Brug Excel og Google Opgaver til at oprette det bedste målstyringsværktøj nogensinde

Reklame

I det seneste har jeg begyndt at indse, at jeg arbejder meget hårdt, men hvis nogen spurgte mig om jeg føler, at jeg arbejder mod et større formål, må jeg sige, at jeg virkelig ikke ved det. Den nuværende tilgang føles mere som en maskinpistol tilgang, hvor jeg bare forsøger at opnå hvad jeg kan, og håber at det får mig til at være hvor jeg vil være. Det er ikke helt rigtigt at nå sine livsmål.

Så som jeg altid gør, når jeg har brug for en løsning, vendte jeg mig til MakeUseOf. Jeg fandt omtale af et online mål management værktøj kaldet GoalStacker, men systemet der følte mig alt for opgaveorienteret til mine behov. Jeg ledte efter en mere bred tilgang, hvor du starter med generelle livsmål og derefter arbejder dig ned til de enkelte daglige opgaver. Derefter henvendte jeg mig til Bakari's anmeldelse af 43Things List It og nå det med 43Things.com Liste det og nå det med 43Things.com Selvom New Years resolutioner og mål let kunne skrives og udskrives på et ark papir, tilbyder 43Things.com mere nyttige funktioner end pen og papir, og det giver en enkel metode til styring af ... Læs mere, som så meget lovende ud. Ironisk nok har 43Things det modsatte problem. Det er smukt orienteret mod de brede mål og drømme, men ikke så stærk, når det kommer til at bryde dem ned i små stykker og styre de daglige opgaver, der får dig der.

Et andet mål styringsværktøj, som jeg så på, var WeekPlan, som jeg troede, havde det mest løfte. Desværre kunne jeg ikke lide den begrænsede rollebaserede tilgang og det faktum, at linjen mellem livsmål og daglige opgaver var så direkte. I mit drømme målstyringssystem søger jeg et mellemområde, hvor du kan nedbryde de meget store mål i mindre (men stadig store) mål for at opnå undervejs. Endelig bryder du de midterste mål i en gruppe opgaver, der hjælper dig med at ramme hvert af disse milepæle.

Oprettelse af et DIY Goal Management System

Som det normalt sker, når jeg ikke finder det, jeg har brug for i et eksisterende system eller en applikation, besluttede jeg at oprette det ideelle system fra bunden. Nu snakker jeg ikke om at prøve at kode et program eller oprette en hjemmeside, der gør det som jeg vil. Nej, i stedet besluttede jeg at gøre brug af to systemer, som jeg bruger dagligt, og det ved jeg godt - Microsoft Excel og Google Opgaver.

Organiser og del dine livsmål

Hvis du er klar til at blive seriøs om at arbejde hen imod de store drømme, du har, er det tid til at sætte dig ned og lægge dem ned skriftligt. Dette genindfører fokus i dit daglige liv. Det giver dig en grund til at arbejde på de tilsyneladende jordiske og meningsløse opgaver, fordi du ved, at opgaven kun er et skridt i retning af det store billedmål. Til trods for alt andet derude, der er beregnet til målstyring, er Microsoft Excel stadig det eneste bedste værktøj til at gøre dette, efter min mening.

For at komme i gang skal du åbne et nyt regneark og oprette et nyt ark til de 4-6 kerneområder i dit liv, der er vigtigst for dig. I mit tilfælde vil jeg i de sidste dage af mit liv sige, at jeg har været i stand til at efterlade store rigdom til mine børn, har haft et dejligt forhold til hvert medlem af min familie, holdt i perfekt helbred og fortsatte fantastiske eventyr. Så mine kerneområder er WEALTH, FAMILY, HEALTH og ADVENTURE.

På hvert af disse individuelle "Core" -målark vil du nedbryde den kerne i 4 eller 5 specifikke big-picture-mål, der betyder succes på dit område af dit liv, i dit sind. Disse er de elementer, du vil liste på denne side, og medtage et målår i den fjerne fremtid. De fleste af disse vil være tæt på pensionering, men i nogle tilfælde kan du have et mål som at slippe af med gæld, som kunne ske meget tidligere.

Nu hvor du har opdelt de store, store mål i mindre "delmål", er de lidt mere håndterbare. Men for at gøre dem til daglige opgaver, skal de nedbrydes yderligere. Tag hvert af disse store undermål og noter de store trin, der er involveret i at komme derhen. Disse bør ikke være daglige opgaver - de skal være mål, der tager dig fra seks måneder til et år for at opnå. Hvert trin får dig så tættere på det store undermål inden for din kerneværdi.

Jeg kan også godt lide at sætte et grønt "$$$" symbol ved siden af ​​de elementer, der kræver nogle investeringer - som en måde at planlægge for den pris. Men vigtigst af alt, skal hver af trinene have et bestemt år anvendt, som du vil opnå dette trin. Gør det realistisk, men giv ikke dig selv for meget slæk heller. Endelig skygge de trin, der skal betales inden for det næste år eller to - det er de ting, du skal planlægge med det samme.

