Det bedste råd jeg har hørt om e-mail og e-mail produktivitet er - svar ikke på e-mails første ting om morgenen. Det er en smule paradoksalt, men sandt, at e-mail og produktivitet er i loggerheads med hinanden. Hvis vi er for besatte med det, bliver vores indbakke en massiv hastighedsbump på effektivitetsvejen. Men det behøver ikke at være. Med de rigtige vaner og metoder kan vi tæmme dyret, der ligger uskyldigt og venter på os lige fra det øjeblik vi vågner op. Selv i tider med sociale venslister og 140 karakteropdateringer er den "ældre" e-mail fortsat det foretrukne kommunikationsmiddel, måske bare nakke og hals med SMS.
Disse tip er ikke beregnet til at tage dig til den indgående nulhellig gral, men er beregnet til at introducere små e-mail-vaneændringer, som forhåbentlig vil gøre dig email mere effektivt. Åbn indbakke.
Slå til!
Din indbakke er en samlebånd. Proces hvad der står foran dig og send det. Det vil sige, dit motto fra det øjeblik du logger på, skal læses - svar - slet (eller arkiver). Mange af os logger ind på vores e-mail-konti og læser bare e-mails uden at gøre noget. Før eller senere skal vi komme tilbage til det, og det betyder bare at fordoble arbejdet og fordoble den spildte tid. Derefter er der altid risiko for at mangle en vigtig email i anden runde. Så det er mere effektivt at læse og reagere straks. Arkiver læs e-mails, så indbakken indeholder de vigtigste og handlingsbare.
Emails er ikke til-dos
E-mails kan omdannes til handlinger med etiketter som i Gmail eller flag som i Microsoft Outlook. Men det er nemt at miste dem i rod i indbakken. Det er mere effektivt at indsende de vigtige handlingspunkter på et særskilt sted og arkivere e-mailen til enhver fremtidig reference. Du kan vende e-mails til handlinger på to måder:
Brug opgaver i Gmail: Hent opgaverpanelet ved at klikke på rullelisten ved siden af Mail. Opgaver er en simpel opgaveliste, men et meget effektivt projektstyringsværktøj. Bare klik og skriv for at tilføje nye opgaver, indstille forfaldsdatoer eller tilføje noter, og tjek dem som du er færdig. Du kan øge produktiviteten med genvejstaster. For eksempel kan du med Shift + T oprette en opgave baseret på den åbne besked.
Brug et Google-dokument: Du kan aktivere funktionen Opret et dokument i Gmail-labs. Åbn en email. Klik på Mere - Opret et dokument . E-mail-koden kopieres automatisk til Google Doc. Hvis du har tastaturgenveje i Gmail, kan du ramme G og W for at åbne en tom Google Doc, mens du er i en e-mail.
Lav din personlighed i en underskrift
Sådan ser min officielle Gmail-signatur ud. Dette blev oprettet med WiseStamp Sådan spiser du dine e-mail-signaturer med WiseStamp Sådan spiser du dine e-mail-signaturer Med WiseStamp WiseStamp kan du oprette flere personlige e-mail-signaturer for alle standard webmail-konti, herunder Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Mail og AOL Mail. Ud over standard personoplysninger og social networking profil ... Læs mere; Den gratis konto giver dig mulighed for at oprette to signaturer, så jeg har en til personlige e-mails og en til arbejde. Min underskrift har links til mine Twitter, LinkedIn, Facebook og Google+ profiler. Med en simpel signatur tilbyder jeg ikke kun mit email-id som en kontaktreference, men også andre, hvor jeg kan kontaktes. En profilbaseret signatur hjælper med at oprette en mere professionel e-mail og fungerer som en bro til socialt netværk. Du kan endda fremme dit arbejde De 2 nemme måder at markedsføre dit nyeste blogindlæg med en e-mail-signatur De 2 nemme måder at markedsføre dit seneste blogindlæg med en e-mail-signatur Læs mere med blot en email-signatur.
Har du hørt om skabeloner?
Hele få e-mails, der lander op, kan håndteres med boilerplate-svar. Gmail Labs har en funktion kaldet Canned Responses, som som navnet antyder kan bruges til at give øjeblikkelige og standard svar på almindelige e-mails.
Aktivér Canned Responses fra Indstillinger - Labs - Canned Responses . Klik på Gem ændringer . Lav en ny email eller et svar, klik på knappen Canned responses, der ligger lige under emnelinjen. Dit første dåse svar er oprettet. Du kan opsætte flere dåse svar, som kan bruges som skabeloner til almindelige e-mails. Mark gik ind i brugen af dåse svar i to artikler et par år tilbage, som fortsat gælder i dag:
- Spar tid med Gmail e-mails ved hjælp af "Canned Responses" Spar tid med Gmail e-mails ved hjælp af "Canned Responses" Spar tid med Gmail Email Skabeloner ved hjælp af "Canned Responses" Læs mere
- Opret en automatisk e-mail-reaktion med Gmails nye filter Opret en automatisk e-mail-reaktion med Gmails nye filter Opret en automatisk e-mail-reaktion med Gmails nye filter Læs mere
Forstyr ikke - sluk for meddelelser
E-mail effektivitet handler om, hvad du sender ud, og også hvad du inviterer til. Hvert websted du logger ind med en e-mail, har meddelelser aktiveret som standard. Der er ikke noget, der er lige så meget en produktivitetsdræber som den konstante strøm af anmeldelser fra Facebook, Twitter, Google+, Pinterest og deres lignende. Sluk dem. Har du brug for underretninger, når du besøger webstederne selv? Indse, at det er nemt at miste fokus og meget svært at få det tilbage.
