Det kan være en dårlig ide at kombinere e-mails og to-dos, men vi ved alle, at det er næsten umuligt at adskille de to. Så lad os stræbe efter et godt medium.
Hvad med at få e-mails ud af din måde ved at gøre dem til opgaver? Det er ret nemt at gøre, fordi mange apps til administrationshåndtering i disse dage har et system til rådighed for at vende e-mails til to-dos uden at forlade din indbakke.
Lad os se, hvordan funktionen e-mail til opgave fungerer i nogle af de mest populære task management apps rundt.
1. Trello
Hvis du gerne vil sende en email som en opgave til et hvilket som helst bestyrelse i Trello, skal du først finde boardets unikke e-mail-adresse. For at gøre det skal du åbne brættet og klikke på Vis Menu øverst til højre. Du får se en skjult menupanel flyve ud. Klik på Mere> Email-til-bord-indstillinger for at afsløre den e-mail-adresse, som Trello har tildelt til det nuværende kort.
Fandt du e-mail-id? Store! Gem det som en kontakt i din adressebog. Nu kan du sende en email til den adresse, når som helst, og få Trello det til en opgave nederst i standardlisten på det bræt.
E-mailens emne bliver opgaverne på det nye kort, og kroppens indhold tilføjes som beskrivelsen. Hvis du har tilføjet e-mail vedhæftede filer, endte de også med på kortet.
Det er ikke alt. Du kan tildele dette kort til dine holdmedlemmer ved at tilføje @mentions i feltet Til eller CC, emnelinjen eller endog i emnet.
Du kan også bruge hashtags til at tilføje etiketter baseret på deres farve, nummer eller navn. Tag et kig på skærmbilledet ovenfor. For eksempel, hvis jeg vil tildele etiketten Akshata til et bestemt kort, kan jeg bruge syntaksen #akshata, #orange eller # 2 i e-mailens emnelinje.
Vil du ændre hvor kortene oprettes via email ender? Du kan angive en standardliste og en standardkortposition fra indstillinger til e-mail-til-bord .
Hvert kort har også en unik e-mail-adresse, som du kan finde under Del og mere ..., når du åbner kortet. Enhver e-mail, du sender til denne adresse, ender som en kommentar til kortet.
Hvis du er en Chrome-bruger, kan du muligvis installere Gmail til Trello. Denne udvidelse giver dig nogle nyttige funktioner som en Tilføj kort- knap i Gmail for at oprette et kort fra den aktuelle email.
2. Wunderlist
Før du begynder at sende e-mails til Wunderlist-opgaver, skal du aktivere e-mailadgang for din konto ved at gå til Mail to Wunderlist og markere feltet ud for Aktiver mail til Wunderlist for din konto .
Når det er gjort, kan du sende eller videresende enhver taskbaseret email til [email protected], og det viser sig som en opgave i din Wunderlist-indbakke. Selvfølgelig, for at dette skal fungere, skal du sende e-mailen fra den adresse, der er knyttet til din Wunderlist-konto.
E-mail-emnet bliver opgave navn; E-mailens krop bliver vedlagt som en note. E-mailens vedhæftede filer bliver også overført. Bemærk, at du skal bruge ren tekst i emnet, da Wunderlist ikke understøtter HTML.
Her er et koldt tip: Du kan prefikse email-emnet med en stjerne (*) efterfulgt af et mellemrum for at oprette en stjernemarkeret opgave.
Wunderlist tillader dig at oprette opgaver ved at sende e-mails fra forskellige adresser, men først efter at du har tilføjet disse adresser under e-mailadresser i dine kontoindstillinger. Du kan endda linke hver adresse til en anden standardliste, dvs. du kan vælge den liste, hvor du vil placere en opgave sendt fra en bestemt e-mail-adresse.
Selvfølgelig er der en IFTTT-opskrift for at oprette en ny Wunderlist-opgave. Vi er så glade for at du spurgte! Opskriften bliver udløst hver gang du mærker en email som "wunderlist".
3. Husk mælken
Åbn din Husk Melkekontoen, klik på dit profilbillede øverst til højre, og gå til Indstillinger> E-mailopgaver. Se den adresse ved siden af Indbakke Email ? Det er den unikke e-mail, du kan bruge til at videresende opgaver fra din indbakke. Du finder også adressen i Velkomst-emailen fra Remember the Milk.
Som sædvanlig ændres emnelinjen til opgavens navn, og kroppens indhold tilføjes som en note. Hvis du vil tilføje flere noter, skal du adskille hver af dem i kroppen med tre bindestreger (-) som denne:
Note 1
-
Note 2
-
Note 3
Du kan tilføje opgaver i emails krop på denne måde:
Prioritet: 2
Tags: booking rejse
Liste: Personligt
Sørg for, at du ikke tilføjer nogen tekst efter opgavens navn på emnelinjen.
