I den digitale tidsalder, hvem har tid til papir underskrifter? Måske er du en lille virksomhed, der søger at holde alle dine dokumenter digitalt, eller en freelancer der kæmper med produktivitet. Uanset hvad der er tilfældet, er elektroniske signaturer så meget nemmere end at holde øje med kopier.
Stop med at forsøge at holde styr på alt for hånden og lad apps gøre arbejdet i stedet. Mød eversign, den eneste service, du har brug for til at administrere alle dine underskrifter.
Opsætning af Eversign
Gå over til eversigns tilmeldingsside for at komme i gang. Indtast din e-mail-adresse og et kodeord, og udfyld så nogle grundlæggende oplysninger som dit navn og din adresse. Herefter vil eversign spørge dig hvilken plan du vil prøve, men klik på knappen Skip for now for at prøve den gratis plan først. Endelig skal du angive din forfængselswebadresse ved hjælp af din virksomhed eller eget navn. Bekræft din email-adresse, og du er helt indstillet.
Dashboardet viser dig alt, hvad du behøver at vide på et øjeblik. Du kan se, hvor mange dokumenter der venter på en underskrift, hvor mange varer du har sendt denne måned, og hvad der skete for nylig med din konto. Det er en god ide at få din underskrift lige før du begynder at sende dokumenter ud, så klik på feltet Mine signaturer for at kigge.
Du får allerede vist en standard signatur og et indledende sæt. Klik på Tilføj nyt i øverste højre hjørne for at tilføje en ny. Her kan du vælge mellem tre muligheder for både din underskrift og initialer. Uanset hvad du vælger, erkender du, at det er en juridisk repræsentation af din underskrift:
- Indtast dit navn og vælg en skrifttypestruktur for at repræsentere den.
- Tegn din signatur med din mus eller berøringsskærm, hvis du har en.
- Upload et billede af din underskrift.
For at fuldføre opsætningen skal du også ændre nogle muligheder ved at klikke på dit brugernavn i øverste venstre hjørne af siden. Vælg derefter Brugerindstillinger, og du kan ændre dato / klokkeslætformaterne og indstille din tidszone. Du kan også beslutte, om du vil modtage underretninger, når folk åbner dokumenter og en daglig oversigt over dine udestående dokumenter.
Oprettelse og afsendelse af dokumenter
Når du har gennemført den oprindelige opsætning, vil du gerne oprette nogle dokumenter. Den gratis plan kan ikke bruge nogen skabeloner, så du bliver nødt til at oprette et nyt dokument hver gang. Klik på Dokumenter i venstre sidepanel og derefter på Ny dokument øverst til højre for at tilføje din første.
Eversign forbinder problemfrit med tjenester som Dropbox, Google Drive og Evernote, så du kan importere dokumenter, hvis du allerede har dem klar. Hvis ikke, skal du skrive din formular i Microsoft Word eller Pages og uploade den her.
Øverst på skærmen skal du vælge, om dette dokument skal underskrives af dig, dig og andre eller bare andre. Indtast derefter hver parts navn og e-mail-adresse. Du kan angive, om disse personer skal underskrive eller kun modtager en kopi til reference. Hvis du vil, kan du også vælge hvilken rækkefølge modtagerne skal underskrive kontrakten. Endelig, for ekstra sikkerhed, kan du indstille en pinkode, så ingen kan åbne den, medmindre de kender koden.
Indstil en titel og besked for dokumentet, og klik derefter på knappen Forbered . På højre side kan du trække og slippe mange felter for modtageren at udfylde. Drop mellemrum til underskrifter, dato for underskrift, firmanavn og andre lignende muligheder, hvor du vil. Når du er færdig, skal du klikke på Send øverst til højre. Du kan også klikke på Gem udkast og vende tilbage til det senere.
Din modtager vil modtage en email, der beder dem om at underskrive dokumentet. Når de klikker på knappen Tilmeld nu i e-mailen, kan de læse formularen og udfylde de fremhævede områder med de ønskede oplysninger. Når de klikker på feltet, der anmoder om deres underskrift, kan de vælge mellem de samme muligheder som beskrevet ovenfor. Når de er færdige, klikker de Udfør, og du får en advarsel om, at de har underskrevet formularen. Signers kan også downloade en PDF eller udskrive den, hvis de vil lide, sammen med faldende det, hvis de nægter kontrakten.
