Opfølgning er svært. Det lyder som en simpel, nem ting at gøre - men der er alle mulige ting, der gør det vanskeligere. Det tager tid. Du skal huske at gøre det. Du ønsker ikke at komme på tværs som påtræk. Et svar synes usandsynligt.
Men opfølgning er nøglen i mange situationer. Fra at følge op på en jobsamtale for at minde en person, du spurgte dem om nogle mentorordninger 4 Tips til at kontakte nogen og bede dem om at være din karriere mentor 4 tips til at kontakte nogen og bede dem om at være din karriere mentor For dem der ønsker at udvikle sig på et felt, mentorer er vigtige. Desværre kan du ikke hente en mentor fra Walmart's hylder. Her er et par tips, når du søger karriere mentoring. Læs mere, velopførte opfølgninger kan give et stort løft til din succes.
Hvorfor følge op er vigtigt
Kort sagt, fordi folk glemmer. De læser din email og glemmer at svare på det. Eller glem at de lovede at ringe til dig igen. De kunne glemme, at de skulle møde dig med kaffe. Med alvorlig information overbelastning Håndtering af digital information Overload - Er teknologi Årsagen og kur? [Udtalelse] Håndtering af digital information Overload - Er teknologi Årsagen og kur? [Udtalelse] 'Drikke fra ilden' er en sætning, du måske ikke er bekendt med. Men tro mig, hvis du læser denne blog og mange andre som dette, er det præcis det du laver ... Læs mere bliver mere almindeligt, det er ikke en overraskelse.
Mennesker beskæftiger sig med alt for mange stimuli på en given dag og selv med et fantastisk task management system Hvordan man opretter det sidste perfekte Time Management System, du nogensinde vil bruge Hvordan man opretter det sidste perfekte Time Management System, du nogensinde vil bruge Productivity er en konstant søgning efter mere organisation med mindre arbejde. En måde at opnå alt, hvad du drømmer om at opnå, uden at tabe dig i søvn. Kan dette automatiserede tidsstyringssystem gøre alt? Læs mere, de er bundet til at glemme ting. Og nogle af disse ting vil sandsynligvis være dine e-mails og opkald. Det er bare livet.
Men det betyder ikke, at du skal acceptere det. Opfølgning på dine e-mails, opkald, diskussioner, forbindelser og handlinger sætter dig adskilt fra de hundredvis af andre mennesker derude, der kigger efter opmærksomhed. Steli Efti for eksempel fulgte op med en investor 48 gange før han mødtes. Det virker.
I det mindste vil mange opfølgninger få dig et "nej", hvilket er bedre end slet ikke noget svar, fordi du kan flytte din indsats andre steder.
Uanset om du forsøger at få et job, bede om rådgivning, pitch en freelance service, etablere et forhold, eller bare få svaret på et spørgsmål, er opfølgning afgørende. Og bedre ved det vil ikke kun gøre dit liv nemmere, men også hjælpe dig med at øge din succesfulde kommunikation.
Her er fem ting du kan gøre for at blive bedre til at følge op.
1. Forpligter sig til at følge op
Dette er muligvis det vigtigste, du kan gøre for at forbedre dine opfølgende færdigheder. Du skal forstå, at hvis du ikke hører tilbage fra nogen, følger du op. Hvis indsatsen er ekstremt lav, og du ikke er super bekymret over svaret, kan du springe over det. Men flertallet af dine meddelelser vil kræve opfølgninger.
At kende det på forhånd er nøglen. Du bliver ikke nødt til at diskutere, om du vil sende en opfølgning eller ej, fordi du allerede er helt forpligtet til at gøre det.
2. Opsætning af et system
Systematisering af dine opfølgninger vil være en stor hjælp. Det er ikke bare andre mennesker, der glemmer ting: det gør du også. Det betyder, at hvis du ikke har et system med gode påmindelser, glemmer du at følge op, og du kommer tilbage, hvor du startede.
