At skrive effektive e-mails virker nemt nok. Men hvis du vil have dine e-mails til at fungere endnu bedre, skal du huske på følgende videnskabsbaserede regler.
Tidligere har vi nævnt 12 grunde til, at folk stadig ignorerer dine e-mails 12 Grunde til, at folk stadig ignorerer dine e-mails 12 Grunde til, at folk stadig ignorerer dine e-mails Kæmper du ofte med at få folk til at reagere på dine e-mails? Vi viser dig, hvorfor folk måske ignorerer dine e-mails og hvordan man får dem til at bemærke og reagere på din besked. Læs mere . Vi har endda givet dig trinvise instruktioner om at få travlt folk til at reagere på dine meddelelser. 6 måder at få travle mennesker til at besvare dine e-mails. 6 måder at få travle mennesker til at besvare dine e-mails. Der er et helt andet sæt regler, når det kommer til emailing, der vil opmuntre eller afholde en person til at ramme "svar" knappen og svare dig. Lær reglerne for e-mail-succes. Læs mere . Men nu er det tid til at dele nogle endnu mere specifikke, brugbare tips - understøttet af data.
Hvert af disse tips forbedrer ikke kun chancerne for, at dine e-mails bliver læst, men også af dig, der modtager et positivt svar fra disse e-mails. Dette er vigtigt, fordi e-mail stadig er den vigtigste form for kommunikation i erhvervslivet. Ved at vide, hvordan man laver effektive e-mails, giver du dig selv en klar fordel over dine kolleger.
1. Få på Fornavn
Det lyder indlysende, men hvis du virkelig vil have folk til at være opmærksom, når de modtager en e-mail fra dig, skal du bruge deres navn. Og brug det mere end én gang.
Forskning, der blev offentliggjort tilbage i 2006, viste, at flere regioner i hjernen "viser større aktivering til ens eget navn", hvilket viser, at "at høre eget navn har en unik hjernefunktionsaktivering".
Brug af din modtagers navn i e-mail-emnet og e-mail-krop er derfor et psykologisk trick, der kan få fat i opmærksomheden. Lukning med "Håber at høre fra dig snart, Stan" er langt mere effektivt end blot "Håber at høre fra dig snart".
2. omfavn halo effekten
Folk er påvirket af folk, de stoler på. Hvis en leder råder dig til at komme i kontakt med virksomhedens direktør, skal du navngive den chef i din indledende email. Kolde e-mails er forfærdelige at modtage. At vise, at du har støtte fra nogen, som din modtager stoler på, er derfor yderst vigtig.
Dette skyldes til dels en teori kaldet Halo-effekten . Dette er en slags bekræftelsesforstyrrelse. I dette tilfælde vil bias sandsynligvis forbedre direktørens generelle indtryk af dig, blot på grund af deres gunstige indtryk af den leder, der henviste dig.
Du behøver ikke at holde fast ved at nævne overordnede. På baggrund af synspunkter og ideer fra eksperter, kunder, gensidige venner og skarer kan du også styrke din e-mail, såfremt modtageren værdsætter synspunkterne på de personer, du refererer til .
3. Vær sur eller glad. Men aldrig neutral
Da Boomerang, en førende Gmail-app, analyserede sine data, fandt de noget utrolig interessant. "En af de væsentligste faktorer ved bestemmelsen af svarfrekvenser er, hvor positivt (ord som stort) eller negativt (ord som dårligt) er ordene i meddelelsen".
Både moderat positive og negative e-mails modtog 5-15% flere svar end neutrale e-mails. Når det er sagt, ekstremt fjendtlige e-mails 10 Email Tips til at håndtere Angry, Trollish eller Rude Emails 10 Email Tips til at håndtere Angry, Trollish eller Rude Emails Det er utroligt frustrerende at kontrollere din email-indbakke kun for at finde en fuldstændig hatefulde besked. Hvorfor i verden virker folk som dette? Med det sagt, bør du lære at forsvare dig selv mens ... Læs mere modtaget knapt noget svar. Overdreven flatterende e-mails udførte heller ikke meget bedre. Med andre ord, komme over dine følelser, men overreager ikke.