Efter et par minutter færdiggøres dokumentet. Du kan til enhver tid gennemgå den endelige formular på fanen Dokumenter, og underskriveren modtager en e-mail med et link til dokumentet for deres optegnelser. Enhver part kan downloade en PDF-kopi, hvis det er nødvendigt.
Tilføjelse af kontakter
Chancerne er, at du sender formularer til de samme folk mange gange. For at spare tid kan du tilføje folk som kontakter, så du ikke behøver at indtaste deres oplysninger hver gang. Klik på fanen Kontakter til venstre for at tilføje en ny. Hvis du allerede har sendt ud nogle formularer, vil du se, at de automatisk blev tilføjet her. Tryk på knappen Ny kontakt øverst til højre for at oprette en.
De oplysninger, du indtaster her, er enkle. Kun et fornavn og en e-mail-adresse er obligatorisk, men du kan udfylde en kundes adresse, telefonnummer, firmanavn og noter, hvis det er nødvendigt. Klik på Gem, når du er færdig for at tilføje dem til din adressebog.
Fra fanen Hovedkontakter kan du arkivere klienter, som du ikke længere har brug for. Du kan også hurtigt oprette en ny formular til en klient, eller se alle dokumenter, du har sendt dem tidligere.
Forretningsindstillinger
Klik på fanen Forretningsindstillinger i venstre sidefelt for at tilpasse nogle standardindstillinger for eversign.
- Under Generelle indstillinger kan du deaktivere kravet om, at alle underskrivere skal underskrive for at udfylde et dokument. Du kan også ændre standardfanen på dokumentsiden og justere tidsindstillingerne.
- Undertegnelsesindstillinger indeholder indstillinger, der forhindrer underskriverne i at se vedhæftede filer, som andre underskrivere tilføjede. Du kan også slukke tegnede eller overførte signaturer, hvis du foretrækker kunder at skrive dem. Denne fane giver dig også mulighed for at kræve, at underskriverne tilføjer en grund, når de nægter at underskrive en formular. Hvis du har en unik forretningsmæssig bekymring, kan du tilføje en brugerdefineret ansvarsfraskrivelse, som underskriverne vil se, før de får adgang til de dokumenter, du sender dem.
- Leveringsindstillinger giver dig mulighed for at ændre, om eversign sender PDF-kopier til underskrivere, og hvis du vil have underretninger, når dokumenter åbnes først.
- Ved udløb og påmindelser kan du justere, hvor længe dokumenter holder sig fast, inden de udløber, og hvor længe modtagere skal underskrive deres dokumenter. Hvis du vil, kan du også ændre de automatiske påmindelsesindstillinger, som eversign sender ud.
- Branding giver dig mulighed for at angive dit firma-ikonlogo og ændre farver i appen.
Betalede funktioner
Den gratis plan begrænser dig til fem dokumenter om måneden, og lader dig ikke oprette skabeloner. Det forhindrer dig også i at tilføje nogen teammedlemmer, der også kan arbejde under din konto. Hvis du har brug for mere fra eversign, skal du tjekke de betalte planer. Grundplanen på $ 9, 99 / måned giver dig mulighed for at sende ubegrænsede dokumenter, oprette tre skabeloner, tilføje avancerede integrationer og få dedikeret support, når du har et problem.
Hvis du er en udvikler, kan du få adgang til eversigns API for at automatisere tjenesten. Du skal registrere dig for en betalt konto for at bruge mere end tre API-anmodninger om måneden.
Den samlede e-signaturløsning
Vi har taget en rundvisning i eversign og fundet, at det er et brugervenligt, men brugervenligt værktøj. På få minutter kan du oprette en konto, uploade et dokument og sende det til dine kunder. Du og dine underskrivere kan få adgang til dokumenter fra enhver computer eller smartphone. Dens e-signaturer er juridisk bindende og håndhæves i domstole i USA og Europa. Og det er alle beskyttet med sikkerhedsstandarder i industrien.
Hvis du er en freelancer, der kun sender nogle få formularer om måneden, kan du få alle eversigns store funktioner gratis, og de betalte planer er overkommelige. Det er den nemmeste måde at håndtere besværet med signaturer og glemme alt papirarbejde, og vi vil anbefale det til alle, der søger et kraftfuldt værktøj til dette job, som også er flot.
Har du prøvet eversign? Lad os vide, hvad du synes om det i kommentarerne!