Sådan Email Som En Pro

Reklame

Email er en af ​​de ting, der startede som en bekvemmelighedsfunktion, men blev hurtigt noget at frygte. Jeg ved, at når jeg har hundredvis af ulæste e-mails, synker min tarm hurtigt ind i et dybt tomrum, og jeg ignorerer disse e-mails for endnu længere. Men måske hvis vi skulle vedtage tips og tricks af profferne af e-mail, ville vi ikke se vores indbakke som en hindring.

Der er mange faktorer, der spiller ind i e-mail-effektivitet - ikke blot at skrive e-mails, men opsætte indbakken, administrere e-mails, vide, hvornår man skal kontrollere e-mails og meget mere. Forbedring af e-mail-effektivitet betyder øget produktivitet, og det betyder i sidste ende at få alt gjort på mindre tid. Det er præcis det, vi ønsker.

Bemærk: Et aspekt ved at være et pro hos e-mail er at være sikker og sikret. Læs disse 7 vigtige e-postsikkerhedstips 7 Vigtige e-mail-sikkerheds tips, du bør vide om 7 Vigtige e-mail-sikkerheds tips, du bør vide om internet-sikkerhed er et emne, som vi alle ved at være vigtige, men det sidder ofte langt tilbage i vores sind, narre os selv til at tro at "det vil ikke ske for mig". Om ... Læs mere før du kommer i gang her. At miste adgangen til din e-mail-konto kan være yderst skadelig.

Planlæg "Email Checking" Time

En af de største blunders af brugere, der har ekstremt aktive indbakke er, at de vil forlade deres Gmail, Thunderbird eller Postkasse 24/7 og køre i baggrunden. En anden blunder er brugen af ​​meddelelsesaddoner eller funktioner, der vil gøre dig opmærksom på det øjeblik, en e-mail ankommer, uanset hvor trivial den email er.

Ubestridelig kendsgerning: Hyppigt checker ind på dine e-mails betyder, at du ikke kan bruge fokus til en anden opgave. Ubestridelig kendsgerning: Hvis du nogensinde klarer at bygge fokus, vil meddelelser bryde det på et øjeblik.

Derfor bør du se din indbakke som en aktivitet som enhver anden. Lad ikke det være et "altid på" aspekt af dit liv. I stedet planlægge blokke af tid - måske en gang om dagen, måske tre gange om dagen - hvor du tjekker ind i indbakken, gør alt hvad du behøver, og luk det. Det kan tage et stykke tid at bryde vanen, men tro mig, din produktivitet vil skyrocket.

Eliminere overskydende

Den allerførste ting du skal gøre, når du åbner din indbakke er at hurtigt skimme det og slette alle e-mails, der ikke synes vigtige. Tænk på dig selv som billedhugger med en stor blok af frisk marmor. Før du begynder på det rigtige arbejde, skal du hakke væk i brede streger og slippe af med overskuddet.

Forestil dig at checke ind og finde 350 e-mails, der venter på et svar. Alt det tager er fem minutter - ja, virkelig! - at skimme igennem og klikke på afkrydsningsfelterne ved siden af ​​e-mails, der ikke har betydning. Når du har fået størstedelen af ​​det, skal du klikke på Slet for at slette alle de kontrollerede e-mails. Nu skal du kun svare på 50, og det er et stort psykologisk boost.

Læs og svar straks

Ofte åbner du en email, ser du at du skal gøre noget, men lad det gå en anden dag? Dette kan være en risikabel vane. Hvad hvis du glemmer det? Hvad hvis du mister emailen på en eller anden måde? Hvad hvis du har brug for at reagere hurtigere, end du tror, ​​du skal bruge?

Bedre at gøre det hele med det samme. Det forhindrer opbygningen af ​​"Jeg skal stadig svare på e-mail" -dankerne, der vil slukke på dig, indtil du endelig kommer rundt til det. Det reducerer chancen for at du glemmer en vigtig email. Det holder dine kunder, venner og forretningsforbindelser glade, fordi du svarer med sådan punktlighed. Som en bonus får du en stor belastning af dit sind.

Med en ren og tom indbakke, der ikke er rodet med meddelelser, som du skal returnere, kan du lettere gennemføre det tidligere punkt ved kun at kontrollere e-mail på planlagte tidspunkter. Hvis du virkelig ikke vil læse og svare straks, så se i det mindste i en e-mail-påmindelse Tilføj tilføj planlægning, sporing og påmindelser til Gmail med denne fantastiske tilføjelse Tilføj planlægning, sporing og påmindelser til Gmail med denne fantastiske tilføjelse Lad os se det, Gmail er stort set perfekt. Det er ikke tilfældigt, at det nu er en af ​​de mest populære e-mail-udbydere, i hvert fald for dem der foretrækker en web-grænseflade. Der er dog flere ... Læs mere.

