OneNote er et af disse Microsoft-produkter, der virker helt ubrugeligt, når du først begynder at bruge det, men det er først, før du rent faktisk gør brug af produktet, at det er sandt, at værdien begynder at skinne igennem. Som et opgave- og projektstyringsværktøj er Microsoft OneNote et af de bedste værktøjer derude.
Lås op på "Essential Microsoft Outlook Keyboard Shortcuts" snydeark nu!
Dette vil tilmelde dig til vores nyhedsbrev
Indtast din e-mail-oplåsning Læs vores privatlivspolitikHvorfor ikke bare bruge funktionen Opgaver i Microsoft Outlook Sådan eksporteres dine Outlook-opgaver til Excel med VBA Sådan eksporteres dine Outlook-opgaver til Excel med VBA Uanset om du er fan af Microsoft, er det en god ting, der kan siges om MS Office produkter, i hvert fald, er hvor nemt det er at integrere hver enkelt af dem med hinanden .... Læs mere, spørger du? Nå, der er virkelig ingen grund til, at du ikke kan bruge begge dele. Hver har deres plads i din produktivitets værktøjskasse, og de komplimenterer hver især hinanden.
I denne artikel vil jeg vise dig, hvordan du kan integrere Microsoft Outlook-opgaver og Microsoft OneNote for bedre at kunne håndtere kompleksiteten af de mange projekter, du har på gang i dit liv eller på arbejdspladsen, til enhver tid.
Hvor Outlook-opgaver falder Kort
Jeg har brugt opgaver i Microsoft Outlook i mange år. Som et dagligt overblik over alt, hvad du skal opnå, slår det intet. Du har forfaldsdatoer, opgavebeskrivelser og prioriteter tilgængelige med et overblik, og du kan endda kategorisere dem i de specifikke projekter, du arbejder på.
Den største fordel for Opgaver - dens enkelhed - er også den største ulempe.
Selv om du har evnen til at skrive noter, når du åbner individuelle opgaver, er de funktioner, der er tilgængelige i disse noter, meget begrænsede.
Tekst er fantastisk, men hvad hvis du vil organisere de mange regneark, dokumenter, møde notater og de mange andre poster, der går sammen med at arbejde på disse opgaver?
Hvad du behøver, er en slags mappe eller notesbog, hvor du kan gemme alle disse oplysninger til hver opgave, organiseret med faner og fås lige ved hånden, når du gennemgår dine opgaver og beslutter, hvad du skal arbejde med næste gang.
Tilføjelse af OneNote-tilføjelsen til Outlook
Heldigvis kan du gøre dette med OneNote, da det integrerer så perfekt med Microsoft Outlook (men desværre ikke med Outlook.com aka Hotmail). For at gøre dette fra Outlook, skal du blot klikke på Filer og derefter Valg .
Langs navigationsmenuen til venstre klikker du på tilføjelseslinket .
Nederst på denne side vil du se et "Administrer" -felt med en dropdown-boks. Vælg "COM-tilføjelser" og klik på knappen Gå .
Hvis du har OneNote installeret på din computer - som du burde, fordi OneNote er gratis - OneNote er nu helt gratis med flere funktioner end før OneNote er nu helt gratis med flere funktioner end før Evernote regner ikke længere med at tage notater til apps. Microsoft meddelte for nylig OneNote ville være mere gratis end nogensinde før. Lad os vise dig, hvad det betyder hvad angår funktioner og funktionalitet. Læs mere - og du vil se et tilføjelsesprogram her med titlen OneNote Notes om Outlook Items . Marker afkrydsningsfeltet ud for dette, og klik derefter på OK .
Nu vil du opdage "OneNote" -ikoner i hele Microsoft Outlook, men den, vi er mest interesserede i, er den, der nu vises øverst på din Outlook Tasks-side.
Nu, hvor du har integreret Microsoft OneNote med Outlook, er det på tide at sætte det på arbejde for at få mere produktive 5 måder at blive produktive med Microsoft OneNote 5 måder at blive produktive med Microsoft OneNote Føler du behovet for et offline organisationsværktøj, der også findes på internettet? Overraskende har Microsoft fået den perfekte løsning - OneNote. Læs mere . I det følgende afsnit viser jeg dig, hvordan du kan oprette notesbøger til individuelle projekter, som du har på gang, og hvordan du kan oprette nye sider til styring af opgaver, blot ved at klikke på knappen Microsoft OneNote i Outlook Opgaver.
