en flok Microsoft Word-skabeloner til at tage minutter på et møde. Disse ville ikke se ud på sin plads i en tøs, 'shirt-and-tie' arbejdsplads, men har stadig nogle stænk af farve. Jeg har også taget til at bruge SimpleNote Move Over TextEdit, Simplenote er nu tilgængelig til Mac Move Over TextEdit, er Simplenote nu tilgængelig til Mac'en Hvis du bare vil åbne et skriveværktøj og komme i gang med at skrive uden mange distraherende klokker og fløjter, Simplenote kan være lige hvad du leder efter. Læs mere i mine minutter på grund af dets rene æstetik og dens indbyggede cloudbackups.
Konklusion
At tage ned minutter er super simpelt, og det er en strategisk færdighed for at holde effektive møder, vi alle skal mestere. Har du nogle nyttige tip til at tage notater i møder? Lad mig vide i kommentarerne nedenfor!
Billedkredit: Mark Jensen John Benson dpstyles