Gmail har ændret sig så meget over tid, at der kun henvises til det som en "e-mail-klient", gør det ikke retfærdighed. Tænk på det på denne måde, du kan kun bruge din smartphone til at foretage telefonopkald eller bruge en computer til kun at oprette dokumenter. Du kan eje en sportsvogn, du kører kun et par blokke. Du kunne, men der er bare så meget mere, disse ting kunne gøre for dig, og du vil spilde dine penge for kun at bruge dem til en ting. Det samme kan siges om Gmail, selvom det ikke koster dig en dime at bruge.
Lås op "Cheat Sheet" mest brugbare Gmail Keyboard Shortcuts nu!
Dette vil tilmelde dig til vores nyhedsbrev
Indtast din e-mail-oplåsning Læs vores privatlivspolitik Denne vejledning er tilgængelig til download som en gratis PDF. Download Power User Guide til Gmail nu . Du er velkommen til at kopiere og dele dette med dine venner og familie.I denne vejledning: Start over med Gmail | Gmail som et kommunikationscenter | Etiketter, Gmail's DNA | Føl strømmen af søgning og filtre | Gmail Productivity Tools
Bemærk: Denne Gmail-guide er ikke til nye brugere, men for de af jer, der allerede bruger Gmail og ønsker at udnytte de mange funktioner. De af jer, der er nye, bør nok først læse Begynder's Guide til Gmail, som vil give dig en introduktion til tjenesten og hvordan du bruger de mest grundlæggende og vigtige funktioner.
Starter over med Gmail
1.1 Temaer og den effektive Gmail Mindset
Et billede er tusind ord værd, så i stedet for at forklare, hvordan min Gmail-grænseflade ser ud, vil jeg bare vise dig:
Hvad er det første du bemærker? Er det Gmail Kalender integrationen, nyttige faner til organisationen eller meddelelsesikon?
Faktisk er det første, vi skal begynde med, dit Gmail-tema. Det er nok den eneste ting du ikke har bemærket med det samme. Der er ingen fancy stjerner, ingen ninjaer hænger mellem emnelinjer og ingen billede i baggrunden. Og det er pointen: temaet er simpelthen ude af vejen. Med temaer kan du vælge, at din Gmail har et andet udseende, hvilket er en yndlingsfunktion blandt mange brugere. Du kan læse den oprindelige Gmail-guide for at lære at anvende dem, men hvis du er seriøs om at være effektiv med dine e-mails, bør du overveje at holde tingene så enkle som muligt.
Dit Gmail-tema er mere end blot en samling af farver eller en pæn baggrund. Det opretter dit humør, når du ser dine e-mails og kan endda påvirke, hvordan du reagerer på dem. I en professionel Gmail-konto, hvor du beskæftiger dig med arbejde og projekter, bør effektiviteten have forrang frem for kreativitet. Vælg et rent tema med høj kontrast og overvæld dig ikke med en masse distraktioner.
At adskille dit arbejde og dit personlige liv er nok en af de vigtigste ting, du kan gøre for begge deres succes. Så for en mere effektiv indbakke Hvordan man kan mastre Gmail Indbakke Angst Sådan Master Gmail Indbakke Angst Så mange e-mails, så lidt tid. Føler du denne måde, når det kommer til at administrere din Gmail-indbakke? Vi viser dig enkle indstillinger og nyttige værktøjer til at organisere og stressbestandige din Gmail-indbakke. Læs mere, prøv at ændre din Gmail tilbage til dens oprindelige tema i et par uger. Du vil lære at sætte pris på det. Undervurder ikke dette lille men vigtige forslag, det vil sætte dig i den rigtige tankegang for resten af denne manual.
1.2 Tøm dit sind, Tøm din indbakke
Holde din Gmail-indbakke tom Få til Indbakke Nul i Gmail Med disse strategier Kom til indbakke Nul i Gmail med disse strategier At holde sig oven på email er hård! Nøglen til indbakke nul automatiserer så meget af processen som du kan. Vi viser dig, hvordan du nærmer dig indbakke nul i Gmail. Læs mere er et andet vigtigt punkt i effektiv Gmailing. Ligesom det enkle tema er det en tankegang, du skal træne dig selv for at komme ind i. En stor blottet indbakke fuld af meddelelser svarer til et skrivebord fuldt af papirer. Du bør kun bruge din indbakke til e-mails, du ikke har læst endnu og har brug for et svar; resten er i opbevaring.
Vi lærer senere, hvordan du bruger Gmails kraftfulde filtre (se kapitel 4) til at organisere indkommende e-mails og hvordan du bruger tastaturgenveje (se kapitel 5) for hurtigt at arkivere e-mails, der ikke kræver din øjeblikkelige opmærksomhed. Gmail tilbyder også faner og et automatisk mærkningssystem til lettere organisation (også i kapitel 5).
Behandl din indbakke som en "at gøre" liste. Enhver e-mail i det kræver, at du gør noget ved det (normalt svar på det). Så snart du er færdig med at tage sig af den email, arkiver den den. Du kan blive overrasket over at lære, hvordan lindre en tom indbakke kan være.