Canned Responses

Konserves svar er en fantastisk funktion, der er blevet noget af en standard i alle de top e-mail-tjenester og kunder. Dybest set er et dåse svar et skabelon svar, som du kan bygge på forhånd og bruge med et enkelt klik. Disse er gode, når du finder dig selv at skrive det samme svar igen og igen, f.eks. Når folk ofte sender spørgsmål om et bestemt emne.

Du kan aktivere Canned Responses i Gmail ved at skifte det i Labs-sektionen i indstillingerne. Yaara har skrevet et instruktionspost om hvordan man kommer i gang med Canned Responses i Gmail E-mail hurtigere og bedre med hermetiske svar Email hurtigere og bedre med dåserede svar Har du ikke tid til at lave mad? Intet problem, tag en dåse. Har du brug for en campingplads, der ikke går dårligt? Nemt, få lidt dåse mad. Træt af at skrive de samme email svar? Prøv dåse e-mails! Tænk ... Læs mere.

Hold det kort

Den bedste måde at skære ned på den tid, som e-mail suger væk fra dig: Brug mindre tid på at skrive svar. Selvfølgelig må du ikke ofre korrekt forretningsmæssig eller personlig etikette ved at skrive tæve svar, men du behøver heller ikke at skrive 5-10 afsnit for hver e-mail, du sender. E-mail er mindre formel end traditionelle breve!

Identificer hovedbudskabet, du vil komme over, og prøv derefter at få det til modtageren i et til tre afsnit maksimum. Du ved hvordan du har så svært tid på at slog igennem så mange e-mails? Nå er modtageren formentlig konfronteret med det samme problem. Ikke kun forkortes dine e-mails på din tid, det sparer også deres tid, og de vil være taknemmelige for det.

Brug filtre til at organisere

Brug af filtreffekten kan revolutionere din e-mail-arbejdsgang. I det væsentlige ser et filter på hver indkommende email, og hvis den opfylder kriterierne i filteret, udfører en handling på den. Denne handling kan flytte e-mailen til en bestemt mappe eller indstille en bestemt etiket. Kriterierne for et filter kan omfatte, hvem afsenderen er, emnet for e-mailen, kropsindholdet mv.

Filtre er en fantastisk metode til at holde din indbakke organiseret. Modtager du mange nyhedsbrev opdateringer fra detailkæder, meddelelser fra sociale medier eller elektroniske regninger? Filtre kan holde disse e-mails adskilt fra din indbakke, og drastisk nedskæringer på mængden af ​​e-mails, du skal slog igennem. Plus, der er mindre chance for at du sletter en af ​​disse ved et uheld.

Se Craigs indlæg om hvordan man konfigurerer og bruger Gmail-filtre. 5 Gmail-filtre til hjælp Prioritere og organisere din indbakke 5 Gmail-filtre til hjælp Prioritere og organisere din indbakke Hvilke filtre skal hver person have i deres arsenal, så deres indbakke er som ordnet som min? Jeg er her for at hjælpe dig med at komme i gang med at konfigurere dine første fem filtre, eller ... Læs mere.

Konklusion

Email er en simpel teknologi, men der er avancerede måder at gå om. Det vigtigste ved at være en e-mail-proffer er at identificere, hvor det meste af din tid bliver brugt, og finde måder at skære ned på dengang. Forhåbentlig er de tips, der er skitseret ovenfor, og nogle få e-mail-effektivitets tips 10 tips til at hjælpe dig med at maile mere effektivt 10 tips til at hjælpe dig med at sende e-mail mere effektivt Det bedste råd, jeg har hørt om e-mail og e-mail produktivitet er - svar ikke på e-mails første ting i morgen. Det er lidt paradoksalt, men sandt, at e-mail og produktivitet er i loggerheads ... Læs mere vi havde dækket tidligere vil hjælpe dig med at se, hvor din tid er ved at synke og hvordan man kan bekæmpe denne ineffektivitet.

Hvad med dig? Har du nogle tricks eller rutiner, som du bruger til at maksimere din e-mail produktivitet? Venligst del dem i kommentarerne!

Billedkreditter: Email Icon Via Shutterstock, Time Clock Via Shutterstock, Hammer og Chisel Via Shutterstock