Som en generel regel findes softwareprogrammer, der giver nemhed og effektivisering af arbejdet. De tilbyder normalt en række effektive værktøjer til at hjælpe dig med at øge produktiviteten.
Men hvad nu hvis jeg fortalte dig, at det uanset hvilken app du bruger, er det sandsynligt, at du ikke bruger det til sit fulde potentiale?
For at få mere ud af dine daglige værktøjer, lær at låse op for magtene på skabeloner .
Hvorfor skabeloner?
Tag f.eks. Tekstbehandlere. Hver gang du opretter et nyt dokument, starter du fra bunden. Det er ideelt og nødvendigt, hvis du skaber noget nyt, nytænkt eller frisk. Men hvis du laver et dokument, der har et universelt design, spilder du bare tid.
Ligegyldigt hvilken app du bruger, og uanset hvilken type projekt du påbegynder, har det sikkert allerede en foruddefineret skabelon tilgængelig. Hvis det ikke er tilfældet, kan du normalt oprette dine egne skabeloner for at ringe til senere.
Tager denne tilgang til daglig produktivitet Hvordan 6 enkle Evernote-skabeloner øger min daglige produktivitet Hvordan 6 enkle Evernote-skabeloner øger min daglige produktivitet Opret brugerdefinerede skabeloner i Evernote. Med disse skabeloner kan du øge din produktivitet på arbejdspladsen og i dit personlige liv. Lad os se, hvordan du kan lave dine egne brugerdefinerede Evernote-skabeloner hurtigt. Læs mere kan forbedre dit liv ved at spare dig tid, hjælpe dig med at producere godt arbejde og måske endda ved at hjælpe dig med at finde nye formler til dine daglige opgaver, som du ikke havde tænkt på.
Så når du forpligter dig til at bruge skabeloner, er det vigtigt at vide, hvad der gør en skabelon værd din tid i første omgang.
Sådan Spot en god skabelon
Det første skridt til at vælge en skabelon er at bestemme, hvad du skal bruge ud af det. Hvad skal du bruge det til? Hvilke slags oplysninger skal du medtage?
Selvfølgelig vil dette også afhænge af den app, du planlægger at bruge. Det bringer mig til mit næste punkt:
Sørg for, at du forstår det fulde omfang af applikationen, du får skabelonen til. Sørg for, at du forstår skabelonets fulde omfang Opret din brugerdefinerede PDF-skabelon for at planlægge noget Opret din brugerdefinerede PDF-skabelon til planlægning Alt er skabeloner vigtige tidsbesparende enheder, du kan bruge til næsten enhver situation i livet. Når den særlige situation kommer, kan du lave din egen skabelon? Det er nemt. Vi viser dig hvordan. Læs mere, så godt.
Med andre ord, hvilke slags ting vil du kunne gøre med det? Er der nogen ændringer eller redigeringer, du ikke kan lave? Hvilke begrænsninger eller begrænsninger skal du være opmærksom på? Er der elementer, der skal præsenteres på en bestemt måde?
Enhver god skabelon er både fleksibel og tilpasses. Du skal være i stand til at skubbe den ind i, hvad du har brug for, hvis det ikke er sådan allerede.
Lige nu synes disse tips generelt, men du forstår deres værdi, så snart du dykker ind og begynder at lede efter en skabelon. Husk at skrive ned og angive, hvad du har brug for ud af skabelonen først, og gå derfra.
Skabeloner til populære apps
Dernæst tager vi et kig på nogle eksempler på skabeloner til flere populære apps. Bemærk, hvilken type skabeloner der er markeret, og prøv at gøre det samme for dine egne apps - især hvis de ikke er på listen.
Gennem effektive skabeloner kan du låse op for det rigtige potentiale i dine apps og tage din softwareoplevelse til næste niveau.
asana
Asana, hvis du ikke allerede er bekendt, er et teambaseret projektstyringsværktøj. Endnu vigtigere er det et socialt organisationsværktøj til små til store hold, komplet med inline chatter, interaktioner og mere.
