At sige farvel er så svært at gøre, er det ikke? Det er ubehageligt, og nogle gange er det akavet. Godt, der kan ikke være nogen vejledning til disse situationer, men vi kan i det mindste tilbyde nogle vejledninger for, hvordan du kan sige farvel i en e-mail uden at føle sig akavet.
En e-mail-underskrift Du kan også drage fordel af effekten af e-mail-signaturer, du kan også drage fordel af effekten af e-mail-signaturer En signatur fortæller dig noget om en personlighed. Ligesom to mennesker næppe skriver ens, tegner de sig også forskelligt. Sådan kom grafologiens "videnskab" til. Men den digitale tidsalder og e-mailen ... Læs mere er til alle formål og formål, din "farvel". Det er ikke, om du krammer nogen eller giver dem et håndtryk. Det er ikke, om du kun giver dem dit navn eller leverer dit visitkort med alle dine kontaktoplysninger inkluderet. Sådan får du et indtryk. Eller ikke.
I denne artikel vil jeg dele de fem vigtigste lektioner, jeg har lært i de par årtier, jeg har kommunikeret med mennesker på internettet. Interessant nok har de dilemmaer, der er involveret i e-mail-signaturer, eksisteret lige siden de tidlige e-mail-meddelelser blev sendt via BitNet og FidoNet eller endda MITs CTSS-postsystem i 1960'erne, men jeg afleverer.
Email har været med os i meget lang tid. Så hvordan får du det rigtigt? Hvordan logger du af uden at se ud som en snob, men tilbyder også nok information, så folk ved hvem og hvad du er? Lad os komme igang. Når vi er igennem, har du en god ide, hvad du vil gøre med din egen e-mail-underskrift.
Hvad en e-mail signatur skal formodes at gøre
Disse dage, i færd med at sende e-mail til folk, har jeg 3 forskellige "niveauer" af e-mail signatur. Hvorfor? Nå er der tre niveauer af relationer til at dække - alt fra en kort note til en ven, helt til en formel forretningsmeddelelse til en virksomhed. Tre variationer er virkelig alt hvad du behøver, og formålet med disse bør være følgende:
1. Et hurtigt smil - Denne signaturversion fortsætter med hurtig e-mails til venner eller kolleger, som du mailer konstant flere gange om dagen.
2. Smil og et håndtryk - Denne signaturversion går videre til længere e-mails til kollegaer, hvor din email skal være lidt mere formel.
3. Et fast håndtryk og visitkort - Dette er til de tidspunkter, hvor du skal skrive en formel forretningsrelateret email og give din titel og alle dine kontaktoplysninger.
Der er ubeskrevne regler for hver af disse typer af e-mail signaturer. Bryd dem, og det vil ikke være verdens ende. Hvis du gerne vil lave et særligt godt indtryk, så vil du være opmærksom på nogle af disse tips til hver type e-mail, du sender.
Den hurtige smil signatur
Du behøver ikke altid en e-mail signatur. I det mindste behøver du ikke altid en formel. Det er ligesom når du går af en kollega i gangen. Du ser dem flere gange om dagen. Du deltager i de samme møder. Har du virkelig brug for at hilse dem i gangen med et håndtryk? Ingen; Det meste af tiden er det en hurtig "Hey Fred" og et smil, hvis noget overhovedet. Når du hurtigt sender en kollega til en kollega for at anmode om råd eller et tip, behøver du måske ikke engang en underskrift. Hvis du føler dig nødt til at logge af, kan du tage min tilgang, bare dit navn præfaced med et dash. 
Intet behov for blomsteragtige citater eller udførlige titler. Personen ved, hvem du er, hvad du er, og noget ud over dit navn ville være akavet. Overvej det som en grundkonversation af vandkøleren, som du normalt bare slutter med noget som "okay, fang dig senere!" Og en hurtig bølge. Intet mere er nødvendigt.
Smil og et håndtryk
Den anden type signatur er slags hybrid mellem formelle og uformelle. Det er det hårde at få det rigtige. Disse kan være kollegaer, du vil sende email med semi-formelle forretningsforespørgsler, men du vil ikke have dem til at tro, at du kommer på tværs som en stiv. De har brug for at sætte pris på vigtigheden af e-mailen, men du vil ikke have, at de undrer dig over, om du rent faktisk stadig er venner. Det er her, hvor den meget subtile signatur kommer i spil. Disse er normalt faldet i størrelse og næsten unnoticeable i selve brevet af selve e-mailen. En af de bedste tilgange til dette er en underskrift, jeg kalder "one-liner".
I denne version er al information opdelt med et "|" tegn. Det kan være så enkelt som en adresse eller e-mail, telefonnumre, cellenumre eller hvad som helst. Det skal være kort, medtage kun en lille smule nødvendig information, og det er det. Jeg har endda set, at nogle mennesker laver denne signatur i en skrifttype, der er svagere end resten af e-mailen - måske i grå. En anden tilgang jeg har bemærket er en meget kort to-liner. Dybest set et navn og en form for kontakt, der kunne være et enkelt telefonnummer eller en e-mail-adresse. 
