Når folk tænker på værktøjer til projektledelse Intellinote: Sæt dine opgaver, filer, beskeder og online-møder på ét sted Intellinote: Sæt dine opgaver, filer, beskeder og online-møder på ét sted Intellinote gør det nemmere at administrere, samarbejde og kommunikere bedre med dit team, kolleger og kunder med en omfattende blanding af fildeling, organisation og real-time video og tekstchat. Læs mere, typisk kommer software som Microsoft Project til at tænke på. Nu er det selvfølgelig et fantastisk værktøj til at styre opgaver, tidslinjer, resultater og ressourcer til et projekt. Men hvad bruger du til at holde styr på flere projekter ?
Uanset om du er et personale på et eller ti, et værktøj, der kan spore statuser og møder, sende ud påmindelser, og selv hus alle dokumenter til et projekt er også ganske nyttigt. Det er her, Podio kommer ind for at hjælpe dig med at styre flere projekter, et hold af andre eller blot en måde at spore dem begge. Her er nogle tricks og tips til at få mest muligt ud af at bruge Podio til at spore dine projekter og dit team.
Gennemfør Podio Apps
Podio er et værktøj, der bruger "apps" til at håndtere forskellige aspekter af arbejdsområdet Podio: Et enkelt dashboard til styring af din organisations opgaver Podio: Et enkelt dashboard til styring af organisationens opgaver Læs mere. Apps er tilgængelige pr. Funktion og industri og omfatter ting som møder, ideer, kunder, indkøbsordrer, fakturaer, kontakter og mange flere. Den bedste måde at bruge Podio på er at få de apps, du har brug for. Start med at tjekke Podio App Market og gennemgå pakkerne tilgængelige efter funktion eller industri. Disse får dig til en god start, og du kan stadig få individuelle apps senere.
Hvis du f.eks. Bruger Podio til arrangementshåndteringsfunktioner, er der en pakke med apps til deltagere, spillesteder, leverandører, højttalere, begivenheder og en gæsteliste. Et andet eksempel bruger salgsindustrien og indeholder en pakke til ledelsesadministration, som har apps til salg, kundeemner, salgsmøder, kommunikation og produkter.
Brug apps i Podio til at spore alle aspekter af dit projekt, stort eller lille. Disse kan alle arrangeres på dit hoved arbejdsområde og indeholde de felter, du sandsynligvis vil have brug for. Men du kan også ændre enhver app for at tilpasse den præcis, som du vil have det. Disse apps er rygraden i Podio og giver dig stor fleksibilitet i sporing af dine projekter og deres bevægelige dele.
Drage fordel af tilsluttede tjenester og udvidelser
Et nyttigt træk ved Podio er dets forbindelse til andre tjenester. Hvis du er interesseret i at forbinde din Microsoft Exchange-kalender til eksporterende begivenheder, har din GoToMeeting- konto for at lancere møder direkte fra Podio eller din Evernote- konto til at vedhæfte dine noter, så har du dækket Podio. For at spore dine opgaver og holde øje med dine projekter, er det helt sikkert sikkert at forbinde andre tjenester, du bruger. For at kunne bruge Podio med succes kan disse tilsluttede tjenester give dig mulighed for at trække i elementer, du har brug for, der kan eksistere andre steder, men er nødvendige for dit projekt.
Sammen med disse tjenester kan du nemt forbinde Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync og Dropbox. Tilslutning er let; skal du bare klikke på Kontoindstillinger fra hovednavigationen og derefter Tjenester . Hver tjeneste har sin egen tilslutningsknap, og efter at du har logget ind, vil du se dem flytte op på listen, hvor de er klar til brug.
Ud over at forbinde tjenester kan du udnytte Podio-udvidelser, som integreres med mange tredjepartsudviklere. Integrationer med MailChimp, Google Maps og Xero giver dig mulighed for at gøre din oplevelse med Podio endnu bedre. For eksempel er der en QuickBooks-udvidelse, der giver dig mulighed for at importere kunder og kontooplysninger til Podio, hvor du derefter kan konfigurere automatisk fakturering mellem systemerne.
Hvordan Podio sammenligner med Trello
Hvis du ikke har prøvet andre værktøjer som Podio til projektsporing og -administration, kan det nemt sammenlignes med Trello Trello - Et unikt, simpelt og kraftfuldt projektstyringssystem fra et godt hjem Trello - Et unikt, simpelt og kraftfuldt projektstyringssystem fra A Godt hjem betyder navnet Joel Spolsky noget for dig? I så fald vil du gerne læse dette indlæg, fordi det viser Spolskys nyeste og største projekt. Og hvis ikke, bør du vide, at dette er ... Læs mere, hvilket er et andet godt redskab. Hvis du har prøvet begge disse, så har du sandsynligvis en præference eller muligvis brug dem begge, men for forskellige ting. De tilbyder begge det grundlæggende for at spore projekter, opgaver og mennesker sammen med praktiske meddelelser, påmindelser og tilpassede formateringsmuligheder for værktøjerne. Så, hvor adskiller de sig?
