Tro mig. Jeg har set kolleger kontoransatte abonnere på online telefonregninger og gå grønne, kun for at udskrive dem på kontors stationær og blæk. Paradoksalt, men bare et tegn på de skæve tider, vi lever i. Jeg forkaster virkelig ikke printemails af den simple grund til at spare papir og beskytte træer. Derefter er e-mailen i bit og bytes langt mere permanent end noget, der udskrives. Dette er den bedste tid til at gå papirløs Fremtiden er her - Din vejledning til at have et papirløst liv i dag Fremtiden er her - Din vejledning til at have et papirløst liv i dag Paperless - et begreb, der bruges ganske ofte nu dage. Men hvad betyder det? Og i hvilket omfang gælder det? Bestemt bruger vi alle stadig papir til en vis grad på trods af fremskridtene ... Læs mere.
Men ja, der er situationer, hvor du skal udskrive e-mails. For eksempel skal du muligvis indsende det som et fysisk dokument. Du vil måske have en fysisk kvittering som backup. For nogle er e-mails mere følelsesmæssigt effektive.
Så i tilfældigheden, at du nægter dig selv en papirløs eksistens og vil udskrive e-mails, gør det godt. Her er en lille primer på alt hvad du behøver at vide om udskrivning af e-mails.
Hvornår skal vi udskrive e-mails ... og når vi ikke skal
Lad os komme tilbage til argumentet for en kort stave og se igen på begge sider af den. En af grundene til, at jeg personligt ikke kan lide at udskrive e-mails, fordi det tager emailen ud af konteksten. Det er meget bedre at holde en e-mail organiseret med tags og flag for øjeblikkelig tilbagekaldelse snarere end at fil væk en trykt kopi. Lad mig omdirigere dig lidt til webstedet Think Before Printing- kampagnen, som siger, at over 50% af de trykte sider aldrig ses på. Statistikken kan eller kan være præcis, men stemningen er spot on.
Men nogle gange skal du bare udskrive en email. Det kan være en flybillet, en hotelreservation, en kvittering, som du skal indsende til skat, en rabatkupon eller en email, du vil beholde, når du er offline. Så det betaler sig virkelig i grønt at være opmærksom på de bedste måder at udskrive e-mails på, samtidig med at miljøpåvirkningen minimeres.
Den enkleste udskrivning Tip til at følge altid
Se på dette skærmbillede, hvor jeg prøver at udskrive en e-mail ved hjælp af browserens Print-knap:
Se nu på denne skærm, hvor jeg har brugt e-mail-appens egen printkontrol, der ligger over e-mailen:
Det er klart, at brugen af e-mail-appens egen udskrivningsfunktion giver dig et mere printervenligt format end moderknappen i browseren. Browserens udskriftsknap vil også indeholde elementer som sidebaggrunden, som er uønsket.
Denne enkle metode virker intuitiv, men det er ikke så altid som nogle af os bruger browserens udskriftsfunktion og får alle de uønskede sideelementer i udskriften. Hvad der er sandt for Gmail i ovenstående screenshot gælder for alle webklienter. Brug e-mail-klientens egen Print-kontrol for at få bedre printervenlige e-mails. Men det bliver stadig ikke af med annoncerne. Så…
Det handler ikke kun om at trykke på knappen Print
Vi ved alle, hvordan man gør det, gør vi ikke. Hvis du ikke ved, hvordan du udskriver e-mail-meddelelser i Outlook og Gmail, skal du følge linkene til de respektive hjælpesider, og du skal. Disse to er de to mest populære e-mail-klienter (desktop og online) derude. For andre e-mail-klienter kan du nemt Google og finde ud af deres respektive metoder. Det er dødt nemt.
Hvad der ikke er så indlysende er, at der er flere tips til, hvordan man udskriver e-mails effektivt . Lad os se på nogle.
Fjern uønskede websideelementer som annoncer før udskrivning
Det er en almindelig begivenhed med online reservationer og e-billetter. De er chockfull af annoncer. Det enkle tip ovenfor fjerner nogle af dem, men ikke alle. Blitzing dem væk fra hovedindholdet behøver hjælp fra et par browser tilføjelser. Generalt kaldet 'Printer Friendly' udvidelser, der er få af dem rundt på Chrome Web Store og Firefox Add-ons Gallery.
Desværre vil Chrome-udvidelser som Print What You Like og Print Friendly virker på websider, men ikke i Gmail. Google vil ikke have dig til at fjerne annoncer i sin egen e-mail-klient og browser, ville det!
Men Firefox lider ikke af det samme handicap. Så vi vender os til et lignende add-on kaldet ...
Print Rediger (Firefox): Dette er en featured Firefox-tilføjelse, der gør det muligt at redigere websiden i en forhåndsvisningstilstand, før du udskriver den. Du kan formatere, skjule eller slette et sideelement. Læs vores anmeldelse Fjern unødvendige sideelementer før udskrivning med udskriftsredigering [Firefox] Fjern unødvendige sideelementer før udskrivning med Print Rediger [Firefox] En af de mere irriterende ting ved at udskrive websider er de ting, der følger med dem - annoncerne, sidebjælkerne, bannerne, og endda tomme sider. I denne artikel vil jeg vise dig en handy ... Læs mere her.