Hvis du er komfortabel med at bruge Remember the Milk's Smart Add-funktion, er du velkommen til at tilføje opgaveegenskaber efter opgavens navn i emnelinjen.
Se også denne detaljerede vejledning om at tilføje opgaver via e-mail og importlister via e-mail lige fra Remember the Milk.
4. Todoist
I Todoist er e-mail-opgaver kun til Premium-abonnenter. Hvis du er en, kan du bruge den ved at højreklikke på et projektnavn i sidepanelet og vælge E-mail-opgaver i dette projekt fra rullelisten. Du finder den samme mulighed gemt bag skruenøgle-blyantikonet længst til højre for projektnavnet i et åbent projekt.
Når du har valgt denne indstilling, vil du se en popup med den unikke e-mail-adresse, der er tildelt det pågældende projekt. Du finder også et par flere muligheder i denne popup:
- syntaksen for at tilføje opgaveegenskaber (som etiketter og påmindelser) via e-mail og
- muligheden for at tilføje andre e-mailadresser, som du vil tildele opgaver fra.
Enhver e-mail, du sender til et projekts e-mail-adresse, bliver til en opgave med e-mailens emne som opgavens navn og e-mail-indholdet som en note. Vedhæftede filer op til 10 MB fås også.
Todoist har også plugins til at forbinde meddelelser til opgaver via populære e-mail-klienter og browsere. Det gør indbakke nul Hvordan man håndterer Indbakke Overbelastning og To-Do lister i e-mails Hvordan man håndterer Indbakke Overbelastning og Løfterlister i E-mails E-mail er ikke kun kommunikation, men også i vid udstrækning dikterer din opgaveliste. Lad os tale om de bedste tips til at forbinde indbakken til vores produktivitet med Andy Mitchell - grundlæggeren af ActiveInbox. Læs mere se let!
5. Evernote
Hvis du bruger den alsidige noteroptagelse, får du Evernote Get Creative With Evernote: 10 unikke anvendelser du ikke har tænkt dig Få kreativitet med Evernote: 10 unikke anvendelser du ikke har tænkt på Evernote er et af de ultimative værktøjer i produktivitet og med en lang række multiplatform apps, er der ingen grænse for den måde, du kan bruge tjenesten på. Vi er store fans af Evernote her ... Læs mere for at administrere dine to-do lister, du kan sende e-mails som opgaver til Evernote med opgavens navn i emnelinjen. Selvfølgelig skal du have adgang til din Evernote email id for at sende e-mails til. Du kan finde det under Kontoindstillinger ved siden af Email Notes til .
Vil du tilføje tags eller en påmindelse til en opgave? Du kan gøre det ved hjælp af special syntaks (henholdsvis #Tag og ! Påmindelse ) efter opgavens navn i emails emnelinje.
Hvis du f.eks. Ønsker at tilføje en opgave til at booke flybilletter i morgen, skal din email-emne se sådan ud: book flights #travel! Tomorrow @personal, hvor personlig er den notesbog, du vil tilføje opgaven til. Du kan erstatte ! I morgen med noget som ! 15/02/16 hvis du vil angive en dato for påmindelsen.
Giv noterne en mere opgaveagtig følelse ved at gå ind i Evernote og tilføje afkrydsningsfelter for at notere emner.
6. Asana
Når du sender opgaver til [email protected] med opgavens navn i emnelinjen, sender Asana det til din Mine opgaver-liste i standardorganisationen eller arbejdsområdet, som du kan angive under Mine profilindstillinger> Fra e-mail .
Indholdet af din e-mail bliver til opgavenotater og e-mail-bilag bliver til opgavevedhæftninger. Du kan cc dine teammedlemmer for at tilføje dem som opgaver, der følger med opgaver.
Hvis du gerne vil sende en mail til Asana og få det til en opgave under et bestemt projekt eller tag, er det muligt. Du skal bare justere send-til-Asana e-mail-adressen for at tilføje projektets unikke ID som dette: [email protected].
For at finde et projekt ID, skal du åbne projektet og søge efter en række numre i dens URL i adresselinjen. Det er projektets (numeriske) ID. For eksempel i projektets URL https://app.asana.com/0/88153235502733/list, ville projekt ID være 88153235502733.
Der er en anden metode til at finde projekt-id: Vælg projektet i sidepanelet, klik på den lille pil ved siden af projektnavnet i hovedafsnittet, og klik derefter på Tilføj opgaver via e-mail i rullemenuen.
