Det papirløse kontor Fremtiden er her - Din vejledning til at have et papirløst liv i dag Fremtiden er her - Din vejledning til at have et papirløst liv i dag Paperless - et begreb, der bruges ganske ofte nu dage. Men hvad betyder det? Og i hvilket omfang gælder det? Vi bruger helt sikkert alligevel papir til en vis grad på trods af fremskridtene ... Læs mere synes endelig at være i gang med. Til dels kan det skyldes den endnu mere populære ide om minimalisme. Hvordan være en effektiv minimalist i dit daglige liv. Hvordan være en effektiv minimalist i dit daglige liv Flere og flere mennesker vælger at omfavne minimalisme. I visse situationer kan dette skabe frustrerende kaos på din hverdag. Med lidt minimal planlægning behøver det ikke at komme til det. Læs mere . Men er det hele et træbesparende nirvana eller et mareridt af A4-proportioner?
Vi undersøger fordele og ulemper sammen med handlingsvejledning, så du kan sætte dit eget sind op og fortsætte med det med det samme.
Pros af et papirløst kontor
Lad os først se på fordelene ved at sige adios til papir.
At slippe af med den forældede faxmaskine
På trods af at faxmaskinen er blevet omdannet til en arkaisk enhed, er der stadig nogle, der insisterer på at hænge på det ved deres fingernegle. Dette er de mennesker, der har deres faxmaskine nummer fremtrædende vist på deres visitkort. Dette er de mennesker, der ikke kan acceptere, at noget, der hedder "email", blev opfundet, og som følge heraf drukner de under et hav af faxpapir.
Hvis nogen på den måde insisterer på, at noget skal faxes til dig, så er der måder at imødekomme dem uden at skulle beskæftige sig med papirstop og faldne træer på din samvittighed. Talrige onlinetjenester kan tildele dig et "virtuelt faxnummer", og den anden person kan faxe til det pågældende nummer. Faxen konverteres derefter til en e-mail vedhæftning og sendes til dig via interwebs.
Ulempen er, at de gratis planer for disse websteder er utroligt begrænsende. For at få en anstændig service, skal du betale for en månedlig plan.
Nogle at se på omfatter Maximail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax og FreeFaxtoEmail.
At have mere plads til tango
Lige nu har jeg flere kasser fulde af dokumenter, der går tilbage 15 år. De sidder på mit kontor og venter på at blive scannet, så jeg endelig kan rive papirets originaler. I mellemtiden, mens min bedste ven udsætter mig hos mig, snubler jeg konstant over kasserne, rammer mine hofter mod dem og sværer hovedet på dem.
Når jeg endelig kommer rundt for at scanne papiret, skal jeg have en stor shredding fest og en drink hver gang et dokument går gennem shredderen (i sidste ende vil jeg være helt uklar). Men hvad jeg virkelig drømmer om, har meget plads på mit kontor. Jeg kan bruge det rum til at begynde at danse eller kvæle hunden. Og minde mig selv, hvilken farve mit gulv er.
Hvis du er en virksomhed, der bruger mange penge på lagerplads til dine dokumenter, skal du bare tænke på, hvor meget du vil spare, scanne disse dokumenter og brænde hele partiet. Ansattes moral vil gå gennem taget.
Gemmer miljøet fra os selv
Den mest oplagte fordel er naturligvis miljøet. For mange træer skæres ned og Amazonas regnskov forsvinder delvist for at fodre papirmasseindustrien. Alt, hvad vi kan gøre for at bremse det ned, er naturligvis gode nyheder for den planet, vi lever på. Vi udskriver for meget, og for meget papir bliver spildt. Ved at flytte til et papirløst miljø kan du gøre din bit til Mother Nature.
Hvis du skal udskrive noget Top tips og værktøjer til at hjælpe med at udskrive websider Top tips og værktøjer til at hjælpe med at udskrive websider Ligegyldigt hvor svært du forsøger at gå papirløs, nogle gange behøver du blot at udskrive denne webside. Det kan være vejbeskrivelser, en artikel til klassen, en uddeling til et møde på arbejdspladsen osv. Som ... Læs mere, så er der måder at minimere mængden af papir og blæk, du bruger. Tjenester som PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark og Printliminator hjælper dig med at fjerne eventuelle unødvendige elementer fra en side, før du udskriver den, f.eks. Annoncer. Men hvor det er muligt, scan og email.
