Sådan batch opgaver med Google Kalender for at øge fokus og produktivitet

Multitasking virker ikke. Vi viser dig hvordan man kan slå omkostningskostnader ved at batching flere lignende opgaver. Dette vil skyrocket dit fokus og produktivitet.

Multitasking virker ikke.  Vi viser dig hvordan man kan slå omkostningskostnader ved at batching flere lignende opgaver.  Dette vil skyrocket dit fokus og produktivitet.
Reklame

Multitasking myten er gennemgribende. Uanset hvor meget multitasking forskning vi ser, fortsætter vi med at fortælle os selv, at de fleste mennesker ikke kan multitask, men vi kan.

Undersøgelse viser gang på gang, at når vi tror, ​​at vi multitasking, gør vi faktisk ikke mere end en ting på én gang. Vi skifter frem og tilbage mellem aktiviteter, og at et fænomen kendt som "switching cost" gør os mindre effektive (og kan sætte os i fare).

hemmelige fokus produktivitet batch opgaver google kalender
Billedkredit: Daxiao_Productions / DepositPhotos

Men…

Der er en bestemt type multitasking, der kan være mere effektiv. Måske ikke så effektiv som at fokusere på en enkelt opgave. Men hvis du bare ikke kan stå med at fokusere på en ting i mere end et par minutter, kan du være heldig.

(For at være retfærdig er der nogle tilfælde, hvor multitasking kan være en effektiv måde at gøre ting på. Én-versus multitasking: Hvad er bedst for produktivitet? Single-versus multitasking: Hvad er bedst for produktivitet? Multitasking er en fælles metode til at øge produktiviteten . Det viser sig, at det ikke nødvendigvis er sølvkuglen for produktivitet. Nøglen er at vide, hvornår man skal multitask. Læs mere.)

En introduktion til opgavebatching

Forskellige produktivitetsguruer har defineret opgavebatching på lidt forskellige måder. Men hvad det kommer ned til er dette:

"Opgavebatching er praksis med at gruppere lignende opgaver sammen."

Så du kan f.eks. Have en liste over "kodning", "debugging", "documentationing" og "planning" -opgaver. I mit eget liv ville jeg sandsynligvis batch opgaver som "skrivning", "redigering", "researching", "pitching" og så videre.

Hvordan er det nyttigt?

Opgavebatching hjælper dig med at blive mere produktiv ved at opmuntre dig til at holde fast i en lignende opgavegruppe for at reducere omkostningsomkostningerne, når du flytter mellem dem. At gå fra at redigere fotos til at styre din e-mail er en stor switch, og det kan medføre store omstillingsomkostninger, da din hjerne kæmper for at skifte gear.

Hvis du skifter fra at redigere fotos til, siger du, at sende billeder til lagerfotograferingswebsteder, kan der skabes en mindre omstillingsomkostning. Eller forestill dig, at du skifter fra at kalde potentielle kunder med salgssteder til at kalde eksisterende kunder til at tjekke ind. Det ville være nemmere end at skifte fra opkald til oprettelse af kvartalsrapporter.

hemmelige fokus produktivitet batch opgaver google kalender

Og den lavere omkostningsomkostninger medfører øget fokus.

Hvordan du sætter opgaver i batcher er op til dig - det vigtige er, at de ligner hinanden . Hvis du har svært ved at skifte gear mellem to opgaver, hører de ikke i samme batch. Du kan have et stort antal partier eller en mindre, afhængigt af de typer ting, du skal have gjort.

Når du har grupperet dine opgaver, kan du dedikere tid til hvert parti.

Planlægge dine partier

Det er her, hvor taskbatching bliver rigtig nyttig. Når du angiver en bestemt tidsperiode Sådan blokerer du tid på Google Kalender til en produktiv arbejdsdag Sådan spærres tid på Google Kalender til en produktiv arbejdsdag Kæmper du med tidsstyring? Vi viser dig, hvordan du blokerer tid på din Google Kalender for at øge fokus, reducere stress og forbedre produktiviteten. Læs mere til et bestemt parti, du er fri til at skifte mellem opgaver inden for det pågældende parti. Det er godt for os, der gerne vil flytte meget mellem projekter.

