Klar til at præsentere dine resultater? Find ud af, hvordan du visualiserer dine data ved hjælp af Excel og PowerPoint.
Vi har alle sat igennem kedelige PowerPoint-præsentationer på et eller andet tidspunkt, og de er ikke sjove. Du kan bruge utallige måder at leve op på. Lav en PowerPoint-præsentation, der ikke sætter din målgruppe i søvn. Lav en PowerPoint-præsentation, der ikke sætter din målgruppe i Sleep PowerPoint-præsentationer, når det er gjort rigtigt, kan være en engagerende måde at give en publikum med information. Når de er færdige dårligt, kan de dog hurtigt sætte publikum i seng. Læs mere og noget så enkelt som et diagram lavet med Excel kan gå langt.
Her er alt, hvad du behøver at vide om at skabe en datavisualisering i Excel og eksportere det indhold direkte til en PowerPoint-præsentation - du kan blive overrasket over, hvor nemt det er.
Forbered dine data
Det første skridt til et professionelt diagram er at sikre, at vi har alle de nødvendige data ordnet korrekt. Følgende afsnit viser dig, hvordan du gør netop det for alle de mest almindelige typer datavisualisering. 8 Typer af Excel-diagrammer, og når du skal bruge dem 8 Typer af Excel-diagrammer, og når du skal bruge dem Grafik er lettere at forstå end tekst og numre. Diagrammer er en fantastisk måde at visualisere tal på. Vi viser dig, hvordan du opretter diagrammer i Microsoft Excel, og hvornår skal du bedst bruge hvilken slags. Læs mere produceret med Excel.
Kolonne, linje, linje og områdediagrammer
Dataene for disse diagrammer kræver ikke meget behandling, bare sørg for, at dine data er adskilt i kolonner eller rækker og korrekt mærket. Disse to eksempler nedenfor viser, at du kan bruge enten et lodret eller vandret layout til dine data.
Pie og Donut Diagrammer
For en enkelt dataserie skal du udforme dine data i en kolonne eller række med etiketter i en separat kolonne eller række.
Hvis du chartrer mere end en dataserie ved hjælp af et donutdiagram, skal du blot tilføje en anden kolonne eller række indeholdende de yderligere tal. At give hver serie en etiket er ikke obligatorisk, men det vil hjælpe dig med at holde styr på dine oplysninger.
Scatter og Bubble Diagrammer
For scatter-diagrammer skal du placere dine data for X- og Y-akserne i tilstødende kolonner.
For et boblediagram skal du medtage, hvilken størrelse du ønsker, at de enkelte bobler skal være i en yderligere tilstødende kolonne.
Opret dit diagram
Dernæst skal vi oprette diagrammet i Excel Sådan oprettes kraftfulde grafer og diagrammer i Microsoft Excel Sådan oprettes kraftfulde grafer og diagrammer i Microsoft Excel En god graf kan gøre forskellen mellem at få dit punkt på tværs eller forlade alle at lukke af. Vi viser dig, hvordan du opretter kraftige grafer i Microsoft Excel, der involverer og informerer dit publikum. Læs mere - mit eksempel vil være et cirkeldiagram om tærter, men de samme begreber vil gælde, uanset hvilken form for visualisering du tilstræber.
Ovenfor kan du se, at jeg har arrangeret mine data i det korrekte format til et cirkeldiagram og fremhævet hele valget. Når det er gjort, er det tid til at gå til fanen Indsæt og klikke på pop-out-knappen i afsnittet Diagrammer .
Det resulterende vindue er opdelt i to faner; anbefalede diagrammer og alle diagrammer. Den tidligere indstilling er nyttig, hvis du ikke er sikker på, hvad der er den bedste måde at visualisere dine data på. 4 Datavisualiseringsværktøjer til fængslende dataprofilisme 4 Datavisualiseringsværktøjer til at opfange datajournalistik Ord og tal er ikke nok. I sidste ende vil billederne fange og overbevise dit publikum. Her er de værktøjer, der hjælper dig med at gøre dine data til noget godt. Læs mere, men ellers kan du simpelthen vælge den rigtige valgmulighed fra hele listen. Fanebladet All Charts byder på mange flere muligheder, så det er virkelig værd at poring gennem listen for at finde det mest hensigtsmæssige kort.
Når du har valgt din ønskede indstilling, vil Excel oprette en grundlæggende version af diagrammet - men det er sandsynligt, at du vil lave nogle redigeringer for dig selv.
Lad os først ændre den titel til noget lidt mere informativ. Alt, hvad vi skal gøre, er at klikke på teksten en gang for at vælge tekstfeltet, og en anden for at droppe vores markør ind i den, så vi kan foretage ændringer.
Lad os se på de tre ikoner, der vises på kanten af vores diagram, når vi klikker på det. Kassen med et plus-symbol hjælper os med at justere Chart Elements, ligesom dens titel og dens legende. Markering af afkrydsningsfeltet bekræfter, at disse elementer skal medtages, mens klik på den lille pil vil tilbyde nogle flere dybdeindstillinger.