Papir varer ikke for evigt, men digitale filer vil
Det er en kendsgerning, at papiret ikke varer evigt. Magna Carta ser sandsynligvis ikke så frisk ud som den gjorde, da den først blev skrevet. Anne Franks dagbog begynder at brune og krølle ved kanterne. Papir begynder simpelthen til sidst at bryde ned, da der er tilstrækkelig tid til at gå.
Det er med andre ord en forfærdelig måde at gemme information på langsigtet. Du kan aldrig være sikker på, når den vil brune, rive, falme, krølle eller bare have en kop kaffe smidt over det. Men en digital fil? Forudsat at du beholder det i et populært format som PDF eller TXT og gør regelmæssige sikkerhedskopier. 5 Grundlæggende sikkerhedskopieringsfejl Hver Windows-bruger skal vide 5 grundlæggende sikkerhedskopieringsfejl. Hver Windows-bruger skal vide. Vi tåler aldrig at minde dig om at lave sikkerhedskopier og holde dine data sikre. Hvis du spekulerer på, hvor ofte, og hvor du skal sikkerhedskopiere dine filer, har vi ligefrem svar. Læs mere, det vil altid være der, når du har brug for det. Om tyve eller tredive år vil det stadig se det samme som, når du først lavede det.
Medarbejdere kan arbejde eksternt
Problemet med papir er, at i et kontormiljø, hvis du vil have kolleger i andre geografiske steder at have en kopi, skal du sende det ud via snail mail. Det tager tid (endnu mere, hvis posthuset mister det). Tid i mange tilfælde betyder penge tabt, muligheder forsinket og stigende frustration.
Hvis filer digitaliseres, kan de dog placeres online i et virksomhedsintranet. Hurtigt oprette dit eget hjemme-intranet. Med ocPortal Opsæt dit eget hjem-intranet med ocPortal. Har du nogensinde tænkt på, hvordan det kan være at have en "portalside "for din familie, ligesom mange virksomheder tilbyder medarbejdere? Ville det ikke være bekvemt at have et centralt webbaseret depot ... Læs mere eller wiki 4 af de bedste personlige Wikis for at holde dig organiseret 4 af de bedste personlige Wikis for at holde dig organiseret Hvad hvis der var wiki software designet til at hjælpe Er du ude på et personligt plan? Du kan bruge det til noget, for eksempel for at skitsere din roman, holde styr på hjemmeforbedringsprojekter, eller planlægge ... Læs mere. Eller de kan mailes eller lægges i en mappe med skylagring. Dette gør det muligt for kollegerne i det andet kontor at få deres kopi med det samme, uden at skulle vente. Hvis dokumentet er uploadet til et samarbejdssite, kan du 10 + No-Signup Collaboration Værktøjer, du kan bruge inden for 10 sekunder 10+ No-Signup Collaboration Værktøjer Du kan bruge inden for 10 sekunder Ved at samarbejde online kan du og dit team både tid og penge spare. Samarbejde hurtigt kan spare lidt mere. Disse værktøjer er klar til at gå, når du er. Ingen registrering påkrævet. Læs mere som Google Docs eller Dropbox, så alle på alle steder kan begynde at give feedback i realtid.
Ulemperne ved et papirløst kontor
Men at gå uden papir er ikke altid det paradis, det er lavet for at være. Teknologi til undsætning!
Scanning hver. Enkelt. Stykke. Af. Papir.
Lige uden for flagermus er dette det mest irriterende ved hele virksomheden. Finde energi og tilbøjeligheden til at sidde og scanne hvert eneste stykke papir. Det er kedeligt, tidskrævende, og helt ærligt, du ville meget hellere se reruns af Baywatch på tv.
Men der er nogle ting, du kan gøre for at gøre jobbet lidt lettere. Først skal du gennemgå hvert stykke papir og sætte det i en af tre bunker - helt sikkert scanne, måske scanne og makulere . Den spredte ting ... .hvordan .... ødelægge det og slippe af med det.
