Microsoft Word er fyldt med så mange funktioner, som du kan producere stort set, hvad du vil med det. Men disse funktioner resulterer ikke altid i den slags smukke, højkvalitets- og professionelle dokumenter, der kan forventes af dig.
Det er en ting at vide alt om Microsoft Word, alle dets komplicationer og quirks og funktioner - det er noget andet helt at vide, hvad der gør et godt dokument.
Denne artikel handler ikke om, hvordan du bruger Microsoft Words forskellige funktioner. Vi kigger specifikt på designaspektet af virksomhedsrapporter og akademiske papirer, hvilket betyder, hvad s og hvorfor er, der dikterer et dokument, der er glædeligt for øjet og let at læse. Du kan også anvende disse samme retningslinjer til andre tekstbehandlere som Google Dokumenter 10 Nemme måder at oprette smukke Google Dokumenter 10 Nemme måder at oprette smukke Google Dokumenter til. Skift din Google-kontorsuite til et ordbehandlings kraftværk med den rigtige Google Drev-tilføjelse. Her er noget af den magt, der gør dine dokumenter ser flotte og smukke. Læs mere .
1. Hold det enkelt, mindre er mere
Næsten hvert tip i denne artikel er en specifik anvendelse af denne første, men det er så vigtigt, at det lægger særlig vægt på: Hold det enkelt og mindre er mere . Lad dette være drivkraften bag enhver design beslutning i dine dokumenter, og hvis du går væk huske kun en ting fra denne artikel, lad det være denne!
Når du skriver et dokument, skal indholdet være hovedfokus. Formateringen eksisterer for at gøre indholdet lettere at læse og fordøje. Eliminere fristelsen til at indføre iøjnefaldende elementer, der kun tjener til at distrahere. Maksimere whitespace. Hold din ordlyd stram og gennemgå eventuelle ordsomme sætninger eller afsnit. Enkle og minimale regler over alle.
2. Vælg et kontekst-passende skrifttype
Din første store design beslutning skal være hvilket skrifttype du skal bruge. Traditionel viden siger, at serif skrifttyper er lettere at læse i trykte dokumenter, mens sans-serif skrifttyper er bedre på øjnene, når de læses på en digital skærm.
Gode eksempler på serif skrifttyper omfatter Garamond, Georgia, Hoefler Text og Palatino, mens gode eksempler på sans-serif skrifttyper omfatter Arial, Gill Sans, Helvetica og Lucida Sans. Uanset hvad du ender med at bruge, skal du holde dig til samme skrifttype i hele dokumentet. (Hvis det ønskes, kan du bruge et andet skrifttype til overskrifter.)
Hvis du vil vide mere om serif vs. sans-serif-skrifttyper, og hvilke du bør bruge, kan du se vores artikel om strategier og værktøjer til skrifttypeparering. Font-Pairing Strategier og værktøjer til perfekte skrifttypekombinationer Font-pairing strategier og værktøjer til perfekte skrifttypekombinationer Fontparring er del kunst og del videnskab. Disse strategier og skrifttypeparingsværktøjer hjælper dig med at vælge den perfekte skrifttypeparring til enhver opgave. Læs mere .
3. Brug standard skriftstørrelse og farve
De fleste forretnings- og akademiske papirer er skrevet i 12-punkts skriftstørrelse, som generelt producerer de mest læsbare afsnit, når de kombineres med retningslinjerne for sidestørrelse, margener og linjeafstand senere i denne artikel. Nogle informationstætte rapporter kan nogle gange gå ned til 10-punkts skriftstørrelse, men aldrig mindre end det.
Generelt er det bedst at holde hænderne af alt relateret til farver, især for trykte dokumenter. Du bliver nødt til at betale mere for farveblæk, og det overføres ikke, hvis dokumentet nogensinde bliver kopieret. For digitale dokumenter skal du reservere farvet tekst til kritiske advarsler og lignende. Foretrækker at understrege brug af fed og kursiv tekst.
