Har du nogensinde sendt en e-mail, som du følte, var vigtig for at blive besvaret mange dage senere, eller værre glemt? Tildelt, nogle gange er det uden kontrol, men der er ting, du kan gøre for at forbedre chancerne for, at din e-mail åbnes, læses og besvares.
Det store ved disse "tricks" er, at de virkelig ikke er alt for komplicerede - de er simpelthen vaner, der bare giver mening. Jeg kan ikke love, at disse altid vil fungere, men jeg kan sige, at de vil gøre en forskel, og i det hele taget vil du se en forbedring i kommunikationen med dine email-kontakter.
Fremhæv dit navn
Jeg havde faktisk ikke faktisk hørt om denne metode før for længe siden, og jeg kan bestemt ikke kræve kredit for ideen. Jeg læste en artikel af Josh Grillo på Dirty Marketing Secrets, der talte om, hvordan man skal gøre ved at gøre dette. Dybest set kopierer du pile (eller hvad du vil have), og indsætter dem på hver side af dit navn. Så når du sender en email, ser det sådan ud:
For mig er dette noget kontroversielt, og det kan også være for andre. På den ene side virker det sikkert, og det er ikke så invasivt. På den anden side af spektret, hvis der er mennesker, kommunikerer du jævnligt og altid svarer til dine e-mails, kan det være en gener for dem.
Det handler om emnelinjen
Når det kommer til at få din email fra "ulæst" til "læs" status, lægger jeg mest vægt på emnelinjen. Der er flere forskellige måder, du kan oprette, og mange, hvis ikke de fleste, kan du kombinere.
1. Vær specifik og kort
En vag faglinje er det værre. Sådanne emner som "Hej der" eller værre ... "(Intet emne)" - den, jeg virkelig ved ikke, hvorfor den stadig eksisterer. Jeg husker, at jeg først brugte e-mail, det var temmelig almindeligt, men som e-mail er udviklet, har vi også - sæt et emne i, ellers vil det sandsynligvis blive slettet (eller filtreret ud. Gem din Sanity: Bloker og filtrer de videresendte e-mails Gem din sanity: Bloker og filtrer de videresendte e-mails Vi har alle modtaget dem - de frygtede e-mails. Måske fortjener de ikke engang at blive holdt i samme henseende som "e-mails". Læs mere) før nogensinde åbnes.
2. Brug en sætning
Det kan ikke være naturligt at, men at sætte en sætning i emnelinjen er faktisk ikke en dårlig praksis. Vores sind virker i sætninger. Vi kommunikerer i sætninger. Hvorfor ikke starte din email med en? I stedet for blot en emnelinie, der siger "Spørgsmål", skriv "Jeg har et hurtigt spørgsmål om [blank]." Det gør det mere personligt og vil sandsynligvis gøre din email mere attraktiv for at åbne op. Jeg vil bemærke, at den sætning du valgte skal opsummere, hvad din email handler om . Og selvfølgelig vil du ikke have en vag sætning, ellers er den kontraproduktiv.
3. Stil et spørgsmål
Ovenfor talte vi om at bruge en sætning - det er i grunden en forlængelse af den. Så i stedet for at sige "Jeg har et hurtigt spørgsmål om [blank]", kan du sætte det i det nøjagtige spørgsmål, du lurer på. Så hvis spørgsmålet handler om hvordan man gør e-mails skiller sig ud, kan man f.eks. Skrive "Hvordan laver jeg mine e-mails bedre ud?"
Fordelen med at stille et spørgsmål er, at det er lidt mere kraftfuldt og engagerende end en sætning. Selvfølgelig, hvis din email ikke handler om et spørgsmål, ville et spørgsmål ikke være passende. Det skal være relevant, og det bør være det primære spørgsmål i e-mailen.
4. Brug brugerspecifikke ord
Hvis du sender email om et emne, der er specielt interessant for din kontaktperson, skal du sætte det pågældende ord på emnelinjen. Så hvis du emailer nogen om et spørgsmål vedrørende søgemaskineoptimering, og de er særligt dygtige eller dygtige i dette område (som de skal være, hvis du sender dem til det), skal du inkludere "SEO" i emnet. Et eksempel kan være: "Spekulerer på, hvordan du forbedrer SEO på min blog."
