En af de vigtigste færdigheder i en projektleder lomme er organisation. At kunne styre og holde styr på projekter, opgaver og mennesker er afgørende for at lykkes i den slags stilling.
For projektledere kan det være lettere at overføre værktøjer og knowhow til at organisere deres personlige liv, end det er for andre. Med det i tankerne er her flere tips og tricks fra den handel, der kan hjælpe næsten alle med at administrere, holde styr på og organisere dele af deres eget daglige liv.
Håndtering af projekter ved hjælp af opgaver - en bid ad gangen
Opgaver og to-dos 8 Bedste apps til at administrere til-lister på Android 8 Bedste apps til at administrere to-do lister på Android Prøv ikke at jonglere om snesevis af opgaver i dit hoved. Disse fantastiske Android-taskmanagementapps hjælper dig med effektivt at holde styr på din opgaveliste. Læs mere er en stor del af ethvert projekt. Hvad enten det drejer sig om at implementere et nyt stykke firmaprogramvare som projektleder eller til landskabspleje baghaven som hussejer, skal hvert projekt opdeles i opgaver. Husk analogien af, hvordan man spiser en elefant, hvilket er en bid ad gangen. Ethvert projekt, stort eller lille, kan og bør opdeles i et sæt opgaver.
Oprettelse af opgaver er også vigtigt, når der er afhængigheder. For projektlederen kan opgaven med at installere den nye software ikke finde sted før køb af den nye applikation. På samme måde kan opgaven med at plante de nye buske ikke ske, før de er købt.
Så, om du har et projekt som eksemplet ovenfor til landskabspleje eller noget i mindre målestok som at simpelthen rense huset, liste først opgaverne og husk på disse afhængigheder. Når du bevæger dig igennem og gennemfører hver opgave, skal du blot markere den fra listen. Dit projekt vil blive gennemført på en meget organiseret måde, så du ikke glemmer noget.
Todoist, Wunderlist, Google Opgaver, Husk Mælken og Trello er nogle af de mest populære værktøjer til opgave, opgave og personlig projektstyring. Chrome-opgaveliste-showdown: Wunderlist, Google Opgaver og Todoist Chrome To-Do List Showdown: Wunderlist, Google Opgaver og Todoist Chrome har flere udvidelser og apps, der fungerer direkte med nogle af de mest populære opgaveadministratorer. Men hvor godt arbejder de og hvor nemt kan de bruge? Læs mere .
Påmindelser over hukommelse - ting vil ikke skubbe dig
Nogle mennesker har den mest vidunderlige evne til at huske alt og alt. Dette er dog ikke almindeligt for de fleste. Og ofte gange kan vi huske opgaver for kontoret at gøre om morgenen lettere end at minde om, at vi skal ringe til kraftværket om eftermiddagen. Projektledere kan bruge påmindelser til at opnå statusopdateringer, bekræfte deadlines eller oprette statusrapporter.
Uden for arbejdspladsen ved hjælp af påmindelser beskytter os mod at glemme at gøre ting, gå på steder, foretage telefonopkald eller næsten alt hvad du kan tænke på, der skal gøres. Selvom du husker at huske at gøre din bilbetaling den første i hver måned, har du en tilbagevendende påmindelse oprettet på din mobilenhed eller endog jotting den ned på kalenderen for hver måned, garanterer næsten, at det aldrig kommer til at tænke dig. Fordi hvad hvis dagen kommer, når den gør det?
Du kan vælge mellem masser af værktøjer til påmindelser. Fra apps på din mobiltelefon Sæt iPhone påmindelser til bedre brug med de rigtige apps og tips Sæt iPhone påmindelser til bedre brug med de rigtige apps og tips Tilføjelse af påmindelser og kalenderbegivenheder til din iPhone skal være en smertefri proces - og det kan være, hvis du Brug de rigtige tidsbesparende apps og tricks. Læs mere og tablet, til stationære applikationer og browserudvidelser, til simple noter og vægkalendere. I dag er mobilapps sandsynligvis den mest populære metode, fordi de kan synkronisere på tværs af flere platforme, dukker op en meddelelse, når du har brug for det, og de kan ikke gå tabt eller ved et uheld smides væk. Du kan også inkorporere påmindelser i dine opgavelister eller bruge enkle sjove apps som MemoCool Plus.
Organiseringen af holdet - dit hushold
En stor del af at være projektleder er nødt til at samle tropperne Sådan håndteres vanskelige mennesker som IT-projektleder Sådan håndteres vanskelige mennesker som IT-projektleder En projektleder skal korralisere forskellige mennesker til et vellykket projektteam. Der er nogle bløde færdigheder, du kan opfordre til at holde projektet og holdet på rette spor. Læs mere . Forskellige dele af et projekt og dets opgaver udføres normalt af forskellige personer. At kunne få opdateringer fra holdmedlemmer, give dem incitamenter til tider, og at gøre det med respekt er vigtigt for projektets succes. Medmindre du bor alene, er det sandsynligt, at du har dit eget hold af husstandsmedlemmer, der udfører og er ansvarlige for forskellige opgaver.