1.3 Gmail og integration med andre Google-produkter
Mens denne Gmail-guide fokuserer på Gmail, og hvordan du får mest ud af det, har Google udgivet mange produkter, der arbejder sammen i harmoni. Der er meget, der kan siges om disse tjenester (nogle af dem vil vi dække på forskellige punkter i denne vejledning), men forsøger nu at forestille Gmail som et "lag" af service oven på andre lag, der alle flyder sammen i en retning.
Mange af de forbedringer til Gmail, der beskrives i denne vejledning, fungerer gennem disse andre tjenester, der er fuldt integreret i Gmail. For at drage fuld fordel af disse, bliver du nødt til at vove frem og se på dem. Jeg opfordrer dig stærkt til at gøre det.
2. Gmail som kommunikationsnav
2.1 Giv chat det værelse, det fortjener
Forhåbentlig er du nu i en effektiv Gmail-tankegang, så jeg vil have dig til at overveje Gmails chatfunktion og bruge Hangouts Google Splits Hangouts til 'Chat' og 'Meet' Google Splits Hangouts til 'Chat' og 'Meet' Google splitter Hangouts i to separate apps, Hangouts Chat og Hangouts Meet. Ingen synes at vide hvorfor, men det sker alligevel. Læs mere . Gmail klemmer som standard kommunikationen til nederste venstre hjørne af skærmen, skjult under en adskilt linje. Dette er sandsynligvis, hvordan din chat er oprettet lige nu.
Hvis du vil bruge Gmail som kommunikationsnav, skal du give chatområdet en meget mere fremtrædende position på skærmen. For at gøre dette vil vi flytte chatlinjen til højre for skærmen. Klik på tandhjulsikonet øverst, og vælg Indstillinger . Vælg Labs øverst og i det søgevindue, der vises, skriv "chat" for kun at se den tilgængelige mulighed for chatfunktioner. Derefter Aktiver indstillingen for højre side og klik på Gem ændringer nederst på siden. Gmail skal derefter genindlæse ændringen.
Det var nemt, var det ikke? Husk denne Labs-faneblad, fordi vi snart vender tilbage til det og bruger det til yderligere funktioner.
Højre side chat bruger højre side af skærmen, hvilket er relativt ubrugt i Gmail. Det giver dig mulighed for at se flere af dine kontakter på én gang, gør chat mere visuelt fremtrædende og giver dig mere plads til at se dine etiketter til venstre, uden at du konstant flytter den irriterende dynamiske bar. Dette er en simpel win-win-situation.
2.2 Brug af chat til mere end bare at chatte
Som jeg nævnte tidligere, er Gmails chat en af dens mest kraftfulde funktioner. Desværre er mange Gmail-brugere stadig ikke klar over dens fulde kapacitet, og Google synes at gøre et dårligt job med at gøre disse funktioner kendt.
Lad os se nærmere på vores chat-bar. For det første er knappen Hangouts Contacts, som viser dem, du har været med i en Hangout med tidligere. Hvis du vælger en, har du mulighed for at kontakte dem via videoopkald, Hangout eller e-mail. Du kan også gennemgå deres grundlæggende detaljer.
Næste er Hangouts-knappen, Googles version af videokonference. Hangouts er en Google Plus-komponent, som giver dig mulighed for at tale med op til fem personer i Gmail (det er muligt at tale med flere mennesker direkte via Google Plus). Du kan endda få folk til at deltage via telefon. Det er Gmails ultimative kommunikationsværktøj og en af de bedste funktioner, det kan tilbyde dig.
Til højre for det er telefonopkaldsknappen, som vil medbringe kontakter, som du kan ringe til. Dette vil starte opkaldet i et lille tastaturvindue.
Øverst i chatfunktionsområdet ses vores profilbillede. Hvis du klikker på billedet eller pilen lige ved siden af det, vises et vindue, der gør det muligt for os at ændre vores status og justere andre indstillinger.
Funktionerne i dette område er selvforklarende: de giver dig mulighed for at indsætte en statusmeddelelse, som f.eks. "Travlt på arbejde" eller "på min telefon" og angiver, om du er optaget eller tilgængelig. Du kan også tilpasse dine anmeldelser, generelle indstillinger og gennemse elementer som arkiverede Hangouts og blokerede kontakter.
2.2.1 Google Voice og få dit eget nummer
Vi kan ikke tale om telefonopkald og sms'er i Gmail uden at nævne Google Voice, selv kort. Google Voice er en anden fremragende service fra Google, og det fungerer som en operatør af slags mellem din operatør og din kontaktperson.
Google Voice funktioner Google Voice får en opdatering og er mere nyttigt end nogensinde Google Voice får en opdatering og er mere nyttigt end nogensinde Google Voice, lang tænkt overladt, blev netop genoplivet af Google. Her er hvad der sker med Voice og hvad du kan forvente at se i de opdaterede apps. Læs mere gå ud over formålene med denne Gmail-vejledning. Men jeg vil nævne her, at hvis du har Google Voice oprettet, kan du ringe og sende og modtage tekstbeskeder også. Google tilbyder meget konkurrencedygtige priser til internationale opkald, men du kan kun indstille disse via Google Voice. Dette er virkelig en fremragende service, især hvis du har venner og familie i udlandet.