Det er klart det her for modtagere, der allerede ved, hvem du er, hvilket firma du arbejder med, og du sender dem bare en af mange korrespondanceemails. Det giver følelsen af en venlig e-mail, men hvis personen skal kontakte dig og måske ikke beholde dit nummer i deres Rolodex (kan folk stadig bruge dem ...?), Så er der dine kontaktoplysninger ved foden af e-mailen, lige inden for rækkevidde.
Et formelt håndtryk
Selvfølgelig er der de tidspunkter, hvor du sender e-mail til en person udenfor virksomheden, eller måske sender du en e-mail indenfor virksomheden om noget embedsmand, der kræver, at samtalen skal være formel. Det er som at have et formelt tøj, når du deltager i en prisceremoni til dine kolleger. Før jeg dækker hvad du skal gøre i disse tilfælde, er det mere uddannelsesmæssigt at dække, hvad man ikke skal gøre først. Ja, du skal angive kontaktoplysninger, som dit firmanavn, websted og e-mail-adresse, men du behøver ikke at overdrive det. Er der virkelig et behov for at give fire forskellige telefonnumre, herunder en faxmaskine? 
Nej, giv nok kontaktoplysninger, så der er flere metoder til at kontakte dig - e-mail, telefon eller måske endda via et websted - men ikke blive båret væk. Hvis du giver en liste over telefonnumre, ser det ud som om du er så mobil, at du aldrig er på dit kontor og for svært at kontakte.
En anden almindelig fejl kommer over som en selvpromotor. Folk som dette vil overbelastning deres e-mail signaturer med deres sociale netværk konti til det punkt, hvor signaturen er over 10 linjer lang og fyldt med for det meste selv-marketing.
En anden måde at give et frygteligt indtryk på er at bruge alle mulige funky farver og skrifttyper i din email-adresse. Det er svært at trække noget sådan ud, fordi farverne skal matche, og skrifttyperne skal se rigtigt ud. Desværre har mange mennesker ingen anelse om, hvordan man korrekt matcher farver, og deres e-mail-underskrift ender med at ligne noget ud af en Willy Wonka-fabrik. 
Denne slags clown-signatur er uprofessionel, og enhver du sender den til, vil tro, du har ingen idé om, hvad du laver, uanset hvilket område du er i. Undgå så ekstravagante farver. Hold det simpelt.
Hvad du kan gøre rigtigt
Så hvordan ser en god formel email signatur ud, hvis du vil have et godt indtryk? Gå med de grundlæggende oplysninger, der kræves, og hold formateringen og stilen enkel, og overlad den ikke med oplysninger.
Her er et eksempel. Denne indeholder 4 linjer - navn, firma, telefonnummer og e-mail-adresse. Det er det.
Denne person brugte kun almindelig tekst og holder det kun til fire linjer, hvilket gør det på tværs af det klassiske og professionelle.
Med min egen adresse går jeg lidt længere for at holde underskriften beskeden ved at bruge kursiv og fade den til mørkegrå. Holde det en skygge lysere end selve e-mail-teksten fortæller modtageren, at du overvejer dine egne oplysninger, der er sekundære for selve meddelelsen. Det er en subtil vifte af ydmyghed.
Også titler bør kun bruges, når de er relevante for den aktuelle samtale. I de fleste korrespondance relateret til min egen hjemmeside, skal folk vide, at jeg er ejer af webstedet, så titlen er vigtig. Der er kun nok informationer til hurtig kontakt - e-mail og telefonnummer, det er det.
Et andet eksempel er den underskrift, jeg bruger til både intern og ekstern korrespondance fra MakeUseOf.
Her blev jeg faktisk vafflet mellem at bruge titlen eller ej. Det er normalt kun vigtigt i ekstern e-mail kommunikation og marginalt vigtigt i nogle interne kommunikation. Jeg begyndte at bruge to versioner - en til ekstern og en til intern - men blev træt af manuelt at skifte mellem de to, at jeg besluttede at holde fast ved ovenstående. Med risiko for at komme på tværs som selvbetydende, forbliver det falmet og sekundært. Det gør også brug af ovennævnte "|" karakter, et lille stænk af farve for at gøre webstedets navn skiller sig ud, og jeg besluttede at være fed og tilføje en femte linje for et citat.
Kom med den perfekte e-mail-underskrift 6 Tips til at få mere ud af signaturer i Gmail 6 tips til at få mere ud af signaturer i Gmail Læs mere, der repræsenterer hvem du er, hvad du gør, og hvordan du kontakter dig, kan tage nogle forsøg og fejl, men når du får det rigtigt, føles det godt at vide, at du lægger din bedste fod frem i hver e-mail-korrespondance, som du sender ud.
Hvad er dine tips til en bedre e-mail-underskrift 5 måder at oprette brugerdefinerede flere signaturer på i GMail 5 måder at oprette brugerdefinerede flere signaturer på i Gmail Læs mere? Hvilke ting kan du lide eller ikke lide om andre underskrifter, du har set? Del dine tanker i kommentarfeltet nedenfor!
Billedkredit: Forretningspar via Shutterstock