Her er en cool Excel-funktion, som selv regelmæssige brugere måske har savnet: Excel tilpassede visninger.
Excel tilpassede visninger giver dig mulighed for at manipulere et regnearks display Automatisk formatering af data i Excel Regneark med betinget formatering Formater automatisk data i Excel Regneark med betinget formatering Excel's betingede formatering funktion gør det muligt at formatere individuelle celler i et Excel-regneark baseret på deres værdi. Vi viser dig, hvordan du bruger dette til forskellige daglige opgaver. Læs mere eller udskriftsindstillinger og gem dem for hurtig implementering senere.
Vi ser på fire måder at bruge Excel tilpassede visninger til din fordel. Før det skal du dog vide, hvordan man opretter en.
Sådan oprettes brugerdefinerede visninger i Excel
Åbn en Excel-projektmappe og se efter fanen Vis øverst på skærmen. Når du klikker på det, får du vist muligheden for brugerdefinerede visninger . Klik på det.
I dialogboksen, der vises, skal du klikke på Tilføj og indtaste et navn for den brugerdefinerede visning. Hvis det ønskes, kan du medtage hele eller en del af den åbne arbejdsbogs navn i den. (Ved at bruge denne fremgangsmåde kunne det være lettere at finde en vis brugerdefineret visning senere!)
Du får se en rude med flere afkrydsningsfelter for at vælge eller fravælge. De vedrører dokumentets udskriftsindstillinger, skjulte rækker, kolonner og filtre. Skift indstillingerne, hvis det er nødvendigt, afhængigt af omfanget af dit projekt.
Der har du det: den grundlæggende proces Brug brugerdefinerede visninger i Excel for at gemme specifikke regnearklayout Brug brugerdefinerede visninger i Excel til at gemme specifikke regnearklayouts Excels indstillinger for tilpasset visning gør det nemt at se specifikke oplysninger på et overfyldt regneark eller for at oprette forskellige layouter til din data. Læs mere om at oprette en brugerdefineret visning i Excel. Hvis du vil gemme dig selv disse trin i fremtiden, skal du bare gemme projektmappen som en skabelon. Sådan oprettes en hurtig Excel-skabelon for at spare tid. Sådan oprettes en hurtig Excel-skabelon for at spare tid. Excel skabeloner er universelt nyttige - de kan hjælpe du holder din økonomi i orden, styrer et projekt og organiserer dit liv. Vi viser dig, hvordan du opretter din egen brugerdefinerede skabelon. Læs mere !
Sådan bruger du Excel-tilpassede visninger
Den brugerdefinerede visningsfunktion er ikke en af de mest kendte funktioner i programmet, men det er ret nyttigt, hvilket vil give dig en kant over dine kolleger, der måske er mindre bekendt med det.
1. Eliminer regneark opsætningstid for godt
Excel indeholder mange måder at angive, hvordan et regneark ser ud 5 Ressourcer til Excel-makroer til at automatisere dit regneark 5 Ressourcer til Excel-makroer til at automatisere dit regneark Søgning efter Excel-makroer? Her er fem websteder, der har fået det, du leder efter. Læs mere, når du arbejder med det.
Hvis du for eksempel skriver lange sætninger i en celle, vil du måske gerne udvide rækkerne. Det gør det lettere at se mere af celleindholdet.
Hvis hver celle kun indeholder et par tal, skal du muligvis ikke ændre bredden. Du vil dog måske ændre rækkenes højde. Det gælder især afhængigt af den valgte skrifttype, og hvordan den ser ud i en ikke-ændret celle.
En brugerdefineret visning lader dig næsten eliminere tid brugt opsætning af regneark De bedste produktivitetsskabeloner til Microsoft Excel for at få gjort færdigheder De bedst mulige produktivitetsskabeloner til Microsoft Excel gør ting færdige Hvis du vil bruge Microsoft Excel til planlægning, opgaveradministration og omkostningssporing, du starter bedst med skabeloner. Vi har samlet flere skabeloner, der vil holde dit liv, forretning og kontor på rette spor. Læs mere for at imødekomme særlige behov.