Sid dig en dag ... og afmeld dig væk
En af de største syndere af e-mail-rod er nyhedsbreve, faglige abonnementer og nyhedskilder. Hvis du foretager en revision af alt, du har abonneret på, kan du bare finde ud af, at de fleste af dem er unødvendige. Men de er blevet skoven, for hvilken du mangler træerne. Gmail prioriterede indbakke Gmail's prioriterede indbakke løser det bageste problem Gmail's prioriterede indbakke løser det bageste problem Læs mere hjælper i en grad. Men den bedre måde er at manuelt afmelde dem. Det er tidskrævende, men du får en renere indbakke. Du kan også administrere dine abonnementer ved at bruge tjenester som - Unroll.me og Swizzle
Dæk trådene
Trådede samtaler er gode. De gør læsning af e-mail nemmere, men de har også vane at omdanne til en lang, undertiden uigennemsigtig kæde. Du har muligvis bemærket, at de fleste e-mails normalt har hele samtalen træde i den sidste email sendt / modtaget. Så du kan kun beholde den sidste e-mail og slette resten, der kom før den.
Hold det kort
Et af mine kæledyrsfeber er de enkle ordsvar, der siger intet mere end en "OK" eller en "Tak". Åbning og læsning tager væk en brøkdel af et minut og i løbet af en travl dag kan det tilføje op. Ja, men hold jeres e-mails kort. Det hjælper både afsenderen og modtageren. Trim din email, så de adresserer de væsentlige. Du kan også strukturere din mail for bedre læsbarhed. Ved hjælp af punktpunkter eller veldefinerede afsnit kan du scanne en e-mail hurtigere. Det er godt at huske Guy Kawasakis fem-sætningsregel -
"Alt du skal gøre er at forklare, hvem du er, hvad du vil, hvorfor du skal få det, og når du har brug for det."
Og så er det næste tip altid sacrosanct.
Emne ... emne ... emne
Efter min erfaring har jeg savnet vigtige e-mails. Jeg har også åbnet e-mails, som syntes vigtige. Begge havde en ting til fælles - en dårligt konstrueret emne. Det tager nogle sekunder at tænke op en intelligent emnelinje, der afspejler meddelelsen. Igen hjælper det både afsenderen og modtageren, da det bliver lettere at hente e-mailen senere enten med en søgning eller endda manuelt. Husk - "LOL" er ikke et emne!
Se ma, ingen hænder!
E-mail effektivitet kræver desværre det modsatte. Din effektivitet forbedres drastisk, hvis du lærer tastaturgenveje i stedet for at stole på musekliket. Desktop-klienter som Outlook og Thunderbird understøtter tastaturgenveje, og med dem er det let at brise gennem samtale trådene. Hvad med Gmail? Disse tips skal dække alt, og de mere:
- DOWNLOAD Nyttige Gmail Genveje
- Genveje til Gmail: En nyttig udvidelse, der vejleder dig om tastaturgenveje til din Gmail-konto [Chrome]
- Hurtigt Lær Gmail's tastaturgenveje med KeyRocket til Gmail Hurtigt Lær Gmail's tastaturgenveje med KeyRocket For Gmail Hurtigt Lær Gmail's tastaturgenveje med KeyRocket For Gmail Gør det meste ud af Gmail ved at lære alle dens tastaturgenveje. Med Keyrocket til Gmail får du vist en besked, hver gang du bruger musen i stedet for en tastaturgenvej, der hjælper dig ... Læs mere
Emails er måske som de slags partnere, du ikke vil leve med, men også kan ikke leve uden. Men ligesom enhver partner kan det også være en for din produktivitet. Vi skal spille det rigtigt. E-mail management 6 Simple tricks til at reducere e-mail stress 6 enkle tricks til at reducere e-mail stress Det er den bedste del af min dag at behandle e-mail. Sagde ingen, nogensinde. Du har brug for alle de tip, du kan få til at administrere din e-mail-indbakke? Vi kan hjælpe dig ud! Læs mere har været et yndlingsemne af vores her på MakeUseOf.com. Du får ikke råd om råd, men mere end det ser vi frem til din. To advarsler her - jeg har baseret det meste af dette indlæg på Gmail, da det er det populære valg, og jeg har også undgået at nævne brugen af mapper, etiketter og filtre og andre mere oplagte workflow tips.
Så, hvad er det bedste tip, du har, der kan hjælpe os alle med at sende e-mail mere effektivt?
Billedkredit: tegnefilm via Shutterstock | hvis du bare kunne sende mig email via shutterstock