Det giver dig mulighed for at holde kontakten med dit team, oprette og organisere projekter og tildele opgaver til teammedlemmer. Du kan organisere projekter på en række måder, med forskellige opgaver for at udgøre en helhed. Der er flere værktøjer og funktioner til at øge din oplevelse også. For eksempel kan enhver vedhæfte filer fra cloud storage-tjenester, som Dropbox, eller uploade dem til onlineadgang. Dette giver dig mulighed for nemt at dele filer mellem gruppemedlemmer.
I modsætning til nogle af de andre apps på denne liste kan du ikke downloade forudlagte skabeloner til brug i Asana. Men du kan oprette dine egne skabeloner til brug, når du har brug for dem.
Der er et par måder at gøre dette på. Du kan enten oprette en skabelon fra bunden med den fulde hensigt at bruge det som en skabelon fra get-go, eller du kan slå et eksisterende projekt eller en opgave i en skabelon, så du kan gemme den nuværende struktur.
Dette er fantastisk til opgaver som at skabe nye klientchecklister, produktmarkedsføringsindhold, kvalitetssikringsplaner, ombordsmateriel til nye huse og mere. Du kan gemme den nuværende struktur eller layout som en base for at genbruge og ændre til fremtidige opgaver og projekter.
Den fulde ressource til at arbejde med skabeloner i Asana findes her.
Asana er gratis at bruge til hold på op til 15 personer, eller $ 8.33 (faktureret årligt) pr. Medlem for større hold.
Canva
En af de bedste ting om Canva, et online billedredigering og designværktøj, er at der er masser af skabeloner til rådighed for at arbejde med.
Canva er dybest set den mindre komplicerede Photoshop af moderne grafisk design 6 Awesome Places at finde gratis InDesign skabeloner 6 fantastiske steder at finde gratis InDesign skabeloner Hvad med at bruge en InDesign skabelon af professionel kvalitet i stedet for at lave dit eget? Denne artikel diskuterer de bedste gratis skabelonwebsteder på nettet. Læs mere . Det er kraftigt, og der er masser af ressourcer til rådighed inden for appen for at skabe den grafik, du har brug for til blogindlæg, print ressourcer og meget mere. Du kan udnytte eksisterende former, clipart, skrifttypestile og visuelle elementer til at producere præcis den type grafik, du har brug for.
At vælge en eksisterende skabelon til at arbejde med i Canva er glædeligt simpel. Bare start appen, og du vil blive præsenteret med en række forskellige muligheder at vælge imellem.
Hvad du måske ikke ved, er at med en Canva for Work-konto kan du oprette og gemme dine egne mærkede skabeloner til brug når som helst. Dette er ligetil, da mulighederne er lige der foran dig.
Der er en løsning, du kan bruge til standardversionen af Canva til personlig brug. Appen gemmer automatisk alle tidligere dokumenter, du har oprettet, forudsat at du er logget ind. Sørg for at gøre det, lav et nyt dokument og fyld det derefter med generiske billeder og indhold.
Senere kan du redigere det eksisterende dokument ved at oprette en kopi og gå derfra. Det er ligesom at have en brugerdefineret skabelon!
Canva Basic er gratis at bruge, men der er begrænsninger på det indhold, du kan medtage i din grafik. Du kan betale individuelt for at bruge visse grafiske elementer fra appen, og omkostningerne vil variere.
Canva for Work er $ 12, 95 pr. Måned for hver designer på et hold, der har brug for adgang til værktøjet, og denne pris er nedsat til 9, 95 dollar om måneden, hvis du betaler på årsbasis.
Kanbanize
Kanbanize, et populært Kanban og fleksibelt ledelsesværktøj, har indbygget support til brugerdefinerede korttyper og skabeloner.
Værktøjet bruges til at strømline arbejdsprocesserne ved at give et visualiseret fremskridt. Det er i det væsentlige en digital version af Kanban-processen. Du opretter hvad der hedder et projektkort, der fungerer ligesom en tavle eller whiteboard. Derefter opretter du opgaver kort til alle de forskellige trin, der skal gøres for at fuldføre dit projekt - disse fungerer som klistermærker. Disse opgaver er tildelt individuelle holdmedlemmer og hjælper dig med at holde styr på, hvad der er gennemført, og hvad der stadig skal gøres.
