Møder er en normal del af livet i erhvervslivet. Desværre er ikke alle møder succesfulde Fed Up Of Inefficient Meetings? Send disse 8 regler til din chef Fed op af ineffektive møder? Send disse 8 regler til din chef Hvis et møde er velorganiseret, er der ingen grund til, at det ikke kan øge produktivitet, følelse af formål og moral. Her er nogle regler, der skal følges for effektive møder. Læs mere i deres formål. Ofte skyldes dette manglende mødeorganisation.
Med følgende gratis møde skabeloner kan du nemt forberede, registrere og genskabe dine møder for et effektivt overordnet resultat.
1. Før mødet
En af de vigtigste dele af at oprette et møde er dagsordenen. Dette giver mødelederen mulighed for at give deltagerne objektive, diskussionspunkter, samt hvem der skal deltage. Derudover kan en dagsorden, der indeholder et forberedelsesafsnit, være nyttigt. Dette giver dig mulighed for at inkludere dokumenter og andre materialer, der er væsentlige for diskussionen.
Forberedelse af dine deltagere så meget som muligt for mødet er en del af dit job som koordinator. Plus, det holder mødet organiseret og flytter sammen med 15 bedste mødeagendagsskabeloner til Word 15. Best Meeting Agenda Templates for Word Når det er på tide at planlægge et møde, skal du ikke spilde tid på at oprette en dagsorden fra bunden. Mange møde dagsorden skabeloner til Microsoft Word kan få dig til en god start. Læs mere .
Skabelonen
Denne Microsoft Word-skabelon fra TidyForms er en attraktiv, professionel og velplaceret mulighed. Det giver et rent, bordbaseret udseende til både nem læsning og enkel scanning. Skabelonen begynder med de grundlæggende møde detaljer som titel, facilitator, dato, klokkeslæt og placering.
I næste afsnit beskriver du målsætningen. Dette er en vigtig del af dagsordenen, så alle deltagere har et klart billede af mødet. En til to sætninger er normalt tilstrækkelige, så længe den er kortfattet.
Det tredje afsnit er, hvor du kan liste mødedeltagerne sammen med deres afdeling, e-mail-adresse og telefonnummer. Feltene er selvfølgelig valgfrie, afhængigt af forretningen og din virksomhed.
Dernæst vil du vise dagsordensobjekter for mødet med emnet, ejeren og tiden. Dette giver igen deltagerne mulighed for at forberede deres del af mødet. Du kan også holde dit møde på sporet ved at notere de tildelte tidspunkter for hvert emne.
Endelig afslutter du forberedelsesafsnittet. Du bør inkludere og vedhæfte elementer som dokumenter, diagrammer eller e-mails som eksempler, og hvem er ansvarlig for at yde hver enkelt.
Hvert afsnit af denne dagsskabelon tjener sit eget formål og lader dig samle folk og materialer samt sætte forventninger til dit møde.
2. Under mødet
Fange notater under et møde er det næste nøgleansvar for facilitatoren, selvom du bør sigte på at udpege en bestemt notattager. Under alle omstændigheder er det nødvendigt at tage nøjagtige mødenotater for at nå målet om succes.
Disse noter tjener som påmindelser for opfølgninger, handlinger, spørgsmål og konklusioner for alle deltagere. Så hvis du bruger et møde minutter skabelon 12 Bedste møde minutter skabeloner til professionelle 12 Bedste møde minutter skabeloner til professionelle At tage noter er knytnæve trin i at holde alle møde deltagere på samme side. Skabeloner gør det nemt at indfange de møde minutter. Vi sammensatte en række skabeloner til Word, OneNote, Evernote og Google Docs. Læs mere, idet disse noter bliver meget enklere.
Skabelonen
Dagsorden skabelonen fra TidyForms ovenfor kommer med en anden side til møde minutter. Formatet på denne side er det samme som dagsordenen, og tre af de fire sektioner er nøjagtigt ens.