Effektiv task management med OneNote og Outlook Opgaver
Først skal du åbne OneNote og oprette en ny notesbog, der kun er dedikeret til Task Management .
Nu inden for Notebookhåndbogen, kan du oprette nye sektioner til hvert enkelt projekt, du arbejder i øjeblikket på.
Alle opgaver på din side med Outlook-opgaver falder typisk under ét eller andet projekt. I Microsoft Outlook er det desværre ikke så nemt at organisere disse opgaver visuelt ved projekt. De viser sig alle på en stor, lang liste. Der er kategorien at arbejde med, men det er bare en kolonne. Visuelt ser listen ud til at være meget skræmmende.
Men ved at tilføje sektioner i OneNote til hvert projekt, skaber du dette hyggelige, rene visuelle layout, som giver dig mulighed for at organisere alle dine opgaver visuelt i projekter (som vi kommer til i et øjeblik).
Så nu hvor du har OneNote oprettet med projekter, kan du begynde at lægge det op med Opgaver, når de kommer op.
Brug af din nye opgave-til-en-note integration
Hvorvidt nye opgaver stammer fra en e-mail, som din chef sender dig, opgaver fra en projektleder eller et andet sted, processen er den samme; Opret opgaven i Outlook-opgaver, fremhæv den (ved at klikke på opgaven) og klik derefter på OneNote-ikonet øverst på siden Opgaver.
Hvad der sker, når du gør dette er magi.
Først vil OneNote spørge dig om hvilket afsnit du vil placere denne nye "side" i. Her vælger du projektet, hvor denne opgave tilhører.
Når du gør det, vil OneNote automatisk importere opgaven fra Microsoft Outlook til denne OneNote-sektion som en ny side.
Grundlæggende er sektioner projekter, og sider er opgaver. Så med denne opsætning i OneNote vil alle dine projekter blive opført langs navigationslinjen til venstre. Når du klikker på et projekt, vil du se alle de relaterede opgaver langs navigationslinjen til højre.
Når du har brugt denne opsætning i et par dage, vil du sætte pris på, hvor intuitiv og ren den er. Selvom du har 4 eller 5 projekter, der foregår på én gang, giver denne opsætning dig mulighed for at fokusere lige ind på et bestemt projekt og kun se de opgaver, der er forbundet med det, uden alle de rod af uafhængige opgaver.
Opbevarer arbejdsopgaver organiseret
Ved at bringe dine opgaver til OneNote, giver du et centralt rum, hvor alt relateret til den opgave kan organiseres. Og de ting, du kan organisere på din Opgave side i OneNote, er imponerende.
Du kan indsætte datadatabaser (eller indsætte et egentligt Excel-regneark, hvis du vil), vedhæfte enhver form for fil, tage skærmbilleder, indsætte billeder eller scannede billeder, lave lydoptagelser og selvfølgelig tilføje alle de hyperlinks, du kan lide.
Du kan endda oprette en anden to-do liste inden for denne individuelle opgave. Det, du organiserer i dette rum, er helt op til dig, men det er meningen, at det giver dig mulighed for en centraliseret placering at fokusere på din opgave uden at spilde tid på at jage gennem dine mapper. Oprettelse af orden fra kaos: 9 gode ideer til styring af dine computerfiler Oprettelse af orden fra kaos: 9 Store ideer til styring af dine datafiler Det er frustrerende, er det ikke, når du ikke kan finde den fil? Når du har søgt hver mappe, der er tænkelig på din computer, og på en eller anden måde blev den tabt .... eller værre, slettet. Nu er der gode søgeværktøjer til Windows, der ... Læs mere for relaterede filer. Link alt her, og det er lige ved hånden.
Bruger du OneNote til at organisere dine projekter og opgaver? Ser du værdien i at integrere dine Outlook-opgaver i OneNote? Prøv det, og del din feedback og oplevelser i kommentarfeltet nedenfor!