Normalt vil du være nødt til at oprette taskkort og projektbrædder fra bunden og redigere alle de individuelle attributter, felter og detaljer, mens du går. For at gøre tingene enklere giver Kanbanize dig mulighed for at oprette skabeloner af disse elementer.
Værktøjet giver dig mulighed for at ændre præfabrikerede skabeloner af opgavekort, så du ikke behøver at oprette dem fra hver gang. Det er især praktisk, hvis der findes attributter, du bruger regelmæssigt, og du kan gøre det samme med projektbrætter for at holde felter og attributter ensartede på tværs af flere projekter.
Opsætning af en skabelon i Kanbanize er ret intuitiv, men hvis du foretrækker detaljerede trin, har webstedet også nemme at følge instruktioner på siden Korttyper og skabeloner.
Kanbanize tilbyder en gratis prøveperiode på op til 1.000 handlinger. Derefter er det $ 9 pr. Holdmedlem per måned (faktureret årligt) for mindre hold på op til 20 brugere. For større organisationer er det $ 15 pr. Bruger pr. Måned.
Google Dokumenter
Google Docs er en skybaseret tekstbehandler, der er ekstremt alsidig. Hvis du nogensinde har brugt Microsoft Word, OpenOffice eller lignende værktøjer, er det næsten lige så, med undtagelse af, at det er en online-app. Der er også mobil- og tabletversioner af værktøjet, så du kan redigere dokumenter på farten, og der er en offline-funktion, når du skal forlade din beskyttede Wi-Fi-boble.
Ligesom de fleste tekstbehandlere kan du downloade premade skabeloner til oprettelse af dokumenter med værktøjet. Den slags skabelon du behøver klart afhænger af det projekt eller indhold, du planlægger at arbejde på. For eksempel er der skabeloner til kalendere, omslagsbreve, genoptages 3 Nyttige hjemmesider til gratis downloadbare CV'er 3 Nyttige hjemmesider til gratis downloadbare CV'er Læs mere, fakturaer, forretningsplaner, projektets tidslinjer og meget mere.
Du finder nogle af de bedste præmade Google Docs-skabeloner fremhævet her 24 Google Docs-skabeloner, der vil gøre dit liv lettere 24 Google Docs-skabeloner, der vil gøre dit liv lettere Skabeloner kan spare dig for meget tid. Vi har lavet 24 tidsbesparende Google Docs-skabeloner til arbejde, sundhed, hjem og rejse. Fortsæt med dine projekter, snarere end at kæmpe for at sammensætte dokumenter. Læs mere .
Du kan også nemt oprette din egen skabelon ved at gemme et dokument med basisindholdet og derefter kopiere den pågældende fil senere til redigering.
HootSuite
Hootsuite er et supermagent socialt marketingværktøj, der giver dig mulighed for at styre sociale konti og sende indhold til forskellige sociale netværk.
Det, der gør det godt for virksomhederne store og små, er, at det giver flere kortfattede analyseværktøjer til at gå sammen med det sociale indhold, du sender. Du kan spore engagementsniveauer, visninger, opsøgende procentdel og mere.
En af Hootsuites fremragende egenskaber - og der er mange - er, at du kan oprette skabeloner af brugerdefinerede sociale beskeder. Dette giver dig mulighed for at genbruge indhold, som du løbende vil indsende. Dette er en funktion, der mangler meget fra de fleste sociale netværk, især fra mange bloggere og små virksomhedsejere.
Lad os f.eks. Sige, at du har en kampagne i gang hele måneden, som du vil have dine sociale tilhængere at vide om. I stedet for at oprette et nyt socialt indlæg fra bunden hver gang du vil sende det salgsfremmende indhold, kan du gemme beskeden som en skabelon til senere at ringe til. Derefter kan du i løbet af måneden åbne denne skabelon og planlægge sociale indlæg - identisk eller let redigeret hver gang.
Hvis du undrer dig over, hvordan du opretter skabeloner, finder du detaljerede instruktioner her.
Hootsuite Pro, der tillader op til 10 brugere, er $ 9, 99 pr. Måned faktureret årligt. Hootsuite Business, som er for større hold, har ikke en børsnoteret pris pr. Bruger, så du skal komme i kontakt med supportteamet for mere info.
