Hvis du holder møder uden dagsordener eller holder minutter på almindelige gamle Word-dokumenter, er dine møder og minutrapporter nok ikke så nyttige, som de kunne være. Mens de fleste af os ikke ser frem til at deltage i møder, er der ikke desto mindre fantastiske onlineværktøjer 10+ Great Online Tools for gruppesamordning og møder 10+ Great Online Tools for gruppesamordning og møder Hvordan styrer du et hold af mennesker, der er spredt ud geografisk? Hvordan koordinerer du internationale tidszoner? Konceptet med at arbejde via internettet er begyndt at krybe ind i den daglige arbejdsplads, ... Læs mere, der kan hjælpe med at gøre møderne mere produktive og mindre tidskrævende for dem, der planlægger og letter dem.
Jeg snuble for nylig på en banebrydende online møde management web applikation kaldet yaM (som står for endnu et møde). yaM er som en virtuel assistent til at producere professionelt udpegede dagsordener og minutrapporter, samtidig med at de leverer værktøjer, der hjælper mødedeltagere til brainstorm ideer, produkt- og omkostningsanalyse og integrere med online-cloud-konti, herunder Dropbox, Google Calendar og Evernote.
yaM kan bruges sammen med både online mødelokaler som Google Hangouts Tips om planlægning og afholdelse af effektive møder med Google Hangouts Tips om planlægning og afholdelse af effektive møder med Google Hangouts Med dagens internetteknologi kan det være effektivt og omkostningseffektivt at holde online møder, især hvis du planlægger dem og gør brug af tidsbesparende værktøjer. I de sidste par måneder har jeg deltaget i online møder ... Læs mere, eller i traditionelle offlineindstillinger. Som en webapplikation ligner den Agreedo Agreedo: Skriv og administrer dine forretningsmøder for gratis online-aftale: Skriv og administrer dine forretningsmøder for gratis online I flere uger har jeg nu søgt efter en brugervenlig hjemmeside eller ansøgning, der vil tillade mig at holde og gemme protokollen fra møderne. Den traditionelle tekstdokument tilgang er ikke længere en produktiv ... Læs mere, men det er langt mere avanceret uden at være kompliceret.
Oprettelse af dagsordener
Når du har registreret en konto hos yaM, kan du straks begynde at udvikle en dagsorden for dit næste møde. Du tilføjer blot dagsordener på venstre side af arbejdsområdet sammen med tidsvarigheden og navnet på den person, der er ansvarlig for den pågældende vare.
Du kan nemt tildele navne til dagsordensobjekter, men deltagerne skal registrere en konto med yaM, som du kan sende dem en invitation til at gøre inden for arbejdsområdet. At have registrerede deltagere gør yaM til et meget mere samarbejdsmødeforvaltningsværktøj, fordi hver deltager samtidig kan tilføje noter i arbejdsområdet under mødet. Selvom det er mere effektivt at have en person tildelt som en minuttageren, er der andre nyttige værktøjer i yaM, der gør det godt til samarbejde.
Når din dagsorden er oprettet, kan du udskrive eller cirkulere den til møde deltagere. Hver registreret deltager vil modtage en møderapport via e-mail, som selvfølgelig indbefatter medielogistik, listen over dagsordenspunkter og et link til online yaM arbejdsområdet. Bedste af alt, din cirkulerede dagsorden er professionelt formateret og let at læse. Agenda-emner kan også kopieres og tilføjes til et nyt møde. Det ville dog være endnu bedre, hvis udviklere kunne skabe en måde at oprette standard dagsordensartikler, der automatisk er en del af hvert nyt møde.
Minut tager
Tilføjelse af noter og handlinger i yaM er lige så nemt som at skabe dagsordener. Protokollen består af fire typer indhold: noter, handlinger, vedhæftede filer og værktøjer til realtidssamarbejde.
Den måde, hvorpå yaM er oprettet, kan faktisk hjælpe mødedeltagerne med at holde fokus, især hvis alle har arbejdsområdet åbent på deres computer under mødet. Minutakeren kan nemt tilføje et handlingsobjekt med forfaldsdato og navnet på den ansvarlige person. Det er dog mærkeligt, at kun én person kan opføres som ansvarlig for hver handling.
Hvor yaM også skinner er dens samling af indbyggede samarbejdsværktøjer, der gør det muligt for medlemmerne at lave Pro / Con analyse, produktanalyse, brainstorm ideer eller stemme om vigtige beslutninger. Der er også et værktøj til hvad der hedder en SWAT-analyse, hvilket indebærer at diskutere og registrere styrker, svagheder, muligheder og trusler for et bestemt projekt, en ide eller en beslutning.
Du vil se, at disse samarbejds- og mødehåndteringsværktøjer kan være meget nyttige for at holde deltagerne involveret og muligvis hjælpe dem med at foretage bedre analyser og beslutninger. Du kan også udskrive eller e-maile indholdet af individuelle samarbejdsværktøjer til deltagerne under mødet. (Bemærk: Ideer til andre online-samarbejdsværktøjer gennemgås her De 6 bedste gratis online mødeværktøjer til samarbejde med dit team De 6 bedste gratis online mødeværktøjer til samarbejde med dit team Små teams behøver ikke dyre enterprise apps til samarbejde. Her er seks fantastiske værktøjer, som du kan bruge til at styre dit holds data, kommunikation og mere. Gratis. Læs mere).
Som med dagsordener kan yaM minutrapporter også udskrives eller sendes via e-mail. Protokollen er så godt formateret, at mødeledere ikke har nogen undskyldning for ikke at gennemgå dem. Dagsordener og minutter arkiveres også på yaM, så deltagerne kan logge ind på deres konto og gennemgå dem til enhver tid.
Andre værktøjer
yaM indeholder ekstra værktøjer til sporing af tid under møder, indstilling af møde datoer i den indbyggede kalender (som integreres med Google Kalender, Exchange og Outlook / iCal feeds) og en adressebog.
Udviklerne af yaM har medtaget flere nyttige funktioner i deres webapplikation, men de har lagt særlig vægt på at sikre brugergrænsefladen er tilgængelig og let at lære inden for få minutter at registrere en konto. Der er også en iPad-version af ansøgningen.
yaM har en grundlæggende gratis konto, som omfatter alle kerneegenskaber og evnen til at holde op til 10 møder om måneden, med op til fem deltagere pr. møde. En premium-konto tillader ubegrænsede møder og deltagere, brugerdefineret grænseflade og SSL-kryptering.
yaM efter min opfattelse sætter standarden for værktøjer til onlinemødehåndtering. Men lad os vide, hvad du synes om denne online ansøgning. Er der yderligere funktioner, du gerne vil se tilføjet?