Du kan sikkert slippe af med betalte regninger, kvitteringer for ting, hvor garantien er gået lang tid, instruktionsmanualer (chancerne er, at producenten har uploadet en PDF-version Kan ikke finde en brugervejledning til dit udstyr? Søg på disse specialiserede websites kan ikke finde en brugervejledning til dit udstyr? Søg på disse specialiserede hjemmesider Den omhyggelige fyr med fremsyn vil enten scanne en brugervejledning og holde en softcopy i sin computer eller se efter en softcopy, der normalt er tilgængelig som PDF på fabrikantens websted. Der er en tredje .. Læs mere på deres hjemmeside), bankindskudssedler (men IKKE udsagnene) og så videre. Bare kast et kritisk øje over det og beslutsom " behøver jeg virkelig at beholde dette? ”.
Måske Scan er for ting, du ikke er sikker på endnu, og du vil ikke skynde dig i en beslutning. Hold dem til siden.
Du vil da finde, at Definitely Scan bunken sandsynligvis er mere håndterbar. Opret nu mapper på din computer ( Skatter, Forsikringer, Payslips osv.), Og når du scanner et dokument, skal du straks flytte det til den relevante mappe og tilføje et beskrivende navn.
Der er apps, der hævder at fremskynde processen op for dig (resultaterne er blandet efter min mening). Evernote har scannable, som registrerer kanterne af dokumentet, når du peger på dit smartphone kamera på det. Der er også Photomyne, hvis du scanner fotos. AlternativeTo har nogle gode alternativer til Scannable, hvis du leder efter noget andet. Jeg kan især lide ScanBot 7 af de bedste apps til at scanne, spore og administrere kvitteringer 7 af de bedste apps til at scanne, spore og administrere kvitteringer Administrer dine kvitteringer for dig selv eller din virksomhed kan være hård, men disse syv apps gør det meget nemmere. Læs mere .
Husker at bakke alt op
Jo mere du scanner, desto vigtigere er det, at du backer det hele op. Windows Backup and Restore Guide Windows Backup og Restore Guide Katastrofer sker. Medmindre du er villig til at miste dine data, har du brug for en god Windows backup rutine. Vi viser dig, hvordan du laver sikkerhedskopier og gendanner dem. Læs mere . Fordi hvis din computer beslutter at begå selvmord eller selvdestruktion, betyder det at have absolut ingen filer, hvis der ikke er nogen sikkerhedskopiering. Og i mange tilfælde kan det være en ufattelig katastrofe (især hvis du har mistet skattepapirarbejde). Mange virksomheder i min erfaring tilbyder erstatningseksemplarer af dokumenter til en pris, og det kan du godt beslutte at gøre. Men du kan sove lettere om natten, hvis du har en backup-løsning i nærheden eller eksternt (eller begge dele).
I det mindste skal du have en bærbar harddisk (få mindst 1 terabyte plads). Hvis du har en Windows-pc Den Ultimate Windows 10 Data Backup Guide Den ultimative Windows 10 Data Backup Guide Vi har opsummeret alle backup, gendannelse, gendannelse og reparation, vi kunne finde på Windows 10. Brug vores enkle tips og aldrig fortvivlelse over tabt data igen! Læs mere, download og brug SyncToy, SyncToy: Microsofts Simple Backup & Synchronization Solution [Windows] SyncToy: Microsofts Simple Backup & Synchronization Solution [Windows] Hvis du har filer på din computer, skal du sikkerhedskopiere. Almindelig og enkel. Mange af os er bekendt med sikkerhedskopiering, og der er mange metoder og programmer til brug. Et andet aspekt, der ... Læs mere et ekstremt let backup værktøj. Mac-brugere Den ultimative triple backup-løsning til din Mac [Mac OSX] Den ultimative triple backup-løsning til din Mac [Mac OSX] Som udvikleren her på MakeUseOf og som en, der tjener hele deres indkomst fra at arbejde online, er det rimeligt at sige min computer og data er ret vigtige. De er sat perfekt til produktivitet med ... Læs mere vil sandsynligvis grave til Time Machine Partition & Brug din Time Machine Hard Drive til at gemme filer for partition og brug din Time Machine Hard Drive til at gemme filer også Hvis din Macs harddisk er lille og din Time Machine harddisk er stor, kan det være værd at bruge drevet til både backup og opbevaring. Læs mere . Uanset hvad du beslutter dig for at bruge, skal du oprette en slags automatiseret system til sikkerhedskopiering af dine filer på samme tid hver dag uden fejl.