Der er mange måder, du kan gøre ved dette. Det enkleste er med et regneark. Her er et eksempel på et e-mail-opfølgningsark:
Hver række indeholder datoen jeg mailede en person, hvem de er, deres e-mail-adresse og de planlagte opfølgninger. Hvis jeg sendte en follow-up email, markerer jeg cellegrønt. Hvis opfølgningen fik et svar, er det markeret i lilla.
Dette er blot et eksempel. Du kan bruge en bred vifte af organisatoriske metoder til dit regneark. Eller angiv kontaktmetoden, så du kan spore dine e-mailopfølgninger til dine opkald (eller omvendt). Du kan inkludere tidspunktet på dagen, så du kan ændre dine kontakttider.
Der er også mange andre måder at oprette et system på. Du kan oprette en Wunderlist-liste, der minder dig om, når du skal følge op. Du kan bruge Evernote til at spore dine kontakter.
Hvis du har en iPhone, er der et koldt trick, du kan bruge til opkald påmindelser: Fortæl Siri at minde dig Mesterlisten over hvert Siri-kommando og spørgsmål Masterlisten over hvert Siri-kommando og spørgsmål Siri kan gøre meget for dig, men gjorde du ved, at hun kunne gøre så meget? Her er en udtømmende liste over kommandoer, som Siri vil tage. Læs Mere for at ringe til en person, der allerede er i din kontaktliste, og du kan ringe direkte fra låseskærmen. Android's Call Reminder app giver lignende funktionalitet.
Og der er masser af e-mail-apps og udvidelser, der vil hjælpe, hvis du skal følge op med e-mail. Airmail, min favorit e-mail-app til macOS Søgningen efter den perfekte Mac Desktop Gmail-klient Søgen efter den perfekte Mac Desktop Gmail-klient Har du brug for en desktop-klient til Gmail på din Mac? Her er det bedste, vi kunne finde. Læs mere, giver dig mulighed for at indstille påmindelser, hvis ingen reagerer på din email. Vælg bare en dato, når du sender en udgående besked.
Boomerang er en populær Gmail-udvidelse, der kan returnere e-mails til din indbakke, og endda lader dig planlægge automatiske opfølgninger. Rebump og LeadCooker er to andre Gmail-udvidelser, der giver dig samme funktionalitet.
Med alle disse muligheder er du sikker på at finde (eller oprette) noget, der virker for dig. Bare sørg for, at du har noget, der skal arbejde. Forsøger at huske det hele, er det bare ikke at skære det.
3. Vælg de rigtige datoer og tider
Dette vil variere meget baseret på din branche, mål, de mennesker, du kommunikerer med og andre faktorer. Men at have en ide om, hvornår du skal følge op kan øge din indsats.
Opfølgning på en e-mail om en freelanceringsmulighed eller nogle blogger-opsøgende kan bedst tjent ved at sende en mail den næste dag, bare for at holde øje med det. Nogle mennesker anbefaler at følge op næste dag, derefter to dage efter det, derefter hver fem dage efter det, indtil du får et svar.
Du vil måske ikke ringe så meget, men det kan afhænge af, hvorfor du ringer. Venter indtil en uge efter en jobsamtale er sandsynligvis en god ide. Men du kunne ringe hver få dage efter det, hvis du ikke har hørt tilbage.
Forskellige virksomheder har fundet forskellige ting, når de undersøger den bedste tid til at sende en mail. Dette er normalt for firmaets nyhedsbreve, men klokken 10:00 synes at være en god tid, som det gør sent om aftenen. Når du følger op med e-mail, er det en god ide at prøve at sende din e-mail på et andet tidspunkt. Det er muligt, at du netop har sendt den første til et tidspunkt, hvor modtageren ikke sandsynligvis vil åbne nye meddelelser.
Når du ringer, er der et par andre ting at overveje. For eksempel, hvis du ringer til nogen på deres arbejdsnummer, skal du ringe i løbet af arbejdsdagen. Og sandsynligvis ikke omkring frokost tid. Du vil også gerne tage hensyn til deres tidszone.