3. Etiketter, Gmails DNA
3.1 Hvad er etiketter, præcist?
Etiketter er kernen i, hvordan Gmail organiserer e-mails. Da Google først rullede ud sin e-mail-tjeneste, sammenlignede de fleste brugere Gmail med Outlook og Gmail's etiketter til Outlook's mapper. De ser omtrent det samme (indbakke, sendt e-mails, udkast) og synes at være det samme, så de fleste brugere forlod det og behandlede ordet "labels" som intet mere end en marketinghøjde. Men etiketter er forskellige, og det er vigtigt, at avancerede Gmail-brugere (f.eks. Dig selv) kender forskellen, før vi går videre.
Etiketter fungerer mere som tags end mapper. Hvis e-mails er papirdokumenter placeret i mapper, er etiketter som farverige klistermærker placeret på disse papirer for at kategorisere dem yderligere. Emails er ikke placeret direkte i en etiket, de er knyttet til en etiket. Derfor kan en e-mail have mere end en etiket (tænk tilbage til papirer med flere klistermærker), og der kan søges med e-mails med mere end en etiket.
For eksempel indeholder min "professionelle" etiket i Gmail e-mails fra begge mine arbejdspladser. Jeg har en etiket for hver placering, men noget materiale er fælles for begge steder. Disse e-mails har så tre etiketter: den "professionelle" etiket, der angiver, at den er arbejdsrelateret, og etiketter for hver arbejdsplads. Dette giver mig mulighed for at søge efter materiale, som svarer til behovene på begge steder.
Alt i Gmail er etiketbaseret. Der er ingen mapper og ingen links, der åbner for forskellige dele af hjemmesiden. Alle meddelelser findes lige der - Gmail viser kun den rigtige etiketforening, når du vælger den. Jeg kunne gå ind i flere eksempler og bruge noget som et Venn-diagram, men du er nok så begejstret for at bevæge mig frem som jeg er.
3.1.1 Etiketter Indstillinger og typer af etiketter
Du kan få adgang til alle etiketindstillinger i Gmail fra fanen Etiketter i Indstillinger . Der er i øjeblikket tre typer etiketter i Gmail: systemetiketter, kategorier og brugerdefinerede etiketter.
Systemetiketter og brugerdefinerede etiketter har en Vis i IMAP- indstilling; Du skal konfigurere disse indstillinger, hvis du bruger en anden app, software som f.eks. Outlook eller visse tilføjelser. Denne Gmail-guide fokuserer på at få mest muligt ud af Gmail-grænsefladen, og derfor kommer jeg ikke ind i disse muligheder her. Hvis du er interesseret, skal du sørge for at læse Begynderguiden til Gmail Begynderens Guide til Gmail Begynderens Guide til Gmail Du har muligvis allerede en Gmail-konto. Eller du tænker på at tilmelde dig en. Denne vejledning har alt, hvad du behøver for at få det bedste ud af den skinnende nye Gmail-konto. Læs mere .
3.2 Systemetiketter
De mest kendte mærker i Gmail er systemets etiketter. Dette er linkene i øverste venstre side, du har set, siden du begyndte at bruge tjenesten, såsom Indbakke, Stjernetildeling, Sendt mail, Kladder, Papirkurv. For effektiv Gmailing foreslår jeg, at du har disse systemetiketter tilgængelige for dig. Du vil også bemærke, at du har en Vis hvis ulæst mulighed for etiketterne Udkast og spam. Hvis du aktiverer denne indstilling, vil du kun vise disse etiketter, hvis de er forbundet med e-mails.
3.2.1 Alle post og arkiver gamle e-mails
Du kan muligvis huske den tomme indbakkefilosofi fra introduktionen af denne Gmail-vejledning. Hvis din indbakke er et skrivebord, er All Mail dit arkivskab. Endnu bedre er det en kælder fyldt med arkivskabe. Der er ingen grund til at gå ned til kælderen hver gang du skal skrive en email, men det er nyttigt at få det tilgængeligt, hvis du vil hente en besked fra fortiden.
Alle Mail er den kælder. Tænder på (vælger Vis ) betyder at have øjeblikkelig adgang til dine tidligere e-mails, organiseret efter dato. Mens du kan få adgang til eventuelle gamle e-mails fra søgelinjen, bliver dette link ret praktisk, når du ofte renser din indbakke og bare vil have et hurtigt glimt for at finde en e-mail, du modtog lidt tidligere på dagen.
3.2.2 Udkast til brugen du ikke overvejede
Som du måske ved, gemmer Gmail automatisk beskeder, du skriver til Draft-etiketten, selvom du kun har skrevet et par sætninger. Alt, hvad du nogensinde har skrevet og ikke sendt, er gemt der. Chancerne er, at du sikkert har et par udkast gemt allerede (eller måske mere!)
Hvad du måske ikke har overvejet, bruger dog udkast til enkle noter Sådan konverteres Gmail til den bedste notatoptagende app til dig Sådan konverteres Gmail til den bedste noteoptagende app til dig De samme funktioner, der gør Gmail til en effektiv email klienten kan gøre det til en anstændig noterbar app. Prøv disse tips og tricks for at se nogle af fordelene. Læs mere, for at skrive ideer, lave indkøbslister eller gemme en persons kontaktoplysninger hurtigt. De fleste mailklienter i dag giver dig mulighed for at vedhæfte filer og billeder til en e-mail. Dette gør dit udkast til mappe et glimrende sted at uploade filer og synkronisere mellem computere, hvis du har brug for en hurtig løsning. Forlad ikke filer i mappen til udkast for altid! Dette er ikke stedet for dem.
