Chancerne er, at en person, du kender, er blevet ramt af Accidental Reply All. Det er en pinligt-og helt forebygges-tilstand, og det er ret almindeligt. Folk er kommet ud til deres medarbejdere, delte patientnavne og udsatte e-mail-adresser - bare ved et uheld at trykke på Reply All. I 1997 udlod Microsoft et utilsigtet svar alle udbrud, der omfattede en anslået 15 millioner e-mails.
Det er ikke altid bare forlegenhed; Du kan faktisk lide en alvorlig sikkerhedsbrud med uberettiget brug af at svare alle. Hvis du sender ud kontooplysninger eller forretningshemmeligheder og ved et uheld indbefatter folk, der ikke skal kopieres, kan du have nogle alvorlige problemer på dine hænder. Vil du sørge for at du ikke kontrakt Utilsigtet Besvar alle? Sådan beskytter du dig selv.
Hvis du bruger Outlook
Den bedste måde at holde sig trygge på er at fjerne knappen Alt i alt. I Outlook 2003 eller 2007 kan du bare klikke på pil nedad til højre på værktøjslinjen, klikke på Tilføj eller fjern knapper og slippe af med Besvar alle. Du kan gøre det samme i Outlook 2010 eller 2013, men det er ret mere kompliceret.
CNET giver følgende instruktioner. Gå til Filer> Valg> Tilpas bånd . Klik på Svar i den højre rude, og klik derefter på Fjern . Klik på Ny gruppe to gange, og omdøb den første New Group (Custom) som "Respond (Custom)" og den anden som "Besvar alle (Custom)." Klik på Hovedfaner i venstre rude, og udvid derefter Hjem (Mail) og Svar . Vælg Reagér (Brugerdefineret) i den højre rude.
En efter en tilføjer kommandoerne Send svar, Svar, Videresend, Møde, IM og Mere fra den venstre rude til Svar (Brugerdefineret). I højre ruden skal du vælge Besvar alle (Brugerdefinerede) . Tilføj kommandoen Besvar alle. Vælg Besvar alle (Custom), og brug ned- knappen for at flytte den under "Send / Modtag (IMAP / POP)", og klik derefter på OK .
En enklere metode er at installere TuneReplyAll add-on til Outlook. Dette giver dig mulighed for at aktivere en pop op-advarsel, når du er ved at bruge Besvar alle. Hvis du er okay med at sende den ud til alle, skal du bare trykke på Ja, hvis ikke, klik på Nej.
Du kan også oprette en regel, der fortæller Outlook at sende dine meddelelser med forsinkelse Sådan opsættes Microsoft Outlook til planlægning af e-mail-levering Sådan opsættes Microsoft Outlook til planlægning af e-mail-levering Læs mere; på den måde, hvis du indser, at du slår Svar alle, har du tid til at annullere afsendelsen. Her er de trin, du skal tage for at oprette denne regel.
Klik på Værktøjer> Regler og advarsler> Ny regel . I feltet "Vælg en skabelon" under Blank regel klik på Kontroller meddelelser efter afsendelse, og klik derefter på Næste . Vælg eventuelle ønskede indstillinger i listen "Vælg betingelse", og klik derefter på Næste (hvis du ikke vælger nogen betingelser, vil reglen blive anvendt på hver besked, du sender). I listen "Vælg handling (r)" vælges Afsend levering efter et par minutter . I feltet "Rediger regelregel" skal du klikke på den understreget sætning et antal og indtaste det antal minutter, du vil have, at hver besked skal forsinkes, op til 120 minutter. Klik på OK og Næste, tilføj eventuelle undtagelser, og klik derefter på Næste . Giv reglen et navn, marker feltet Slå denne regel på, og klik på Udfør .
