Opgavelist apps er alle raseri i disse dage. Videnskaben har vist, at listerne virkelig opmuntrer produktiviteten, og du kan yderligere øge produktiviteten ved hjælp af tricks som at gøre din to-do-liste offentlig. Nogle bruger endda deres e-mail-indbakker som to-do lister.
Men hvad nu hvis du har prøvet alt det, og ingen af det virker?
Heldig for dig alternative produktivitetsmetoder 5 nye produktivitetsteknikker du sandsynligvis ikke har hørt om 5 nye produktivitetsteknikker du sandsynligvis ikke har hørt om Hvis du stadig søger efter den bedste måde at øge din produktivitet på, prøv en af disse bedre alternativer til Pomodoro og GTD. Husk at holde op med at se, når du har fundet en "god nok" løsning. Læs mere findes. Og hvis du finder ud af, at regelmæssige opgavelister er for besværlige eller for overvældende, anbefales det at prøve en gammelt men effektiv teknik kaldet Eisenhower Matrix .
Hvad er Eisenhower Matrix?
Eisenhower Matrix er et 2 × 2 gitter af kasser. Den øverste række er til opgaver, der er "vigtige", mens den nederste række er til opgaver, der er "Ikke vigtige". Samtidig er den venstre kolonne for opgaver, der er "Urgent", mens den højre række er for opgaver, der er "Ikke Urgent." Her er hvad der ligner:
For de fleste er vilkårene Vigtige og Uopsættelige synonyme, så lad os tage et øjeblik for at definere forskellen mellem dem:
- Vigtigt - Opgaver, der bidrager til dine langsigtede mål og værdier, hvad enten de er personlige, professionelle osv. Betydningen handler om relevans . En måde at afgøre, om en opgave er vigtig, er at spørge dig selv: "Kan jeg stadig nå mine mål og være tro mod mine værdier, hvis jeg overhaler denne opgave?"
- Urgent - Opgaver, der skal håndteres inden udgangen af dagen. Hvis din tidsplan har mere plads, foretrækker du måske inden udgangen af ugen. Uanset hvad, er haster alt om tid . En måde at afgøre om en opgave er presserende er at spørge dig selv: "Hvornår er fristen for denne opgave?"
Før du kan afgøre, om en opgave er vigtig eller ej, skal du kende dine egne mål og værdier. For mange er karriereprogression et langsigtet mål, så opgaver direkte relateret til det er vigtige. Eller hvis du værdsætter familie mest, kan det være vigtigt at komme hjem til tiden.
Men hvordan kan en opgave være presserende, men ikke vigtig? Husk at haster er kun om tid. Tænk på fristen. Antag, at i dag er International Coffee Day, og din lokale kaffebar giver gratis kaffe. Hvis du ikke udnytter det i dag, er muligheden tabt - men gratis kaffe har ingen betydning for dine langsigtede mål eller værdier. Det er presserende, men ikke vigtigt.
Ved hjælp af disse definitioner bliver det lettere at beskrive de forskellige opgaver, der tilhører hver af de fire bokse. Vi kan endda tænke på matrixen på denne måde:
Hvorfor brug Eisenhower Matrix?
Eisenhower Matrix er simpelthen en måde at prioritere dine opgaver på .
Opgavelister er gode til at spore hvad du skal gøre, men det er ikke altid nemt at afgøre hvilke opgaver der har højere prioritet. Jeg har personligt aldrig brugt funktionen "Prioritet" i en liste over apper, fordi jeg altid ender med at mærke alt som "Høj prioritet" - og når alt er højt prioriteret, er intet.
Desuden, når du ser på en opgaveliste og ser 30 stablede opgaver, hvordan bestemmer du hvilken opgave at tackle? "Start med det nemmeste, " siger nogle. "Nej, start med det sværeste, " siger andre. Men hvad er let og hvad er svært? Det er aldrig sort og hvidt. Ofte har jeg spildt 10, 15 eller endog 30 minutter bare forsøgt at vælge min opgave!
Derfor skinner Eisenhower Matrix. I modsætning til en enkelt opgaveliste er matrixen selvprioriterende. Det fortæller dig hvilken opgave der skal håndteres næste. Det mindsker kognitiv belastning, fordi kun de nu og senere kasser virkelig betyder noget. Og hvis du nogensinde er crunched for tid, hjælper det dig med at se hvilke opgaver du kan springe over.
Derudover har matrixen to andre mindre fordele. For det første tvinger det dig til at være mere opmærksom på hver opgave. I stedet for at kaste alt i en stor rodet, skal du aktivt afgøre, om opgaver er værd at holde din tid op foran, så du holder din aktuelle opgaveliste stram. For det andet minder det dig konstant om dine mål og værdier.
Det eneste problem er, at Eisenhower Matrix kan være lidt vanskelig i starten. Især er nye brugere tilbøjelige til at blive opsummeret af de delegerede og trivielle bokse. Der er en læringskurve, så lad os gå gennem et praktisk eksempel på, hvordan man opretter en matrix, organiserer opgaver og går igennem en dag.
Sådan bruges Eisenhower Matrix
Selvom Eisenhower Matrix konceptuelt er en firkant på fire bokse, kan du praktisk talt benytte den som fire separate listeord: en nu liste, en delegatliste, en senere liste og en trivial liste. De to presserende lister kommer før de ikke-presserende lister.