Ligesom i Wunderlist kan du tilføje forskellige send-fra-e-mail-adresser til din Asana-konto og parre hver med et specifikt arbejdsområde eller en organisation for at oprette opgaver.
Der er mere, du kan gøre med hensyn til at integrere Asana med e-mail, f.eks. Oprette opgaver med automatisk e-mail-videresendelse Brug e-mail-alias og videresendelse i Gmail til bedre at styre dit liv Brug e-mail-alias og videresendelse i Gmail for bedre at styre dit liv På dette tidspunkt er de fleste folk ved om de nifty tricks du kan bruge i din Gmail-adresse kaldet aliaser, der giver dig mulighed for at give folk forskellige e-mailadresser, som alle ankommer til den samme indbakke .... Læs mere og send samtaler til dine hold via e-mail. Læs Asana's guide til emailing opgaver.
Bemærk: x i send-til-asana email-id ([email protected]) er ikke en variabel. Lad det være som det er.
7. Toodledo
For at kunne sende e-mails som opgaver til din Toodledo-konto, skal du generere din hemmelige e-mail-adresse. For at gøre det skal du først klikke på dit profilbillede øverst til højre. Du får se en dropdown nu.
Kig efter linket Mere ... under kolonnen (central) Værktøjer i rullemenuen. Dette fører dig til afsnittet Værktøjer og tjenester, hvor du skal klikke på Konfigurer ... i panelet E-mailadgang.
På den næste skærm under E-mail-tjeneste skal du markere afkrydsningsfeltet ud for Aktiver e-mail-import og trykke på knappen Gem ændringer . Du vil så se din hemmelige e-mail-adresse.
Enhver e-mail, du sender til denne adresse, bliver til en opgave i Toodledo, hvor emnelinjens indhold fordobles som opgavens navn som normalt og kroppens indhold som en note. Hvis du er en Gold-abonnent, har du mulighed for at tilføje e-mail vedhæftede filer til Toodledo-opgaver.
Du kan finjustere et par opgaveparametre ved hjælp af speciel syntaks som % Tag til tagnavne, : Påmindelse for påmindelser, og & Gentag for tilbagevendende opgaver. Tag et hurtigt kig på alle de opgaveegenskaber, du kan finjustere. Det er en ret lang liste.
Hvis du også er en 2Do-bruger, bliver alle opgaver, du opretter via e-mail i Toodledo, automatisk synkroniseret til 2Do-appen på alle dine enheder. Dette virker ikke omvendt, fordi 2Do ikke har en indbygget funktion, der giver dig mulighed for at vende e-mails til opgaver.
8. Any.do
At aktivere e-mails i Any.do-opgaver er ligetil. Du sender en email til [email protected] med et passende opgave navn i emnelinjen og opgave noter i kroppen, og Any.do konverterer e-mailen til en opgave. Du skal sende e-mailen fra den adresse, du plejede at tilmelde dig for Any.do.
"Vi har tilføjet denne rigtig seje knap til din Gmail, så du kan tilføje e-mail-relaterede opgaver til din Any.DO." Dejligt :)
- Mehdi Khalili (@MehdiKhalili) 20. februar 2014
Hvis du er en Gmail-bruger, skal du installere Any.do Chrome-udvidelsen. Det giver dig et par seje indstillinger til at administrere dine Any.do-opgaver inden for Gmail. Nogle brugere har rapporteret synkroniseringsproblemer med denne udvidelse, så der er ingen garanti for, at det vil fungere for dig. Men det er stadig et skød værd!
9. Inden for Gmail
I stedet for at sende e-mails til automatisk at oprette til-dos i din task management-app, kan du også bringe en opgavehåndtering opsætning lige ind i Gmail med følgende apps:
1. Sortd: Denne Chrome-udvidelse tilføjer et Kanban-stylet kort til Gmail Slå Gmail til et Trello-lignende Opgavekort med Sortd Slå Gmail til et Trello-lignende Opgavekort med Sortd I den moderne arbejdsstyrke bliver din email ofte til din opgaveliste . Nå, nu kan du få Trello-stil organisation lige i Gmail med en ny Chrome-udvidelse, Sortd. Læs mere og sorterer dine e-mails i veldefinerede lister. Du finder omarrangering af opgaver en leg takket være træk og slip-opsætningen.
2. ActiveInbox: Dette er en anden Chrome-udvidelse, og det giver dig mulighed for at slå hver e-mail til en opgave og tildele den en forfaldsdato i Gmail. Du kan endda tilføje til-dos og noter til udgående e-mails til reference. Disse vil kun være synlige for dig og ikke til e-mailmodtagerne.