Så længe du ikke skifter til en opgave uden for det pågældende parti, bliver du mere effektiv. Den kognitive omkostningsomkostninger bliver lavere, og du bliver mere færdig.

Det er så simpelt som det.

Og når du begynder at sætte dine opgavebatcher på din kalender, så du har tid til at arbejde på dem, så begynder du at se din produktivitet skyrocket. Fordi din omregningskostnad er lavere, vil du bruge mindre tid på at få fart på hver opgave. Og at have en bestemt tid til specifikke partier vil hjælpe dig med at reducere distraktioner (som har en enorm omregningskostnad).

Brug af et tidsstyringssystem som Pomodoro-teknikken Hvordan en simpel Pomodoro-timer gjorde mit liv bedre Hvordan en simpel Pomodoro-timer gjorde mit liv bedre Pomodoro-teknikken er et af de enklere tidsstyringslivshacker. Bryd gennem distraktioner ved hjælp af 25-minutters klumper og en timer. Det kan være en livsforandrende rutineændring, hvis det passer dig. Læs mere eller noget lignende vil øge din produktivitet endnu mere.

Hvis du er klar til at prøve opgavebatching, er her hvad du skal gøre:

Batching Opgaver Med Google Kalender

Det første du skal gøre er at oprette opgavepartier. Da alle vil have forskellige sæt opgaver og forskellige metoder til batching, hvordan du går igennem denne proces er helt op til dig. Som jeg nævnte, kan det være godt at starte med tre eller fire kategorier. I vores eksempel skal vi bruge "planlægning", "bygning", "gennemgang" og "rapportering".

Vi kombinerer disse satser med begrebet tidsblokerende Time Blocking - Den hemmelige våben til bedre fokuseringstidspunkt - Den hemmelige våben til bedre fokus Leder du efter en mere effektiv måde at organisere dine arbejdsdage på? Prøv tidspærring. Denne tidshåndtering taktik kan hjælpe med at holde dig på rette spor, mens du holder distraktioner, udskydning og uproduktive multitasking i bugt. Læs mere . Du skal blot angive blokke af tid i Google Kalender til bestemte batches.

Her har jeg tilføjet hændelser, der fortæller mig, når jeg skal arbejde på specifikke batcher:

hemmelige fokus produktivitet batch opgaver google kalender

Jeg har også tilføjet en påmindelse for at sikre, at jeg ved, hvornår min rapporteringsblok starter:

hemmelige fokus produktivitet batch opgaver google kalender

Nu får jeg en påmindelse, når det er på tide at arbejde på mine rapporteringsopgaver. I løbet af den tid kan jeg bruge Pomodoro-teknikken. De bedste Pomodoro Timer Apps til Rocket din produktivitet. De bedste Pomodoro Timer Apps til Rocket din produktivitet. Hvis du ofte rammer en produktivitetsvæg efter et par timer arbejde, kan en Pomodoro-timer hjælpe dig med at holde din fokus. Dette valg af timere har en mulighed for hver platform. Læs mere for at styre min tid på forskellige opgaver. Eller jeg kan lade det ske mere naturligt, hvor jeg flytter mellem opgaver, når jeg vil. Denne del er op til dig.

Du får ideen. Indsæt nu kun flere batcher i din kalender! Men husk på, at du stadig har brug for ublocket tid. Du skal bruge et par minutter her og der for at styre e-mail, indhente opkald, chatte med folk på kontoret eller bare lade dit sind hvile lidt.

hemmelige fokus produktivitet batch opgaver google kalender

Et spørgsmål du måske spørger lige nu: Hvordan vælger jeg, hvornår skal du planlægge hver batch? Der er ikke noget rigtigt svar på dette. Hvis du har en bestemt opgave, gør du det bedste om morgenen, planlæg det tidligt. Hvis du kan lide mindre kognitivt intense opgaver om eftermiddagen, skal du planlægge dem der. Foretrækker du at skifte til noget helt andet, når du ændrer opgaver? Det kan du også gøre.

