E-mails er hårde. Det er virkelig svært at komme på tværs af det, du virkelig vil sige i en email, og halvdelen af tiden vil folk næsten altid misforstå dig. Meget af problemet kommer ned på, at de mennesker, du skriver til, ikke kan se dit ansigt. De kan ikke se smilet på dit ansigt, og du kan ikke se udtrykket på deres ansigt - den naturlige menneskelige evne til at forstå følelsen i ord gennem ansigtsudtryk er helt ugyldig i en email.
Så hvad kan erstatte ansigtsudtryk og tonetryk? Hvordan får du effektivt din besked på tværs uden at få alle dine venner eller alle på kontoret royalt krydset af dig?
Forfatteren Peter Drucker skrev engang: "Det vigtigste i kommunikationen er at høre, hvad der ikke er sagt ." Jeg ville gå et skridt videre end det og sige, at det vigtigste ved at sende en e-mail præciserer netop, så modtageren hører ikke, hvad der ikke er sagt. Faktisk er det, der forårsager de fleste problemer med e-mail-kommunikation, når den person, der modtager e-mailen fortolker alle mulige forfærdelige ting, som du har underforstået, selv når du kun har skrevet en enkelt linje.
Dette fører til had og utilfredshed. Dette er hvad der bygger vrede. Derfor står fyren over bordet på morgenmødet på dig, fordi du havde cc'd ham på en email, som du sendte ud i går eftermiddag, og han tog det som et personligt angreb.
Udarbejdelse af din perfekte e-mail
Her på MUO har vi lagt meget vægt på det tekniske aspekt ved at sende e-mails, som at sende e-mails anonymt. Sådan sendes du helt anonymt emails: 5 effektive metoder Sådan sendes du helt anonymt emails: 5 effektive metoder I dag er det nemt at sende e-mails uden afslører din sande identitet. Her er nogle af de mest effektive måder at sende og modtage anonym email på. Læs mere eller min email på afsendelse af e-mails fra Excel Sådan sender du e-mails fra et Excel-regneark ved hjælp af VBA-scripts Sådan sender du e-mails fra et Excel-regneark ved hjælp af VBA-scripts Vi viser dig, hvordan du konfigurerer automatiserede emails fra Excel ved hjælp af Collaboration Data Objects, (CDO) og VBA scripts. Vores kode skabeloner gør dette meget lettere end det lyder! Læs mere . Men hvad med emosionssiden af e-mail? Hvad med hvordan du kommer på tværs i dine e-mails og bedre måder at præsentere dig selv i det skrevne ord, der ikke får alle så krydsede på dig hele tiden?
Nå, det er ikke uden en masse smerter og lidelser, som jeg kan stå her i dag og fortælle dig, at jeg nu er i stand til at hjælpe. Jeg har lavet næsten enhver fejl, der kan laves med e-mail, begyndende fra de tidligste dage på college, da jeg forsøgte at starte en multi-level marketingvirksomhed ved massemailing alle på campus. Inden for en dag havde jeg min konto lukket ned i 24 timer og en stor, ubehagelig advarsel fra IBM mainframe administrator om, hvad der definerer "spam".
Det var ikke så meget en lektion i e-mail-etikette, da det var et vågneopkald, at e-mail virkelig kan få dig i problemer, hvis du håndterer det forkert. Gennem de år, jeg har fornærmet folk, har jeg fornærmet mig, og jeg er kommet i episke slash-and-burn-ordbold med mennesker. Jeg vil gerne sige, at nogen vandt - men ingen vinder nogensinde. Derfor står jeg her i dag og håber at hjælpe fremtidige legioner af e-mail-offentligheden bedre at forberede disse e-mails, før de klikker på send-knappen.
1. Sende en roman
En af mine første skyldige synder, da jeg først begyndte at arbejde som ingeniør, var, at jeg næsten altid ville skrive e-mails, der strakte sig ud over tre eller fire afsnit. Årsagen var ikke kun fordi jeg kan skrive ret hurtigt, men fordi jeg altid havde det som om jeg forlod nogen detaljer, ville folk ikke rigtig forstå, hvad jeg talte om. Det kan være sandt til en vis grad - og vi kommer til emails, der er for korte om et øjeblik - men der er noget, der skal siges for enkelhed.
Når du skriver sådanne komplicerede e-mails, fejler du ikke at få din besked på tværs af forskellige måder. For det første indebærer det faktum, at du skrev så meget, at du har lidt respekt for deres tid, og hvis du gør det for ofte, er du bundet til at få dem irriteret. For det andet, mens en 500-e-mail, der er organiseret i flere afsnit, giver dig masser af mening, forveksler du højst alle - og giver dem migræne.
Hvis du er en ordsmed og har tendens til at skrive over, skal du altid gå tilbage og komme til at arbejde på at "hakke" disse sætninger. Kom op med nye og kreative måder at forkorte dem, eller måske kan du helt fjerne dem. Måske tilbyder du alt for meget information. Fortæl folk hvad de behøver at vide, ikke hvad du vil have, de skal vide, du kender. Du ved?
2. Afsendelse af en to-ord-email
Den modsatte overtrædelse af romanens e-mail er det ene eller to ord e-mails, der ikke forklarer noget overhovedet. Det er beslægtet med, når jeg spørger mine børn ved spisebordet: "Så hvordan var din dag? "Efter et øjeblik, et tilbageholdende svar, " Fine. "Ikke sikker på, hvorfor jeg endda forstyrrer, jeg trykker på. " Hvad gjorde du, noget sjovt? "Det uundgåelige svar, " nej, ikke rigtig. ”
Jeg forstår ærligt ikke, hvorfor nogle selv bryder sig med at bruge email. Hvis du er heldig, vil en email fra denne person indeholde en enkelt fuld sætning. Hvis du er uheldig, vil personen bede dig om at gøre noget for dem, men forstyrrer ikke præcis, hvad de vil have dig til at gøre. Det er som om at sende en nødbesked over en radio, når du går tabt midt i ørkenen, og undlader at informere redningsbesætningen, hvad dine koordinater er.
