Opgavelister er fundamentale værktøjer i vores uendelige søgning efter, hvordan du kan være mere produktiv. Der er utallige apps, strategier, teorier og metoder til at opretholde den bedste og mest produktive opgaveliste.
Men kunne vi tage fejl? Kunne huskelisten holde os tilbage? Mange højt produktive mennesker siger ja. Og de har nogle interessante ideer om, hvordan man skal være mere produktive uden at bruge en opgaveliste.
Hvorfor at-gøre lister kan være kontraproduktivt
Opgavelister har helt sikkert fordele - hvis de ikke gjorde det, ville vi ikke bruge dem i første omgang. Men de har også nogle alvorlige ulemper.
For eksempel kan to-do lister blive et vigtigt værktøj til udsættelse. Har du nogensinde besluttet at sætte dig ned og organisere din liste i stedet for at komme i gang med en opgave på det? Jeg har bestemt - og mere end et par gange. Vi har lyst til at være produktive, når vi arbejder på vores liste i stedet for rent faktisk at arbejde.
På den anden side gør to-do lister os til at føle, at vi aldrig får nok gjort. Hvornår blev sidste gang du afkrydset alle emnerne på din liste? Jeg tror, jeg har gjort det en gang i de sidste tre eller fire år. Selvom du opdager, hvordan du skal være mere produktiv, vil du aldrig føle, at du har lykkedes.
En af grundene til, at vi aldrig kontrollerer alle tingene på listen er slukket, er at opgaverne tager ikke hensyn til tid. Medmindre du holder en ekstremt detaljeret liste, vil et 10-timers projekt se præcis det samme som en 10-minutters-en. Og du føler dig meget produktiv, hvis du tjekker mange små, mindre vigtige opgaver, der kun tager et par minutter.
Alle disse valg kan virke rart, fordi du altid har noget, du kan arbejde på, men at-lister overser os med valg. Hvis du har 47 ting på din liste, begynder din hjerne at kæmpe tilbage. Det bliver overvældet, og negative følelser begynder at overflade. Og så bliver du paralyseret og slutter ikke med at få noget gjort.
Selvfølgelig finder mange mennesker at to-do lister hjælpe dem med at være mere produktive. Finde det perfekte produktivitetssystem Sådan opretter du det sidste perfekte tidsstyringssystem, du nogensinde vil bruge Sådan opretter du det sidste perfekte tidsstyringssystem, du nogensinde bruger Produktivitet er en konstant søgning efter mere organisation med mindre arbejde. En måde at opnå alt, hvad du drømmer om at opnå, uden at tabe dig i søvn. Kan dette automatiserede tidsstyringssystem gøre alt? Læs mere til dit eget liv er det første skridt i at finde ud af, hvordan man får mere udført på en dag. Uanset om du bruger en opgaveliste eller ej, er det op til dig.
Men jeg vil opfordre dig til at overveje, hvordan du kan være mere produktiv ved at foretage følgende ændringer i din daglige produktivitetsregime.
Bor i din kalender
Daniel Markowitz, i et stykke til Harvard Business Review, præsenterer et alternativ til opgavelister, som han kalder "living in your calendar." Ideen er enkel: Tag dine opgaver ud af din liste, vurder hvor lang tid de tager, og flyt dem til din kalender.
Planlægningsopgaver - ikke kun ved at bruge din kalender som din opgaveliste - har mange fordele. Mange mennesker oplever, at der faktisk ses dedikeret tid til bestemte aktiviteter, gør dem mere tilbøjelige til at udføre disse opgaver og holde fokus. Andre rapporterer, at det forhindrer dem i at forsøge at planlægge for meget på en dag.
At have en visuel påmindelse om, hvor mange ting du arbejder på, vil hjælpe dig med at prioritere dine nuværende projekter og finde ud af om du kan sige "ja" til nye.
Kevin Kruse interviewede "over 200 milliardærer, olympere, lige-A-studerende og iværksættere" om tidsledelse og hvordan man skal være mere produktiv. Hvor mange tror du, at de bruger en opgaveliste? Ikke en. Men mange af dem boede i deres kalendere.
Vi har diskuteret tidsblokering Sådan blokerer du tid på Google Kalender til en produktiv arbejdsdag Sådan blokerer du tid på Google Kalender for en produktiv arbejdsdag Kæmper du med tidsstyring? Vi viser dig, hvordan du blokerer tid på din Google Kalender for at øge fokus, reducere stress og forbedre produktiviteten. Læs mere i fortiden, og det er præcis det, vi taler om her. Indstil bestemte tider, hvor du arbejder på specifikke opgaver, og hold dig til din tidsplan.
Følg to minutters regel
En af grundene til at opgaver lister fylder så hurtigt er, at vi ofte sætter mange små opgaver derhen. Det er, når tingene begynder at blive overvældende, og vi bliver stressede. En af de bedste metoder til at håndtere dette problem er at følge to minutters reglen. Hvis en opgave tager mindre end to minutter, skal du ikke sætte den på en liste - bare gør det.
Dette vil holde et chokerende antal elementer væk fra din liste. Aktivér dit kreditkort, returner den e-mail, kom op og stræk, du vil blive overrasket over, hvor mange ting du kan gøre i to minutter. Og det oversætter direkte til at tage varer ud af din liste. Til sidst kan du opleve, at du slet ikke har brug for en liste!