En anden stor brug for udkastet er at gemme skabeloner. Hvis du finder dig selv at komponere den samme email igen og igen, skal du gemme en tom kopi af e-mailen i udkastene og kopiere den ind i en ny e-mail hver gang du har brug for det (send ikke dit originale udkast - dette vil fjerne udkastet etiket!). Du kan gemme din e-mail signatur, links og lige billeder på denne måde. Giv dit skabelon-udkast email et emne, der afspejler dets brug til dig for nem reference, såsom "bryllup: takbrev" eller "fans: tak for at tilføje brev" etc.
Alternativt kan du bruge Canned Responses til at holde e-mail-skabeloner 4 måder at kreativt bruge svar på e-mail til e-mail produktivitet 4 måder til kreativt brug af svar på e-mail til e-mail produktivitet Hvis du er effektiv, laver du noget rigtigt. Derfor skal du bruge emailfiltre og planlægge mailtid. Et trick er at forberede dåse svar på e-mails, du ofte skriver. Læs mere for typer meddelelser, du sender ud hele tiden.
3.3 Kategorier
Kategorier er etiketter, der svarer til de faner, du ser i Gmail; Social, Promotions, Updates og Forums. Gmail anvender disse etiketter automatisk for at hjælpe med at holde din indbakke godt organiseret, da meddelelser ankommer.
Du kan bestemme, om du vil vise eller skjule hver af disse etiketter i både etikettlisten og meddelelseslisten. Bemærk, at dette er adskilt fra at have disse kategorier vist som faner.
Hvis du vil tilføje eller fjerne en fane for en af kategorierne, skal du klikke på plus- ikonet til højre for den sidste fane. Aktivér derefter de ønskede, ved at markere den relevante boks og trykke på Gem, når du er færdig.
3.4 Brugerdefinerede etiketter
Sidst i listen til venstre for din Gmail-skærm er dine brugerdefinerede etiketter. Du har sikkert fået nogle af dem allerede. Brugerdefinerede etiketter forbliver Gmail's mest kraftfulde etiketter (for nu), og du vil være klogt at lære at bruge dem godt, især med Gmails fantastiske filtre.
Du kan tilføje og redigere etiketter fra fanen Etiket under Indstillinger, ligesom med en anden etiket, men det er endnu hurtigere at bare klikke på det farvede firkant ved siden af dit brugernavn. Pop-up-menuen er endnu mere effektiv end den traditionelle etiket-faneblad under Indstillinger, fordi den giver dig mulighed for at vælge og redigere en etiketts farve direkte.
Husk på, at brugerdefinerede etiketter også kan indlejres i hinanden. For eksempel kan du have en etiket til Arbejdsformularer, der kan omfatte undermapper til skatter, sygesikringsoplysninger og notater. Du kan endda lære Gmail, hvordan du fortæller forskellen og placerer indgående e-mails på disse punkter automatisk for dig.
4. Følg kraften i søgning og filtre
Hvis etiketter er Gmail's DNA, så er søgning og filtre hjernen. Der er meget få kombinationer, der ikke fører dig til den email du søger, selv flere år tilbage, alt inden for få sekunder. Gmail kalder sin liste over regler for at organisere e-mail-filtre. Og da de to er så sammenflettet, har Google mashed dem sammen nu, så du kan oprette filtre 10 Emailproblemer, du kan løse med Gmail-filtre 10 Emailproblemer, du kan løse med Gmail-filtre En overfyldt indbakke kører dig skør? Vil du gennem din indbakke hurtigere end nogensinde? Prøv nogle af disse geniale Gmail-filtre for at se forskellen. Læs mere direkte fra dine søgninger.
Første ting først, vænne sig til Gmails søgevindue. Du er formentlig bekendt med de mere populære søgeoperatører, f.eks. "Fra" eller "har: vedhæftet fil" (og hvis ikke, du er på det rigtige sted). Dette er ord, der fortæller Gmail, at de skal hente noget. Heldigvis er disse ord for det meste selvforklarende.
Du kan indtaste disse operatører manuelt, men Gmail vil gøre det for dig, når du indtaster oplysningerne i rullemenuen Søg. Bare klik på pilen i søgefeltet og udfyld detaljerne for din søgning. Dette kan variere fra, hvem en e-mail er fra eller til, hvad emnelinjen er, hvis meddelelsen har eller ikke har bestemte ord, og om der findes en vedhæftning Sådan finder du hurtigt meddelelser med vedhæftede filer i Gmail Sådan finder du hurtigt Meddelelser med vedhæftede filer i Gmail Gmail og vedhæftede filer er bundet til hinanden. Disse tip hjælper dig med at finde, administrere og slette de store vedhæftede filer, før de bliver til et problem. Læs mere .
Du kan derefter indsnævre din søgning efter størrelse og dato, hvis det er nødvendigt. Bemærk i billedet ovenfor, at de søgeelementer, du indtaster, vises i søgefeltet.