4. Brug standard sidestørrelse og margener
Næsten alle kontordokumenter udskrives til standard 8½ "x 11" sider, kendt som US Letter size (også kendt som A4 andetsteds, som er 210mm x 297mm). Dette er den eneste størrelse, der garanteres at være tilgængelig, uanset hvilken printer du bruger.
Hvad angår margener, kræver de fleste stilhåndbøger og stilguider en 1 "margin på alle sider af siden, hvilket giver den bedste læsbarhed for linjelængder og giver mulighed for skriftlige kommentarer, hvis det er nødvendigt. Men hvis dokumentet skal binde i et bindemiddel, vil du måske øge sidemarginalerne til 1½ "for at rumme ringene.
5. Juster afsnit til venstre
Du kan blive fristet til at bruge berettiget tilpasning, fordi det er det, der bruges i aviser og romaner og nogle lærebøger, men det er det forkerte valg for kontor- og akademiske dokumenter. Selv om det kan se renere og mere formelt på grund af de rette kanter, dræber det læsbarheden.
Hvad du vil have, er venstrejustering for tekst . Dette giver skarphed på højre side af afsnit, men det holder brevafstand som beregnet på det uanset skrifttype, du bruger, og det betyder optimal læsbarhed. Ellers kan du ende med typografiske floder, som er ekstremt distraherende og bare ser grimme ud.
6. Indsæt afsnitens første linjer
Afsnit skal ikke have nogen ekstra afstand imellem dem, og første linjer af afsnit skal indrykkes for at få hvert afsnit til at skille sig ud . Den eneste undtagelse er for afsnit, der direkte følger en sektionsoverskrift, som kan efterlades uhæmmet, fordi den omgivende kontekst gør det klart, at det er dets eget afsnit.
En generel tommelfingerregel er at gøre indrykningsstørrelsen den samme som skriftstørrelsen. Sørg for, at du bruger Words stykkeformeringsfunktioner til at håndtere indrykkene i stedet for at bruge Tab-tasten!
7. Placer billeder mellem afsnit
Det kan være okay at placere billeder inde i et afsnit og tillade den omgivende tekst at flyde rundt om det, og hvis din organisation foretrækker det på den måde, så fortsæt og gør det. Men generelt kan det skade læsbarheden, især i datastyrede rapporter.
Den sikreste mulighed, især for grafer og diagrammer og tabeller, er at sætte billeder i mellem afsnit og holde dem centreret. På den måde vejer dine billeder aldrig om opmærksomhed med omgivende tekst. Det hjælper også billedteksterne til at skille sig ud.
8. Vælg Kontekst-passende linjeafstand
Det rigtige valg for linjeafstand (den hvide plads der adskiller en tekstlinje fra den næste tekstlinje) afhænger virkelig af, hvilken type dokument du skriver.
Akademiske papirer skal først følge alle akademiske stilguider på plads, så foretrækker dobbeltafstand, hvis der ikke findes nogen stilguide. Forretnings- og kontordokumenter er tilbøjelige til at være ensartede for at minimere antallet af sider, der er nødvendige ved udskrivning, men digitale dokumenter kan være lettere at læse, hvis de ligger i et mellemrum mellem 120-150 procent.
9. Opbrud tekst med overskrifter og lister
Jo længere dokumentet bliver, jo flere vigtige overskrifter bliver. Vil du hellere læse en 20-siders rapport, der kun er en tekstmængde fra ende til ende? Eller en 30-siders rapport, der er organiseret i rigtige sektioner, underafsnit og overskrifter? Jeg foretrækker sidstnævnte hver gang.
Lister er også gode til at bryde op vægge af tekst og tegne øjne til vigtige punkter. Brug nummererede lister, når du tæller et sæt af emner (fx "de fem attributter til en succesfuld iværksætter") eller når du giver trinvise instruktioner. Ellers er punktlister lette . Bare sørg for at undgå overbrug af lister, hvilket kan forringe læsbarheden.