Hvis du leder efter et anstændigt alternativ til ActiveInbox, skal du prøve Taskforce.
3. Google Opgaver: Hvordan kan vi glemme Googles egen opgavehåndteringsfunktion bygget direkte ind i Gmail? Det skjuler nogle kraftfulde egenskaber under sit almindelige ydre. Kig på disse fem dræbte måder at bruge Google Opgaver Fem Killer Måder at bruge Google Opgaver Fem Killer Måder at bruge Google Opgaver Hvis du er ligesom mig, bruger du mere tid på at styre dine opgaver, end du rent faktisk udfører. Det handler om flere lister, offlineadgang og at få dine opgaver på farten. Siden vi sidst tog et kig ... Læs mere. Og ja, der er en Chrome-udvidelse for at gøre Google Opgaver endnu bedre. Overfør Google-opgaver i en opgavehåndteringssucces med Google-opgaver offline [Chrome] Overfør Google-opgaver til en task management-suite med Google-opgaver offline [Chrome] Brug af Google Opgaver er som en kærlighed -hat forhold. Problemet med at bruge Google Opgaver direkte i f.eks. Google Kalender eller inde i Google Mail er, at layoutet og brugergrænsefladen er yderst forenklet og ... Læs mere!
Den nemmeste måde at sende en opgave fra en e-mail til Google Opgaver på er at trykke på Shift + T, når du har emailen åben i Gmail. Dette skaber en ny opgave med e-mailens emnetekst som opgavens navn og et link til e-mail-samtalen i opgaveoplysningerne.
Et par punkter til notat
1. Hvis du bruger OneNote som din opgaveliste 5 Tips til brug af OneNote som din opgaveliste 5 Tips til brug af OneNote som din opgaveliste Gør du en opgaveliste på din opgaveliste? Sæt det op i OneNote for at få ting gjort så let som muligt. Læs mere, du har brug for vores vejledning om at integrere Outlook-opgaver i OneNote Slå Outlook til et projektstyringsværktøj med OneNote Integration Slå Outlook til et projektstyringsværktøj med OneNote Integration OneNote kan gøre mere, end du tror. Vi viser dig, hvordan du gør din Outlook til at gøre liste i et kraftfuldt projektstyringsværktøj ved hjælp af OneNote-plugin til Outlook. Læs mere .
2. Googles eget noteroptagelsesværktøj, Google Keep, understøtter ikke en opsætning af e-mail-til-task-manager. Du kan heller ikke oprette en ved hjælp af en IFTTT-opskrift, fordi der ikke er nogen Google Keep-kanal på IFTTT.
@ mattar12 Ingen Google Keep Channel for øjeblikket: http://t.co/Lx7SsIAhRl
- IFTTT (@IFTTT) 19. august 2013
3. Hold de unikke e-mail-adresser, der genereres af din task management-app, en hemmelighed, medmindre du vil tillade nogen at sende opgaver til dine to-do-lister.
4. Det er normalt for opgaver sendt via e-mail for at tage lidt tid at dukke op i din task manager.
5. Mange e-mail-apps på Android og iOS tilbyder integrationer med opgavelisteapps. Du vil muligvis kontrollere, om der findes en integration til den specifikke e-mail-task manager-kombinationsboks, du bruger.
6. Afhængigt af listen over opgaver, du bruger, kan du endda være i stand til at hente opgaver via e-mail. Besøg appens Hjælp eller Support for at se, om det tillader det.
Din indbakke som en opgaveliste: Ikke så dårlig som du tror
Emails handler ikke altid om korrespondance. Ofte handler de om at diskutere, tildele og følge op på opgaver. Du kan ikke stoppe sådanne e-mail-meddelelser fra at ende op i din indbakke, men du kan gøre dem til opgaver for at klare dem bedre. Det er en fantastisk måde at sikre, at du aldrig glemmer en opgave. Hvordan du skal være sikker på, at du aldrig glemmer en opgave igen. Sådan gør du sikker på, at du aldrig glemmer en opgave igen Du er en organiseret person. Du tilføjer altid kommende begivenheder til din kalender, og du har et anstændigt mærkningssystem i Gmail. Men du har brug for en smule automatisering for at få dem til din opgaveliste. Læs mere igen bare fordi du har glemt eller forlagt en e-mail.
Hvilken task management applikation bruger du? Tillader det let integration med e-mail, og udnytter du det? Vi vil gerne vide, om du er glad ved at bruge e-mail til at administrere din opgaveliste.