Hvis du bruger Gmail
En af de bedste funktioner i Gmail Hvad er nyt i god gammel Gmail? 5 Funktioner Du bør tjekke, hvad der er nyt i god gammel Gmail? 5 Funktioner Du skal tjekke ud Du har muligvis gået glip af nogle få nye funktioner, som Gmail gradvist har tilføjet i det forløbne år. Så lad os se på, hvad der fortjener vores opmærksomhed. Læs mere, som du muligvis ikke bruger, er funktionen Fortryd send, hvormed du kan annullere afsendelsen af en e-mail i op til 30 sekunder, efter at du har trykket på Send-knappen, så du kan afværge et utilsigtet svar på alle udbrud i sidste sekund. Desværre, hvis du bruger en desktop Gmail-klient Søgningen efter den perfekte Mac Desktop Gmail-klient Søgningen efter den perfekte Mac Desktop Gmail-klient Har brug for en desktop-klient til Gmail på din Mac? Her er det bedste, vi kunne finde. Læs mere, dette vil ikke hjælpe dig.
En anden ting at tjekke ind i dine Gmail-indstillinger er, at standard svaradfærd er sat til Svar i stedet for Besvar alle. Hvis det står på Besvar alle, når du trykker på svarknappen, fylder Gmail feltet To og CC med adresserne på personer, der også kopieres på den oprindelige email.
Boomerang, en Gmail-add-on-app Planlæg dine meddelelser inde i Gmail med Boomerang Planlæg dine meddelelser inde i Gmail Med Boomerang Baydin (firmaet bag Boomerang) har netop annonceret, at brugere kan omlægge meddelelser inde i Gmail, når de allerede er planlagt. Læs mere, lader dig planlægge meddelelser, der skal sendes senere, hvilket vil lade dig komme tilbage til dem om et par minutter eller et par dage for at sikre, at du ikke sender noget pinligt til alle i din kontaktliste. Vælg forsinkelsesintervallet, klik Send Sender, og klik derefter på Boomerang i øverste højre hjørne af skærmen for at administrere dine forsinkede meddelelser. Let!
Hvis du bruger andre e-mail-udbydere eller -kunder
Hvis du bruger andre e-mailudbydere eller -kunder, skal du muligvis gøre en lille grave. En Thunderbird-udvidelse, der hedder Send senere, giver dig mulighed for at planlægge dine e-mails, der skal sendes på en fremtidig dato. Lotus Notes indeholder send-later-funktionalitet lige ud af boksen, ligesom MailMate og Airmail.
Du kan også bruge web-baserede tjenester, som LetterMeLater, til at sende e-mails på et senere tidspunkt. Når du har oprettet en konto, kan du oprette e-mails, som skal sendes på et senere tidspunkt, og du kan også administrere dem, før de sendes, så du kan foretage de nødvendige ændringer. Du kan endda bruge det fra dit eget e-mail-program.
Hvis din e-mail-klient ikke understøtter nogen af disse muligheder, kan du altid gøre det til en vane at gemme din e-mail som udkast og komme tilbage til det fem eller ti minutter senere for at kontrollere, at du ikke har lavet nogen potentielt katastrofal fejl, som at kopiere alle i din kundeliste eller CCing hele kontoret.
Utilsigtet Svar Alle: Lad det ikke ske for dig!
Den første email blev sendt 44 år siden; du ville tro, vi ville have udryddet uheldige svar alle sker ved hvordan. Desværre er vi ikke kommet med en vaccine endnu, så du bliver nødt til at tage beskyttelse i dine egne hænder. Hvis du deaktiverer svaret på alle funktioner, forsinker afsendelsen af dine e-mails, eller bare gemmer dem som et udkast til at sende et par minutter senere, kan det hjælpe. Kun du kan forhindre uheldige svar alle!
Har du uheldigvis delt for meget information med svar alle? Bruger du nogen af de ovenfor nævnte strategier? Del din bedste taktik for at bekæmpe uheldsmeddelelse Alt under!
Image Credit: holder hovedet af thodonal88 via Shutterstock