Emails skal være en bekvem kommunikationsmetode, men mange af os bruger meget mere tid, end vi gerne vil forsøge at give mening om vores Indbakke. Uden ordentlig organisation kan du finde ud af, at e-mails koster dig mere tid, end de sparer.
Microsofts Outlook indeholder en række funktioner, der kan hjælpe med at afhjælpe dette problem, men mange brugere er simpelthen ikke opmærksomme på den funktionalitet, der er skjult væk i programmet. Slå Outlook til et projektstyringsværktøj med OneNote Integration. Slå Outlook til et projektstyringsværktøj med OneNote Integration OneNote kan gøre mere, end du tror. Vi viser dig, hvordan du gør din Outlook til at gøre liste i et kraftfuldt projektstyringsværktøj ved hjælp af OneNote-plugin til Outlook. Læs mere . Brug disse funktioner til at sikre, at din indbakke er så velbevaret som muligt, så du kan fokusere på vigtige spørgsmål.
Find en visning der passer dig
Et af de første skridt mod at blive en ekspert Outlook-bruger Bliv Pro Outlook-bruger ved at undgå fælles fejl Bliv Pro Outlook-bruger ved at undgå fælles fejl Hvis du arbejder i et typisk kontormiljø, er oddsene ret gode, at postsystemet er en Exchange adskille og at den valgte postklient er Outlook. Vi har dækket Outlook her på ... Læs mere skræddersy programmet til din workflow. Næsten alle bruger e-mail i disse dage, men det betyder ikke, at vi alle gør det på nøjagtig samme måde. Hvad der virker for en anden, fungerer muligvis ikke for dig, og derfor er det en god ide at justere standardlayoutet for Outlook, så det passer bedst til din brug.
Gå til fanen Vis for at se, hvilke muligheder der er tilgængelige for dig. Knappen Skift visning i sektionen Nuværende visning giver dig et par forskellige valg, men det er værd at grave ind i afsnittet Arrangement og layout for at komme ind i det nitty-gritty af tilpasning.
Du kan f.eks. Ændre Message Preview til 3 Lines, som giver dig et mere detaljeret eksempel på en mindre mængde emails på et og samme tidspunkt. Eller du vil muligvis indstille læsepanelet til Off, hvilket vil spare dig for et meget nødvendigt skærmrum til fordel for at åbne individuelle e-mails som et nyt vindue, når du vil læse dem.
Nøglen her er simpelthen at finde ud af, hvad der passer bedst til din brug af Outlook. Prøv det - det er lige så nemt at ændre disse indstillinger tilbage til deres standardindstillinger, hvis du finder ud af, at de ikke fungerer så godt som du havde håbet på.
Brug regler til at automatisere processen
Regler er et godt første skridt i retning af at organisere dine e-mails, for når de er på plads, vil de tage sig af en stor del af legworket, før du selv tjekker din indbakke. For at komme i gang med Regler skal du gå til fanen Startside i Outlook og navigere til Regler > Administrer regler og advarsler .
Herfra skal du klikke på Ny regel . Du får se et udvalg af skabeloner, samt muligheder for at starte fra bunden. I øjeblikket er det bedst at holde fast i de skabeloner, der tilbydes - der vil være rig mulighed for at tilpasse Reglen til din smag på den næste skærm. Med henblik på denne demonstration vil vi vælge Flyt besked fra en person til en mappe .
Nu er det tid til at gøre reglen til et formål. Jeg vil oprette et system, hvor enhver mail, jeg modtager fra en anden MakeUseOf forfatter, sendes direkte til en prioriteret mappe. For at gøre det skal du markere feltet i betingelsesvinduet, der læser med bestemte ord i afsenderens adresse . Klik derefter på bestemte ord i afsnittet nedenfor - Jeg indstiller det til makeuseof, så det ville kun svare på e-mails sendt fra en e-mail-konto fra webstedet, men det kan naturligvis være alt hvad du vil - og vælg derefter en fornuftig mappe ved at klikke på specificeret og navigere til det.
Vælg derefter hvad du vil gøre med de meddelelser, som denne regel sætter til side, og overvej omhyggeligt, om du vil stoppe behandlingen af flere regler eller ikke. Afhængigt af hvilke andre regler du har aktiveret, kan denne organisatoriske problemer senere opretholdes ved at holde denne indstilling krydset. Vælg derefter dine undtagelser, og du vil være klar til at navngive din regel og aktivere den. Derfra vil det automatisk sortere gennem din mail, indtil du slukker den.
