Der er lidt mere frustrerende end at bestræbe sig på at skrive en presserende email, kun for at svaret kommer for sent. Men problemet ligger måske ikke hos modtageren. Det kan ligge hos dig og hvordan du har lavet din besked.
Forskning har afdækket mange indblik i, hvordan man overtaler flere medlemmer af en mailingliste til at åbne, læse og klikke på links inden for e-mails. Men der er færre oplysninger om at opnå lignende mål for personlig eller arbejdsmail.
Hvis du har et presserende problem på arbejdspladsen, vil du introducere dig selv til en influencer 6 måder at få travle mennesker til at besvare dine emails 6 måder at få travle mennesker til at besvare dine emails Der er et helt andet regelsæt, når det kommer til at e-maile det vil opmuntre eller afholde en person til at trykke på "svar" knappen og svare dig. Lær reglerne for e-mail-succes. Læs mere, eller organiser et møde, hvordan gør du det mere sandsynligt, vil du få et hurtigt svar på din e-mail?
Følgende er en liste over årsager til, at svar på dine e-mails fortsat kommer for sent, eller slet ikke. Ved at være opmærksom på disse almindelige fejl og tips, vil du være i stand til at dyrke en hurtigere og mere ensartet responsrate for hver af dine e-mails.
Du CC'd den person, du har brug for et svar fra
Hvis du CC folk ind i din besked, vil de ofte antage, at de var medtaget bare for at blive holdt i løkken. Dette mindsker chancen for, at de enkelte personer reagerer, da de ikke føler, at de var hovedmodtageren. Hvis du har brug for alle til at svare, skal du undgå at bruge CC-funktionen. Ideelt set skal du sende en person ad gangen. Men hvis du er nødt til at CC, gør det klart tidligt i emailen, at du har brug for alle til at svare, også dem, der er CC'd.
Din Subject Line Sucks
En kvalitetsfeltlinje Sådan får du din e-mail-meddelelse til at stå i en rystet indbakke Sådan får du din e-mail-meddelelse til at stå i en rodret indbakke Har du nogensinde sendt en e-mail, som du følte, var vigtig, at du skulle blive besvaret mange dage senere, eller værre glemt ? Tildelt, nogle gange er det uden for din kontrol, men der er ting du kan gøre ... Læs mere skal lade folk vide, at du har brug for et svar hurtigst muligt. Det betyder mere end ubemærket titling af din email "URGENT". Og det betyder ikke, at du skal være latterligt detaljeret.
Noget så enkelt som "Stevo, vi skal træffe denne beslutning i morgen" virker godt. For det første adresserer den individet, så de ved, at ansvaret ligger hos dem . For det andet formidler indholdet af denne emnelinje en følelse af både haster og nysgerrighed. Dette øger sandsynligheden for, at meddelelsen åbnes med det samme.
Du angiver ikke din efterspørgsel hurtigt
Vi ved alle, at e-mails skal holdes koncise. Men hvis dine er mere end et par korte afsnit lang, skal du sørge for, at din anmodning er i fokus fra begyndelsen, ellers kan det blive overset.
Dette betyder høfligt at komme på tværs af hvad du har brug for i første eller anden sætning. Du kan gå i detaljer senere, men forudsætningen for hvad du efter skal først komme.
Dine meddelelser er kedelige
Hvis alle forventer, at dine meddelelser bliver kedelige, waffling, jargonfyldt og for detaljeret, vil de forkaste ideen om at åbne dine e-mails.
I stedet gør folk ser frem til at modtage en e-mail fra dig. Brug humor. Adress mennesker personligt. Undgå corporate-speak. Hold dine sætninger korte og klare. Medtag en sjov GIF Find de bedste GIF'er på nettet med Giphy, en dedikeret søgemaskine til animerede billeder Find de bedste GIF'er på nettet med Giphy, en dedikeret søgemaskine til animerede billeder GIF'er er almindelige på nettet, men det er nogle gange svært at find den rigtige for den rigtige situation. Heldigvis er der kommet en ny dedikeret søgemaskine kun til GIF'er. Dets navn er Giphy og ... Læs mere. Du kan stadig lyse en persons dag, selvom du beder dem om en tjeneste.
Du fastsætter ikke en deadline
Hvis du har brug for noget, lad modtageren vide præcis, når det er nødvendigt. Alt for ofte bliver vi bedt om at give et svar "ASAP" eller "snart". Dette gør fristen subjektiv. Hvis du siger "Jeg har virkelig brug for et svar på dette spørgsmål ved 16:00 i dag", er der dog ikke plads til tvetydighed.