10. Separate afsnit med pause
I Microsoft Word giver sektionsbrud dig mulighed for at differentiere bestemte sider med ændringer i orientering, kolonner, overskrifter, sidefødder, sidetal og mere. Afsnit pauser kommer i fire former:
- Næste side: Start næste afsnit på den følgende side.
- Kontinuerlig: Start næste afsnit på den aktuelle side.
- Selv side: Start næste afsnit på næste lige side.
- Odd Side: Start næste afsnit på næste lige side.
Hvis dit dokument er stort nok til at have brug for kapitler, er dette den bedste måde at formatere dem på en ren måde. Hvert kapitel skal laves med en "Næste side" sektionsbrud, eller afsnittet "Even Page" eller "Odd Page" brydes, hvis du vil placere det inden for et bindemiddel.
Når du er i tvivl, brug Premade Document Templates
Medmindre din organisation eller skole kræver et bestemt layout og format, kan du springe over det hårde arbejde med at oprette din egen skabelon og bare downloade en i stedet. Vi har afrundet en masse af dem til din bekvemmelighed, herunder business brev skabeloner 15 Business Letter Skabeloner til Microsoft Word for at spare dig tid 15 Business Letter Skabeloner til Microsoft Word for at spare dig tid Skabeloner er tidsparere. Her sammensatte vi 15 forretningsmandskabeloner, fra hensigtserklæringer, via taknotater, til referencer. Disse skabeloner hjælper dig med at kommunikere med selvtillid. Læs mere, dæksider på skabeloner 15 Bedste skabeloner til Microsoft Word Cover 15 Bedste Microsoft Word Cover Page Skabeloner En attraktiv coverside tilføjer et professionelt look til dit dokument. De Microsoft Word-skabeloner, vi har valgt, giver dig også mulighed for at præsentere vigtige fakta om dit papir. Læs mere, indholdsfortegnelse skabeloner 10 Bedste indholdsfortegnelse Skabeloner til Microsoft Word 10 Bedste indholdsfortegnelse Skabeloner til Microsoft Word Skal du hurtigt oprette en indholdsfortegnelse? Disse skabeloner hjælper dig med at få jobbet gjort i et blunk. Læs mere og projektledelsesskabeloner Sådan administreres dit projekt med Word Skabeloner Sådan styres dit projekt med Word Skabeloner I projektledelse er forberedelsen halvdelen af kampen. For at organisere og dokumentere dit projekt, kan du have brug for mange forskellige rapporter, formularer eller planer. Vi har samlet et udvalg af Word skabeloner for at komme i gang. Læs mere .
Hvis du ikke allerede har det, bør du overveje at lære de vigtige tips fra Microsoft Word 9 Tips til at lære alt om Office 2016. 9 Tips til at lære alt om Office 2016 Microsoft Office 2016 er blandt os. Hvordan mester du den nyeste version af hensyn til din produktivitet? Vi tipper dig til de bedste links til Office-læring. Stol en march med disse ... Læs mere, disse vigtige tastaturgenveje til Microsoft Office 60 Essential Microsoft Office-tastaturgenveje til Word, Excel og PowerPoint 60 Vigtige Microsoft Office-tastaturgenveje til Word, Excel og PowerPoint Der findes hundredvis af tastaturgenveje på kontoret, men det er de vigtigste, du bør vide, fordi de vil spare dig for meget tid. Læs mere, og disse fantastiske mindre kendte tricks til Microsoft Office 7 Microsoft Office-tricks, du kan lære af teen-mestere 7 Microsoft Office-tricks du kan lære af teen-mestere Klar til at lære fra de bedste? Årets Microsoft Office-mestere deler deres tips og tricks til Word, Excel og PowerPoint. Læs mere .
Hvad synes du gør et dokument smukt og professionelt? Er der andre tips og tricks du gerne vil tilføje? Lad os vide i kommentarerne nedenfor!