Excel er kongen i regnearksprogrammer Excel vs Google Sheets: Hvilken er bedre for dig? Excel vs Google Sheets: Hvilken er bedre for dig? Har du virkelig brug for Excel? Både desktop og online-løsninger har deres fordele. Hvis du har problemer med at vælge mellem Excel og Google Sheets til at administrere dine regneark, lad os hjælpe dig med at beslutte. Læs mere, men nogle gange skal du åbne et dokument, der ikke er formateret specifikt til Microsoft-programmer. Og andre gange skal du gemme dit dokument i et andet format, så folk, der ikke bruger Excel, kan bruge det.
Import og eksport af data i Excel virker som en kompliceret proces, men det er faktisk ret nemt, når du har gjort det et par gange. Her er hvad du behøver at vide.
Sådan importeres data til Excel
Uanset hvilken slags data du importerer, starter du processen på samme måde. Træk fil> Import for at komme i gang. Du får vist denne pop op, så du kan vælge formatet for den originale fil, du vil importere:
Denne dialog giver dig mulighed for at importere kommasepareret værdi (CSV), FileMaker Pro, HTML og tekstfiler. Hvis du vil importere en anden type regnearkfil, er det bedst at eksportere regnearket i et andet format end det oprindelige program. De fleste programmer burde ikke have nogen problemer med at eksportere til CSV eller tekst. Jeg bruger en CSV i dette eksempel, fordi det er et fælles dataformat, der bruges til alt fra forskningsdata til sociale medier-kontakt regneark. Sådan sikkerhedskopieres dine Facebook-kontakter til enhver e-mail-konto [Ugentlige Facebook-tip] Sådan sikkerhedskopieres dine Facebook-kontakter til enhver e-mail-konto [Ugentlige Facebook Tips] Facebook gør mange aspekter af dit liv mere praktisk. Det er en nem måde at holde kontakten på, det minder dig om dine venners fødselsdage, og det kan synkronisere dine kontakter og Facebook-arrangementer til din ... Læs mere
Start tekstimportguiden
Klik på Importer, og du får vist tekstimportguiden:
Excels tekstimportguiden gør så meget som muligt for at gøre denne proces nem, og det fungerer for det meste rigtig godt. For det meste skal du bare trykke på Næste> indtil guiden forsvinder, og dine data vises i regnearket. Som du kan se i billedet ovenfor, fastslog tekstguiden at denne fil er afgrænset. Hver celle er adskilt af et komma. Fordi dette er korrekt, kan vi bare trykke på Næste> for at fortsætte med importen (hvis ikke, læs videre for tips om import af fast bredde).
Indstil dataafgrænsere
Trin to giver dig mulighed for at vælge en række forskellige muligheder i forbindelse med afgrænsning, der hjælper dig med at sikre, at dine data bliver importeret korrekt:
For det første kan du vælge din afgrænsning. De data, som jeg importerer her, bruger kommaer til at adskille celler, så jeg vil forlade Comma valgt. Fanen er også valgt, og har ingen negativ indvirkning på denne import, så jeg vil lade den være alene. Hvis dit regneark bruger mellemrum eller semikolon til at skelne mellem celler, skal du bare vælge denne indstilling. Hvis du vil opdele dataene på et andet tegn, som et skråstreg eller en periode, kan du indtaste det pågældende tegn i feltet Andre:.
Behandlingen fortløbende afgrænsninger som en boks gør præcis hvad det siger; i tilfælde af kommaer ville have en enkelt ny celle at have to komma i række. Når kassen ikke er markeret, hvilket er standard, ville det skabe to nye celler.
Tekstkvalificeringsboksen er en vigtig; Når guiden importerer et regneark, behandler det nogle af cellerne som tal og nogle som tekst. Tegnet i denne boks vil fortælle Excel hvilke celler der skal behandles som tekst. Normalt vil der være citater ("") omkring tekst, så dette er standardindstillingen. Tekstkvalifikatorerne vises ikke i det endelige regneark. Du kan også ændre det til enkelte citater ('') eller ingen, i hvilket tilfælde alle citater forbliver på plads, når de importeres til det endelige regneark.
Indstil dataformater
Når alt ser godt ud, skal du trykke på Næste> for at gå til det sidste trin, hvor du kan indstille dataformater for importerede celler:
Standardværdien for kolonne dataformatet er General, som konverterer data automatisk til numeriske, dato og tekstformater. For det meste vil dette fungere fint. Hvis du har specifikke formateringsbehov, kan du dog vælge Tekst eller Dato:. Datopsættet lader også vælge det format, datoen importeres i. Og hvis du vil springe over bestemte kolonner, kan du også gøre det.
Hver af disse indstillinger anvendes til en enkelt kolonne eller flere kolonner, hvis du skifter-klik for at vælge mere end en. Det kan tage lang tid at gå gennem alle kolonnerne på denne måde, hvis du har et kæmpe regneark, men det kan spare dig tid på lang sigt, hvis alle dine data er korrekt formateret, når du først importerer den.
