Bruger du regneark, som en anden har oprettet? Når du opretter et Excel-regneark fra bunden, kan du styre hvert enkelt aspekt. Det er ikke tilfældet, når en anden sender det videre til dig.
Især på arbejdspladsen er det ikke ualmindeligt at arve en Excel-fil fra en anden. Hvis du ikke er forsigtig, kan dette medføre nogle store hovedpine i køen. Heldigvis vil en lille fremsyn gå langt for at sikre, at du kan komme godt sammen med det pågældende regneark.
Overvej disse fem punkter, og du bør undgå de fleste af de fælles faldgruber, der er forbundet med at bruge andres Excel-dokument.
1. Opdater dokumentoplysningerne
Hvis du aldrig har tjekket ud på dit Excel-dokuments informationsskærmbillede før, gør vi ikke skyld i det, det går nemt glip af. Oplysningerne er værd at opdatere, når du tager på andres regneark. Hvorfor? De kan have lavet ændringer, som du vil vide om.
Tag eksemplet ovenfor. Teksten, der er tilføjet til titlerne, Tags, Kategorier og Forfatter- felter, kan være lidt pinligt, hvis den blev sendt til en kollega. I de fleste tilfælde vil der ikke være noget inkriminerende på Info-skærmen - men hvorfor lade det være tilfældigt? Det tager mindre end et minut at tjekke det ud, og du kan være sikker på, at når du kommer til at sende dokumentet til en anden, vil du ikke fortryde det.
For at få adgang til Info- skærmen skal du klikke på Filer .
Du bliver transporteret direkte til Info-sektionen, hvor du kan foretage de nødvendige justeringer, inden du sender den til en kollega.
2. Gem en kopi, før du gør noget andet
Når du erverver andres dokument, er det fristende at dykke ind og begynde at behandle det som din egen. Men små ændringer kan ende med at have en enorm indvirkning på den måde, regnearket fungerer på.
For at sikre, at du ikke laver en tweak, der bryder en VBA programmeringskode i Excel Excel VBA Programmering Tutorial for Beginners Excel VBA Programmering Tutorial for Beginners VBA er et Microsoft Office power tool. Du kan bruge den til at automatisere opgaver med makroer, sæt triggere og meget mere. Vi introducerer dig til Excel Visual Basic Programmering med et simpelt projekt. Læs mere, eller juster en figur, der viser sig at være afgørende for et andet ark, lav en kopi, før du gør noget. På den måde har du altid en uberørt version af regnearket for at gå tilbage til.
Hvis det værste kommer det værste, ved du, at du også kan bruge Excel 2016s filhistorik til at gendanne en tidligere version af dokumentet. Klik på ikonet for cirkulær pil / ur øverst til højre for at udvide aktivitetsruden, så kig efter tidligere versioner og vælg Åbn version .
3. Tjek for skjulte ark
Skjulte ark er en praktisk måde at holde dit Excel-regneark rent og ryddeligt, mens det hårde arbejde fortsætter bag kulisserne. At have adgang til disse ark er afgørende, hvis du virkelig vil forstå, hvordan dokumentet fungerer.
For at finde ud af om der er skjulte ark i et bestemt dokument, skal du gå til fanen Startside og finde Format i cellerne .
Brug rullemenuen til at klikke på Udvid ark .
Dette fører dig til en liste over alle skjulte ark.
Vælg blot den, du vil afsløre, og klik på OK . Derefter kan du få adgang til dem som normalt.
4. Sørg for at få fat i en liste over adgangskoder
Hvis du tager ejerskab til en andens regneark, skal du finde ud af, om det er beskyttet af en adgangskode. Du ved, om det er eller ikke, så snart du åbner filen.
Excel-dokumenter kan dog udnytte flere lag af beskyttelse. Det er helt muligt, at et kodeord kan være på plads for at forhindre tweaks til et stykke VBA-kode.
Heldigvis er det ikke for svært at fjerne denne form for adgangskode Sådan genopretter du en Excel VBA-adgangskode Sådan genopretter du en Excel VBA-adgangskode fast med et Excel VBA-dokument, der er låst med et kodeord? Vi viser dig, hvordan du fjerner adgangskodebeskyttelsen for at gendanne indholdet i VBA-makroen. Læs mere . Det er dog en bedre ide at bare spørge den person, der oprettede dokumentet, for at videregive de adgangskoder, du måtte vide om.
5. Få at vide, hvem der redigerer privilegier
Moderne versioner af Office-pakken gør det meget nemt at dele dine filer med andre brugere, så de kan foretage redigeringer langtfra. Dette er en fantastisk måde at samarbejde på, men det er altid værd at checke ind på, hvem der rent faktisk har adgang til et bestemt dokument.
F.eks. Har forfatteren stadig tilladelse til at se og redigere regnearket? Det er naturligvis usandsynligt, at de vil gøre noget uhensigtsmæssigt. Men de kunne muligvis ændre eller slette data eller frigive forretningshemmeligheder i tilfælde af at de har gået på arbejde med et konkurrerende firma. Mens disse er værste scenarier, er det bedre at være sikker end undskyld.
For at se, hvem der kan redigere dokumentet, skal du klikke på knappen Del i øverste højre hjørne af brugergrænsefladen.
Dette bør producere en liste over brugerkonti, der har adgang til dokumentet, samt noter om, hvorvidt de kan redigere filen eller bare se den.
Dette er oplysninger, som du virkelig bør være opmærksom på for ethvert dokument, du ejer over.
Forberedelse forhindrer problemer
Hvis et regneark afleveres fra en person til en anden, er chancerne for, at det er ret vigtigt - og chancerne er, at det er vigtigt for flere personer. Eventuelle problemer med dokumentet vil medføre problemer. Da du nu har taget ejerskab af filen, vil jobbet med at fastsætte det sikkert falde for dig.
At reagere på denne form for katastrofe en gang efter, at begivenheden bliver meget vanskeligere, hvis du ikke forberedte ordentligt. At kende om ting som skjulte ark, adgangskoder og de indre funktioner af filen Sådan udskrives et Excel-regneark på en enkelt side Sådan udskrives et Excel-regneark på en enkelt side Et smukt udformet regneark mister al sin klage, når det kommer ud på ni ark papir, med halvdelen af dem tomme. Vi viser dig, hvordan du får alt godt på en enkelt side. Læs mere er fantastisk at have på hånden. Bare sørg for, at du lærer dem at kende, før katastrofer rammer, snarere end at scrambling for dem efter.
Husk at tjekke vores andre tips og tricks, som at oprette dropdown lister i Excel Sådan oprettes en dropdown liste i Excel Sådan oprettes en dropdown liste i Excel Excel understøtter alsidige dropdown liste muligheder. Brug dem til at kontrollere brugerindgang. Vi viser dig hvordan du tilføjer dropdown lister til dine Excel regneark. Læs mere, forstå, hvordan du bruger IF-sætninger i Excel-formler Sådan bruges IF-erklæringer i Microsoft Excel Sådan bruges IF-erklæringer i Microsoft Excel Uanset om du er en erfaren ekspert eller et regnearkbegynder, vil du gerne tjekke denne vejledning til IF udsagn i Excel. Læs mere og beregne data med Excels målsøgningsfunktion Sådan bruges Excels målsøgning og -løsning til at løse for ukendte variabler Sådan bruges Excels målsøgning og -løsning til at løse for ukendte variabler Excel kan løse for ukendte variabler, enten for en enkelt celle med Mål Seeker eller en mere kompliceret ligning med Solver. Vi viser dig hvordan det virker. Læs mere .