Vi kommer alle på tværs af PDF-dokumenter hver dag - det er go-to formatet for kontoudtog, instruktionsmanualer, online rapporter og meget mere.
Men er det altid det bedste format? Hvordan ved du, om du skal bruge et PDF-dokument eller en af Microsoft Office-filtyperne?
Hvis du er i en quandary om hvilket format der skal bruges til hvilket formål, skal du fortsætte med at læse. I denne artikel vil jeg forklare fordele og ulemper ved at bruge en PDF i sammenligning med DOC, XLS og PPT filer.
PDF-filer: Fordelene
Lad os starte med at vurdere fordelene ved PDF-dokumenter. Under hvilke omstændigheder skal du altid bruge dem?
Self-Contained
Hvis du producerer indhold til at distribuere til andre mennesker - f.eks. Salgspræsentationer, forelæsningsnotater eller nyhedsbreve - skal du bruge PDF-formatet til at sende filerne.
Grunden? PDF-filer er selvstændige. Filen indeholder alle formaterings-, skrifttyper og layoutdesign. De vil gøre den samme måde hver gang uden at stole på operativsystemet, hardware eller software.
Enhver, der har åbnet et Microsoft Word-dokument på Google Drev, ved, hvor vigtigt det er. Hvis du sender en DOC-fil til en anden bruger, der ikke bruger den samme app eller ikke har de samme skrifttyper installeret, vil det ofte se rodet ud.
Udskrivning af høj kvalitet
Da PDF-dokumenter er selvstændige, vil trykkerier gerne acceptere dem. De accepterer ofte ikke Word-dokumenter Sådan udskrives Microsoft Office-dokumenter på den rigtige måde Sådan udskriver du Microsoft Office-dokumenter på den rigtige måde. Det forekommer det nogle gange umuligt at udskrive dokumenter præcis som du vil have? Vi kan hjælpe! Vi viser dig alle dine udskriftsindstillinger og hjælper dig med at vælge de rigtige indstillinger for perfekt udskrevne dokumenter. Læs mere eller andre Microsoft Office-formater.
PDF-filer er "Hvad du ser, er hvad du får" - uanset hvilken side der ligner på din skærm, kan du være sikker på at den vil ligne på samme måde på en fysisk kopi. Højopløselige billeder bevarer deres professionelle udseende, og sidelayouter bliver ikke kompromitteret.
Derfor, hvis du vil udskrive et parti af plakater, flyers eller endda et PowerPoint diasshow, skal du sørge for at gemme din fil som PDF, før du går ind i byen.
Flere formater
Ja, du kan importere stykker af tekst til en PowerPoint-fil eller indsætte et PowerPoint-dias i Excel, men processen kræver meget snavning, hvis du vil gøre det færdige dokument ser respektabelt. De forskellige Office-formater er ikke rigtig designet til utallige formater og mange embedsmuligheder.
Selvom du får dit dokument til at se godt ud på skærmen, hvis filen er stor, kan det tage lang tid at åbne og / eller gemme. PDF-dokumenter kan nemt understøtte tekst, næsten alle billedtyper, vektorgrafik, dias, HTML-kode og meget mere.
Interaktiv
Microsoft Office-filer kan være interaktive, men PDF-filer er et bedre valg til ansøgningsskemaer, feedback-formularer og andre situationer, der kræver dataindtastning. Her er hvorfor:
- Faste felter - Der er ingen mulighed for, at en slutbruger ved et uheld sletter et felt, fortolker forkert hvilke data der kræves, eller savner et spørgsmål.
- Step-by-Step Guides - Skabere kan tilføje margin noter til at guide brugerne gennem komplicerede former.
- Formler - Du kan gøre en PDF med det samme tilføje moms eller beregne valutakurser på en faktura. Eksempelvis giver Excel dig også mulighed for at arbejde med formler og ligninger. Brug for hjælp til Excel-formler? 7 Ressourcer, der skal konsulteres, har brug for hjælp til Excel-formler? 7 Ressourcer til at konsultere Excel er regnearkets guldstandard. Hvis du er forpligtet til at bruge Excel og endnu nødt til at gøre dig bekendt med det, vil disse ressourcer hurtigt introducere dig til det grundlæggende og meget mere. Læs mere, men der er ingen måde at beholde formlerne, når du konverterer fra XLS til PDF.
- Signatur - Nogle tjenester, som Adobe Sign og DocuSign, giver dig mulighed for at tilføje din underskrift Kan du elektronisk underskrive dokumenter og skulle du have det? Kan du elektronisk underskrive dokumenter og burde du? Måske har du hørt dine tech-savvy venner kaste rundt både vilkårene elektronisk signatur og digital signatur. Måske har du endda hørt dem brugt indbyrdes. Men du bør vide, at de ikke er de samme. Faktisk ... Læs mere til kontrakter og andre personlige dokumenter på en nem og sikker måde.
