I 1971 blev den første nogensinde email sendt fra en computer til en anden. Nu sendes 269 mia. E-mails hver dag.
Det er umuligt at forestille sig, hvor mange af disse e-mails der er unødvendige. Hvor mange tjener kun for at skabe mere forvirring. At brænde endnu mere opmærksomhed og tålmodighed hos deres modtagere.
Men én ting er sikkert: Hvis flere mennesker begyndte at svare på e-mails effektivt 5 Værktøjer til at skrive bedre emails, som folk vil læse og svare på 5 værktøjer til at skrive bedre emails, som folk vil læse og svare på at skrive er ikke alles kop te. Men du behøver ikke at være en stor forfatter til at sende en god email. Alt du behøver er et par værktøjer til at sikre kvalitetsbudskaber. Læs mere, vi ville alle være shackled til vores indbakke lidt mindre stramt og vores email angst Hvordan man kan mestre Gmail Indbakke Angst Hvordan man kan mestre Gmail Indbakke Angst Så mange e-mails, så lidt tid. Føler du denne måde, når det kommer til at administrere din Gmail-indbakke? Vi viser dig enkle indstillinger og nyttige værktøjer til at organisere og stressbestandige din Gmail-indbakke. Læs mere ville være lidt mindre svækkende.
Den mest oplagte løsning her er ikke bare "inline svar", men inline svarer korrekt . Inline svar er, hvor du svarer inden for hovedkroppen af e-mailen, i stedet for at skrive din egen e-mail fra bunden.
Inline svar er noget, de fleste af os allerede gør fra tid til anden. Men vi burde svare inline langt oftere. Og det skal vi gøre med nogle få regler for at holde de komplicerede email-tråde organiseret og let at følge.
Vi svarer på Email Wrong
Det modsatte af inline svarer er, hvad der ofte kaldes "top posting." Det er her du rammer svar på en email, og bare begynder at skrive i toppen af tekstboksen. Sådan er flertallet af e-mail i dag sammensat. Men medmindre du beskæftiger dig med meget enkle e-mail-samtaler, kan topbudgivning forårsage alle mulige problemer.
For det første, når toppostering, henvises der tilbage til den oprindelige email, bliver det et enormt besvær, som indebærer at skure via email efter e-mail for at finde det, du leder efter. Derefter skal du rulle ned til den e-mail, du komponerer, for måske at omskrive det, du lige har fundet ud af sammenhæng og ofte mangler vigtige punkter.
Nogle gange kan en modtager svare på din e-mail i en helt ny e-mail-tråd, hvilket betyder, at din samtale nu sker i to eller flere separate tråde.
via GIPHY
Hvis du er i en gruppesamtale, bliver tingene endnu mere messer. At holde styr på, hvem der svarer på, hvornår, og hvad svarene var på disse svar bliver en næsten umulig oplevelse.
Inline Svar er løsningen
I stedet for toppostering skal vi svare på inline - det vil sige inden for den oprindelige email-besked. I Outlook og Apple Mail kan du se den oprindelige meddelelse, så snart du har slået svar. I Gmail skal du blot trykke på de tre prikker nederst på komponentskærmen for at vise samtalen.
Tip: Marker hele emailen for at fjerne den lodrette "citat" linje fra dit svar i Gmail, og klik derefter på knappen Indryk mindre .
Inline-svar løser problemet med at skulle rulle gennem masser af meddelelser, fordi den oprindelige email er inkluderet og søgbar i den seneste besked, du modtager i den samtale. Det betyder, at alt holdes i kontekst.
Derudover behøver du ikke spilde tid, der opsummerer andres svar eller kopiere indlægsseddel af e-mails, bare for at få dine egne svar til at give mening. Med inline-svar er alt for alle at henvise til til enhver tid.
Og for tråde, der involverer flere personer, skelner hvem sagde hvad, og som svar på hvem, er let (hvis det gøres ordentligt).
Inline svarer korrekt
Når de fleste mennesker svarer inline, skriver de simpelthen deres svar sammen med den tekst, de vil reagere på, og de gør dette fed eller rød.
Dette er langt fra ideel. Så snart nogen åbner en email i almindelig tekst, kan de ikke se denne formatering. Og så snart der er mere end et par mennesker i en tråd, kan tingene blive rodet hurtigt.
Så her er en hurtig vejledning om korrekt inline svar på det er skalerbart og vil holde forvirring til et minimum.