Den sidste mulighed i denne dialog er Avanceret- menuen, som lader dig justere de indstillinger, der bruges til at genkende numeriske data. Standarden bruger en periode som decimalseparatoren og et komma som tusind separator, men du kan ændre dette, hvis dine data er formateret forskelligt.
Når disse indstillinger er opkaldt til din smag, skal du bare trykke på Finish og importen er færdig.
Brug fast bredde i stedet for afgrænset
Hvis Excel får dine data til at afgrænse forkert, eller hvis du importerer en tekstfil uden afgrænsninger, kan du vælge Fast bredde i stedet for Afgrænset i første trin. Dette giver dig mulighed for at adskille dine data i kolonner baseret på antallet af tegn i hver kolonne. Hvis du for eksempel har et regneark fyldt med celler, der indeholder koder med fire bogstaver og fire tal, og du vil dele bogstaverne og tallene mellem forskellige celler, kan du vælge Fast bredde og indstille splittet efter fire tegn:
For at gøre dette skal du vælge Fast bredde og klikke på Næste> . I den følgende dialog kan du fortælle Excel, hvor du skal dele dataene i forskellige celler ved at klikke på de viste data. For at flytte en split skal du blot klikke og trække pilen øverst på linjen. Hvis du vil slette en split, skal du dobbeltklikke på linjen.
Når du har valgt dine splittelser og rammer Næste>, får du de samme muligheder som du ville have i den afgrænsede import; Du kan vælge dataformatet for hver kolonne. Klik derefter på Finish, og du får dit regneark.
Ud over at importere ikke-afgrænsede filer er dette en god måde at opdele tekst og tal på. Sådan udtræk et tal eller en tekst fra Excel med denne funktion Sådan udtræk et tal eller en tekst fra Excel med denne funktion. Blander tal og tekst i en Excel-regneark kan introducere udfordringer. Vi viser dig hvordan du ændrer formateringen af dine celler og separate tal fra tekst. Læs mere fra filer, du arbejder med. Gem kun filen som en CSV- eller tekstfil, importer den fil, og brug denne metode til at opdele det, men du vil.
Importering af HTML er det samme som import af CSV- eller tekstfiler; vælg filen, gå igennem de samme valg som ovenfor, og dit HTML-dokument bliver omdannet til et regneark, som du kan arbejde med (du kan finde det nyttigt, hvis du vil downloade HTML-tabeller fra et websted, eller hvis webformulardata er gemt i HTML-format).
Eksportere data fra Excel
Eksportere data er meget enklere end at importere data. Når du er klar til at eksportere, skal du trykke på Filer> Gem som ... (eller brug en praktisk Excel-tastaturgenvej 35 Daglige Microsoft Excel-tastaturgenveje til Windows og Mac 35 Daglige Microsoft Excel-tastaturgenveje til Windows og Mac Tastaturgenveje kan spare dig meget tid! Brug disse genvejstaster i Microsoft Excel til at fremskynde arbejdet med regneark på Windows og Mac. Læs mere), og du vil blive præsenteret med en række muligheder. Vælg bare den du har brug for.
Her er en sammenfatning af nogle af de mest almindelige:
- .xlsx / .xls : standard Excel-formater.
- .xlt : Excel-skabelon.
- .xlsb : et Excel-format skrevet i binær i stedet for XML, hvilket gør det muligt at gemme ekstremt store regneark hurtigere end standardformater.
- .csv : Kommasepareret værdi (som i det første importeksempel, der er anvendt ovenfor, kan læses ved et hvilket som helst regnearksprogram).
- .txt : En række lidt forskellige formater, der bruger faner til at adskille cellerne i dit regneark (hvis du er i tvivl, skal du vælge Tab-afgrænset tekst i stedet for en anden .txt-indstilling).
Når du vælger et format og trykker på Gem, kan du få en advarsel, der ser sådan ud:
Hvis du ønsker at gemme din fil som noget andet end .xlsx eller .xls, vil dette sandsynligvis ske. Medmindre der er specifikke funktioner, som du virkelig har brug for i dit regneark, skal du bare trykke på Fortsæt og dit dokument gemmes.
Et trin tættere på Excel Mastery
For det meste bruger folk bare Excel-formaterede regneark, og det er virkelig nemt at åbne, ændre og gemme dem. Men hver gang får du en anden slags dokument, som en udvindes fra internettet eller genereres i en anden Office-suite Hvilken Office Suite er bedst til dig? Hvilken Office Suite er bedst for dig? Du vil blive presset for at finde et erhverv, der ikke kræver ord eller talbehandling af en slags. Og du kan undre dig, er Microsoft Office virkelig den bedste løsning? Her er dine muligheder. Læs mere . At vide, hvordan man importerer og eksporterer forskellige formater, kan gøre arbejdet med disse slags ark meget mere bekvemt.
Importerer eller eksporterer du Excel-filer regelmæssigt? Hvad finder du det nyttigt for? Har du nogle tips til at dele eller specifikke problemer, som du ikke har fundet en løsning til endnu? Del dem nedenfor!