5. Brug parenteser og kolonner til at oprette "underfag"
Jeg kunne godt have lige gjort det ord "sub-subjects", men det giver mig mening. Dybest set taler jeg om at skabe yderligere forklaring i emnelinjen og ved hjælp af parenteser eller et kolon at adskille det fra det primære emne. For eksempel, hvis vi skulle forblive på samme eksempel, kunne du sige "Spørgsmål: Hvordan laver jeg mine e-mails bedre?" Eller "[Spørgsmål] Gør e-mails bedre."
En lille grammatik lektion: Efter min mening er kolonner og parentes ens, men tjener ikke det samme formål. Et kolon forbereder læseren eller forklarer dem yderligere, hvad de er ved at læse. Brackets på den anden side mærker hvad vi læser. Sådan ser jeg dem, og jeg er måske ikke helt korrekt, men det synes at være fornuftigt for mig.
6. Caps er ok, men brug sparsomt
Nogle gange er der et behov for at understrege eller gøre opmærksom på noget, men fordi det er i en emnelinje, har du begrænsede formateringsmuligheder. Dette betyder normalt, at du skal ty til at bruge store bogstaver. Dette kan være godt, men det kan også være dårligt. Vi har alle fået den email, hvor emnet og meddelelsen var i alle hætter - irriterende. Jeg vil slette det lige så, men det er normalt nogen ældre, og jeg vil føle mig dårlig. Men hvis du er nogen anden, bliver du ikke undskyldt, så vær ikke overrasket, hvis du ikke får et hurtigt svar tilbage, endsige et svar overhovedet. Nedenfor er gode og dårlige eksempler:
- Dårlig: "Jeg har brug for hjælp straks"
- Godt: "[URGENT] Min konto er blevet kompromitteret - vær venlig at hjælpe"
Den største nedgang i brugen af caps er, at det kan komme på tværs af "spammy", som faktisk er det sidste punkt at skabe din emnelinje.
7. Vær ikke "spammy"
Jeg tror ikke, jeg skal give dig definitionen af, hvilken e-mail-spam der ligner - vi alle får det, og vi alle genkender det. Så hvorfor falder nogle mennesker i samme vane at gøre deres e-mails ser spammy ud? Det slår mig, men her er et par ting, du kan gøre og ikke gøre for at holde dine e-mails fra at se så ... uforståeligt spammy.
- Begræns brug af hætter (allerede nævnt)
- Pas på almindeligt filtrerede ord som "gratis"
- Vær ikke vag - giv en grund til emailing
- Fjern "RE:" eller "FWD:" fra emnelinjen
- Næsten aldrig bruge udråbstegn
- Gør alt andet, jeg netop nævnte
Glem ikke om meddelelsen selv
Selv om meget kan gøres for at få e-mailen åbnet ved at tilpasse emnelinjen, er meddelelsen selv også vigtig og bør ikke overses. Der er mange ting, du kan gøre for at forhindre din e-mail fra at blive åbnet, skummet og derefter afsat til at tage sig af senere. Nogle gange gør jeg det simpelthen fordi jeg ikke har tid til at reagere på noget, som jeg først troede, var mere relevant for mig end det viste sig. Andre gange er det imidlertid fordi email-kropet er for langt, dårligt formateret eller forvirrende og kræver mere indsats for at forstå, hvad der bliver sagt. Så med andre ord:
- Lav ikke din email unødigt lang
- Opdel det i relevante afsnit
- Vær grundig og til det punkt
- Lad ikke introduktionen (eller nogen af e-mail) være vag
Nu siger jeg ikke, at jeg aldrig sender lange e-mails. Nogle gange skal du. Men andre gange tror du, at hvad du skal sige, skal forklares i flere ord end nødvendigt. Så det sidste punkt er korrekturlæser din email . Gmail har en fantastisk funktion, der giver dig mulighed for at "udsende" en e-mail inden for en given tid. Jeg har brugt denne funktion mange gange, selv efter korrekturlæsning noget. Jeg klikker på send, skim over min email endnu en gang som det "sender" og så fanger noget, jeg vil rette op. Jeg kan hurtigt annullere afsendelsesprocessen, foretage ændringerne og klikke på send igen. Det er ret flot.
Konklusion
Dette er bare de første trin i korrekt mailing etikette og der er meget mere at lære. Bloomberg BusinessWeek skrev et godt billede, der angiver mange af de samme emner, som jeg dækkede i denne artikel og pegede på eksemplerne visuelt (hvilket altid er godt).
Har du opdaget nogen teknikker, der har vist sig at virke for dig? Eller måske har du et spørgsmål om noget, jeg delte? Uanset hvad vi gerne vil høre fra dig i kommentarerne!