Google Sheets er langt et af de mest kraftfulde gratis værktøjer til din rådighed. Det lader dig spore, analysere eller logge næsten alt du kunne forestille dig. Hvad gør det endnu mere magtfuldt er, at du kan bruge det, der kaldes Google Scripts, til at forbedre kapaciteten i dette onlineværktøj.
Noget som "Google Scripts" lyder skræmmende. Du tænker sandsynligvis på, at alt med ordet "scripts" i det kræver avanceret programmeringskendskab. Det er faktisk ikke tilfældet.
I denne artikel vil jeg vise dig fire temmelig enkle scripts, der giver dig mulighed for at tilpasse dine egne funktioner (som en temperaturkonvertering), automatisk generere diagrammer baseret på data, tilpasse din egen menu inde i Google Sheets og endda automatisere afsendelse af månedlige e-mails. Alt det i en enkelt artikel? Det kan du tro!
1. Opret dine egne brugerdefinerede funktioner
En af de nemmeste måder at oprette et Google Script på, kan forbedre din Google Sheets oplevelse betydeligt ved at oprette brugerdefinerede funktioner. Google Sheets tilbyder allerede en lang liste over funktioner. Du kan se de mest almindelige ved at klikke på ikonet Menu > Funktioner .
Ved at klikke på "Flere funktioner ..." vises en lang liste med matematik, statistik, finans, tekst, teknik og mange andre funktioner. Men Google Scripts giver dig fleksibilitet til at oprette dine helt egne personlige formler.
For eksempel, siger du, at du ofte importerer information fra en digital termostat til dit job, men termostaten er indstillet til Celsius. Du kan oprette din egen brugerdefinerede formel for at konvertere Celsius til Fahrenheit, så med et klik og en træk med musen kan du automatisk konvertere alle de importerede værdier.
For at oprette din første brugerdefinerede funktion skal du først åbne script editoren. For at gøre dette skal du klikke på Værktøjer> Script Editor .
Du vil sandsynligvis se en skærm som den nedenfor, eller noget der ligner det.
Hvad du skal gøre er at erstatte hvad der er i dette vindue med din egen brugerdefinerede funktion. Funktionsnavnet er det samme som den funktion, du begynder at skrive i en celle i Google Sheets efter symbolet "=" for at påberåbe din formel. En funktion til at konvertere Celsius til Fahrenheit ville se sådan ud:
function CSTOFH (input) { return input * 1.8 + 32; } Indsæt funktionen ovenfor i kodevinduet, og vælg derefter Filer> Gem, navngiv projektet noget som "CelsiusConverter" og klik på OK.
Det er alt der er til det! Nu er alt, hvad du skal gøre for at bruge din nye funktion, typet "=" tegnet efterfulgt af din funktion, med indtastningsnummeret der skal konverteres:
Tryk på Enter, og du vil se resultatet.
Det er alt der er til det. Bare forestil dig alle de flotte brugerdefinerede funktioner, du hurtigt kunne oprette, så du kender dette lille trick!
2. Automatisk generering af diagrammer
I tidligere artikler har vi vist dig, hvordan du gør ting som logdata fra dit hjem Wi-Fi-kameraer til et Google-regneark. Log dit hjem Aktivitet med Google Sheets og USB-kameraer Log dit hjem Aktivitet med Google Sheets og USB-kameraer Hvis du har et USB-kamera og en computer, har du allerede alt hvad du behøver for at oprette et billigt bevægelsesdetekteringssystem. Læs mere, eller måske bruger du Google Sheets med et team 5 Indstillinger for Google Sheets Essential for Teamwork 5 Google Sheets-indstillinger, der er væsentlige for teamwork Google Sheets har flere funktioner til at understøtte kollektiv dataindgang og -behandling, end du måske tror. Vi introducerer dig til Google Sheets funktioner og funktioner, der er vigtige for gruppeprojekter. Læs mere og andre mennesker indtaster data for dig.
Til sidst kan du have et nyt regneark hver måned med nye data, og du vil automatisk oprette et nyt kort uden at skulle manuelt genskabe det hver måned. Du kan opnå dette ved at oprette en funktion, der vil oprette et nyt diagram for dig, baseret på dataene i det aktuelle regneark, du har åbnet.
Først i dette scenario, lad os sige, at du er lærer, og i slutningen af året har du et regneark for hver elev med listen over månedlige eksamensresultater:
Hvad du gerne vil gøre er at køre en enkelt funktion på dette ark, der ville autogenerere et diagram i sekunder. Her er, hvad det script ser ud:
function GradeChart() { var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); var sheet = spreadsheet.getSheets()[0]; var gradechart = sheet.newChart() .setChartType(Charts.ChartType.LINE) .addRange(sheet.getRange('A1:B11')) .setPosition(5, 5, 0, 0) .build(); sheet.insertChart(gradechart); } Nu er alt, hvad du skal gøre, åbent for hver enkelt elevs regneark, og klik på løbeikonet i menuen i Google Scripts for at generere diagrammet automatisk.