I sidste ende er det bedst at eksperimentere med et par forskellige tidsplaner for dine opfølgninger. Mit bedste råd er at give det lidt tanke før du begynder at skyde off e-mails og opkald. Spørg dig selv om den aktuelle dag og tid er en god idé. Hvis det er, gå for det. Hvis ikke, vent lidt. Så længe du er bevidst om det, bliver du god.
4. Hold det hurtigt
Betydningen af kortfattet kommunikation Hvordan man skriver den perfekte professionelle email (Backed by Data) Sådan skriver du den perfekte professionelle email (Backed by Data) Email er fortsat den vigtigste form for kommunikation i erhvervslivet. For at lykkes i det miljø bør du lære at sammensætte effektive professionelle e-mails. Vi viser dig 9 enkle tricks, der har vist sig at fungere. Læs mere kan ikke overvurderes. Dette gælder stort set enhver form for kommunikation, men det er især vigtigt, når du følger op. Der er en god chance for, at den, du kommer i kontakt med, allerede ved, hvem du er og hvad du vil, fordi du fortalte dem det allerede. Bare hold dig til at bede om et svar.
Det kunne være så enkelt som "Hej, ville bare tjekke ind med dig om [uanset hvad du e-mailer om]. Jeg ved, du er virkelig optaget, så jeg troede jeg ville følge op. Ser frem til at høre fra dig!"
Du kan også indsætte indholdet af din tidligere email under din besked, så de bliver mindet om, hvad du mailede om i første omgang.
Opkald er meget ens: bare lad dem vide hvem du er, som du ringede tidligere, og hvad det er, du vil have.
"Hvad det er, du vil have" er også vigtigt. Hvis du ikke fortæller den anden person, hvad du vil have for dem at gøre det næste, er der en god chance for, at de ikke vil gøre noget. "Jeg håbede på at få dine tanker om denne artikel, " "Jeg vil gerne stille dig et spørgsmål via e-mail - lad mig vide, hvis det er okay" og "Er det okay, hvis jeg giver dig et opkald i næste uge?" alle store tegn på dine ønsker.
Hvis du har tendens til at ramble på eller få sidetracked i dine e-mails, så prøv at bruge et email-skriveværktøj. 5 Værktøjer, der kan hjælpe dig med at skrive bedre e-mails. 5 værktøjer, der kan hjælpe dig med at skrive bedre e-mails. Alle forsøger stadig at løse e-mail-problemet. Så lad os også tale om den mest grundlæggende vane for alle - kunsten at skrive bedre e-mails. Ved hjælp af nogle flotte værktøjer. Læs mere .
5. ophold på det
Når du har problemer med at komme i kontakt med nogen, er det nemt at falde i fælden for at tænke negativt. Husk på at - i det mindste det meste af tiden - det har intet at gøre med dig eller din anmodning. Det har sandsynligvis alt at gøre med, at alle er super optaget.
Faktisk vil mange mennesker sætte pris på det faktum, at du fulgte op. Få mennesker har tid til at holde sig på toppen af alle deres e-mails og voicemails, men det betyder ikke, at de ikke vil tale med dig. I de fleste tilfælde glemte de bare.
Så følg opfølgningen. Du behøver ikke at ringe hver dag eller pester nogen på Twitter, indtil de svarer. Men fortsæt med at tjekke ind, indtil du får et svar, selvom det er en "Nej"
Hvordan følger du op?
Metoder til opfølgning på kommunikation er ganske personlige. Måden jeg følger op på mine e-mails kan være meget forskellig fra, hvordan du gør det. Måske følger du ikke op på opkald overhovedet, eller du sender kun e-mails efter de første to opkald. Dine omstændigheder, industri og mål har alle indflydelse på dine opfølgninger. Vi ønsker at høre dine oplevelser!
Hvad finder du er nyttigt, når du følger op? Fortsætter du at komme i kontakt, indtil du får svar? Vent lang tid før du sender en besked igen? Del dine bedste tips i kommentarerne nedenfor!
Billedkredit: Gustavo Frazao via Shutterstock.com