Workspace
Mens både Podio og Trello har pænt organiserede arbejdsområder, skal Trello falde i kategorien "lettere opsætning". Podio tager lidt mere tid at sætte op til brug. Efter at have fået de apps, du har brug for, kan du bruge dem til at konfigurere fliser eller widgets til dit primære arbejdsområde og omarrangere dem til at se godt ud. Med Trello ser du dine bestyrelser med det samme og efter at have valgt en, ser du dine kort. Ja, der er også noget opsætningstid med Trello, men den tid bruges til at konfigurere dine projekter og opgaver i stedet for at oprette de værktøjer, du har brug for til dem som i Podio. Men hvis du ikke har noget imod at tage lidt tid til at skabe et virkelig tilpasset arbejdsområde, så giver Podio det for, hvor Trello ikke gør det.
Tilknyttede tjenester
Når det kommer til at forbinde kalendere, møde software De 6 bedste gratis online mødeværktøjer til at samarbejde med dit team De 6 bedste gratis online mødeværktøjer til at samarbejde med dit team Små teams behøver ikke dyre enterprise apps til samarbejde. Her er seks fantastiske værktøjer, som du kan bruge til at styre dit holds data, kommunikation og meget mere. Gratis. Læs mere, filadministratorer og notattagere, Podio har simpelthen flere muligheder. Du kan vedhæfte filer og fotos til kort i Trello fra steder som Google Drev, Dropbox, Box og OneDrive (nedenfor). Du kan også forbinde Trello til iCal for at se dine kort eller endda Sunrise Calendar, hvis det er dit planlægningsvalg. Men generelt har Podio mere fleksibilitet med muligheder for tilsluttede tjenester.
Mobil adgang
Både Podio (iOS, Android) og Trello (iOS, Android) har gratis mobile apps til rådighed, der virkelig gør projektsporing praktisk. For din telefon eller tablet har de begge dækket af dig. Hvis du er en visuel person, der værdsætter de kort og kort, der bruges i Trello, så vil du være meget tilfreds med deres app. Det har en slank interface og træk og slip er også ret lydhør. På samme måde har Podio en god app, hvis du kan lide at se dine databorde, seneste aktivitet for dit team og lave opdateringer til elementer. Uanset hvordan du bruger de mobile indstillinger, kan du holde kontakten med dine projekter, meddelelser og hold, når du er på farten.
Tips til brug af Podio
Igen er Podio et værktøj til at styre projekter, opgaver og endda dit team, der er helt anderledes end software som Microsoft Project. Det giver mulighed for at holde styr på, kontrollere statuser, tildele opgaver og holde dine projekter på den omhyggeligt udformede plan. Her er et par tip til at bruge Podio, hvis du er ny på det eller ikke har udnyttet sine funktioner fuldt ud.
- For Team Management skal du bruge programmet Out of Office . Hvert holdmedlem kan nemt vælge ferie, fjernbetjening eller konference for at beskrive typen. Derefter kan en leder hurtigt efter at have indtastet datoer godkende eller afvise tiden væk fra kontoret. Meddelelser kan også sendes, hvilket giver gode påmindelser, hvis nogen i dit hold vil være væk.
- Prøv de tilgængelige webformularer til dit websted. Podio vil oprette formularer til dit websted med et klik på en knap. Du kan derefter tilpasse formularen og sende det delte link, du modtager, eller sætte embedkoden direkte på din hjemmeside. Ved hjælp af vores eksempelhåndtering eksempel fra tidligere, kan du nemt få en formular til interesserede kunder at udfylde for at anmode om dine tjenester til deres begivenhed.
- Benyt den simple eksportfunktion . Hver app, du bruger, indeholder en mulighed for at eksportere dataene. Dette er meget praktisk til opdatering af dit hold på et statusmøde eller din chef, når han ønsker opdateringer på alle projekter til dit team. Eksportfunktionen kan ses, når du vælger skiftenøgleikonet inde fra appen.
- Tilpas apps for fuld effektivitet. Hver app leveres med det grundlæggende, du skal bruge. Men hver kan redigeres og tilpasses, så du kan bruge de nøjagtige felter, lister, statuser og andre elementer, du har brug for inden for hver enkelt. Klik blot på skiftenøgleikonet, når du er i appen, og vælg Rediger skabelon .
Podio planer
Hvis du er ny til Podio, er der et par forskellige planer, du kan vælge imellem, inklusive en gratis indstilling . Hvis du har et hold på op til fem personer, kan du få alle funktionerne i en basisplan, med undtagelse af User Management, gratis. Hvis du har mere end fem brugere der er planer, der begynder på $ 9 pr. måned. Du kan have ubegrænsede brugere med fordele som træningssessioner, prioriteret support og avanceret opsætning afhængigt af din betalte plan.
Bruger du Podio eller overvejer du det stadig?
Hvis du er en nuværende Podio-bruger, hvilke nyttige tips skal du dele med læsere? Hvis du stadig tænker på at bruge Podio til at spore projekter, hvad er dine afgørende faktorer, og hvad leder du efter i et værktøj? Du er velkommen til at dele dine tanker og oplevelser i kommentarerne nedenfor!
Billedkredit: Forretningsmand via Shutterstock, Alphaspirit via Shutterstock.com