Uanset om du arbejder som en del af et stort team eller simpelthen prøver at håndtere en lang række opgaver, er det nemt for en lang række mindre job at forvandle til en uangribelig opgave. Hvis det lyder velkendt, så prøv at introducere Kanban i din workflow for at se om det lette belastningen.
Ved at nedbryde jobskabene trin for trin og lægge dem ud visuelt, hjælper Kanban folk med at forstå de fremskridt, de gør, og etablere, hvor der er plads til forbedringer. På trods af dets rødder inden for bilproduktion kan de grundlæggende begreber bag denne strategi anvendes til en bred vifte af arbejdsmiljøer.
Det er relativt nemt at oprette, og det kan have en markant positiv effekt på dit daglige arbejdsliv. Brug denne vejledning til at oprette din tidsplan og begynde at implementere Kanban.
Hvad er Kanban?
Kanban er en forretningspraksis, der blev etableret i 1940'erne af Taiichi Ohno, som var en industriel ingeniør, der forsøgte at strømline den daglige arbejdsgang i japansk bilgigant Toyota. På baggrund af tankegangen bag genopbygningen af hylder i supermarkeder udviklede Ohno en metode til at anvende en lineær proces med klart definerede grænser for at kontrollere effekten af flaskehalse i produktiviteten .
Den grundlæggende opsætning af et Kanban-skema deler den givne proces i sine komponentstrin. Individuelle opgaver - typisk repræsenteret af Post-it noter eller en digital ækvivalent - Flyt fra venstre til højre gennem kolonner, der er mærket med navnet på hvert trin og et nummer.
Dette nummer, bestemt af planlæggeren, repræsenterer mængden af opgaver, som holdet eller den enkelte, der er ansvarlig for produktionsfasen, kan håndtere til enhver tid. Opgaver i hver kolonne er adskilt i to grupper; i gang eller fuldført. Når en opgave er færdig, kan næste produktionsfase kræve det og flytte det til næste kolonne - men kun hvis der er tilstrækkelig kapacitet til at gøre det.
Et offentligt Kanban-bestyrelse giver hele dit hold et overblik over projektet fra start til slut, snarere end at have deres bevidsthed om arbejdsflyvningduer til deres eget produktionsstadium. Fra et ledelsesmæssigt perspektiv kan dette medvirke til at allokere personale til, hvor de er mest brug for, men det hjælper også enkeltpersoner med at bestemme, hvor bistand er nødvendig på en mere uformel, løbende basis.
Opsætning af en Kanban Scheduler ved hjælp af Trello
Hvis du lige er begyndt med Kanban - og især hvis du introducerer det til en gruppe, der ikke er bekendt med konceptet - er det bedst at sikre, at de værktøjer, du bruger, er så enkle og tilgængelige som muligt. Selvom det lider under visse begrænsninger, der kan afskrække Kanban-purister, projektledelse og mere 10 Unikke anvendelser af Trello andet end projektledelse 10 Unikke anvendelser af Trello andet end projektstyring Trello er en listelovers glæde. Dens Kanban-stil tilgang var ikke kun beregnet til projektledelse. Tro ikke på os? Se på disse ti unikke anvendelser af Trello. Læs mere værktøj Trello er et godt valg til at få tingene væk fra jorden.
For at komme i gang skal du registrere dig for en Trello-konto. Når det er gjort, skal du oprette et nyt bestyrelse og begynde at oprette lister. Hver liste repræsenterer en kolonne i din Kanban-arbejdsgang, så navngiv hver efter et stadium i den proces, du overvåger. For mit eksempel har jeg brugt de forskellige trin i retning af at oprette og udgive en artikel, men disse kan byttes ud til ethvert projekt, du måske arbejder på.
Nøglen er de vigtige tal i hver kolonneoverskrift. Du er velkommen til at sætte pladsholdere til at begynde med og finjustere dem, når du får en fornemmelse for din proces - det er sandsynligt, at du ikke rigtig ved, hvor meget der kan strømme gennem hvert trin af projektet på et eller andet tidspunkt, indtil du har arbejdet med Kanban for en lille stund, især hvis du bruger strategien som en del af et hold.
Når disse er på plads, kan du oprette kort, der repræsenterer individuelle opgaver, som derefter overføres fra den ene liste til den anden efter behov. Det er afgørende, at alle, der bruger brættet, holder disse kort tilrettelagt. Sådan holder du Trello-lister mere organiseret med kortomslag Hvordan man holder Trello-lister mere organiseret med kortomslag. Trello-organisationen kan hurtigt komme ud af hånden, men du kan gøre dit liv lettere ved at bruge kort billedet dækker som visuelle tegn. Læs mere, og stikker til de tal, der er fastsat for hvert trin i processen.
For at systemet skal kunne fungere efter hensigten, skal der imidlertid være en metode til at skelne opgaver, der har gennemført et bestemt trin i processen fra dem, der stadig er i gang. På Trello er etiketter den nemmeste måde at holde styr på dette; Jeg har brugt en grøn etiket til at betyde, at en opgave er klar til næste trin, og en gul en for at signalere, at den stadig er ved at blive arbejdet. Sørg for, at kun en etiket anvendes på et givet kort for at undgå forvirring.