At kunne holde alle på farten med deres daglige, ugentlige eller månedlige opgaver og opgaver kan udføres på flere forskellige måder. Du kan skrive et whiteboard eller chore diagram på køleskabet eller væggen, idet du anfører hver persons navn og opgave, som kan markeres, når de er færdige. Skabeloner gør det endnu nemmere 10 Utroligt brugbare regnearkskabeloner til at organisere dit liv 10 Utroligt brugbare regnearkskabeloner til at organisere dit liv Er dit liv en hotch-potch af ubesvarede deadlines, glemt indkøb og bortfalde forpligtelser? Det lyder som om du har brug for at blive organiseret. Læs mere .
En anden metode er at spore dine opgaver og opgaver elektronisk. Mange produkter giver dig mulighed for at tildele opgaver til andre mennesker. Så hvis dine børn er lidt ældre eller du bor sammen med flere værelseskammerater, så kan du sende henvendelser til alle på listen, så de får nyttige påmindelser for at få tingene gjort.
Ligegyldigt hvilken metode der fungerer godt for din husstand, holder alle på rette spor med opgave og opgaver, betyder at dit boligareal er mere organiseret samlet. Og hvis du er nødt til at pikke eller knuse nogen for at holde på opgaven, skal du bare huske at du kan fange flere fluer med honning, end du kan med eddike.
Andre nyttige tips
Udnyt lister, så intet er glemt . Uanset om du bruger papir og pen eller en app på din telefon, laver lister over genstande, du har brug for i butikken, tøj, du skal pakke til en tur eller steder, du skal gå på ærendag, betyder du ikke at glemme noget.
Også tage din tid, når du opretter lister Disse 3 typer af lister vil hjælpe dig med at være mere produktive Disse 3 typer af lister vil hjælpe dig med at være mere produktive Når det kommer til at være organiseret og produktiv, er opgavelisten det ultimative værktøj. Tre typer lister kan give dig al den kraft, du har brug for uden at komplicere din planlægning for meget. Læs mere og prøv at tænke på relaterede emner. Hvis du opretter en pakningsliste til din rejse, kan du for eksempel skrive ned "kjole sko", som derefter beder dig om at skrive ned "kjole sokker". Eller for en købmandsliste vil du måske købe steaks til grillen, som skal bede dig om at hente en sideskål til at gå med dem. Mange arbejdsopgaver, som vi nævnte ovenfor, kan bruges til disse enkle lister.
Brug e-mail-flag for nem spotting . Hvis du modtager en e-mail fra din skole og underretter dig om en deadline, skal en fra din fætter om en fødselsdagsfest eller en påmindelse fra telefonselskabet markere disse e-mails med et flag eller en stjerne, så de skiller sig ud.
Hvis din indbakke oversvømmes med nyhedsbreve, personlige e-mails, annoncer og alle de andre meddelelser, du får, er chancerne det ufuldstændige, men vigtige e-mails vil blive flyttet til bunden af listen uden syn og dermed ude af sindet. Mange e-mail-apps, som CloudMagic Email og online-klienter, tilbyder således indbyggede påmindelser til e-mails, som dukker op igen på et tidspunkt, du indstiller.
Test og inkorporere de værktøjer, der fungerer for dig . Vi har nævnt nogle opgaverelisteværktøjer og påmindelsesapps. Bemærk at ikke alle værktøjer fungerer godt for hver person eller familie. Ligesom forskellige projektledere har forskellige stilarter til at udføre deres job, har forskellige mennesker forskellige meninger om, hvilke værktøjer der fungerer for dem.
Prøv nogle få forskellige opgavehåndteringsværktøjer, inden du vælger den, du kan lide. Tjek forskellige husstandsordnede organiseringsmetoder for at se, hvilken der fungerer bedst til din familie. En, som du kan tjekke ud, der henvender sig til husholdninger og omfatter projekter, opgaveopgaver, påmindelser og indkøbslister, er Cozi.
Lad os dele nogle tanker
Hvis du er projektleder og gerne vil føje til denne liste, er du velkommen til at inkludere dine forslag nedenfor. Eller hvis du bare har problemer med at organisere nogle af de ting, der diskuteres her, og gerne vil have råd eller hjælp, skal du sende dit spørgsmål eller dilemma i kommentarerne.
Billedkredit: Vred kvinde i kaotisk stue ved wavebreakmedia via Shutterstock, SLBLAKE og TaOb62 via Shutterstock.com