Kompatibilitet
Der er fordele for at bruge både browsere og specialiserede PDF-læsere PDF Reader vs. Browser: Hvilken PDF Viewer er bedst for dig? PDF Reader vs Browser: Hvilken PDF Viewer er bedst for dig? En PDF-læser er ofte et af de første værktøjer, folk installerer på deres nye computer. Det er ikke glamourøst eller sexet, men det er et vigtigt redskab i dit produktivitetsarsenal. Eller er det? Læs mere .
I sidste ende, så længe modtageren har en browser installeret på deres system, vil de være i stand til at åbne din fil. Det er ikke tilfældet, hvis du sender en fil i DOC, XLS eller PPT. Ikke alle kontorsuiter kan håndtere alle formater.
PDF'er: Ulemper og alternativer
På trods af disse tilsyneladende fordele er der stadig tidspunkter, hvor et PDF-format ikke er egnet. Jeg skal se på nogle af disse situationer og rådgive dig, hvad du skal bruge i stedet.
Komponere tekst
PDF-dokumenter mangler de kraftfulde formateringsværktøjer i Microsoft Word og andre processorer. Du kan ikke redigere sidelayouter, skrifttyper og andre vigtige stilistiske problemer.
Desuden har de ikke stavningskontrollere, grammatikcheckere og andre skrivehjælpemidler. Du bør bruge en traditionel tekstbehandler til at komponere din tekst. Gem kun filen som PDF, når du er sikker på at du er færdig.
Redigering af indhold
PDF-filer er heller ikke et godt valg, når andre skal redigere eller tilføje yderligere detaljer til dit dokument 5 Gratis værktøjer til at redigere PDF-filer 5 Gratis værktøjer til at redigere PDF-filer PDF-filer er universelt nyttige. Men de bliver korte, når det kommer til redigering. Vi er her for at vise dig de bedste gratis værktøjer til at redigere dine PDF-filer. Læs mere . Hvis du f.eks. Er ansvarlig for at tilføje tekst til et dokument, og på et senere tidspunkt i processen er en anden ansvarlig for at tilføje billeder, er det ikke klogt at sende filen i et PDF-format.
Formatet kan ikke redigeres af naturen. PDF-filer er blot et billede af et eksisterende dokument, snarere end at være et originalt dokument i sig selv. I bedste fald vil de fleste PDF-læsere kun lade dig redigere et par ord ad gangen.
Billeder
Hvis du måske skal genbruge billeder fra et dokument på et senere tidspunkt, skal du holde dig til Office-apps. Du finder det sværere - hvis ikke umuligt - at udtrække de indlejrede billeder fra et PDF-dokument.
Hvis det er absolut nødvendigt at udtrække et billede fra en PDF, kan du få fat i en udskriftsskærm og redigere billedet i Paint - men det er ikke en effektiv arbejdsgang, og du taber nok en vis billedkvalitet.
Samarbejde
Programmer til oprettelse af PDF-programmer har ikke værktøjer til samarbejde. Nogle betalte værktøjer introducerer funktioner som de bedste gratis læsere De 6 bedste PDF-læsere til Windows De 6 bedste PDF-læsere til Windows Tænkte du to gange, før du installerede Adobe Reader? Det er den mest udbredte PDF-læser, men ikke nødvendigvis den bedste. Vi gik ud for at finde de bedste PDF-læsere til dine behov. Læs mere omfatter ikke, men processen er besværlig.
De fleste produktivitets suiter som Microsoft Office 365 og Google Drevs apps tillader nu real-time samarbejde om dokumenter 3 Microsoft Office Online Teamwork og Collaboration Tools, der imponerer over 3 Microsoft Office Online Teamwork og Collaboration Tools, der imponerer med Office 2016 og dets gratis online modstykke, Office Online, Har Microsoft udbygget nye værktøjer til teams til at samarbejde eksternt og i realtid. Vi viser dig, hvad du ikke kan gå glip af. Læs mere . Igen kan du gøre alt dit arbejde ved hjælp af en traditionel suite, og gem derefter kun til PDF, når dokumentet er færdigt.
Del dine meninger
Jeg håber, at jeg har givet dig en bred introduktion til, hvordan PDF-dokumenter sammenligner med de typiske Office-filformater, samt forklarer, hvornår du skal bruge PDF-filer og hvornår du skal undgå dem.
Jeg vil gerne høre, hvad du ellers ville tilføje til denne liste. Har jeg savnet nogen fordele? Har jeg overset nogen væsentlige ulemper? Du kan efterlade dine tanker og meninger i kommentarfeltet nedenfor.
Billedkredit: NY Studio via Shutterstock.com