Nu hvor du har dine kerneværdier opdelt i store undermål, og så er disse delmål opdelt i trin, er det tid til at skabe milepæle eller opgaver, som du vil arbejde på for at tømme din vej til målstregen. Opret et nyt ark ud for kerneværdien med et tilsvarende navn. Jeg kaldte min "Wealth_MS1", hvor MS står for milepæle.

I dette nye ark kopierer du de trin, der skal betales inden for det næste år eller to. Men du får hvert trin til at blive en header. Under hver af disse overskrifter skaber du endelig de specifikke, individuelle opgaver, du kan udføre med en uge til flere uger.

Hver af disse elementer kan bogstaveligt talt kaldes en "opgave", fordi det er noget, du kan sidde og virkelig arbejde på og opnå efter flere sessioner. Det er ikke denne pie-in-the-sky-ide, der føles utilgængelig. Disse er meget tilgængelige ting, der ligner et meget, meget lille skridt - men hver af disse repræsenterer en rung i stigen mod disse livsdrømme. Giv dem hver en bestemt dato - og giv den dagen en masse tanker.

Tildel handlingsopgaver, der skal udføres

Når du har oprettet alle disse "milepæle" ark, er næste trin i dit målstyringssystem at tildele disse opgaver til din opgaveliste. Ligegyldigt hvad to-do lister Er det (i morgen) en ekstremt enkel online-opgaveliste Er det (i morgen) en ekstremt enkel online-opgaveliste Hvis du elsker ideen om en online liste over ting, du skal gøre, men aldrig formår at bruge en længere end den tid det tager for dig at tilføje alle ... Læs mere Jeg har prøvet, jeg kommer altid altid tilbage til Google Opgaver. Så jeg besluttede at bruge det til dette projekt også. I grund og grund opretter du en ny liste for hver enkelt af dine kerneværdier, som du definerede ved starten af ​​dette projekt.

Når du er færdig, vil du se alle disse kernemål klar til at acceptere de enkelte opgaver, du vil arbejde på for at komme derhen.

Nu - gå gennem de "milepæle" ark, du netop har oprettet, og læg de mest presserende elementer - senest på det - lige ind i den relevante liste i Google Opgaver. Glem ikke at tildele datoen, og giv den en god beskrivelse, så du husker præcis, hvad du ønskede at opnå.

Når du er færdig - har du givet dig en liste over de mest presserende opgaver.

Nu har du rigtige, handlebare ting, som du ved, du vil udføre, fordi de er på din huskeliste med deadlines!

Track & Monitor din fremgang

Du har et rigtig køligt system oprettet nu. Hver uge eller hver anden uge kan du åbne dit regneark, opdatere de elementer, du har gennemført, og holde øje med, hvor meget tættere du kommer til de store mål

Det ville være godt at bare afkrydse ting som færdig, men for at være ærlig har jeg fundet ud af, at visuel feedback fungerer som endnu bedre opmuntring undervejs. Jeg vil hurtigt vise dig, hvordan du kan oprette en kølig kurve for at vise fremskridt. Gå tilbage til det "milepæle" ark, du oprettede, og opret en kolonne "Afsluttet" ved siden af ​​måldatoen. Nederst i den kolonne opretter du et felt ved hjælp af forumal, "= COUNTIF (celle1: celle2, " Ja ") / x) * 100"

Udskift kun "x" med antallet af rækker (opgaver), og gør "cell1" og "cell2" lig med cellerne i starten og slutningen af ​​rækken.

Hvad dette gør, skaber en celle under alle de opgaver, der vil opdatere med procentdelen af ​​de samlede opgaver, du har gennemført. For at gøre det grafisk skal du klikke på Format og vælge Betinget formatering for cellen, og vælg en af ​​databængerne.

Dette konverterer cellen til en databar. Nu skal du bare gå tilbage til det samme menupunkt igen og vælge " Rediger regel" . Indstil alle nedenstående elementer med en rød pil til de viste værdier.

Dette vil gøre baren fylde med grøn farve med den procentdel, der repræsenterer antallet af opgaver, du har opnået hidtil!

Er det sejt eller hvad? Okay, måske er dette sidste skridt en smule overkill, og du kan fuldstændigt fuldføre målstyringssystemet uden denne grafiske opmuntring - men jeg elsker at se linjen flytte over cellen, da jeg udfører én opgave ad gangen. At ramme 100% betyder, at du er et meget stort skridt tættere på disse livsdrømme.

Hvad synes du om et sådant tilpasset system? Tror du det kan give dig mere magt og kontrol for bedre at klare dine livsmål? Hvilke systemer indfører du for at nedbryde dine store drømme til håndterbare opgaver? Del dine egne råd og tips i kommentarfeltet nedenfor!