Du ved hvordan og hvornår du arbejder bedst Sådan forbliver du produktiv Uanset om du er en morgenperson eller en nattugle Sådan forbliver du produktiv Uanset om du er en morgenperson eller en natugle Må ikke stræbe efter at vågne op tidligt eller blive sent. I stedet optimere systemer, så du kan klare den fase, hvor din produktivitet er lav. Her er nogle kloge strategier. Læs mere, og du kan sætte den viden i arbejde i din batch tidsplan.

Når du har dine partier i kalenderen, er du klar til at gå! Nu er alt hvad du behøver at gøre, at komme i gang.

Brug af Google Kalender til at øge din produktivitet

Planlægning af dine opgavesatser i Google Kalender kan være nok til at revolutionere din produktivitet fuldstændigt. Men hvis du har brug for lidt mere af et boost, kan du bruge Google Kalenders andre fantastiske funktioner.

Du kan f.eks. Synkronisere din opgaveliste med Google Kalender Sådan synkroniseres din Google Kalender med din opgaveliste Sådan synkroniseres din Google Kalender med din opgaveliste Ved at organisere dit liv er to værktøjer uundværlige: din kalender og din to-do liste. Men de fleste opgavehåndteringsløsninger holder disse to ting adskilt. Vi viser dig hvordan du kan kombinere dem. Læs mere og se dine vigtige opgaver sammen med din batchplan. Dette kan hjælpe dig med at prioritere mellem opgaver i hvert parti.

Eller du kan bruge den opdaterede visning af flere kalendermuligheder 5 Nye Google Kalender-funktioner, du skal prøve! 5 Nye Google Kalender-funktioner, du skal prøve! Google Kalender blev bare mere fantastisk. Google opdaterede endelig sin kalender. Vi viser dig hvordan du får det nye design og hvilke nye funktioner du skal prøve. Læs mere for at holde din batchplanlægning adskilt fra dine andre aftaler.

Du kan endda mærke dine kalenderposter Sådan får du mest ud af Google Kalender med 7+ nye værktøjer Sådan får du mest ud af Google Kalender med 7+ nye værktøjer Brug Google Kalender til at spare tid og få mest muligt ud af din arbejdsdag. Disse nye Google Kalenderværktøjer og -tjenester tilbyder nogle få mere produktivitetstricks. Læs mere for at se, hvor din tid går, og hvordan du kan forbedre din tidshåndtering.

Der er så mange funktioner og værktøjer derude, at du kan gøre næsten hvad du vil med din Google Kalender.

Opgave Batching på lang sigt

Det er selvfølgelig aldrig så enkelt. Der er altid vedligeholdelse. For eksempel bør du regelmæssigt afsætte et par minutter for at gennemgå dine batches. Hvis du har lyst til, at en bestemt opgave ikke flyder sammen med de andre i sit parti, kan du måske oprette et nyt parti for at reducere omskiftning omkostninger.

Og du kan opleve, at din planlægning ikke er optimal. Måske har du brug for mere tid i mellem partier, eller du har brug for en hel dag uden planlagte aktiviteter for at indhente ting.

Selv når du finder det perfekte produktivitetssystem Sådan opretter du det sidste perfekte tidsstyringssystem, du nogensinde vil bruge Sådan opretter du det sidste perfekte tidsstyringssystem, du nogensinde bruger Produktivitet er en konstant søgning efter mere organisation med mindre arbejde. En måde at opnå alt, hvad du drømmer om at opnå, uden at tabe dig i søvn. Kan dette automatiserede tidsstyringssystem gøre alt? Læs mere, der vil altid være noget vedligeholdelse, du skal udføre. Batching opgaver er ingen undtagelse.

Men når du batcher dine opgaver med succes og integrerer dem i Google Kalender, har du et næsten automatiseret tidsstyringssystem. Og det bliver ikke meget bedre end det!

Har du prøvet opgavebatching? Hvad gør du for at minimere den tid og det krævede for at skifte opgaver? Del dine råd i kommentarerne nedenfor!

Billedkredit: photographee.eu/Depositphotos

In this article