4.1 Sæt en søgning i et filter
At slå ind i en Gmail-søgning, ninja er fantastisk, men hvad med at gemme disse søgninger? Hvad hvis du vil foretage en søgning, der finder alle dine Word-filer i din Gmail ofte? Endnu bedre, hvad nu hvis du vil have denne søgning kørt automatisk? Ville det ikke være rart, hvis Gmail kunne finde disse Word-filer til dig hver gang og gøre noget med dem for dig, som at sende dem til en ven eller mærke dem på en bestemt måde? Nå kan Gmail gøre disse ting og nemt. Disse automatiske kommandoer til Gmail kaldes filtre. For at søge efter et filter skal du klikke på linket nederst i rullemenuen Søg, Opret filter med denne søgning .
Det næste vindue vil præsentere dig med en liste over tilgængelige muligheder. Du kan vælge at slette, arkivere og videresende disse e-mails automatisk. Du kan anvende en etiket på dem eller endda indstille Gmail til at besvare disse e-mails automatisk med en forudbygget e-mail bare til det formål. Når du er færdig, skal du klikke på den blå Opret filter- knap. Hvis du vælger at anvende filteret på alle de e-mails, der allerede findes i din Gmail, kan de handlinger, du lige har valgt, også gøre det.
Du kan altid få adgang til dine eksisterende filtre fra fanen Filtre under Indstillinger . Derfra kan du vælge at redigere eller slette brugerdefinerede filtre.
4.1.1 Eksempler på nyttige filtre
Her er nogle af de mest nyttige Gmail-filtre 4 Smart Gmail-filtre, der hjælper dig med at håndtere for meget e-mail 4 Smart Gmail-filtre, der hjælper dig med at håndtere for meget Email Decluttering og organisering af din Gmail-indbakke er en daglig opgave. Der er en smartere måde at gøre det på. Opret fire grundlæggende typer af filtre i Gmail for at sortere dine e-mails rigtigt automatisk. Læs mere Jeg har brugt i årevis:
Semi-junk mail filter:
Nogle e-mails er ikke ligefrem uønsket, men kræver heller ikke din opmærksomhed. Regninger og kreditkortopgørelser, Facebook-meddelelser, e-mails fra kontoret, som du ved, kan du have brug for en dag, eller endda bare et familiemedlem, der oversvømmer din indbakke med billeder af deres søde nye hvalp. Du ønsker ikke at slette disse e-mails helt, men du vil heller ikke sortere dem direkte.
Konstruer en søgning med operatøren "fra:" og tilføj e-mails med et komma til at inkludere flere emailadresser. For eksempel vil "fra: [email protected], [email protected], [email protected]" vise dig e-mails fra alle disse mennesker. Klik på pil ned og opret et filter, der automatisk markerer disse e-mails som læst og sætter dem i arkivet.
Næste gang tante Susie sender et billede af hendes hvalp, kommer det ikke engang i din indbakke, men hvis hun ringer til dig og spørger dig om det, kan du hurtigt finde det i dit arkiv.
Marker ned Amazon levering meddelelser:
Hvis du bruger Amazon meget, får du sikkert mange e-mails fra dem som kampagner, kvitteringer og anmodninger om feedback. Du kunne nemt oprette et filter for at sende alle disse til din "semi-junk" -mærke, men problemet er, at du stadig vil vide med det samme, da Amazon sendte noget til dig, så du har sporingsnummeret tilgængeligt. Hvordan gør du det?
Søg efter "Amazon" i din Gmail og klik på pil ned for at oprette dit filter. Ordet "Amazon" bringer op alle e-mails nogensinde sendt til dig fra Amazon.com, så det næste skridt er at inkludere yderligere ord, der kun findes i Amazon-bekræftelsesemails. I "har ordene" linjetype i "er sendt!" I citatmærker. Dette fortæller Gmail, at du leder efter ordet kombination "har afsendt!" Nøjagtigt som det fremgår af teksten: to ord, mellemrum og udråbstegn. Du vil bemærke, at listen krymper betydeligt for kun at omfatte e-mails fra Amazon, der indeholder sætningen "har sendt!"
Alligevel formår nogle e-mails at komme igennem, især hvis du sælger varer på Amazon. Du får en besked, der beder dig om at sende dine varer. Intet problem. Bare inkludere ordet kombination "skib nu" i "ikke har" linjen, og se din liste krympe yderligere. Ser godt ud nu, ikke? Derefter skal du oprette filteret.
Dernæst kan du anvende en etiket på disse e-mails, f.eks. "Afsendt fra Amazon." Fra nu af vil alle dine varer bestilt fra Amazon leveres pænt til denne etiket, og du kan nemt spore dine forsendelser i fremtiden. Anvend filteret på alle eksisterende e-mails, og du kan endda søge i din fortid.
5. Gmail produktivitetsværktøjer
Nu hvor du kender din vej rundt i Gmail, og hvordan du bruger de mest kraftfulde funktioner, er det tid til at se på ekstra sjove tweaks, der virkelig gør Gmail til et produktivitetsværktøj.
5.1 Prioriteret indbakke og dens variationer
I sin bestræbelse på at gøre Email fungerer bedre inkluderede Google mange avancerede algoritmer i Gmail. En af disse fantastiske funktioner er de forskellige indbakkeformater, hvoraf der er fem: Klassisk, Vigtig først, ulæst første, Starred-først og prioriteret indbakke. Hvad hver enkelt rækker fra ligefrem (klassisk, ulæst først) til lidt vanskelig at forklare (Prioriteret indbakke). Den bedste måde at lære om de forskellige indbakkeformater er simpelthen at eksperimentere med dem og se, hvad der virker bedst.