Det er ekstremt frustrerende, fordi folk skal kæmpe for at forstå, hvad i verden du taler om. Endnu værre, du kan faktisk tvinge dem til at spilde tid på at svare på din e-mail, kun for at bede dig om at udarbejde en smule mere.
Jeg formoder, at de fleste mennesker med dette problem skriver sådanne korte e-mails fordi at skrive er sådan en omhyggelig øvelse. Ikke alle kan skrive over 60 til 70 ord et minut, så du skal have lidt sympati for denne gruppe.
3. Afsendelse af en masse-mail til en person
Vil du virkelig tjekke folk ud? Send en masse e-mail til alle på dit kontor for blot at påtale en enkelt person for noget, de gjorde forkert. Jeg kalder dette "offentlig ydmygelse" email. Normalt kan alle på kontoret allerede vide, at en bestemt person lavede en fejl, men lederen kan ikke lade det være alene. Så sender de en masse email til alle, der forklarer i stor og uhyggelig detaljer, hvorfor en bestemt handling er så forkert at gøre, eller hvorfor den pågældende fejl er så dårlig.
Jeg må indrømme, at jeg i nogle af mine ledelsesroller i fortiden gik ind i denne adfærd. Jeg har set andre kolleger af min gør det også. Det er en let fejl at lave, fordi du måske rent faktisk vil sikre dig, at alle andre du administrerer ikke gør den samme fejl. Virkeligheden er, at hvis alle allerede ved det, bliver den person, der lavede fejlen, ydmyget. Hvis de ikke ved det, er alle forvirret og usikker på, om du taler om dem.
Gør det enkelt - tal om det specifikke problem med den person, der lavede fejlen. Så hvis du føler det vigtigt nok for alle, send en besked, men lad det lyde som om det kun er en generel "FYI", der er sendt ned fra højere ledelse - dette fjerner beskyldningstonen og gør den mindre personlig.
4. Brug af dramatiske adverb
En anden meget almindelig adfærd i e-mails - normalt fra folk, der er meget lidenskabelige om deres arbejde generelt eller om et specifikt projekt, der er under drøftelse. Denne adfærd er overforbrug af meget dramatiske adverb. Sætninger som "Det design er bare forfærdeligt forkert " eller " Denne tilgang er smerteligt vag" tjener kun til at indføre følelser i diskussionen.
Når du ser på disse sætninger uden adverbene, kan du se, hvor meget mere forretningsmæssigt - og meget mindre antagonistisk - de er. Ellers kommer du lige over som en over-dramatisk, forkælet brat.
Prøv det uden adverbene. Det design er forkert. Denne tilgang er vag.
Det kan ikke være modtageren - men det angriber heller ikke dem og sætter dem på defensiv. Det er mere professionelt, og du kan faktisk være i stand til at videregive dig selv som en moden voksen, selv når du er uenig med nogen.
5. Overbruge passiv stemme
Det var faktisk ikke for sent i min skrivekarriere, at jeg virkelig virkelig lærte om og forstod den passive stemme. Problemet med at lære om det er, at du begynder at se det overalt. En af de mest udbredte anvendelser af passiv stemme er i email, fordi den passive stemme tillader en person at adskille sig fra en handling.
I stedet for at sige, " Jeg kørte klienten til lufthavnen", som lægger ansvaret direkte på dine skuldre, kan du i stedet skrive, " Klienten blev taget til lufthavnen."
Dette er en adfærd, der er almindelig blandt folk, der er nervøse for at tage ansvar for stort set noget, for hvis noget går galt, vil de ikke være skyldige. Det er de samme folk, der klager, når risikobefolkningerne - dem der tager ansvar for at få tingene gjort - får anerkendelse eller kampagner. Sandheden er, at folk ser gennem den passive stemme i e-mails. Hvis du har afsluttet en opgave eller opnået et mål, skal du ikke være bange for at tage æren!
6. Patting dig selv på bagsiden
Mærkeligt nok er den modsatte ekstremitet af de mennesker, der bruger passiv stemme i email hele tiden, de mennesker, der næsten altid skriver om alt i første person. Hvis du læser deres e-mails, tror du, at et projekt ikke var en gruppeindsats, det var en personlig præstation. Du ville tro, at den person, der sendte e-mailen, gjorde helt alt arbejdet!
Hvordan genkender du disse e-mails? Tæl forekomsten af ordet "I".
Hvis du læser en email fra denne type person, er det klart, at de føler, at hele verden drejer sig om dem, og at alle bør give dem konstant kudos for alt det arbejde, de har udført enkeltvis. Disse e-mails forlader alligevel holdkammerater, der føler sig forkastede og helt utilfredse. Denne tilgang er den hurtige vej til vrede og isolation fra jeres jævnaldrende.
Jeg er sikker på, at der er mange andre typer emails, der virkelig irriterer og fornærmer mennesker. Jeg vedder på, at du også har din egen liste! Hvilke slags e-mails sætter dig virkelig af? Hvilke typer er dit kæledyr? Del dine tanker i kommentarfeltet nedenfor.
Billedkredit: Koncentreret Forretningsmand via Shutterstock, Maths Formula via Shutterstock, Young Businesswoman via Shutterstock, Expressive Senior via Shutterstock, Military Kid via Shutterstock, Shame via Shutterstock