FreshBooks
At drive en virksomhed, stor eller lille, er ikke en nem opgave, især når det gælder økonomistyring. FreshBooks er et regnskabsredskab, der rapporterer, at det kan frigøre gennemsnitligt to hele dage om måneden for kunder, der ellers ville blive brugt til at udføre regelmæssige regnskabsopgaver.
Det er et QuickBooks-alternativ, der fungerer godt og har en minimal, men i stand til, interface.
Jeg kan ikke gå over hver eneste funktion i tjenesten, fordi jeg ville være her hele dagen - der er meget. Hvad jeg kan snakke om, er den fremragende skabelonsupport, som app tilbyder.
FreshBooks har allerede et pre-made skabelonværktøj til generering af fakturaer og skøn. Du kan tilpasse skabeloner lige fra din kontoadministratorpanel. Dette giver dig mulighed for at skære ned på det tidspunkt, du normalt bruger til at oprette disse typer dokumenter ved at tilpasse de nødvendige oplysninger og felter foran. På den måde når det er på tide at sende en faktura De bedste gratis måder at oprette og administrere dine fakturaer online De bedste gratis måder at oprette og administrere dine fakturaer online Det er en opgave at sigtere gennem fakturering værktøjer til at finde dem, der tilbyder de funktioner, du har brug for . Lad ikke det sænke din produktivitet. Vi ser på seks af de bedste løsninger. Læs mere til en klient eller generer skøn, du behøver kun at redigere et lille parti af info.
FreshBooks er 39, 95 dollar om måneden til Premium-planen, som giver dig mulighed for at regne et ubegrænset antal kunder og oprette et ubegrænset antal fakturaer og rapporter. Hvis du kun skal betale 50 kunder eller mindre, kan du nab Plus-planen til 24, 95 dollar om måneden, som også indeholder et ubegrænset antal fakturaer og rapporter.
Zapier
Zapier er et kraftfuldt værktøj, der kan hjælpe dig med at automatisere opgaver Opret fantastiske livsautomationer med flere trin Zaps Opret fantastiske livsautomationer med Multi-Step Zaps Zapier, den største enkeltkonkurrent til IFTTT, meddelte, at det nu giver brugerne mulighed for at oprette flere handlinger automatiseringer kaldet multi-step zaps. Læs mere ved at definere en række udløsere og handlinger. Gennem appen opretter du noget, der hedder en "zap", som fungerer som en generel regel eller skabelon for den handling, du gerne vil udføre.
Værktøjet kan bruges til at forbinde to Zapier-understøttede apps til hinanden for at opnå arbejde.
Du kan f.eks. Oprette en zap eller regel, der automatisk gemmer vedhæftede filer til din Dropbox-konto. Du kan også oprette regler for at oprette et Trello-kort hver uge, fylde nye rækker i Google Sheets med RescueTime-oversigtsrapporter og meget mere.
I det væsentlige er hver regel eller handling, du opretter i Zapier , en skabelon.
Dette værktøj er uvurderligt for virksomhedsejere og dem, der arbejder i hurtige miljøer. Du kan automatisere en række opgaver gennem godt over 500 tredjeparts apps som Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote og meget mere.
Tænk på hele tiden, du kan spare ved at automatisere dagligdags opgaver, du udfører regelmæssigt.
Zapier har et bredt udvalg af betalingsniveauer, der spænder fra Basic ($ 20 per måned) til Business Plus ($ 125 per måned) og Infrastruktur ($ 250 per måned). Antallet af regler, du kan oprette, afhænger af abonnementsplanen, du vælger.
Hvilke skabeloner vil du begynde at bruge?
Skabeloner, så længe de er effektive, kan spare dig for meget tid og kræfter. De giver dig mulighed for at springe over generelle trin i dokument- og opgaveoprettelsesværktøjer for at komme direkte til det nitty-gritty. Med alle de ovennævnte apps - og mange der ikke er nævnt her - kan du uploade en skabelon og redigere bestemte felter for at få præcis det, du har brug for.
Vi kunne alle bruge lidt ekstra tid, og ved at udnytte skabeloner har du råd til dig selv.
Så hvordan vil du bruge skabeloner til at gøre dit liv lettere? Hvilke skabeloner bruger du allerede? Fortæl os i kommentarfeltet nedenfor!
Billedkredit: Helloquence