Sådan udskrives e-mails i bulk på Gmail
Dette er et spørgsmål, vi har fået ret ofte, og vores læsere har reageret med en masse forslag.
Åbn hver Gmail i sin egen fane
Hold nede Skift, når du klikker på e-mails. Flyt gennem hver fane ved hjælp af CTRL + TAB og tilføj dem til printerkøen ved at klikke på Udskriv. Dette er lidt besværligt, men nok den enkleste måde at udskrive et par e-mails på. Selvom jeg ikke ville fortaler det for mere end en håndfuld.
Brug en stationær e-mail-klient
Du kan bruge en e-mail-klient som Microsoft Outlook til at få adgang til dine Gmail-beskeder via IMAP. Outlook 2010 giver dig mulighed for at vælge flere e-mails og udskrive dem i løs vægt.
1. Vælg de e-mails, du vil udskrive. Gå til File - Print . Alternativt kan du bruge CTRL + P.
2. Vælg din printer, og vælg Memo Style under Settings. Du kan forhåndsvise dine e-mails til højre, før du klikker på Udskriv .
3. Du kan også vælge valgte sider til at udskrive i stedet for hele emailen. Du kan åbne udskriftsindstillinger og konfigurere dit udskriftsjob. Med et valg under Udskriftsindstillinger kan du også udskrive vedhæftede filer.
4. Outlook indeholder også en hurtigudskrivningsfunktion under højre-klik-kontekstmenuen og værktøjslinjen Hurtig adgang oven på toppen. Den hurtige udskrift omkaster udskrivningsdialogen og udskriver direkte til din standardprinter.
Brug den gratis Mozilla Thunderbird
Du kan også bruge en gratis desktop-klient som Thunderbird til at håndtere dine masseudskrivningsjob. Jeg vil anbefale en Thunderbird-tilføjelse som PrintingTools til at forbedre udskrivningslayoutet for e-mails. Tre vigtige funktioner (blandt mange) af tilføjelsen er -
1. Det kan skjule billederne i beskeden.
2. Det kan kun udskrive den valgte del af en besked.
3. Det kan bruge en skrifttypefamilie og en skriftstørrelse i udskrivningsmeddelelser, og også anvende en stil (farve og størrelse) til citeret tekst.
En Evernote Tip
Du kan sende flere e-mails som noter til Evernote. Evernote giver dig en personlig e-mail-adresse. Gå til Konto Info- området for Evernote til Windows og Mac, Indstillinger på Evernote Web og Synkroniseringsfanen på Evernote til iPhone og iPad for at se din listede email-adresse.
1. Send e-mailen til en bestemt notesbog ved at prefixere en @ før navnet på den bærbare computer i emnelinjen. Du kan også medtage et mærke i emnelinjen efter notebook'en (se skærmbillede).
2. Evernote giver dig mulighed for at vælge noter, der er ufuldstændige ved at trykke på CTRL og venstre-klikke for at vælge dem. Eller sammenhængende ved at bruge SHIFT-tasten i stedet.
3. Når du har valgt de flere noter, kan du klikke på knappen eller højreklikke og slå dem sammen i en samlet notat.
4. Du kan udskrive noten fra højreklikmenuen, trykke på CTRL + P, eller gå til Sideopsætning, før du udskriver dem fra menuen Filer.
Har du hørt om Google Cloud Print?
)
Google Cloud Print giver dig overalt og overalt adgang til dine printere ved at forbinde dem til skyen via Googles servere. Den bedste del af det er, at enhver form for applikation, på en hvilken som helst web-tilsluttet enhed, kan bruge Google Cloud Print. Det omfatter dine mobile enheder. Google anbefaler en sky-klar printer, men du kan vedhæfte en gammel printer til din computer og oprette forbindelse til skyen med Google Chrome (Log ind på Google Cloud Print).
Når det kommer til udskrivning af e-mails ved hjælp af Google Cloud Print, tager Steve dig gennem trinene og viser dig - Sådan udskriver du fra din telefon med Gmail til mobil og Google Cloud Print Sådan udskriver du fra din telefon med Gmail til mobil og Google Cloud Print Sådan udskriver du fra din telefon med Gmail til mobil og Google Cloud Print Læs mere .
Nå, det er det. Selv om denne artikel handler om udskrivning af e-mails, håber jeg håb, at du vil gøre det mindre og mindre. Men selvom du gør det, bør nogle af de ovennævnte metoder hjælpe dig med at redde nogle træer fra huggeblokkene og holde dine udskriftsomkostninger så lave som muligt. Sådan opretholder du udskriftsomkostninger så lavt som muligt Sådan holder du tryksomkostninger så lidt som muligt Lad os få disse straight-printing e-mails og dokumenter er primeval! Det koster ikke kun penge, det spilder også ressourcer, lagerplads og tid. Faktisk er halvdelen af alle trykte sider aldrig brugt! ... Læs mere. Kender du nogle trin, der er unikke for udskrivning af e-mails mere effektivt? Vi vil gerne høre dem.
Billedkreditter: Brugte laserprinterpatroner, Miljøbeskyttelse (Shutterstock)