Når du klikker på løbeikonet, løber det script, du har oprettet på det "aktive" regneark (det du har åbent på din nuværende browserfane).
For rapporter, som du skal generere ofte, som hver uge eller måned, kan denne form for automatisk genereret diagramfunktion virkelig spare dig for meget tid, da du ikke behøver at genskabe hjulet hver gang du vil kortlægge data på en nyt ark.
3. Opret brugerdefinerede menuer
Hvad hvis du ikke vil have scriptet åbent for at generere diagrammet automatisk? Hvad hvis du vil have bekvemmeligheden med at have den funktion lige ved hånden i menusystemet, lige inde i Google Sheets? Nå, det kan du også gøre.
For at oprette en brugerdefineret menu skal du fortælle regnearket for at tilføje dit nye menupunkt hver gang det åbnes. Du gør dette ved at oprette en onOpen () -funktion i Script Editor-vinduet over Gradechart- funktionen, du netop har oprettet:
function onOpen() { var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive(); var menuItems = [ { name: 'Create Grade Chart...', functionName: 'GradeChart' } ]; spreadsheet.addMenu('Charts', menuItems); } Gem scriptet, og genindlæs derefter dit regneark. Du vil opdage, at dit nye menupunkt nu vises med navnet du definerede det som i dit script. Klik på menuen, og du vil se menupunktet for din funktion.
Klik på menupunktet, og det vil køre funktionen ligesom det gjorde, da du trykker på "run" -ikonet inde fra Google Scripts-editoren!
4. Send automatiserede rapporter
Det endelige script, der er værd at dække her, da ideen er at tilføje til Google Sheets 'magt og funktionalitet, er et script, der sender email fra indersiden af Google Sheets.
Måden dette kan være nyttigt på, er, hvis du styrer et stort team af delegationer: En skal have lederskabskompetence til at reducere din arbejdsdelegation: En skal have lederskabskompetence til at reducere din arbejdsbyrde Når du er i en ledende rolle, bliver nødt til at lære at delegere arbejde. Vi lærer dig de fem medlemmer af delegationen: Hvem, Hvad, Hvornår, Hvor og Hvorfor. Læs mere, og du har flere e-mails til at sende på samme emne. Måske har du lavet en præstationsanmeldelse med individuelle holdmedlemmer, og logget din anmeldelse kommentarer til hver person i et Google-regneark. Ville det være rart at bare køre et enkelt script og få disse kommentarer automatisk sendt til 50 eller 60 medarbejdere på samme tid uden at skulle manuelt oprette alle disse individuelle e-mails? Det er kraften i Google Scripting.
I lighed med hvordan du oprettede scriptsne ovenfor i denne artikel, opretter du et script ved at gå ind i scripteditoren og oprette en funktion, der hedder sendEmails (), som denne:
function sendEmails() { var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet(); var startRow = 2; // First row of data to process var numRows = 7; // Number of rows to process var dataRange = sheet.getRange(startRow, 1, numRows, 3) var data = dataRange.getValues(); for (i in data) { var row = data[i]; var emailAddress = row[1]; // Second column var message = row[2]; // Third column var subject = "My review notes"; MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message); } } Så lad os sige, at du har dit regneark organiseret som vist her.
Skriptet ovenfor vil fungere hele vejen igennem hver række i regnearket og sende en e-mail til adressen i den anden kolonne med den besked, du har skrevet i tredje kolonne.
SendEmail- funktionen i Google Scripts er langtfra en af de kraftigste funktioner i Google Scripts, fordi den åbner en hel verden af e-mail-automatisering, som du muligvis ikke har overvejet før.
Hvis du overvejer det faktum, at du potentielt kan have andre ansvarlige for at indtaste data i et Google-regneark for dig, og så hvis du automatiserer fordelingen af e-mails baseret på de indtastede data, kan du muligvis gøre noget som at sende en månedlig rapport til din chef uden selv at skulle åbne din e-mail-klient selv. Skriften kan automatisk gøre alt for dig!
Automatisering er hemmeligheden til succes
Hvad alle disse automatiske Google Scripts skal vise dig, er at med bare nogle få enkle kodeord, har Google Scripts mulighed for helt eller delvis at automatisere Google Sheets. Disse automatiseringer kan konfigureres til at køre på en tidsplan, eller du kan køre dem manuelt, når du vil udløse dem. Uanset hvad de giver dig en måde at automatisere en masse arbejde med meget lidt indsats.
Har du nogensinde brugt nogen af de funktioner, der er beskrevet i denne artikel, til at automatisere dine egne opgaver? Kender du andre kølige, enkle scripts for at forenkle indsatsen i Google Sheets? Del dine ideer i kommentarfeltet nedenfor!