1. Forlad ikke formatering
Som nævnt kan nogle modtagere muligvis ikke se den formatering, du indeholder i en e-mail (f.eks. De foretrækker almindelig tekst). Hvis nogen er farveblind, kan de få svært ved at følge tråde indeholdende flere farver.
På alle måder skal du bruge formatering til at gøre svar lettere at finde, når du scanner en e-mail. Men stol ikke udelukkende på det.
2. Forord svar med dit navn
I stedet for at stole på formatering, kom i vane med at prefacing alle dine svar med dit navn og, hvis du skal være særlig organiseret, datoen. Bed alle modtagere om at gøre det samme.
I Gmail har du intet andet valg end at indtaste dit navn manuelt. Det samme gælder for den stædige Apple Mail app.
Hvis du bruger Outlook, er der dog en funktion til automatisk at forordre dine svar med dit navn. For at gøre dette skal du gå til Filer> Valg> Mail . Gå derefter til svar og videresend, kontroller forordkommentarerne med boks, og indtast dit navn i tekstboksen. Når du svarer i en emailadresse, vises dit navn i parentes automatisk.
Mailbird har også denne mulighed som standard.
3. Brug linjeskift, vær venlig
Når du forlader et inline-svar, skal dette være på en ny linje, snarere end indsat midt-sætning eller i slutningen af et afsnit.
Dette gør det langt lettere for andre at svare på dine kommentarer og gør scanning af samtalen der sker omkring hvert punkt meget mere strømlinet.
4. Indryk flere niveau svar
Når flere punkter behandles i en e-mail, har du flere tråde, der sker inden for en enkelt besked.
For at holde disse organiserede, skal du indsætte trådløse svar, så det er indlysende, hvilke kommentarer der vedrører hvert punkt. Jeg finder personligt ved hjælp af vinkelbeslag (>) de mest intuitive tegn her, da punktspidser måske ikke vises i plain-text e-mails.
Dette vil spare dig for en masse indsats for at finde ud af, hvilken del af samtalen du skal være opmærksom på.
5. Sidste Resort: Brug et bedre værktøj
Ingen foregiver som inline svar er den perfekte løsning her. Men hvis du ikke har andet valg end at bruge e-mail, tag dig tid til at skrive e-mails, der er effektive og effektive Hvordan man skriver den perfekte professionelle email (Backed by Data) Sådan skrives den perfekte professionelle email hovedform for kommunikation i erhvervslivet. For at lykkes i det miljø bør du lære at sammensætte effektive professionelle e-mails. Vi viser dig 9 enkle tricks, der har vist sig at fungere. Læs mere . Baseret på ovenstående årsager er inline-svar den bedste måde at holde projekterne i gang med. Det hjælper også alle med at holde op med flere samtaler inden for e-mail-tråde uden at skulle spilde tid på at kigge igennem lange lister over tidligere e-mails.
Hvis du finder, at selv inline-svar bliver for komplekse, eller hvis dine kolleger ikke kan komme ind i vanen med inline svar korrekt, kan det dog være tid at søge efter et andet værktøj.
Kommunikationsværktøjer som Slack, Yammer og Huddle gør komplekse teamkommunikation lettere. I stedet for at fortsætte med at kæmpe med e-mail, kan det være på tide at prøve en af disse.
Spred ordet
Når du vedtager disse enkle inline-svarregler, vil mange modtagere sætte pris på, hvor effektiv denne email-adfærd er. 5 værktøjer, der kan hjælpe dig med at skrive bedre e-mails 5 værktøjer, der kan hjælpe dig med at skrive bedre e-mails. Alle forsøger stadig at løse e-mail-problemet. Så lad os også tale om den mest grundlæggende vane for alle - kunsten at skrive bedre e-mails. Ved hjælp af nogle flotte værktøjer. Læs mere er og begynde at efterligne din tilgang naturligt.
Hvis de ikke naturligt kopierer din tankevækkende e-mail-etikette, skal du dog trække dem op på den. Send dem denne artikel. Beskriv hvordan du vil have dem til at svare, og forklar at det vil spare mange misforståede meddelelser, spildt tid og tab af kontekst.
Der er virkelig ingen ulempe.
Tror du, at disse regler vil hjælpe dig med at holde dig oven på komplekse email-tråde? Er der andre inline svarende tips, du tror, ville være nyttigt?
Billedkredit: Sangoiri / Depositobilleder