I stedet for at gennemgå den samme installationsproces for hvert regneark kan du lave en brugerdefineret visning. Den indeholder dine specifikationer og forhindrer gentagne indstillinger ændringer. Plus, som jeg nævnte ovenfor, kan du gemme denne brugerdefinerede visning som en skabelon til flere anvendelser, så du behøver ikke engang at oprette den tilpassede visning igen.
Dette enkle tip er yderst nyttigt, hvis du skal lave flere lignende regneark. Hvis de alle har identiske indstillinger, men forskellige oplysninger i hver enkelt, skal du først oprette en brugerdefineret visningskabel. Derefter skal du blot tilføje dataene.
2. Udskriv kun de celler, du har brug for
Når du arbejder med data i et massivt regneark, skal du muligvis begrænse udskriftsområdet. Ellers kan fremmede eller fortrolige oplysninger være synlige for andre 5 Excel-dokumentindstillinger Du skal aldrig glemme at kontrollere 5 Excel-dokumentindstillinger Du skal aldrig glemme at kontrollere Når du vælger en Excel-skabelon eller deler et regneark, kan det indeholde brugerdefinerede indstillinger, som du ikke Jeg vil have, at nogen skal se. Kontroller altid disse indstillinger. Læs mere, som ikke burde have adgang til det.
Excel gør dette ret nemt, men du kan gøre det endnu nemmere med brugerdefinerede visninger.
Hvis du vil oprette en brugerdefineret visning med dette mål i tankerne, skal du blot markere de celler, du vil udskrive. Gå derefter til fanen Sidelayout og klik på Print Area . Valgte indstillingen Indstil udskriftsområde .
Gå derefter gennem trinene for at oprette en brugerdefineret visning som beskrevet ovenfor. Husk dialogboksen, der vises, efter du har indtastet et navn til visningen? Vær opmærksom på feltet Udskriftsindstillinger i det og sørg for, at det har et afkrydsningsfelt.
Store! Nu, når du går til at udskrive dette ark, kan du føle dig godt at vide, at kun de oplysninger, der er indeholdt i udskrivningsfeltet, vil blive udskrevet.
Her ser min udskriftseksempel på dette ark ud:
Denne brugerdefinerede visning er fantastisk til udarbejdelse af rapporter til kunder eller din chef. Du kan opbevare alle dine understøttende data og beregninger i samme Excel-ark som din officielle rapport, men indeholder kun de mest nødvendige oplysninger i dit endelige dokument.
3. Opret flere rapporter fra et regneark
Professionelle afhænger ofte af Excel for at oprette rapporter. Men hvad nu hvis du skal bruge det til en rapport distribueret til flere forskellige grupper? I så fald kan du bruge en brugerdefineret visning for nemt at skjule eller vise kolonner og rækker.
Dette giver dig mulighed for effektivt at oprette flere rapporter til forskellige målgrupper, alle med samme data. Hver rapport har dog kun de relevante data for hvert publikum. Ganske praktisk, right?
For at konfigurere disse brugerdefinerede visninger skal du gemme en brugerdefineret visning af dit ark med alle rækker og kolonner i almindelig visning. (Hvis du vil beholde det valgte punkt for udskriftsområdet fra det sidste punkt, skal du sørge for, at du stadig har indstillingen Udskriftsindstillinger markeret.) Jeg kaldte mine "Alle data" for at gøre det nemt at finde senere.
Derefter er det nemt at bruge et par tastaturgenveje til at skjule rækker eller kolonner. Ctrl + 0 (nul) skjuler kolonner, mens Ctrl + 9 fjerner rækker fra visning.
Gem en brugerdefineret visning for de forskellige rapporter, du skal oprette, gemme de relevante rækker eller kolonner hver gang. Når du gemmer brugerdefineret visning, skal du sørge for, at boksen for Skjulte rækker, kolonner og filterindstillinger er markeret.
Den virkelige kraft i dette trick kommer fra, at du nemt kan skifte mellem alle disse brugerdefinerede visninger. Bare klik på knappen Brugerdefinerede visninger, vælg det billede, du vil se, og klik på Vis .