Ideelt set bør du også have en ekstern backup, bare hvis dit sted bliver oversvømmet eller fanger. Men før du sender dine værdifulde filer ud i skyen, skal du sørge for at kryptere dem i en særlig mappe. 5 Effektive værktøjer til at kryptere dine hemmelige filer 5 Effektive værktøjer til at kryptere dine hemmelige filer Vi skal være mere opmærksomme end nogensinde før i retning af krypteringsværktøjer og alt hvad som helst designet til at beskytte vores privatliv. Med de rigtige værktøjer er det nemt at holde vores data sikre. Læs mere først. WinRAR og WinZip kan kryptere filer, som kan Veracrypt og dets forældede forgænger, TrueCrypt TrueCrypt er død: 4 Disk Encryption Alternativer til Windows TrueCrypt er død: 4 Disk Encryption Alternativer til Windows TrueCrypt er ikke mere, men heldigvis er der andre nyttige krypteringsprogrammer . Mens de måske ikke er nøjagtige udskiftninger, skal de passe til dine behov. Læs mere . Cloud muligheder inkluderer Dropbox, Google Drive, Box og SkyDrive.
Finde en database med OCR-type teknologi
Når du har scannet alt, kan du gå med at have mapper og undermapper sorteret i dato og månedskategori (og endda dagmapper også, hvis du virkelig ønsker at få præcise). Eller dør nummer to er at finde en slags database med OCR-teknologi 4 Gratis Online OCR-værktøjer Sæt til den ultimative test 4 Gratis online OCR-værktøjer Sæt til den ultimative test Med fremskridt i OCR-teknologi konverteres tekst og billeder fra dit scannede PDF-dokument ind i de redigerbare tekstformater er nemmere. Vi testede et par gratis online OCR-værktøjer, så du ikke behøver at. Læs mere .
OCR står for Optisk tegnegenkendelse, og det er teknologi, som læser den udskrevne tekst på en side, og kan enten konvertere teksten til kopibaseret tekst, eller det kan returnere resultater til dig, baseret på søgeord, du giver det. Dette er den teknologi, der driver Evernote Sådan bruges Evernote: Den uofficielle manual Sådan bruger du Evernote: Den uofficielle Manuel Lære at bruge Evernote alene tager lang tid. Derfor har vi samlet denne vejledning for at vise dig, hvordan du udnytter de vigtigste Evernote-funktioner fuldt ud. Læs mere, og det er det, Project Gutenberg bruger Project Gutenberg: Mere end bare gratis bøger Projekt Gutenberg: Mere end bare gratis bøger Sider som Project Gutenberg, der har over 45.000 bøger, der tilbydes (på tidspunktet for skrivning), sikrer, at nej bog vil nogensinde virkelig forsvinde. At opdage obskure litteraturværker er nu lettere end nogensinde. Læs mere for at scanne alle de offentlige domænetekster i eBøger. Tekst i både dokumenter og billeder De 5 bedste OCR-værktøjer til ekstraktion af tekst fra billeder De 5 bedste OCR-værktøjer til udtrækning af tekst fra billeder Når du har papirream, hvordan får du alt, hvad den udskrevne tekst konverteres til noget, som et digitalt program vil blive Kan genkende og indeksere? Hold en god OCR-software tæt ved. Læs mere kan findes, anerkendes og bragt til dig i søgeresultater, når du indtaster det pågældende ord.
Med det formål at søge dine scannede dokumenter skal du tydeligt finde en måde, hvorpå du nemt kan trække op, hvad du har brug for med det samme. Så hvis du går på OCR-ruten, skal du beslutte. Skal du betale Evernote et årligt gebyr og stole på dem med dine følsomme dokumenter? Eller skal du downloade noget i stedet og holde det hele på din computer.
Er du en Paper Connoisseur eller en Digital Deviant?
Der er altid fordele og ulemper for alt, men nogle mennesker kan tolerere en mere end andre. Så det kommer alt sammen til det, du er parat til at acceptere.
Scanner nu alting uanstrengt og spild af tid? Eller er digitalisering fremtiden? Hvad siger du, læsere?
Billedkreditter: Sinking Forretningsmand via Shutterstock.com, alle andre tilskrivningsfrie billeder fra PixaBay