Prioriteret indbakke sorterer gennem dine e-mails Sådan sorteres din Gmail-indbakke af afsender, emne og etiket Sådan sorteres din Gmail-indbakke af afsender, emne og etiket Kan du ikke finde ting i din rode Gmail-indbakke? Vi viser dig de fem bedste måder at sortere dine e-mails på. Lær disse tweaks, og du vil kunne finde noget! Læs mere automatisk og beslutter, hvad du skal læse først, og hvordan men deler ikke din e-mail-liste samt andre indboksetyper. Den vigtige første indbakke, som kombineret med smart tags gør et fremragende arbejde med at organisere din indbakke til dig. Alle meddelelser, du anser for vigtige, vises på den øverste liste, og alt andet vil gå til den nederste liste, selvom du ikke har læst det.
Hvis du vil ændre din indbakke type, skal du klikke på Indbakke under Indstillinger og vælge fra rullemenuen. Sørg for at klikke på Gem ændringer i bunden, når du er færdig.
5.1.1 VIP Emails vs Regular Emails
Når Gmail først blev lanceret, før der var en prioriteret indbakke, blev e-mails anset for vigtige ved et flag på Outlook eller en stjerne i Gmail. Selv om dette stadig er den bedste og enkleste måde at "bogmærke" e-mails med, forstår Gmail nu, at nogle af dine kontakter er vigtigere for dig end andre.
Gmail bestemmer, hvilke e-mails der er vigtigere baseret på, hvor ofte du læser og svarer på e-mails fra en bestemt kontakt, og hvordan du interagerer med dem. Gmails mekanisme er ganske god alene, men du kan blande direkte og give nogle e-mails VIP status ved at markere dem som vigtige. Alternativt kan du fjerne emails fra deres betydning.
Du kan markere e-mails som vigtige eller ikke vigtige ved at klikke på ikonet med lille mærke ved siden af dem i hoved-e-mail-listen eller øverst en gang inde i meddelelsen (se billedet nedenfor).
Når du klikker og justerer dine e-mails, tilpasser Gmail også sin egen algoritme og svarer i overensstemmelse hermed: Der er ingen grund til at markere alle meddelelser fra en bestemt kontakt vigtig. Gmail får fat i efter nogle få manuelle ændringer og markerer dem for dig.
5.1.2 Medvirkende e-mails
Som nævnt ovenfor har stjerner (tilsvarende flag i Outlook) eksisteret siden begyndelsen, og er stadig meget effektive til at markere e-mails hurtigt. For at stjæle en email skal du blot klikke på stjerneikonet ved siden af det i hoved-e-mail-listen, lige ved siden af vigtigheden "tag" beskrevet ovenfor.
Hvorfor ønsker du at stjerne e-mails, hvis du allerede har en avanceret funktion som prioriteret indbakke? Fordi nogle gange behøver du bare at huske noget hurtigt eller minde dig selv om, at du vil gøre noget ved en bestemt e-mail i stedet for bare at betragte en gruppe af e-mails vigtige. Husk, at stjerner fungerer lige det samme både i dine vigtige e-mails og i dine ikke-så vigtige e-mails.
For eksempel kan stjerne-e-mails du ikke besvare med det samme, men du vil gerne svare senere på dagen eller stjernens e-mails, der indeholder vigtige oplysninger, som f.eks. Adresser og telefonnumre, som du skal bruge senere. Du kan nemt arkivere stjernede e-mails for at få dem ud af din indbakke og få adgang til dem senere fra den "stjernede" systemmærke øverst til venstre. Når du er færdig med at gøre, uanset hvad du skal gøre med e-mailen, skal du unstar den ved at klikke på stjerneikonet igen.
5.2 Tastaturgenveje
Mange mennesker synes at undervurdere kraften i tastaturgenveje og bølge dem som en irritation i bedste fald. Men jeg vil fortælle dig, at du ikke kan blive en effektiv Gmail-bruger 9 Awesome Gmail-funktioner, du sandsynligvis ikke bruger 9 Awesome Gmail-funktioner, du sandsynligvis ikke bruger flere kølige e-mail-funktioner i Gmail, har eksisteret i lang tid, uden at nogen generer brug dem. Lad os ændre det i dag. Læs mere uden at mestre mindst et par. Der er forskel på nat og dag mellem at bruge musen til alt og vide, hvordan man hurtigt kan organisere en indbakke om sekunder med disse genveje.
Du kan altid få adgang til listen over tastaturgenveje i Gmail ved at trykke på et spørgsmålstegn eller skifte + / (fremad skråstreg), så længe du ikke komponerer en e-mail (som selvfølgelig blot ville indsætte et spørgsmålstegn i din e-mail).
Før vi kan bruge tastaturgenveje i Gmail 5 Skift nøglesnaps, at hver Gmail-bruger skal kende 5 genvejstaster, som hver Gmail-bruger skal vide Gmail, kan have en produktivitetsforbedrende grænseflade, men du kan øge det endnu mere med disse enkle men vigtige tastaturer genveje. Læs mere, men vi skal sørge for, at de er aktiveret. For at gøre det skal du gå til Indstillinger og rulle ned til tastaturgenveje for at aktivere dem.
