Dante var forkert; der er ti firkanter i helvede, hvis dybeste er forbeholdt dem, der begår de mest hæslige af e-mail-synder. Email er her for at blive, men der er nogle syndere, der gør det værre for resten af os. I dag skal jeg se på nogle af de mest voldsomme måder folk kan misbruge e-mail på og få livet til at suge for resten af os.
Bare rolig, selvom du er en synder, er du ikke dømt til en evighed af lidelse. Favn en ugentlig penance for at rette fejlen på dine måder og omvende din e-mail-synd, og alle vil blive tilgivet.
Læs videre for at finde ud af, om du er en e-mail-saint 7 Netiquette-retningslinjer for skrivning af e-mails og forumindlæg 7 Netiquette-retningslinjer for skrivning af e-mails og forumindlæg Netiquette er kort for netværk eller internet etikette. Det omfatter det særlige sæt sociale konventioner, der findes i online interaktioner. Mens netiketten ligner meget god adfærd eller etikette i offline møder, er der ... Læs mere eller synder.
Afsendelse af e-mails til for mange mennesker
Email er utrolig billigt at sende. En person kan bruge fem minutter til at skrive en email og sende den til tusinder eller endda hundredtusinder af modtagere. Det er også i vid udstrækning ekstremt dyrt at modtage. Hvis det tager to minutter at læse, eller endda kun 30 sekunder at afvise, kan antallet af mennesker-minutter en enkelt email affald er enorm. Dette udgør et massivt spild af produktiv tid. Selvom du tager skridt til at minimere virkningen, f.eks. Opsætning af et multilateret kommunikationssystem Brug dette 3-tiers kommunikationssystem til at modstå distraktioner Brug dette 3-tiers kommunikationssystem til at modstå distraktioner Behovet for konstant at forbinde er distraherende. For at styre dine relationer og tid, skal du også styre, hvordan du kommunikerer med verden. Opret en smart 3-tier plan. Læs mere, du skal stadig beskæftige dig med det på et eller andet tidspunkt.
For mange organisationer har politikker, hvor alle, alle og alles hund er CC'd på alle e-mails. Ikke alle skal modtage hver eneste email. Hvis du er en af de mennesker, der laver disse politikker, eller bare CCing alle ud af vane, når du ikke behøver at, er du en e-mail-sondrer.
Du skal dog ikke bekymre dig, det er simpelt. I en uge skal du kun sende e-mails til de mennesker, der absolut skal modtage dem. Hvis du er i tvivl, send ikke e-mailen. Du vil nok blive overrasket over, hvor lidt effekt det har på, hvordan alt går.
Som en bonus, jo mere e-mail du sender, jo mere vil du sandsynligvis modtage, så hvis du står over for din egen e-mailoverload, kan det også hjælpe.
Overbruger Besvar alle
E-mail er bedst, når den bruges nøjagtigt som et bogstav: En person sender en enkelt besked til en anden person og venter på, at de svarer. Email fungerer også, når en person sender en enkelt besked til mange mennesker (så længe de alle skal modtage det). Selv med gode funktioner som trådbeskyttede meddelelser 6 Grunde til, at du bør stoppe med at bruge stationære e-mail-klienter til fordel for webbaserede valg 6 Grunde til, at du bør stoppe med at bruge stationære e-mail-klienter til fordel for web-baserede valg Jeg ved, at det tyder på, at stationære klienter har haft deres dag omkring MakeUseOf publikum er som at prædike for koret. De fleste af os bruger Gmail, vores egne mail-servere eller en form for cloud backup ... Læs mere, e-mail er bare ikke designet til at håndtere flere meddelelser korrekt.
Problemet bliver virkelig tydeligt med gruppemails. Jeg rangerer dem lidt højere end atombomben som den værste teknologiske udvikling i det 20. århundrede. En e-mail-tråd med 15 eller 20 personer, der svarer, kan hurtigt komme ud af hånden, hvis folk ikke er forsigtige. Ikke tur over dig selv: 5 Gruppe-e-mail-adfærd, der skal undgås, ikke tur over dig selv: 5 Gruppe-e-mail-adfærd for at undgå at udarbejde en god E-mail er ikke let, og det er en kunst, som få mennesker kan perfektere. Gruppemeddelelser er ikke nemmere. Disse tip bør bidrage til at forbedre dine meddelelser. Læs mere . Og husk, hver besked, der sendes, er en anden meddelelse til nogen et eller andet sted.
Mens den første besked kunne have været relevant for alle i organisationen, er chancerne for, at svarene ikke er. Hvis din chef sender et spørgsmål til hele personalet, skal dine medarbejdere virkelig se dit svar? Over brugen af svaret er alle knapper en af de største e-mail-synder, du kan begå.