Jeg finder, at Trello er fantastisk til dette. Sæt et bord op for hvert enkelt sfære i dit liv (fx personlig, professionel, kirke, hobby) og opstill disse fire lister i hver af bestyrelserne. Eller hvis du ikke har meget på, kan du bruge et bord til alle opgaver. Det er op til dig. Kan du ikke lide Trello? Overvej disse alternative Kanban værktøjer Farvel, Trello! 5 Alternative Gratis Kanban Board Værktøjer Farvel, Trello! 5 Alternative Gratis Kanban Board Tools Trello er en utrolig app til projektledelse og organisere dine opgaver. Men der er andre kanban apps, der kunne være ideelle til dine opgaver. Lad os tale om de bedste Trello-alternativer. Læs mere .
Når dine lister er klar, kan du begynde at tilføje opgaver:
Lad os sige, at du er en traditionel kontorarbejder, der ønsker at bruge Eisenhower Matrix til at blive mere produktiv på arbejdspladsen. Dette er scenariet, der driver resten af dette eksempel, men det skal være nemt at anvende disse begreber ellers.
Hvad er der på din tallerken for i dag? Første ting, der kommer til at tænke på: email. Lad os oprette en opgave for at nå indbakke nul, hvilket er presserende (e-mail skal tømmes dagligt) og vigtigt (vi taler arbejdsrelaterede e-mails her):
I dag sker der Pretzel Day på kontoret, og du ønsker en gratis forklæde med værkerne. Dette kan være presserende, men det er ikke vigtigt:
Din chef minder dig om, at dokumentationsrapporten for dit holds sidste projekt skyldes kl. 16, hvilket er både presserende og vigtigt:
Han minder dig også om, at dit holds budgetanmodning til dit næste projekt skyldes ved udgangen af dagen på fredag. Dette er vigtigt, men ikke akut:
Kontorchefen kommer til dig og siger, at papir og blæk forsyninger kører lavt. Du skal placere en ordre så hurtigt som muligt - men det har ikke meget at gøre med dine karriere mål eller værdier:
Det er tidligt på sommeren (i dette scenarie) og kontoret bliver for muggy med den våde sæson. Alle produktivitet ville skyde med en god affugter, for ikke at nævne alle de andre fordele ved at reducere fugtigheden 4 Sundhedsmæssige fordele ved at overvåge temperatur og luftfugtighed derhjemme 4 Sundhedsmæssige fordele ved at overvåge temperatur og luftfugtighed derhjemme Vidste du, at der er sundhedsmæssige fordele ved at bruge smart hjemme produkter? Det er rigtigt. En eller to smarte indkøb kan forbedre din livskvalitet drastisk. Læs mere .
Du laver en note for at bringe dette op, men det er heller ikke uopsætteligt eller vigtigt:
På og på det går. Møder afgrøder, planlægning skal gøres, du husker ting, du vil gøre, osv. Til sidst vil din matrix (dvs. lister) fylde op, og det bedste er, at det er meget mindre skræmmende end en mesterliste over opgaver:
Når du er fri til en anden opgave, skal du bare starte til venstre og flytte til højre. Du bør tackle alt i listen Nu og Delegat, før du angiver dig selv med de ikke-presserende lister.
Hvis du kan delegere, skal du først takle listen over delegerede og aflyse så mange af disse opgaver som du kan. Gå derefter gennem listen Nu. Når du kommer igennem listen Nu, overveje din dag en succes. Du kan nu komme i gang på listen Senere eller afslutte dagen tidligt.
Hvis du ikke kan delegere, start med listen Nu. Hvis du kommer igennem Nu-listen, og du har mere tid, har du valg: behandl listen over delegerede som en nu-liste, start start på listen Senere, eller afslut dagen før. I praksis vil du sandsynligvis gerne skifte mellem delegerede og senere opgaver.
Ved dagens afslutning, gå gennem listen over delegerede og dump alle opgaver, hvis frister er bestået. Hold dem, du stadig kan gøre. Gem dem til i morgen.
I starten af den næste dag skal du gå igennem listen Later og bestemme hvilke opgaver der nu er presserende. Skift dem til listen Nu. Gør det samme for Trivial-listen, undtagen skift disse opgaver i listen over delegerede. Tilføj nye opgaver, der afvikles hele dagen. Skyl og gentag.
Når to-do lister virker ikke for dig
Bemærk, at du kan ændre Eisenhower Matrix, men du vil. For eksempel kan du i stedet for at bruge den til at guide hele din dag, sortere din e-mail med sin egen matrix. Her er den mest afgørende e-mail-sorteringsløsning, du nogensinde har brug for. Her er den mest afgørende e-mail-sorteringsløsning. Du skal nogensinde bruge en enkel sorteringsløsning du er altid på toppen af dine e-mail-meddelelser. Du har kun brug for fire etiketter eller mapper til at styre din indbakke og reducere din e-mail-stress. Læs mere . Hele begrebet uopsættelighed / betydning kan vise sig nyttigt i alle former for tilfælde ud over arbejde og e-mail.
Mange mennesker har fundet stor succes med Eisenhower Matrix. Men hvis du har nået dette punkt, og du tror ikke det vil hjælpe, er det okay. Hold kig efter den metode, der virker for dig. Når alt er sagt og gjort, er den eneste produktivitetsteknologi, der betyder noget. Det bedste produktivitetsværktøj er den, du rent faktisk bruger det bedste produktivitetsværktøj, er den du rent faktisk bruger I en verden, der jagter produktivitet, lover hver ny og skinnende produktivitetsapp noget nyt. Men mister vi noget, når vi for ofte ændrer vores produktivitetsprogrammer? Læs mere er den, du rent faktisk bruger.
Kan du finde Eisenhower Matrix hjælpsom? Hvis ikke, hvilken produktivitetsteknik bruger du til at holde orden og fremover? Del med os i kommentarerne nedenfor!
Billedkredit: Amy Bull via Shutterstock.com