Navigation:
- Tryk på J og K tasterne for at flytte op og ned e-mail listen på hovedskærmen.
- Tryk på X for at vælge en samtale ("mark" eller markere den).
Hvis du vælger e-mails på denne måde, kan du hurtigt vælge e-mails, du vil slette, arkivere eller flytte til en anden etiket. Efter nogle øvelser vil du opdage, at valg af e-mails på denne måde er meget hurtigere end at bruge musen. Når du begynder at forstå kraften i tastaturgenveje, vil du være klar til mere.
Handlinger:
- Tryk på Enter for at åbne en e-mail og læs den.
- Tryk på E for at arkivere en e-mail.
Dette virker direkte fra indersiden af e-mailen eller fra e-mail-listen på hovedskærmen. Prøv at vælge flere e-mails (ved at flytte op og ned på listen med J og K og vælge meddelelser med X ) og tryk på E. Poof!
- Tryk på # (Skift + 3) for at slette e-mails.
Igen fungerer dette på flere e-mails fra hovedlisten eller indefra en e-mail, du har åbnet.
- Inden for en åben email skal du trykke på R for at svare til afsenderen; tryk på A for at svare på alle afsendere.
- Inden for en åben email skal du trykke på G og derefter jeg for at gå tilbage til indbakken.
Disse er de afgørende genveje. Du kan sikkert se, hvordan du med nogle få fingre kan vælge flere e-mails, svare alle afsendere på én gang og hurtigt slette en masse e-mails. Øv dem et par gange, før du går videre til de virkelig kølige genveje.
De virkelig cool tastaturgenveje:
- Inden for en åben email skal du trykke på Skift + R for at svare i et nyt vindue; tryk på Skift + A for at besvare alle afsendere i et nyt vindue.
Dette er ekstra nyttigt på små skærme, hvor du har brug for ekstra plads til at læse og svare på en email. Det blokerer også chat og etiketter, så du kan koncentrere dig om e-mailen.
- Inden for en åben email skal du trykke på G og derefter K for at gå til din opgaveliste.
Huskede du, at Gmail integrerer med Google Opgaver? Vi vil dække det næste. Markér en email ( X ) i hovedlisten af e-mails, og tryk på Skift + K for at vedhæfte e-mailen til et nyt "opgave" -objekt på din opgaveliste. Denne funktion virker kun med tastaturgenveje! Der er ingen måde at gøre det på.
- Tryk på G og derefter P for at hente telefonvinduet og foretage et telefonopkald.
- Tryk på Skift + F for at videresende en e-mail.
- Tryk på Skift + U for at markere en e-mail som ulæst.
- Tryk på + eller - for at markere en e-mail vigtig eller ikke vigtig (som beskrevet ovenfor).
Føl dig ikke forpligtet til at kende alle genveje. Træn dig selv til at huske dem, du bruger ofte, og brug dem til at bruge dem i en uge (brug ikke musen!), Indtil de bliver en anden natur. Du vil opdage, at du ikke vil vende tilbage til at bruge musen i Gmail, og at du meget hurtigere håndterer dine e-mails med genveje.
5.3 Opgaver og opgavelister
Google Opgaver i Gmail er meget grundlæggende og står noget i modsætning til den ellers fuldt udstyret e-mail-app, men de er praktiske.
Få adgang til Google Opgaver ved at klikke på pil ned ved siden af Gmail-overskriften i rødt, øverst til venstre. Dette vil oprette en menu, der vil lede dig til opgaver eller kontakter. Dine opgaver vises i nederste højre hjørne i et vindue, der ligner chat-pop op. Alternativt kan du få adgang til opgaver ved at trykke på B og derefter K hvor som helst i Gmail, som tidligere nævnt.
Google Opgaver med Gmail kan faktisk være temmelig nyttige. Du kan nemt oprette en opgave og derefter huse opgaver inde i det ved at "tabbing" nye opgaver til højre, hvilket gør dem til undertekster af den oprindelige. Dette er nyttigt for at forenkle et projekt ved at bryde det ned i mindre trin undervejs. Da du kan tilslutte e-mails direkte til opgaver 9 Øjeblikkelige måder at vende dine e-mails til opgaver 9 Øjeblikkelige måder at vende dine e-mails på i opgaver Du kan ikke stoppe e-mails fra at gøre i slutningen i din indbakke, men du kan slå dem til opgaver at styre dem bedre. Her er nogle tips til at vende e-mails til opgaver. Læs mere, du kan medtage nyttige oplysninger inden for denne opgave, såsom links, kontaktoplysninger og lige filer. Når en opgave er færdig, kan du tjekke den og blive belønnet ved en strejke gennem det, og krydse den som komplet.
Hvis du klikker på en opgave, åbnes en mulighed for at tilføje noter til opgaven eller vælge en forfaldsdato. Dette er praktisk, især hvis du arbejder med Google Kalender, da opgavelisterne synkroniseres problemfrit og vil dukke op på din kalender.