Fokus på udviklingsvaner
Du ved om de store ting, du skal få gjort. Det er de små, der udfylder din to-do liste og vænner sig til at udskifte på de vigtigere ting. Varer som "rengør huset", "køb dagligvarer" og "administrer e-mail" sidder ofte på din liste i flere dage og tager dig gentagne gange.
Det er her, der vaner.
Foretag en vane med at administrere din indbakke i 30 minutter hver eftermiddag, inden du forlader arbejdet. Eller med det samme om morgenen. Start dagligvarer på bestemte dage i ugen efter arbejde. Ret telefonsamtaler på en bestemt dag i ugen.
Du kan gøre en vane ud af noget 12 Produktivitetsvaner for endelig at hakke dit liv i det nye år 12 Produktivitetsvaner til endelig at hakke dit liv i det nye år En fælles beslutning for de fleste arbejdende mennesker skal være mere produktiv. I denne artikel vil vi undersøge tolv dårlige vaner, som du kan ændre - en om måneden - for at forbedre din arbejdsbyrdeproduktivitet drastisk. Læs mere . Og når du har oprettet flere vaner, kan du fjerne flere ting fra din opgaveliste. Til sidst vil du være nede på kun de store, og det er når tiden blokerer og kalenderen virkelig begynder at have en positiv effekt.
Automatiser og deleger små opgaver
Igen er det de små ting, der fylder din liste og stresser dig ud. Automatisering kan gå langt i retning af at løse dette problem. Du kan automatisere din økonomi Hvordan finansiel minimalisme hjælper dig med at spare penge og eliminere stress Hvordan finansiel minimalisme hjælper dig med at spare penge og eliminere stress Det er let at lade dine finanser komme ud af hånden, men ved at bruge principperne om minimalisme kan du holde dem under kontrol og reducere stress. Læs mere, så du skal næsten ikke gøre noget - og det vil spare dig for meget tid. Du kan også automatisere opfølgende e-mails, hvilket (afhængigt af hvor mange e-mails du sender) kan spare dig timer hver uge.
Med IFTTT eller Zapier kan du automatisere næsten enhver digital opgave. Smart hjemteknologi giver dig mulighed for at automatisere ting omkring dit hus. Du kan også bruge en Arduino til at automatisere dit hjem Arduino Projekt Idéer til et automatiseret Home Arduino Project Ideer til et automatiseret hjem Vil det ikke være dejligt at vandre dit drivhus uden at forlade din stol? En Arduino kan være forlovet som nøgleelementet i nogle hjemmeautomatiseringsprojekter - her er fem! Læs mere .
Når du ikke kan automatisere noget, overveje at delegere det til en anden. Det er svært at bede om hjælp, men det kan gøre en stor forskel i dit liv. Du kan delegere hjemme: spørg din ægtefælle eller dine børn om hjælp omkring huset. Eller på arbejdspladsen: Spørg en person, der er i en bedre position til at fuldføre en opgave, der tager det over for dig. Du kan endda delegere blandt dine venner: Har en anden planlægge næste samling for at spare dig tid.
Hvis du ikke har folk omkring dig, der kan påtage sig opgaver, skal du overveje at ansætte en assistent. Virtuelle assistenter 20 måder en menneskelig virtuel assistent kan spare dig tid 20 måder en menneskelig virtuel assistent kan spare dig tid Lær hvilke typer opgaver du pålideligt kan outsource til en virtuel assistent, og du sparer timer hver dag. Vi viser dig, hvordan du kommer i gang. Læs mere (VA'er) er relativt overkommelige, især hvis du ansætter dem i kun et par timer om ugen, og kan tage sig af mange gentagne opgaver for dig. Hvis du leder efter måder at være mere produktive, er en VA svær at slå.
Det tager tid at få automatisering og delegation i gang, men når du gør det, bliver du overrasket over, hvor mange ting du ikke længere skal bruge på en liste.
Eller ændre, hvordan du laver lister
Hvis du planlægger alt, håndhæver to minutters regel, forbedrer dine vaner og finder måder at automatisere og delegere, er der en meget god chance, at du ikke længere har brug for din opgaveliste. Hvis du ikke er klar til at lave hoppet endnu, skal du overveje at ændre, hvordan du laver din opgaveliste.
Min favorit metode til dette er vedtagelse af tre-ting to-do listen. Det er præcis, hvad det lyder som: du lægger kun tre ting på det.
Når du ved, at du er begrænset til tre ting, stiller du kun de vigtigste opgaver for din dag ned på papir. Dette opfordrer dig til at fokusere på de store problemer, og lade de mindre falde på plads senere.
Det kommer ikke til at være let. Men jeg opfordrer dig stærkt til at give det et skud. At nedskære antallet af varer på din liste kan være en meget frigivende oplevelse.
Dræb dine to-do lister og vær mere produktive
Hvis du vil have råd om, hvordan du får et mere produktivt liv, kan du blive overrasket over mit forslag om, at du leder efter et alternativ til din opgaveliste. Det går imod mange af de råd, du har læst før. Og det vil føle sig virkelig underligt.
Der er nogle overbevisende tegn på, at det er en god vej at gå. Søgen efter at være mere produktiv slutter aldrig. Men at slippe af med din opgaveliste er et godt næste skridt.
Bruger du stadig en opgaveliste? Eller bruger du din kalender? Hvordan forbliver du produktiv? Del dine tanker i kommentarerne nedenfor!