Opdele og erobre med kategorier
Mens Regler er en god måde at håndtere størstedelen af din email på, kræver visse organisatoriske opgaver et menneskeligt øje. Strenge brug af kategorier kan hjælpe med at strømline denne proces, så du kan klassificere post hurtigt og præcist. For at konfigurere dine kategorier skal du gå til afsnittet Tags på fanen Startside i Outlook og navigere til kategorisere > Alle kategorier .
Her ses en oversigt over alle de nuværende kategorier. De vil standardisere et simpelt system med farver, så du vil måske blot redigere disse poster til at begynde med. For at gøre dem lidt mere nyttige, skal du klikke på en kategori for at markere den, omdøbe den til noget, der er relevant for den type mail, du modtager, og tildele den en genvejstast, som du kan huske fra dropdown.
Med disse indstillinger på plads, vil du hurtigt og nemt kunne organisere dine e-mails, når du modtager dem. Du skal blot fremhæve en bestemt besked i din indbakke og bruge den relevante genvej Navigere Windows med tastaturgenveje Alone Navigere Windows med tastaturgenveje alene Du kan måske vide masser af tastaturgenveje, men vidste du, at du kunne komme rundt Windows uden din mus? Sådan er det. Læs mere, som du lige har tildelt. Du kan nu se alle meddelelser mærket under en bestemt kategori ved blot at indtaste navnet på denne kategori i Outlook-søgefeltet.
Brug søgefeltet
Hemmeligheden med at holde dine e-mails organiseret er fremadrettet planlægning - lidt arbejde på forhånd kan forhindre hovedpine i at opstå senere. Men der er bundet til at være tidspunkter, hvor en email går på afveje, og der er intet tegn på det i nogen af dine omhyggeligt vedligeholdte mapper eller kategorier. I så fald er det klogt at kalde på søgelinjen.
Outlook's søgefunktionalitet er lige så finkant, som det er grundigt. Indtast et søgeord i feltet over din indbakke, og det vil hurtigt præsentere alle forekomster af det ord, det kan finde, uanset om det er i et emneoverskrift eller emnet i en email. Dette kan være særligt nyttigt, hvis du kan huske en bestemt detalje af en bestemt e-mail, som du ikke kan finde gennem normale midler.
Det er værd at huske, at søghastighederne går langsomt med en fuld indbakke. Hvis det er den situation, du arbejder med, kan det være værd at søge bestemte mapper, snarere end hver eneste e-mail, Outlook har adgang til. For at gøre det skal du bruge rullemenuen på højre side af søgelinjen for at indsnævre dine seværdigheder. For mere dybtgående tweaks, gå til afsnittet Afsnit på fanen Søg .
Husk at bruge Outlook.com
Den onlineversion af Outlook har muligvis ikke alle klokker og fløjter i Desktop-versionen, men det faktum, at det er let tilgængeligt fra en hvilken som helst enhed med en webbrowser betyder, at det ikke bør overses. Hvis du har brug for at få adgang til dine e-mails med et øjebliks varsel, når du er væk fra din arbejdsstation. Sådan opsættes en email-out of Office Responder i Outlook Sådan oprettes en email-out of Office Responder i Outlook Hvad sker der, når du kombinerer en to ugers ferie med et travlt arbejdsliv? Du får et kæmpe projekt, når du vender hjem: E-mails! Vent - hvorfor ikke automatisere noget af det til dig? Læs mere, det er en helt acceptabel løsning.
Der er dog mere til den webbaserede Outlook Outlook.com Gets Advanced Rules, Fortryd Feature, In-line Reply, og mere Outlook.com Gets Advanced Rules, Fortryd Feature, In-line Reply, og mere Rolling ud nu til alle Outlook .com-brugere er fire nye funktioner, der har til formål at gøre dit emailliv meget nemmere: avancerede regler for sortering, en fortrydelsesfunktion, in-line svar og forbedret chatfunktion. Læs mere end blot at kontrollere e-mail. Ved at klikke på Indstillinger-tandhjulet øverst til højre på skærmen, kan du også få adgang til et smukt omfattende sæt af Valg, der kan være ret praktisk, når du er på farten. Plus den samme dropdown menu giver dig adgang til dine regler og kategorier .
At vide, at du kan få adgang til dine Outlook-e-mails overalt, kan kombineres med en regel, der hjælper dig med at tynde din indbakke, selvom du er væk fra din computer. Hvis du har en regelmæssig pendling, kan det være muligt at omdanne din bus eller togtur til et passende tidspunkt for at vurdere din indbakke, inden dagen går i gang.
Har du et godt tip til at bruge Outlook til at holde dine e-mails organiseret? Lad os vide om det i kommentarfeltet nedenfor.