Ovenfor kan du se mit eksempel Trello bord i aktion - bemærk at opgaven i kolonnen Skrivning endnu ikke er flyttet på tværs, da der ikke er mere kapacitet på Redigeringstrinnet. Når en anden af de gule markerede opgaver er afsluttet og mærket i overensstemmelse hermed, flyttes den pågældende opgave over og har ændret sin status.
Brug af Kanban som et team
Selv om det kan bruges individuelt, var den oprindelige implementering af Kanban som en metode til at sikre, at grupper kunne fungere som en sammenhængende enhed. 5 Google Sheets-indstillinger, der er væsentlige for teamwork 5 Google Sheets-indstillinger, der er væsentlige for samarbejdet Google Sheets har flere funktioner til at understøtte kollektive dataindgang og -behandling, end du måske tror. Vi introducerer dig til Google Sheets funktioner og funktioner, der er vigtige for gruppeprojekter. Læs mere . Det kan lyde som godt slidt rådgivning, men kommunikation og samarbejde er to af de vigtigste facetter til at gøre denne strategi til en succes på din arbejdsplads.
De fleste digitale metoder til at udføre en Kanban-arbejdsgang, herunder Trello, har en metode til at efterlade kommentarer eller beskeder til andre brugere. Selvom overforbrug kan resultere i et hav af hvid støj, er det vigtigt, at arbejdere i hele processen udnytter de kommunikationsværktøjer, som disse platforme tilbyder.
Dette føder ind til den afgørende betydning af samarbejdet. Kernen i Kanban-systemet er, at det giver nogen, der kigger på skemaet, en umiddelbar ide om hvor en flaskehals dannes. Det er her, hvor det lønner sig at have kolleger, der arbejder i flere discipliner; Hvis et trin i processen sænker produktionen, skal du tildele noget af dit team for at hjælpe.
Afhængigt af hvordan din arbejdsplads er lagt ud, kan den bedste måde at videregive disse oplysninger godt være via en instant messaging-klient. Slack er et kraftfuldt værktøj til ethvert kontor og er endnu bedre, når det er udstyret med robotter, der kan automatisere visse processer. 14 Bedste automatiserede robotter, du har brug for din slanke kanal 14 Bedste automatiserede robotter, du har brug for din slanke kanal. Hvis du driver en virksomhed, skal du kan opsætte slap og få bots til at udføre de mærkelige opgaver 24/7, mens du går videre med vigtigere ting, som at sejre verden over. Læs mere .
Brug af Kanban som individ
Brug af Kanban mens du flyver solo har en reflekterende kvalitet samt hjælper dig med at forhindre eventuelle større flaskehalse i din arbejdsgang. I stedet for at fokusere på, hvor dine ressourcer bliver rullet ud som du måske med en gruppe, skal du i stedet se på hvilke faser af dit arbejde, der er tilbøjelige til at bremse den samlede proces.
En fordel ved at arbejde med Kanban af dig selv er, at du ikke er begrænset af en digital planlægger - disse muligheder er gode, når du arbejder sammen, men bekvemmeligheden ved en fysisk plan kan blive vundet, hvis du er den eneste, der har brug for adgang.
Ved hjælp af en kombination af en notesbog og nogle Post-it noter - eller endda et tavle, som du kan placere på kontormuren for nem reference - fjerner du tekniske komplikationer fra Kanban-principperne. Det er ikke for alle, men en pen-og-papir-løsning er nogle gange at foretrække. 6 Enkelte grunde til, at papiret stadig kan være din morderproduktivitetsapp. 6 Simple grunde til, at papiret stadig kan være din morderproduktivitet App Papir kan være et mere kraftigt værktøj til produktivitet end en computer eller en berøringsenhed, og bør ikke straks afskediges. Ikke overbevist? Her er seks grunde til, at papir stadig er relevant. Læs mere for enkelhedens skyld.
Andre Kanbanværktøjer
Trello er en god måde at få en grundlæggende Kanban-proces op og køre, men du vil måske grene ud, når du har fundet din fod. Leankit er en sådan løsning, der tilbyder en 30-dages gratis prøveversion og specialiserer sig i at understøtte Kanban-metoder samt andre strategier som den stadig populære Scrum-teknik Scrumy - Endelig En virkelig simpel projektstyringsapp for grupper Scrumy - Endelig en virkelig enkel Projektledelse App for grupper Læs mere.
Kanban-specifikke muligheder er også derude. Kanbanery tilbyder et smart brugergrænseflade med meget lidt at distrahere fra dit arbejde, med gratis planer til rådighed for hold med mindre end to medlemmer, velgørende organisationer eller open source-projekter. I mellemtiden tilbyder KanbanFlow omfattende mobile værktøjer og kraftfuld Pomodoro integration for at forbedre et meget stærkt kerneprodukt.
Har du haft succes med at implementere Kanban på din arbejdsplads? Lærer du bare om strategien for første gang og har flere spørgsmål? Del dine oplevelser og dine spørgsmål i kommentarfeltet nedenfor.