Igen er straffen ganske simpel. I en uge skal du kun bruge svarknappen. Hvis mere end en person har brug for at se svaret, manuelt CC dem. Svaret på alle knapper er en ond fristelse, der skal modstå.
Emailing Når du ikke behøver at
Nogle gange er e-mail den bedste måde at nå frem til nogen. Nogle gange er det ikke. Desværre ses e-mail ofte som standard. Emailing når du ikke behøver at er en anden måde at få dig sendt direkte til email hell.
Nogle gange er der bedre måder at få tingene på gjort. Hvis Tony sidder på tværs af værelset fra dig, medmindre du skal oprette et papirspor, hvorfor ikke gå og tale med ham? Tilsvarende vil et ansigt til ansigt eller telefonmøde sandsynligvis være meget mere effektivt, hvis noget skal kræve meget tilbage og tilbage. Et telefonopkald på 30 minutter kan erstatte week-long email-diskussioner. Bare sørg for, at du ikke lader dine møder blive til et tidssvak. Fed Up Of Inefficient Meetings? Send disse 8 regler til din chef Fed op af ineffektive møder? Send disse 8 regler til din chef Hvis et møde er velorganiseret, er der ingen grund til, at det ikke kan øge produktivitet, følelse af formål og moral. Her er nogle regler, der skal følges for effektive møder. Læs mere .
Din straf er at gøre alt, hvad du kan for at ikke sende e-mails i en uge. Hvis Tony ikke er ved sit skrivebord, når du går over, skal du forlade en håndskrevet note. Hvis Bob ønsker at organisere noget, ringe til ham og hamre det ud på telefonen. Se, hvordan du ændrer din standard fra "Send en email" til "Send kun en email, hvis der ikke er nogen anden mulighed", påvirker, hvordan du arbejder. Alles indbakke vil takke dig.
Afsendelse af lange e-mails
Ligesom at sende en kort e-mail til for mange mennesker er en synd, der sender virkelig lange e-mails, så kun en person kan være. Hvis det, du forsøger at sige, kræver en 2000-mail-email, er chancerne for, at du bruger det forkerte kommunikationsværktøj. Jo længere din email, jo mere tid det tager for den anden person at læse, og jo mere indsats det kræver at reagere. Lang e-mails kan virkelig suge!
"Jeg havde ikke tid til at skrive en kort email, så jeg skrev en lang en i stedet." - Mark "Marky" Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28. april 2015
Der er en voksende bevægelse af mennesker, der lover at holde alle e-mails under fem sætninger. De føler, at hvis meddelelsen ikke kan formidles så kort, gør du det forkert. Hvis du er skyldig i at skrive e-mails, der kigger ind i Tolstoy-esque territorium, så er din straf for at slutte sig til de fem sætninger tilskuere i en uge. Ingen email, du sender, uanset hvor nødvendigt det forekommer, kan køre længere end fem - helst korte - sætninger. Det er en god vane at komme ind og vil gøre dig mere produktiv 7 Email Efficiency Tips for at få flere e-mail færdige, hurtigere 7 Email Efficiency Tips for at få flere e-mail færdige, hurtigere Livet drejer sig om kommunikation og bogstaveligt talt bliver ingenting fuldendt uden det. Email er et kommunikationsværktøj med det formål at gøre dit liv lettere. I stedet for at skrive et brev eller forsøge at fange nogen ... Læs mere.
Besvarelse af hver meddelelse
Dette er den synd, jeg var mest skyldig i, og det tog mig et stykke tid at komme forbi det. Når du får en email, er den naturlige impuls at svare straks. Problemet er, at dette kan trække dig i unødvendige reaktionære udvekslinger, og folk vil komme til at forvente, at du vil være tilgængelig til at reagere med det samme for at sende email til alle timer. At reagere på alle e-mails øjeblikkeligt er kun en lille e-mail-synd, mens den omvendte forventer, at alle svarer øjeblikkeligt, er en større synd.
Ved at reagere hurtigt på alt, du fodrer dyret, som er chefen, der kræver e-mail-svar kl. 4 på en lørdag. Du må ikke pander til sådanne chefer. Som bøde for denne synd må du tilbringe en uge venter mindst en time før svar på e-mails og svarer kun i arbejdstiden. Hvis noget kræver et presserende svar, skal du bruge en anden kommunikationsmetode.
Gå nu i fred
Elsker det eller hader det, e-mail er her for at blive. Men der er måder at gøre oplevelsen bedre for alle andre. Hvis du er en forfærdelig e-mail-synder, omvende dine måder og sæt nogle af disse enkle løsninger til handling. Folk vil takke for det. Hvis du på den anden side er en e-mail-saint, videresend denne artikel til alle syndere, du kender og sprede det gode ord.
Der er utallige andre e-mail-synder derude. Hvad tror du jeg har savnet? Og hvilken straf ville du foreslå?
Billedkreditter: xkcd.org.