5.4 Administration af dine kontakter
For at få adgang til dine kontakter skal du klikke på pil ned ved siden af Mail øverst til venstre, som du gjorde med dine opgaver, eller tryk på G og derefter C fra din indbakke. Hvis du virkelig har brug for hjælp til at komme i gang, skal du kigge på Begynderens Gmail for at guide Begynderens vejledning til Gmail Begynders vejledning til Gmail Du har muligvis allerede en Gmail-konto. Eller du tænker på at tilmelde dig en. Denne vejledning har alt, hvad du behøver for at få det bedste ud af den skinnende nye Gmail-konto. Læs mere nævnt tidligere. Så vi vil bare røre ved, hvordan man håndterer dem effektivt.
Du vil bemærke, at når du klikker på Kontakter fra din dropdown, bliver du taget til en ny side. Her kan du se hver af dine kontakter med deres e-mail-adresse og telefonnummer, hvis det er relevant. Du kan også klikke på Ofte kontaktede for at se dine seneste kontaktkommunikatorer.
Ligesom med e-mails kan du oprette og redigere etiketter til dine kontakter til virksomheder, skole og familie. Dette er en fantastisk måde at holde dine kontakter adskilt og let tilgængelige. Du kan også vælge, hvordan du sorterer din kontaktside ved at klikke på Indstillinger fra venstre og vælge fra fornavn eller efternavn for sorteringsrækkefølgen.
Ved siden af hver kontakt kan du klikke på menuen Mere (trepunktsikon) for at ændre deres etiket, slette dem eller skjule dem fra din kontaktliste.
Den nemmeste måde at styre dine kontakter på 10 Nemme tips til at redde Google-kontaktpersoner fra forsømmelse 10 Nemme tips til at redde Google-kontaktpersoner fra forsømmelse Google-kontakter er måske mindst organiseret af alle Google-tjenester, vi bruger. De fleste af os forsømmer det. Her er en komplet vejledning til at rengøre foråret og organisere Google Kontakter. Læs mere er at gruppere dem med etiketter, så du hurtigt kan kontakte dem fra Gmail.
5.5 Yderligere Labs Egenskaber
Gmail indeholder flere valgfrie funktioner, der kan forbedre din produktivitet yderligere 7 Vigtige Gmail Lab-funktioner til at øge din e-mail-effektivitet 7 Væsentlige Gmail Lab-funktioner til at øge din e-mail-effektivitet Gmail Labs er hjemsted for nogle rigtig gode eksperimentelle funktioner, der kan hjælpe dig med at øge din produktivitet i e-mail. Læs mere .
De er tilgængelige under fanen Labs i Indstillinger . Nedenfor vil jeg nævne et par, som jeg finder hjælpsomme, organiseret af deres ordre i Labs-området. Du er velkommen til at udforske og finde mere på egen hånd.
Smarte etiketter :
En af mine personlige favoritter gør denne brugervenlige funktion til Gmail til at "gætte", hvilke af dine indkommende e-mails er meddelelser, svar fra onlinefora og bulk (nyhedsbreve og lignende). Gmail tilføjer automatisk etiketter til hver art og gør et ret godt job ved at gætte. Det vil også bede dig om at "træne" det ved at vælge den rigtige etiket i et par dage, når du tænder det. Prøv det og se, hvordan det påvirker din organisation.
Konserves svar:
En gave hvis du modtager mange e-mails, som du svarer på samme måde. Tænd det, og lav derefter en email som en "skabelon." Gem den, og brug den næste gang du vil reagere hurtigt. Dette er glimrende for takkebreve, for eksempel eller for nyhedsbreve.
5.6 Gmail-tilføjelser
Du kan finde en masse add-ons til Gmail ved at klikke på tandhjulsikonet og derefter vælge Få add-ons . Her kan du gennemse værktøjer, der hjælper dig med at blive mere produktive. 13 Hurtige tricks og udvidelser til at blive en Gmail-bruger 13 Hurtige tricks og udvidelser til at blive en Gmail-bruger. Hvis du er en Gmail-bruger, har du en endeløs strøm af tricks og udvidelser at gøre det bedste ud af det. Vi vil udforske nogle af de bedste af dem i denne artikel. Læs mere, ekstra organiseret eller en bedre kommunikator. Mens mulighederne er begrænsede, kan du stadig lide et par af disse praktiske værktøjer.
QuickBooks til finansiering, Trello til projektledelse, Dialpad for kommunikation og Leje til menneskelige ressourcer er et par af mulighederne. Hvis du vælger at installere et tilføjelsesprogram, skal du bare huske på, at de fleste kommer fra tredjeparts kilder, så du vil måske tjekke betingelserne efter at have ramt Installer, og inden du trykker på Fortsæt .
Din Gmail-indbakke er styrket
Det er det! Jeg håber, at du er blevet en bedre Gmail-bruger ved at læse dette, og at det gør dit liv lidt lettere. God fornøjelse!
Nu kan det være på tide at tage vores Gmail-mesterskab til det næste niveau og finde ud af om skjulte Gmail-funktioner på Android 9 Skjulte funktioner i Gmail til Android. Du bør bruge 9 Skjulte funktioner i Gmail til Android. Du skal bruge Få mest muligt ud af din Gmail for Android oplevelse med disse tips og tricks. Læs mere .
Har vi savnet noget? Hvad har du opdaget om Gmail, som andre læsere skal vide? Venligst del med os i kommentarerne.
Billedkredit: mady70 / Depositobilleder