Du giver ikke alternativer
Fortsat med ovenstående eksempel kan det være tilfældet, at modtageren bare ikke kan få svar på dig ved 4 pm. Du skal oplyse denne mulighed i din oprindelige meddelelse ved at udvide sætningen:
"Jeg har virkelig brug for et svar på dette spørgsmål ved 16:00 i dag. Hvis det ikke er muligt, så lad mig vide ved middagstid, så jeg kan lave alternative ordninger. "
Emailen er ikke høj prioritet
Hvis din besked virkelig er presserende, kan du gøre det mere tydeligt ved at markere e-mails som sådan i visse e-mail-klienter. At kunne markere en e-mail som høj prioritet er mulig i Microsoft Outlook og Apple Mail. Det er desværre ikke muligt i Gmail, så det nærmeste alternativ er at gå forud for dit emne med "URGENT:"
Dette bør kun ske i uopsættelige tilfælde. Hvis du er set for at gøre dette for ofte, vil dette tip miste dets effektivitet.
Du gør ikke en trussel
Det lyder værre end det er. Lad modtageren vide, at hvis et svar ikke modtages inden for en bestemt frist, følger der visse konsekvenser. Som eksempel: "Hvis jeg ikke har hørt tilbage fra dig klokken 14.00, antager jeg, at alt er ok, og jeg sender $ 10.000 til entreprenøren".
Hvis modtageren vælger at ignorere spørgsmålet, ved de eksplicit, at tingene stadig vil fortsætte uden deres input. Hvis de vil have deres stemme hørt, skal de tale nu .
Du hjælper ikke
Hvis din anmodning er meget bred, vil modtageren ofte tro at de skal udarbejde et mere veltalende svar, end det er nødvendigt. Lad dem vide, om en simpel "ja" eller "nej" vil gøre. Hvis du arrangerer et møde, tilbyder du tre eller fire praktiske tider som udgangspunkt. Gør hvad du kan for at svare på e-mailen, der er mindre for en byrde for modtageren.
Du sender e-mail på den forkerte tid
Hvis du ved, at din leder altid er skubbet af fødderne en torsdag eftermiddag, vent ikke til torsdag morgen for at sende e-mailen, hvis du kunne have sendt den på tirsdag. Hvis du ved, at din kollega har tonsvis af e-mails i begyndelsen af hver dag, vent måske, indtil du ved, at de har gennemgået deres indbakke. 5 Handlingsforanstaltninger til at helbrede din indbakke Nul Email Frenzy 5 Handlingsforanstaltninger til at helbrede din indbakke Nul Email Frenzy Indbakke Nul er et af de mest populære buzz ord. For virkelig at løse dine e-mail-problemer skal du gå ud over Indbakke Zero og løse de underliggende problemer. Læs mere, før du sender din besked. Dette gør din email mindre af en nål i en høstak.
Du sender for mange e-mails
Hvis du er kendt omkring kontoret som en ubarmhjertig e-mailer, bliver dine kolleger hurtigt blinde for dine indbakkeanvendelser.
Gør det til en vane Sådan bruger du mikrovaner og gnister Massiv personlig forandring Sådan bruger du mikrovaner og gnister Massiv personlig forandring Oprettelse af nye vaner er svært. Vaner er normalt bygget over uger eller måneder af gentagelse, og motivation er udfordringen. Når det går hårdt, kan mikrovaner være en stor hjælp. Læs mere, at de e-mails, du sender, er vigtige e-mails. Så, når nogen ser en besked fra dig i deres indbakke, er de mere tilbøjelige til at lægge mærke til det.
Du er ungratisk
Hvis du stadig spørger folk om ting, og viser ingen taknemmelighed, vil folk snart genoprette hjælper dig. I e-mailens verden betyder dette, at folk simpelthen ignorerer dig. De vil snarere svare på og hjælpe andre mennesker, der respekterer deres tid og kræfter.
Så hvis nogen svarer hurtigt, tak ham eller hende. Hvis de går ud af deres måde at reagere på dig eller hjælpe dig, skal du sørge for at vise, at du er taknemmelig.
Giv det et forsøg
Hvis du modtager langsomme svar eller ingen svar er et problem, du har haft, skal du forsøge at undgå alle de ovennævnte fejl. Ved at gøre dette vil alle dine e-mails sandsynligvis blive åbnet, læst og besvaret hurtigt. Når du har gjort dette i et par uger, bør det blive anden karakter. Før du ved det, vil du være en e-mail ekspert Vil du blive ekspert på noget? Prøv bevidst praksis Ønsker at blive ekspert på noget? Prøv bevidst praksis Det er alt for nemt at føle crestfallen, når du forsøger forsigtigt at forbedre en vis færdighed. Brug kraften til "bevidst praksis" for at få dig over disse svimlende plateauer. Læs mere .
Hvilke andre e-mail teknikker hjælper dig med at få et hurtigt svar? Har nogen af ovenstående været særlig effektiv til dig?
Billedkreditter: trist job hos Ditty_about_summer via Shutterstock, hver dag er Valentinsdag af Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Er vi næsten der endnu? af Stuard Richards (Flickr). advarsel - stejle trin: 1 af Crystian Cruz (Flickr). Inbox Triage med Gmail af David Bruce Jr. (flickr).