4. Hold det kort ( men hvor kort? )
Jeg ved det ved jeg. Der vil være undtagelser herfra. Et af mine yndlings cerebral sites Læs mere Intelligent indhold i 2016 med disse 35 websteder Læs mere intelligent indhold i 2016 med disse 35 websteder Vi bør alle læse disse 35 websteder oftere. Hvis du er træt af dumbed-down indhold, gør tingene noget mere gennemtænkt i det kommende år med denne superliste. Læs mere, Brain Pickings sender utroligt lange e-mails, der er en fornøjelse at læse. Men i det store hele tyder dataene på, at du bør undgå lange e-mails.
Faktisk, sammen med den information om de typer af ord, du skal bruge i dine meddelelser, fandt Boomerang også den "ideelle" længde af en email. Baseret på deres analyse af 40 millioner e-mails fandt de dem, der indeholder ikke mere end 50-175 ord, størst chance for at modtage et svar (49-50%). Dette understøttes også af resultaterne af en 2010 MIT undersøgelse.
Dette er salvie råd, men det er ikke altid praktisk. Men lektionen er at holde dine e-mails kortfattede. En måde at gøre dette på er at abonnere på Five Sentences filosofien, og aldrig sende e-mails over fem sætninger i længden. Som investor og forfatter Guy Kawasaki fortalte Entrepreneur.com, "mindre end fem sætninger er ofte pludselige og uhøflige, mere end fem sætninger spilder tid."
5. Brug ordet "fordi"
Hvis du har hovmod at bede nogen om at gøre noget for dig, skal du i det mindste fortælle ham eller hende hvorfor . Vi har kendt dette siden 70'erne, da professor i psykologi ved Harvard University, Ellen Langer offentliggjorde en undersøgelse, der fremhæver betydningen af ordet "fordi".
Vi modtager alt for ofte e-mails, der bare kræver noget ("Kan du sende mig denne rapport senest kl. 14?") Uden at forklare hvorfor. Men ved at introducere ordet "fordi" i vores forespørgsel ("Kan du sende mig denne rapport ved 14:00, fordi den skal redigeres kl. 17:00), øger chancerne for overholdelse.
Ifølge denne undersøgelse kan dette skyldes, at "folk fortsætter med" automatisk "adfærd ... som en form for heuristisk eller short-cut. Og at høre ordet "fordi" efterfulgt af en grund (uanset hvor lammede årsagen er) får os til at overholde. "
6. Udbud ikke mere end 3 valg
Paradox of Choice er, hvor vi har så mange muligheder, at vi bliver lammet. For at sikre, at dine e-mails ikke resulterer i en paradoks af valg, så prøv ikke at tilbyde mere end tre muligheder.
Det menneskelige sind elsker den magiske af tre. Det er derfor, vi giver tre medaljer i OL. Vi analyserer tingene med hensyn til optimistisk, realistisk og pessimistisk (eller høj, medium og lav). Og det er derfor, at de økonomiske markeder ofte modnes til kun at huse tre store konkurrenter.
Med hensyn til beslutningstagning elsker vi også at stole på tre grunde eller tre valg. Dette blev vist gennem forskning med titlen When Three Charms But Four Alarmer, udført af to adfærdsmæssige forskere. Anvendes til at e-maile, hvis du arrangerer et møde eller et opkald, så prøv kun at give tre valgmuligheder for tid og dato. Alternativt kan du bruge et mødeplanlægningsværktøj som Doodle, som vi har gennemgået Doodle Fjerner Frustrationen af Planlægning af Møder eller Begivenheder Doodle Fjerner Frustrationen af Planlægning af Møder eller Begivenheder Planlægger ofte et møde eller en begivenhed for en gruppe mennesker at blive enige om kan være så frustrerende og tidskrævende som at finde dine børn tabt i et travlt indkøbscenter. Online poll web applikation, ... Læs mere i fortiden.