Prøv dette trick, når du arbejder med følsomme data, der indeholder materiale, der ikke passer til alle at se. Brug af brugerdefinerede visninger på denne måde forhindrer dig i at oprette et dedikeret regneark for hver gruppe, der modtager materialet, men stadig giver dig mulighed for at holde de nødvendige oplysninger fortrolige.
Hvis du f.eks. Skal sende information til flere afdelinger i din virksomhed, er det måske ikke hensigtsmæssigt for salgsteamet at se marketingteamets rapport eller omvendt.
Du kan også anvende denne brugerdefinerede visning, når du opretter regneark, der bruges til træningsformål på dit kontor. Folk føler sig ofte overvældet ved først og fremmest at kigge på ukendte celler og de data, de indeholder. Ved at filtrere de unødvendige ud, kan du hjælpe enkeltpersoner med at fokusere på de mest relevante oplysninger.
4. Vælg dine gemte brugerdefinerede visninger endnu hurtigere
Som jeg allerede har nævnt, bringes den ønskede brugerdefinerede visning på din skærm inde på at gå til menuen Vis . Det er øverst i Excel, i et afsnit også kendt som "båndet." Sådan optimeres Office 2016-båndet eller menuinterfacet Sådan optimeres Office 2016-båndet eller menuinterfacet. Ofte søger du efter menupunkter i Microsoft Office? Det er på tide at omorganisere og tilpasse Ribbon-menuen til dine personlige behov. Du vil blive overrasket over, hvor fleksibelt og nemt det er! Læs mere
De trin, vi har brugt til at trække op på vores gemte brugerdefinerede visninger, få jobbet gjort. Men de er ikke så strømlinede som muligt. Tilføjelse af en brugerdefineret visningskommando til Excel-båndet for hurtigt at se dine tilpassede visninger i et dropdown-format.
For at tilføje kommandoen til båndet skal du klikke på Fil øverst til venstre på Excel-skærmen og derefter vælge Valg .
Når du ser kategorier vises til venstre, skal du vælge Tilpas bånd .
Til højre ses et afsnit med overskriften Hovedfaner . Find fanen Vis og find plustegnet (+) til venstre for det.
Ved at klikke på plustegnet vises en gruppe kaldet Workbook Views . Vælg det, og klik derefter på Tilføj ny gruppe (ikke forveksles med indstillingen Tilføj ny fane lige ved siden af).
Højreklik på den nye gruppe og vælg Omdøb . En titel relateret til brugerdefinerede visninger giver mest mening, så du kan finde den senere.
Når du har valgt din gruppe, skal du klikke på rullemenuen under Vælg kommandoer fra overskriften øverst til venstre i denne grænseflade for hovedindstillinger. Vælg kommandoer, der ikke er i båndet .
Endelig rul ned og find Brugerdefinerede visninger . Klik derefter på knappen Tilføj, så du flytter den kommando til din nye gruppe. Tryk OK for at afslutte indstillingen.
Nu kan du hurtigt vælge nogle af dine brugerdefinerede visninger fra hovedvinduet.
Dette sparer mange ekstra tid for ark og rapporter, som du skal genskabe hver måned.
Brugerdefinerede visninger gør dig til en superstar på arbejdspladsen
Før du læser alt her, måske har du følt tvivlsomt, at en Excel-funktion kunne tilbyde så meget bekvemmelighed 3 Crazy Excel-formler, der gør fantastiske ting 3 Crazy Excel-formler, der gør fantastiske ting Microsoft Excel's magt ligger i formlerne. Lad mig vise dig de vidundere, du kan gøre med formler og betinget formatering i tre nyttige eksempler. Læs mere . Hvis du ikke er overbevist om det, skal du prøve et af disse forslag.
Del din nye viden med kolleger for at forbedre hele virksomhedens produktivitet. Eller hold disse oplysninger til dig selv, så du ser endnu bedre ud i forhold til dine jævnaldrende.
Hvad bruger du mest almindeligt Excel til på arbejde? Hvordan kunne du anvende brugerdefinerede visninger for at gøre denne opgave lettere?
Billedkredit: Rawpixel / Depositobilleder