De eneste forskelle er, at handlingsposter erstatter forberedelsesafsnittet, og der er et opfølgningssektion for det næste møde. Hvis du er interesseret i et konsekvent udseende for både din dagsorden og minutter, så er dette en fantastisk måde at gå på.
Der er dog en anden skabelon til Word fra Microsoft Office-webstedet, der giver en smule mere organisering af dine noter. Du vil se, at denne skabelon har de grundlæggende mødeoplysninger øverst, ligesom de fleste.
Men hvad det tilbyder er et afsnit for hvert emne, der drøftes under mødet og alle detaljer, der gælder for det pågældende emne lige under. Dette layout er mere struktureret, idet du kan inkludere emnet, den tildelte tid, præsentanten, det, der blev diskuteret, konklusionerne og de resulterende handlinger pr. Hver dagsorden på ét sted . Mens TidyForms minutter skabeloner har et særskilt afsnit nederst for alle handlinger uden meget detaljer.
Et andet nyttigt træk ved denne skabelon er den del i slutningen, som giver dig mulighed for at tilføje specielle noter. Dette kan være ganske nyttigt, når flere elementer kommer op, der ikke kan relateres til et bestemt emne, der diskuteres.
Du kan også medtage navnene på personer, der uventet kommer ind i dit møde i afsnittet Observatører .
3. Efter mødet
Nu hvor dit møde er blevet afbrudt, er det på tide at give dine deltagere en opfølgning. Dette mødeoversigt bør sammenfatte de noterede notater og de forventede aktionspunkter.
Husk på, at du sender en oversigt Sandheden om møder - Og det er grimt Sandheden om møder - Og det er grimt Møde er ment at være produktivt, ikke sandt? Læs mere er altid en god ide, selvom der ikke er nogen handlinger fra mødet. Mødeoversigten kan tjene som reference for lignende møder og emner eller emner, der genopstår.
Skabelonen
Denne skabelon fra Template Lab er en god mulighed. Udfyld kun mødets titel, dato, deltagere, placering og note-taker sektioner øverst. Brug derefter tabellen til at omfatte dine opfølgninger.
Under emner kan du inkludere det relaterede dagsordne emne, for ved at tilføje præsentanten og under diskussionen overføre fra de samme detaljer fra mødenotaterne. Tilføj ansvarlig person, deadline, og du er indstillet.
Du kan også bruge dette til løbende opfølgning, når handlingspunkter er afsluttet. Du kan f.eks. Tilføje en kolonne til bordet og markere en X eller dato ud for færdige handlinger.
Alternativt kan du slå ud en hel række for at vise dens gennemførelse. Gem derefter med et nyt navn eller en dato og send til deltagerne, indtil alle elementer er færdige.
Hvis der ikke var nogen handlingsposter fra dit møde, kan du stadig bruge denne skabelon til at give et mødeoversigt. Udfyld tabellen med de relevante detaljer og derefter under Deadline, indtast en indikator om, at den blev gennemført eller ikke relevant.
Hvis du kan lide denne skabelon, kan du downloade den fra Template Lab-mødeminutersiden. Derefter skal du rulle ned til mødenotatskabelon 17 for at downloade denne skabelon.
Gør dit møde en succes
Virksomhedsskabeloner kan være nyttige De bedste forretningsmandskabeloner De bedste forretningsmandskabeloner Hver virksomhed har brug for en plan. Disse skabeloner gør det nemt at skrive din forretningsplan. En smart struktur, vejledende spørgsmål og et smart design giver dig en start i din nye karriere. Læs mere og for møder kan de være tidspare. Dit sind bør være på målets og indholdets indhold og ikke skabe dokumenter. Så til dit næste møde, tjek disse bekvemme skabeloner for et godt udført resultat.
Hvis du har yderligere forslag til at arrangere møder, som du gerne vil dele, vær venlig at kommentere nedenfor!
Billedkreditter: Rawpixel.com/Shutterstock