7. Skriv på 3. klasse niveau
Læsningskvalitetsniveauet for dine e-mails kan have en massiv effekt på dine svarfrekvenser. Ifølge Boomerang havde e-mails, der var skrevet på et læseplan, en svarfrekvens på kun 39%. Den mest effektive læsekvalitet var tredje klasse, der opnåede en 53% responsrate.
Læse niveauet er hovedsageligt beregnet ved at se på "antal stavelser i dine ord og antallet af ord i dine sætninger." For at forbedre din responsrate, så hold både dine sætninger og dine ord korte. For at kontrollere læsekvaliteten af dine egne e-mails skal du kopiere og indsætte dem i værktøjer som Readability-Score eller Hemingway Editor.
8. Prooflæser din tekst
For længere e-mails betyder det selvfølgelig, men for kortere e-mails bliver korrekturlæsning ofte overset. Dette er en dårlig ide.
I en undersøgelse fra 2001 viste Larry Beason, at fejlen skriftligt (herunder stave- og grammatiske fejl samt logiske fejl) har flere negative virkninger på opfattelsen af forfatteren.
Når en læser bemærker en fejl, laver de automatisk antagelser om forfatteren. I denne undersøgelse var de mest almindelige antagelser, at forfatteren var en defekt tænker, ikke en detaljeret person, en dårlig kommunikator og / eller dårligt uddannet.
Disse er nogle ret skadelige attributter, du kan undgå at blive set, bare ved korrekturlæser Grammarly Lite - En browserudvidelse til alle dine korrekturlæsningsbehov [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - En browserudvidelse til alle dine korrekturlæsningsbehov [Chrome, Firefox, Safari] Hvordan korrekturlæser du for øjeblikket, hvad du skriver på din computer? Indtast det i Google? Indsæt det i Word? Eller bruger du et korrekturwebsted, hvor du indsætter din tekst? Jeg er absolut ... Læs mere hver af dine e-mails.
9. Visningsnumre som tal
Hvis tal som statistik, data, datoer, tid osv. Er vigtige i din besked, skal du vise disse som tal i stedet for at skrive dem ud (12, i stedet for tolv).
Eye-tracking undersøgelser har vist, at en læseres øjne generelt scanner over tekst, mens "tal ofte stopper vandrende øje". Dette skyldes, at "tal repræsenterer fakta". Numbers er hårde data, som sindet kan afhente hurtigt. Læsernes sind tager udgangspunkt i disse tal er en vigtig del af meddelelsen.
Vær opmærksom på det, når du laver dine egne e-mails. Hvis tal er en vigtig del af din besked, skal du vise disse som tal, så din læser kan filtrere det vigtige fra den ubetydelige.
Gør Email Work For You
I de fleste job er e-mails afgørende for, hvordan vi kommunikerer med vores kolleger. Uanset om du sender 10 eller 100 e-mails om dagen, ved at vide, hvordan du laver effektive beskeder, er du en færdighed, du skal lære.
Som du kan se ovenfra, er det ikke svært. Små ændringer, som f.eks. At gøre dine e-mails mere klare, korrekturlæsende eller ændre følelser af din skrivning kan få stor indflydelse. Og med gratis e-mail forbedringsværktøjer 5 værktøjer, der kan hjælpe dig med at skrive bedre e-mails 5 værktøjer, der kan hjælpe dig med at skrive bedre emails Alle forsøger stadig at løse e-mail-problemet. Så lad os også tale om den mest grundlæggende vane for alle - kunsten at skrive bedre e-mails. Ved hjælp af nogle flotte værktøjer. Læs mere for at hjælpe, der er ingen undskyldning.
Disse chancer kan ikke kun gøre det mere sandsynligt, at dine e-mails vil blive bemærket og besvaret, men vil også bidrage til at dyrke et forbedret professionelt billede af dig selv.
Hvilke ændringer har du foretaget på den måde, du skriver e-mails, der har forbedret deres effektivitet? Vi vil gerne høre!
Billedkreditter: Kram af Hernán Piñera (Flickr), Spørgsmål af Marco Bellucci (Flickr), Proofreading-mærker Eksempel af folkspider (Flickr), Email af Dennis Sklay (Flickr)