Malerpenselikonet giver os mulighed for at justere diagrammets farveskema. Sådan vælger du et farveskema som et pro. Sådan vælger du et farveskema som en Pro Farver er vanskelige. Det kan virke nemt nok at vælge en håndfuld farver, der ser godt sammen, men som enhver designer, der har brugt timer, vil tweaking nuancer fortælle dig: det er vanskeligt. Læs mere, enten ved at vælge fra præfabrikerede stylingskabeloner eller vælge individuelle nuancer. Jeg er ikke helt tilfreds med standardfarvepaletten, så jeg bytter det ud til et monokromatisk diagram.
Det tredje ikon giver os mulighed for at filtrere de data, der går ind i diagrammet, hvilket er særligt praktisk, hvis du arbejder med mere end en serie. Der er dog mange andre anvendelser - nedenfor har jeg brugt værktøjet til hurtigt at lave et diagram, der kun ser på dessertpies.
Når du er helt indstillet med disse justeringer, kan vi eksportere diagrammet til PowerPoint.
Overfør dit diagram til PowerPoint
Eksportere dit diagram fra Excel til PowerPoint er lige så nemt som at kopiere og indsætte Sådan kopieres og indsættes endnu hurtigere i Word Sådan kopieres og indsættes endnu hurtigere i Word Kopierer du og indsætter i Word hele tiden? Her er en hurtigere måde at få det samme resultat. Læs mere på tværs af - men der er et par faldgruber at undgå. Vælg dit diagram i Excel ved at klikke på baggrunden, og sørg for, at du ikke ved et uheld vælger et bestemt element, og brug derefter CTRL + C til at kopiere dataene til dit udklipsholder. Du kan også højreklikke på baggrunden for at kopiere fra kontekstmenuen.
Når dette er gjort, skal du åbne PowerPoint og navigere til det dias, du vil have, at diagrammet skal vises på. Brug CTRL + V til at indsætte diagrammet på plads.
Men der er endnu et skridt at fuldføre, hvis du vil gøre jobbet ordentligt. Mens diagrammet måske allerede ser rigtigt ud, er det tid til at træffe en vigtig beslutning om, hvordan den er placeret i præsentationen.
Denne lille dropdown hjælper dig med at afgøre, om dit diagram er knyttet til Excel-regnearket, det er baseret på, en let måde at gøre dine data tilgængelige for seerne. Hvis du vælger en af mulighederne med sætningen Link Data, knyttes din visualisering til regnearket, mens de, der indeholder sætningen Embed Workbook, gør dokumentet tilgængeligt som en del af selve præsentationen Sådan integreres en YouTube Video og andre medier i din PowerPoint-præsentation Sådan integreres en YouTube-video og andre medier i din PowerPoint-præsentation. Typiske præsentationer er kedelige affærer med tekst og virksomhedens baggrunde, der giver lidt interesse. Mediefiler kan belysere oplevelsen. Vi viser dig, hvordan du integrerer lige videoer. Læs mere .
Du kan også vælge at indsætte diagrammet som et billede, men det giver ikke nogen af de samme faktokontrolfordele som de to andre. Når du har lavet dette valg, er du fri til at integrere visualiseringen i din præsentation, men du finder det passende.
Visualiser det for at realisere det
Det er ikke svært at omdanne data fra et Excel-regneark til et diagram til din PowerPoint-præsentation - men denne form for visualisering kan virkelig hjælpe dit publikum med at fordele oplysningerne. 10 Tips til bedre PowerPoint-præsentationer med Office 2016 10 Tips til bedre PowerPoint-præsentationer med Office 2016 Microsoft PowerPoint fortsætter med at indstille nye standarder. Nye funktioner i PowerPoint 2016 manifesterer sin top spot som den bedste mulighed for smarte og kreative præsentationer. Læs mere .
Microsoft har gået langt for at gøre Office Suite til at fungere som en sammenhængende enhed, så ved hjælp af individuelle programmer i tandem kan der produceres et godt resultat. Tænk bare på styrken af hver af sine komponenter; PowerPoint er fantastisk til præsentation til et publikum, men at arbejde med data er absolut et job for Excel.
Mens denne vejledning sætter fokus på PowerPoint, kan du bruge den nøjagtig samme metode til at eksportere diagrammer til andre programmer i Office-pakken. Husk det næste gang du vil inkludere en visualisering i et essay skrevet i Word, eller tilføj det til din OneNote notesbog Sådan bruger du OneNote som en verdensberømt forsker Sådan bruger du OneNote Som en verdenskendt forsker ville Charles Darwin have elsket OneNote. Han var en ivrig note-taker, der registrerede alt, hvad han observerede. Sådan har han brugt OneNote til at organisere sit arbejde og flytte sin forskning fremad. Læs mere .
Har du flere spørgsmål om brugen af Excel-diagrammer i din PowerPoint-præsentation? Eller er du sikker nok til at tilbyde hjælp til andre brugere? Uanset hvad, gå til kommentarafsnittet nedenfor for at deltage i diskussionen.